公文的格式规范要求

公文的格式规范要求

广义公文：法定公文、专用公文、事务文书（蓝色为狭义公文）按使用范围公文分为15类：决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要（其中决议和公报是XX年7月1日新增的）

按来源分为：上行文、下行为、平行文

按性质作用分：法规性公文、指挥性公文、报请性公文、公布性公文、通联性公文、记录性公文按保密程度分：绝密公文、机密公文、秘密公文

按办公时限要求分：特急件、加急件、平件（蓝色合称紧急文件）

党政机关法定公文中按规定只能单独使用不能加以合并

公文的格式规范

《党政机关公文格式》中将版心内的公文格式要素划分为版头、主体、版记三部分公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下末条分隔线以上的部分称为版记

1、版头

版头：一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人和版头中的分隔线组成

份号：一般用6位3号阿拉伯数字顶格编排在左版心左上角第一行

密级和保密期限：一般用3号黑体字顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注

紧急程度：一般用3号黑体字顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列

发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成也可以使用发文机关全称或者规范化简称发文机关标志居中排布上边缘至版心上边缘为35mm推荐使用小标宋体字颜色为红色以醒目、美观、庄重为原则

发文字号：编排在发文机关标志下空二行位置居中排布发文字号由发文代字、年份、顺序号组成年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标注全称用六角括号“〔〕”扩入；发文顺序号不加“第”字不编虚位（即1不编01）在阿拉伯数字后加“号”字

上行文的发文字号居左空一字编排与最后一个签发人姓名处在同一行

版头中的分隔线：发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线

签发人：由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成居右空一字编排在发文机关标志下空二行位置“签发人”三字用3号仿宋体字签发人姓名用3号楷体字

2、主体

主体：一般由标题主送机关正文附件说明发文机关署名、成文日期和印章附注和附件组成标题：一般由2号小标宋体字编排于红色分隔线下空二行位置分一行或多行居中排布；回行时要做到词义完整排列对称长短适宜间距恰当标题排列应当使用梯形或菱形主送机关：编排于标题下空一行的位置居左顶格回行时仍顶格最后一个机关名称后标全角冒号如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时应当将主送机关名称移致版记

正文：公文首页必须显示正文一般用3号仿宋体字编排于主送机关名称下一行每个自然段左空二字回行顶格文字结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字；第三层和第四层用仿宋体字标注附件说明：如有附件在正文下空一行左空二字编排“附件”二字后标全角冒号和附件名称如有多个附件使用阿拉伯数字标注附件顺序号；附件名称后不加标点符号附件名称较长需回行时应当与上一行附件名称的首字对齐

加盖印章的公文的发文机关署名、成文日期和印章：成文日期一般右空四字编排印章用红色不得出现空白印章

单一机关行文时一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内

3、版记：一般由版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期组成

4、公文中的横排表格

5、公文用纸幅面尺寸及版面要求

6、公文的特定格式

（1）信函格式

（2）命令（令）格式

（3）纪要格式

公文的撰写

1、公文撰写的基本要求：合“法”、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久

2、常用法定公文撰写

（1）决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位及人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项决定具有全局性、指令性、规范性等特点通常分为：政策性决定、部署性决定和奖惩性决定

决策的正文结构：一般包括决定依据（为此特作如下决定或现就作出如下决定等语过渡到下文）、决定事项（分条列项）和执行要求三部分

（2）通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项批转、转发公文特点：使用面宽、用途广泛、使用频率高有“公文轻骑兵”之称

分类：按通知的内容和用途可分为：发布性通知、指示性通知、知照性通知和转发性通知

（3）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项

特点：郑重性、周知性、新闻性

类别：向国内外宣布重要事项的公告、宣布法定事项的公告

公告的标题写法：一种是发文机关名称加文种另一种是只写“公告”二字公告不列主送、抄送机关但落款和日期不可忽视公告的正文写法：公告正文一般由公告缘由、公告事项和尾语三部分组成事项内容比较简单的可以直陈其事不必说明依据和理由结尾常用“现予公告”“特此公告”等惯用语也可以不用尾语（4）通告：适用于在一定范围内公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项

特点：广泛性、规定性、专业性

类别：法规性通告、事务性通告

通告标题的写作：通告通常使用发文机关名称、事由、文种三种要素齐全的标题根据需要前两个要素也可以省去其中一项或者两项均省略只标明文种

通告正文的写作：正文由通告缘由、通告事项和结尾构成

（5）报告：适用于向上级机关汇报工作反应情况回复上级机关的询问

特点：沟通性、陈述性、单向性

类别：按写作时间分为定期报告和不定期报告；按内容性质分为工作报告、情况报告、答复报告和随文报告

报告的结构：报告正文的结构可以分为报告缘由、情况与问题、今后工作打算、尾语四个部分报告的撰拟应注意以下几点：不夹带呈请事项；根据行文目的和上级需要组织文字突出重点；及时；数字和数据、准确、全面；建议明确、肯定、具体细致便于操作；答复询问时有针对性

（6）请示：适用于向上级机关请求指示、批准

特点：单一性、期复性、紧迫性

类别：求示性请示、求助性请示、求准性请示

请示的写作要领：请示缘由、请示事项、尾语

（7）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项

特点：多向性、灵活性、有效性

类别：根据行文往来可分为发函和复函；根据内容和作用可分为商洽函、询问答复函和求批审批函函的结构：函的正文一般由函请（复）缘由、函请（复）事项和尾语三部分组成

撰写函的注意事项：主旨要单一做到一函一事；直陈其事不绕弯子不讲空话也无须客套寒暄；在语言运用方面要根据受文对象把握好分寸符合自己的身份；态度要诚恳尊重对方不卑不亢；措辞要得体多用雅语

（8）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法