内部沟通及外部信息交流管理制度.doc

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内部沟通及外部信息交流管理制度

目的:建立内部沟通及外部信息交流的沟通基础,使技术创新系统有效运作。

应用范围:技术中心所有人员与公司内部及公司外部各部门间的沟通。

责任人:技术中心所有人员。

内容:

1. 职责:

1.1 内部沟通:技术中心与公司内部各部门沟通可由办公室负责,也可部门间自行沟通。

1.2 外部沟通:技术中心与业务部及政府部门的沟通由办公室负责,必要时沟通部门亦需参加。

2. 沟通原则:

2.1 信息沟通可以采用口头或书面形式,也可以采用其他适当的方式,如电话、传真、电子邮件、座谈会等。

2.2 对内对外信息沟通均应保存适当的记录和证据。

2.3 技术中心收到有关技术资料方面的质疑、质询和投诉信息,办公室应尽快核实,查清质疑或投诉的原因。

2.4 办公室应针对质疑或投诉的问题解释公司政策和程序,妥善处理质疑和投诉事件,并及时反馈相关部门,重大问题应报技术中心主任和总经理批准。

2.5 一旦发现有违反公司政策、法律法规标准的事项,应及时采取补救和纠正行动,情况严重时应及时报告总经理处理。

2.6 信息沟通过程中,办公室要保护员工个人隐私和公司商业秘密。

3. 对内信息沟通:

3.1 公司社会责任政策、管理体系运行要求,由办公室负责组织及时传达给技术中心每位员工。

3.2 管理体系运行中产生的信息资料,应根据政策和程序要求及时传达给相关部门和人员。

3.3 员工的咨询、质疑和投诉处理:

3.3.1员工意见也可直接向办公室反映,也可向员工代表反映,或直接向技术

中心主任反映。

3.3.2办公室负责解决方案的跟踪,并负责向员工或员工代表答复。

4. 对外信息沟通:

4.1 与合作单位如高等院校或科研院所、上级政府、监查部

门的信息沟通由办公室负责;相关技术问题沟通由研发部或注册部负责。

4.2 公司任何人收到来自外部的文件、电话、传真或其他信息资料,应转交办公室,由办公室根据情况处理。

4.3 当地政府、工会或其他外部利益相关者提出的检查、参观或访问要求,由办公室接待。

4.4 外部利益相关者提出的意见、建议、投诉或质疑,应由办公室负责调查核实情况,妥善处理,及时回复。