公文处理实施细则.doc

公文处理实施细则

第一节总则

第一条为规范公司文件管理，减少发文数量，提高发文质量，提高文件办事效率，现参照总公司有关规定，制定本细则。

第二条公司的公文是传达贯彻公司的方针、政策、制度，对公司实行领导与管理，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况与交流经验的重要工具。

第三条公司综合部（以下简称“综合部”）主管并指导公司各部门的公文处理工作，统一办理公文收发、分办、传递、核稿、打印、用印、立卷、归档和销毁工作。

第四条各部门需指定1名人员为兼职文书管理员，协助综合部专职人员办理有关公文事宜，负责对综合部发往本部门的各类文件及本部门所办的各种文件、资料进行妥善收发、传递和管理，监督检查本细则在本部门的贯彻落实情况。

第五条公文处理分为收文处理、发文处理、文件的利用和管理、文书立卷归档和销毁等。各类公文处理必须做到及时、准确、安全、保密。

第二节收文处理

第六条收文的范围包括：总公司来文；有关政府部门来文；金融部门来文；行业来文；业务单位来文；需公司参加的会议、活动通知；与公司相关的业务资料；其他与公司生产经营密切的文件等。

第七条收文处理的程序是签收、拆封、登记、拟办、批办、分办、分发、传递、承办、催办等。

（一）签收。凡通过总公司机要文件交换室、邮局等渠道投递到公司及各部门的机要文件、挂号信件和电报，经办人都要进行签收。

（二）拆封。公司所收信件，凡署名中钞特种防伪科技有限公司、中钞防伪公司及中钞防伪公司党委的，由综合部专职文书拆封；署名公司各部门的，由该部门兼职文书管理员拆封；署名公司领导姓名的信件，除领导授权综合部拆封外，均交收信人自行拆封；署名公司负责人的信件和群众来信，由综合部专人负责拆封；署名公司的外文信件由综合部拆封，交外事人员翻译成中文后转交综合部专职文书。

（三）登记。主送公司的各类正式文件、重要材料、参加总公司和国家有关部委会议以及出国带回的重要文件资料，由综合部统一编号，分类登记。各部门兼职文书管理员对经手的文件和已办签收的资料要在收文簿上按顺序号和来文日期登记。收文

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登记薄应保留3年，以备查询。

（四）拟办、批办和分发。上级来的重要文件、需要急办的文件和下属单位上报的重要请示、报告等，由综合部主任提出拟办意见，送公司分管领导批办；不需要公司领导批示或应先由部门提出意见、建议的一般性文件，由综合部主任批办有关部门处理；属于各部门业务范围内的资料、报表、通知、简报、便条等，由专职文书直接分发有关部门。

（五）传递。综合部专职文书负责公司领导和各部门间的文件传递，传递至各部门的文件，由兼职文书管理员签收，并按部门领导的批示，负责本部门内的传递。

（六）承办。凡需限期办理的事项，承办单位必须抓紧办理，按期完成。特急件要随到随办；急件要求在1个工作日（自收到之日起，下同）内办完；一般件应在3个工作日内办完；办理难度较大或涉及几个部门的，应在1周内办完。确因客观因素不能如期办完的，要及时向上级说明办理进展情况及存在的问题，但最迟不得超过20个工作日。主管领导或经办人员因出差或其他原因不能办理公文时，应明确委托相关人员办理，不得拖压文件，确保公文处理的连续性。

（七）催办。对经由综合部分送、批办的文件和公司领导交办的事项，由综合部负责督查催办。综合部每周清理一次公文办理情况，对领导批示件的办理实行连续督办，掌握办理动态。对因客观原因不能按规定时限办结的，承办部门要向综合部说明原因，对承办部门未在限定时间报告办理结果又不能说明充足理由的，由综合部通报批评。

第八条综合部指定专人负责中共中央文件的收发、传阅和管理。专管人员按文件规定传阅范围或党委领导的批示分送有关人员和部门传阅。

第三节发文处理

第九条公司的公文文种主要包括：

（一）报告。适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级的询问。

（二）请示。适用于向上级请示批示、批准。

（三）决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关人员。

（四）通知。适用于传达要求公司各部门或下属单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部；发布规章制度，批转上级和不相隶属的公文。

（五）批复。适用于答复下级单位请示的事项。

（六）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达情况。

（七）函（复函）。适用于不相隶属的机构之间相互商洽工作、询问和答复问题；向平级主管部门请求批准事宜；也适用于请下级单位协助工作。

（八）会议纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第十条公司的公文类别主要包括：

（一）公司发文

公司发文主要包括：请示文件；批复文件；向下发的指导性文件；向上级反映情况的报告及时上级交办事项的回复；向不相隶属的单位通报情况、商洽工作的问函或复函；转发上级和相关部门的文件等。

（二）综合部发文

综合部发文是公司发文的补充形式。主要用于：对总公司经理部综合部交办工作事项的回复；转发不相隶属的文件；与总公司各部门、兄弟公司、各有关单位商洽工作，批复问题；会议通知；公司内部确需以公文形式处理的事项等。

（三）其他发文

公司的其他发文主要包括：

1.中国共产党中钞特种防伪科技有限公司委员会发文

2.中国共产党中钞特种防伪科技有限公司纪律检查委员会发文

3.中钞特种防伪科技有限公司工会工作委员会发文

4.共青团中钞特种防伪科技有限公司委员会发文

5.各部门发的文件

第十条公司公文的格式包括：公文字头、公文字号、签发人、标题、正文、附件、印章、成文时间、主题词、阅知范围（主送单位、抄送单位、内部发送部门）、秘密等级、急缓程序、印发、封发日期等。

（一）公文字头。写发文的全称；联合发文，主办排列在前。

（二）公文字号。包括代字、文件类别、字号、年份、序号。

用“中钞特种防伪科技有限公司”的名义行文，统一用“中钞防伪”为字头，第三个字则按办文部门确定，按“中钞防伪（XXX）XXX号”的格式，由综合部统一编号。

用“中钞特种防伪科技有限公司综合部”名义行文，按“中钞防伪办字（XXX）XXX号”的格式编号。

联合行文，只标明主办部门发文字号。

（三）密级划分。对涉及保密事项的公文，应根据总行和公司有关密级范围的规定划分密级并标注在稿头纸的右上角。公司公文的秘密等级为三级：绝密、机密和秘密。“绝密”和“机密”文件要注明确密期限和份数序号。

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