公文管理办法(第八版排版要求)

《公文管理办法》修订说明1.大幅精简文本。

2.删除目的、引用文件、定义的表述。

3.整合公文处理标准，分为通用要求和专有要求两类。

（1）通用要求将文字、数字、单位、符号、格式、流程、行文关系及归档进行整合，合并重复的要求，形成统一的标准，大幅精简了内容；（2）专有要求按公司发文、公务文件、内部公告三类进行描述，去除非必要环节，仅保留有效管理环节，提高可操作性。

4.增加公文运行的评价和消缺要求。

5.将细则式和定义式的描述调整至附录，实现标准正文主体结构完整，管理层级清晰，分别满足对该标准管理层面和操作层面的不同需求。

6.增加对红头格式及公司发文稿纸使用的管理要求，违反规定依《违纪处罚管理规定》给予相关责任人通报处分。

7.修改保密的相关考核要求，引用《商业秘密保护办法》。

8.修改第8章相关文件，去除无效的涉及文件，删除不适用的记录表。

办公室2017年12月1日1 范围本标准适用于集团公司及关联子公司的公文和外来公文的处理。

2 公文处理的原则2.1坚持实事求是、精简、高效、流程化的原则。

2.2严格遵守公司保密制度。

3 职责3.1 办公室是公文处理的主管部门。

办公室秘书科是公文处理的日常管理机构，负责公司日常公文处理工作，包括审核、发布、催办督办、整理及办理归档等工作；负责对公司所属各单位公文运行进行指导和监督。

3.2 集团公司下属各单位及关联子公司是公文处理的承办单位。

负责本单位公文的起草、审核、校对，公司领导阅批意见的承办及结果反馈。

各单位需指定一名兼职公文管理员，负责本单位公文处理。

4 公文的分类4.1 公司发文公司发文是指在集团公司行政管理过程中形成的具有普遍约束力的规范性文件（红头文、便文），包括：决议、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要、重大管理制度（参见附录C）等。

公司发文内容应符合附录A的要求，公司发文要素应符合附录B的要求。

4.2 公务文件公务文件是指在集团公司运营过程中形成的呈报公司领导阅批，以支持公务工作开展为目的，承担信息流转功能的载体文件。

包括：内部呈报公司领导的文件资料，如：请示、报告、方案、会议纪要等；供公司领导决策参考的文件资料；外部来文，如：函、传真等。

公务文件由标题、拟稿单位、拟稿人、审核人、报送领导、正文、附件、文件编号、日期等要素组成。

4.3 内部公告内部公告是指在集团公司内部发布的与日常生产经营相关的各类公告性文件，包括公示、通知、计划、告知等。

内部公告内容一般是涉及公司部门层级的事项，通常在协同办公系统内部公告栏中发布。

内部公告内容应符合附录A的要求。

5 公文的处理5.1 通用要求5.1.1 公文中使用的汉字、数字、外文字符、计量单位等，按照有关国家标准和规定执行。

公文中标点符号的使用应符合GB/T 15834的规定。

5.1.2 按单位隶属关系和职责范围行文。

不得越级行文、不得越权行文。

5.1.3 公文拟稿要求文稿要表述准确、格式规范。

人名、地名、时间、数字、引文准确。

结构层次序数：第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”，可简化使用。

文件统一用电子文档编辑，A4纸纵向，在特殊情况下，其幅面允许按翻开方向二分之一的倍数延伸；页边距上、下、左、右均为25mm；标题使用小二号宋体字，段前段后0.5行；正文行距25±3磅，使用四号宋体字，段前段后0行；附录、图表及正文中的注行距20±2磅，使用小四号宋体字，段前段后0行。

以上事项未尽事宜应按照美观的原则进行处理。

外部来文不做强制要求。

5.1.4 公文处理流程及要求5.1.4.1 公文处理流程图如下：a）公司发文流程b）公务文件流程c）内部公告流程5.1.4.2 公文处理流程要求公文内容与公司内部其他单位有实质联系的必须经过其单位负责人会签，如无可跳过会签流程。

办公室秘书科对公文进行文字、语句、格式、内容等方面的审核，对于存在问题的有权退回并提出修改意见，同时按照6.1条的规定提出考核意见。

如办公室秘书科的修改意见仅涉及文稿格式、文字描述，修改无需经过程人员确认；如修改意见涉及文稿内容的实质变动，则必须将修改意见与拟稿单位负责人进行确认后方可退回修改。

5.1.5 公文的归档管理5.1.5.1 公文办理完毕后，由办公室秘书科将公文的相关材料进行整理，并于每年6月底将上一年度公文交生技部档案室归档。

5.1.5.2 拟制、修改和签批公文，书写所用纸张和字迹材料须符合存档要求。

5.1.6 公文运行的评价及消缺办公室每年末对当年公文运行的情况进行总结和评价，将公文流转的记录和相关考核项进行汇总，频繁出现问题的环节给出准确的要求和解决方案并列入次年的公文培训计划，对出现争议比较集中的环节进行优化，在满足备查要求的前提下，简化形式要求，注重效率、效果。

5.2 专有要求5.2.1 公司发文要求5.2.1.1 公司发文签发公司发文根据文件性质不同由公司主要领导（董事长、总经理、党委书记）确定发文形式并签发；定向的申请类对外行文（如：进出口许可证）经公司主要领导授权后可由分管公司领导签发；联合发文须经所有联署单位的主要领导会签。

5.2.1.2 公司发文的核发、印制办公室秘书科在发文正式印发前，对审批流程、文种格式等进行复核，确定发文字号、发送单位和印制份数，按附录B的要求排版印制。

印制应做到准确、及时、规范、安全、保密。

5.2.1.3 公司发文发放、发布和传达印制完成的红头文除办公室秘书科留存1份外，其余由发文单位分发。

公司内行红头文、便文采用内网发布的形式。

各单位及时浏览公司发文并组织相应的传达，办公室不定期抽查传达落实情况。

5.2.1.4 公司发文管理公司发文复印件作为有效力文件使用时，必须加盖印章。

发文被撤销，视为自始无效；发文被废止，视为自废止之日起失效。

发新文废旧文，需在文件附则中注明废止文号及成文时间、文件全称。

不发新文废旧文，由申请废止单位提出申请，经公司主要领导批准，由办公室以通知的形式发布。

5.2.2 公务文件要求5.2.2.1 公务文件流程应避免多头报送，如需要同时呈报其他公司领导的，应按公司领导分工顺序报送。

5.2.2.2 保密文件须密封，由报送单位负责人在封面上标示“保密”字样，并签字确认。

此类文件资料不需办公室审核，无关人员亦不得拆阅，办公室收到文件后须于5分钟内送至相关公司领导办公室，原则上报送单位人员应与办公室人员一同呈送文件。

保密文件无需归档。

5.2.2.3 外部来文由对口管理单位处理，需报送公司领导审批的必须由单位负责人签注明确意见或建议。

5.2.3 内部公告要求5.2.3.1 办公室分管负责人对公告的适用范围、文本质量、内容等进行审核，对于不符合要求的公告，有权修改、退回及提出考核；内容与公司已明确的意见、制度、标准相冲突或不符合公司管理实际的，有权拒绝发布。

5.2.3.2 如无特殊情况及要求，办公室须在2小时内发布完成审批程序的内部公告。

双休日、节假日期间原则上不发布内部公告。

6 考核6.1 公文文本格式与质量6.1.1 提交的公文在一篇文稿中出现文字、语句、格式错误 5处以下（含5处）不予考核，所有标点符号使用错误视为1处错误；超过5处视为文稿质量不过关，扣拟稿人、拟稿单位审核人各50元/次。

6.1.2 经办公室秘书科审核后的公文出现文字、语句、格式错误，扣办公室经办人员、拟稿人、拟稿单位审核人各50元/次；出现专业方面的内容错误，扣拟稿人、拟稿单位审核人各200元/次；出现显而易见的内容错误，扣办公室经办人员、拟稿人、拟稿单位审核人各200元/次。

6.1.3 会议纪要不按照以上要求考核，由报批领导提出具体考核意见。

6.2 公文流转过程6.2.1 公文传递违反本办法规定流程的（如：越级报送），扣责任单位500元/次。

6.2.2 公文流转过程中，因经办人失误导致损坏、延误或文件丢失，扣责任人100元/次；承办单位未在规定时间内办结公文的，扣责任人50元/次。

6.3 其他事项6.3.1 公文处理经办人员必须严格遵守保密原则，不得以任何形式、任何途径泄露与公文相关的信息，违反本条要求按《商业秘密保护办法》考核。

6.3.2 文件传达落实不到位的单位，属单位传达机制不健全的扣单位负责人200元；属制度执行不到位的扣责任人100元。

6.3.3 公文提交办公室后，拟稿单位无权擅自修改，如确需修改须由拟稿单位审核人向办公室说明缘由，如公文已呈报公司领导或发布，考核拟稿单位责任人100元/次。

6.3.4 除办公室外，任何单位不得以任何名义设计或使用红头格式及公司发文稿纸，如有违反依《违纪处罚管理规定》给予相关责任人通报处分。

7 相关文件7.1本办法涉及的文件有：a) 商业秘密保护办法b) 违纪处罚管理规定7.2 本办法形成以下附录：a) 附录A 红头文、便文、内部公告界定原则b) 附录B 公司发文要素及要求c) 附录C 重大管理制度界定8 附则本办法自实施之日起，原OD(CB)GW.4.01《公文管理办法（第七版）》同时废止。

红头文、便文、内部公告界定原则A.1 界定原则A.1.1 红头文a) 公司对外行文；b) 集团公司人事权限范围内的人事任免，组织机构调整，机构名称变更等文件，如：职务聘任、解聘、调整，机构设置、名称调整等；c) 由公司或由专业管理部门代表公司制定的对各部门或多部门较长时期内具有约束力的重大管理制度；d) 党委（含纪委）、团委、工会等系统需发红文的文件；e) 根据《失职责任追究办法》、《违纪处罚管理规定》等公司管理制度规定，严重的违规、违纪行为的处理意见。

A.1.2 便文a) 专业管理部门代表公司制定的涉及有关部门的在一定时期内具有约束力的管理制度；b) 公司领导讲话、会议纪要等；c) 根据公司管理制度要求发布的决定、决议及影响较大、级别较高的通报等；d）事故通报（不含险肇事故）。

A.1.3 内部公告a) 需要公司有关单位做好配合工作的通知；b) 一般管理通报及险肇事故的事故通报；c) 对有关单位或人员提出具体要求的检查、会议、活动通知；d) 二级单位人事权限范围内的人事任免通知；e) 工作计划及安排；f) 需要公示的文件、告知、通知、决定及资料，如：放假通知、培训通知、责任制考核资料。

A.2 形式A.2.1红头文有版头。

由发文单位全称（或规范简称）加“文件”二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部。

A.2.2便文无版头。

直接在正文题目下加发文字号。

A.2.3内部公告无版头，无发文字号。

通常在集团公司协同办公系统首页内部公告栏发布。

公司发文要素及要求B.1 版头由发文单位全称（或规范简称）加“文件”二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部。