办公自动化基础知识
办公自动化基础
(3)(2)文字选择光标（亦称插入光标）：出现该光标时 才能输入文字。
(4)(3)精确选择光标（亦称十字光标）：出现该光标时 才能绘制各种图形。
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(5)(4)忙或后台忙光标（亦称等待光标）：出现该光标
南 科
说明系统正在运行程序，请稍候，此时不要操作鼠标
技 大
与键盘。
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教 育
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第一章 系统操作基础
表示该分组菜单能且只能选中一项菜单，被选中的
西 南
菜单，前面带有"·"号。
科
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第一章 系统操作基础
1.3.1目录结构
目录的定义：
目录指的是一组文件的集合。目录用于存储文件 及其下一级目录。目录是按名进行操作的，一般情况 下，操作系统对目录名的规定与对文件名字的规定相 同，不过一般情况下目录名不使用扩展名。
(3)(3)“重新启动计算机并切换到MS-DOS方式”： 将启
动到MS-DOS方式，此时在DOS提示符下输入“WIN”命令
即可返回到Windows桌面。
西 南
(4)(4)“关闭所有程序并以其他用户身份登录”： 系统
科 技
将关闭所有打开的程序，并出现Windows密码“对话框，
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以供其他用户登录 。
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目的地后释放。
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第一章 系统操作基础
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第一章 系统操作基础
1.2认识窗口 (1) 窗口的组成
办公自动化第1章-基础知识
计算机基础知识
计算机的组成与分类
计算机的组成
计成。
计算机的分类
根据运算速度、规模、价格等因 素，计算机可分为巨型机、大型 机、小型机、微型机等。
计算机的工作原理
冯·诺依曼体系结构
计算机采用存储程序控制方式，由运 算器、控制器、存储器、输入设备和 输出设备五大基本部件组成。
非关系型数据库（NoSQL）
不遵循关系模型的数据库，适用于超大规模和高并发的数据场景。特点包括扩展性强、灵 活性高、性能优越等。
分布式数据库
将数据分散到多个物理位置进行存储和处理的数据库系统。特点包括高可用性、可扩展性 、数据一致性等。
数据库的基本操作与维护
数据库的基本操作
包括创建数据库、创建表、插入数据、查询数据、更新数据和删除数据等。
降低办公成本
通过减少人力、物力和时间 的投入，降低办公成本，提
高企业的经济效益。
提高决策水平
通过提供准确、及时的信息 和数据支持，帮助决策者做 出更加科学、合理的决策。
办公自动化的应用领域
政务领域
企业领域
政府机关的办公自动化系统可以实现公文 管理、会议管理、信息管理等功能，提高 政府工作效率和透明度。
网络设备简介
网络设备指的是网络组成部分中的关键硬件，包括服务器、交换机、路由器、 防火墙等。
网络安全与防护措施
网络安全
网络安全是指网络系统的硬件、软件及其系统中的数据受到 保护，不因偶然的或者恶意的原因而遭受到破坏、更改、泄 露，系统连续可靠正常地运行，网络服务不中断。
防护措施
网络安全的防护措施包括物理安全策略、访问控制策略、信 息加密策略、网络安全管理策略等。同时，使用防火墙、入 侵检测系统、安全审计等安全设备和技术也是保障网络安全 的重要手段。
办公自动化基本知识点
一、Word篇第一节Word窗口的基本操作一、打开word程序(多种方法)二、 Word窗口的组成三、输入文本前的准备工作四、纠正文本五、插入特殊号多种方法六、保存文本七、为文件设置密码（修改密码、删除密码）八、关闭打开的文件九、退出Word程序并同时关闭所有打开的文件（多种方法）第二节文件的基本操作一、打开文件（文件权限）二、创建新文件（方法一、方法二）三、编辑文档前的准备工作1、选取全篇文章（方法一、二、三）2、选取某段文字（方法一、二）3、选取某行文字4、选取多行文字5、选取任意的文字（方法一、二）四、删除大段文字五、复制文字和移动文字（多种方法）六、查找与替换（查找特殊文本与字符）有时我们需要在一篇文章中找一个字或一个词，或者把文章中多次出现的一个词或一段话换成另一个词或另一段话时就要用到查找与替换）七、拼写和语法检查按钮的使用（忽略；全部忽略、下一句）八、自动更正1、创建自动更正词条2、册除自动更正词条九、文件“另存为”第三节修饰文字格式和段落排版一、修饰文字的格式（多种方法）1、使用“格式”工具栏上的按钮2、使用格式菜单3、格式刷的使用二、段落的排版（特殊排版）1、段落的对齐方式2、段落的缩进3、设置行间距和段落间距第四节段落的高级排版一、设置边框和底纹二、设置首字下沉三、设置分栏四、页面的文字方向五、项目符号和编号（排书目录）六、制表位的设置及使用第五节页眉与页脚、文本框及艺术字一、页眉与页脚1、设置页眉与页脚的方法2、修改页眉与页脚的方法3、在页眉或页脚区设置页码4、为首页设置不同内容的页眉或页脚5、为奇偶页设置不同的页眉或页脚二、文本框的设置（图文混排）1、插入文本框2、设置文本框的格式三、设置艺术字1、插入艺术字的步骤2、修改艺术字第六节版面设置及打印输出（特殊问题解决）一、设置纸张大小和方向二、设置纸张的页边距三、打印预览四、打印文章五、插入批注六、插入脚注和尾注七、插入日期和时间第七节快速制作各种表格（出支出凭单、应聘人员登记表……）一、创建表格（多种方法）二、编辑表格1、光标定位2、选定表格3、插入行或列4、删除行或列5、调整行高或列宽6、平均分布各行或各列7、拆分单元格8、合并单元格9、拆分表格三、美化表格1、改变单元格内容的对齐方式2、改变文字方向3、绘制斜线表头4、给表格加边框和底纹5、表格自动套用格式（多种表格之间切换）第八节图片功能一、图片（图片处理与图文混排）二、自选图形（绘制各种图形）第九节邮件合并和宏一、邮件合并1、工资单制作2、录取通知书的制作二、宏的应用与实例二、Excel篇第一节窗口的基本操作一、启动Excel程序二、 Excel窗口的组成三、基本内容的输入四、特殊内容的输入五、保存文档六、为文件设置密码七、关闭打开的文件八、退出 Excel程序并同时关闭所有打开的文件第二节工作簿与工作表的基本操作一、打开文件二、创建新文件三、工作表的基本操作1、改变默认的显示工作表数：2、工作表标签的改名3、复制工作表4、移动工作表5、插入工作表6、删除工作表7、选取工作表8、取消选择的工作表9、隐藏工作表10、取消隐藏的工作表四、行与列的基本操作1、选择单行或单列2、选择多行或多列3、选择多个单元格4、选择整表5、插入行6、插入列7、删除行或列8、调整行的高度9、调整列的宽度10、隐藏行或列11、取消隐藏行或列12、调整最适合的行高或列宽第三节有规律的内容的输入一、同时在多个（连续或不连续）单元格中输入相同的数据二、在连续的区域内输入数据三、用预置的小数位数和尾数的方法输入数值四、用自动填写功能输入有规律的数据五、自定义序列的设置、使用、修改及删除六、给单元格添加批注七、记忆式键入八、移动单元格数据九、复制单元格数据十、特殊的复制第四节格式化表格一、利用格式工具栏上的按钮快速格式化选择的单元格区域二、使用“格式”菜单对选择的单元格区域进行修饰三、使用自动套用格式四、使用日期和时间格式五、使用“格式刷”按钮复制格式六、设置斜线表头格式七、消除格式第五节表格计算一、公式的定义二、输入公式的步骤三、引用运算符四、相对引用和绝对引用五、计算的方法1、直接输入公式2、使用“自动求和∑”按钮3、使用“函数”计算结果4、使用“公式选项板”输入函数第六节数据管理一、数据排序二、数据筛选三、数据的分类汇总四、取消分类汇总五、合并计算六、使用数据透视表分析数据第七节图表一、创建图表二、图表的基本操作三、图表工具栏的介绍第八节打印输出一、页面设置二、打印预览三、打印三、powerpoint篇第一节文件操作一、新建文件二、利用向导新建三、根据设计模板四、打开、保存、关闭文件第二节幻灯片操作一．插入幻灯片二．移动幻灯片三．复制幻灯片四．删除幻灯片第三节编辑幻灯片一、输入文字二、设置字体段落格式三、项目符号第四节使用图形图片一、插入图形二、设置图片三、自选图形四、层次五、设置艺术字第五节使用模板一、版式设计二、幻灯片设计三、配色方案第六节动画一、编辑动画方案二、给对象添加动画三、路径动画四、幻灯片切换五、设置动作按钮第七节添加媒体一、添加影片二、添加声音第八节发布一、发布设置二、打包。
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政府机关办公自动化系统的功能
包括公文管理、政务信息管理、会议管理、督查督办、电子政务等，实现政府机关各项办 公工作的自动化、规范化和标准化。
政府机关办公自动化系统的优势
提高政府办公效率和管理水平，促进政府信息公开和透明化，加强政府与公众之间的互动 和沟通，推动政府数字化转型和升级。
掌握在PowerPoint中添加动画效果的方法 ，如进入动画、强调动画等，并能设置幻灯 片的切换方式和放映参数。
04
办公设备使用与维护
Chapter
打印机、复印机、扫描仪等设备的使用与维护
打印机的使用与维护
选择合适的打印机类型，根据需求选择激光或喷墨打印 机。 安装打印机驱动程序，确保与电脑系统兼容。
03
教育行业办公自动化系统的优势
提高教育行业办公效率和管理水平，优化教育资源配置和利用，促进教
育信息化建设和发展，提升教育质量和效益。
THANKS
感谢观看
包括系统软件、应用软件 等
计算机工作原理
基于二进制数的运算和存 储，通过指令和数据流控 制计算机操作
计算机操作系统简介
操作系统的概念
是计算机系统中的核心软件，负责管理计算机硬件和软件资源
操作系统的分类
根据使用环境和功能可分为批处理操作系统、分时操作系统、实 时操作系统等
常见操作系统介绍
如Windows、Linux、macOS等
打印机、复印机、扫描仪等设备的使用与维护
定期清洁打印机，保 持其良好工作状态。
根据需求选择合适的 复印机类型，如黑白 或彩色复印机。
复印机的使用与维护
办公自动化的基础知识
办公自动化案例教程黄培周江速勇编著目录第1章办公自动化的基础知识 (2)1.1办公系统的基本概念 (2)1.1.1办公 (2)1.1.2 办公室 (2)1.2 办公自动化的基本概念 (3)1.2.1办公自动化的定义 (3)1.2.2办公自动化的层次 (3)1.2.3办公自动化的系统组成 (3)1.2.4办公自动化系统的基本功能 (4)第2章办公文档的处理 (5)2.1简单文档的制作 (5)2.1.1使用向导创建公文 (5)2.1.2从空白文档创建公文 (6)第3章办公中因特网资源的利用 (8)3.1 Interent基础知识 (8)3.1.1 Interent概述 (8)3.2电子邮件 (8)3.3网络会议 (8)3.3.1NetMeeting运行环境的实现 (9)第1章办公自动化的基础知识1.1办公系统的基本概念1.1.1办公办公是指类处理具体事务的一种活动。
1.办公任务办公活动有以下三项基本任务：（1）制定方案（安排）（2）组织实施（落实）（3）监督控制（检查）2.办公活动包括如下四个方面的活动：（1）信息采集（2）信息加工（3）信息储存（4）信息传递1.1.2 办公室顾名思义，办公室是办公的场所，是管理人员和文职人员日常工作的场所。
1.传统办公室2.虚拟办公室虚拟办公室突破了传统办公室在时间和空间上的局限性。
虚拟办公在时间上是全天候的，在空间上是超距离的。
虚拟办公室是信息时代的产物。
互联网和通信技术的高速发展，产生了新型的办公方式：SOHO和移动办公。
（1）SOHOSOHO即小型办公和家庭办公。
SOHO的办公环境是虚拟的。
从事SOHO的人员通常是：自由撰稿人、平面设计师、工艺品设计师、律师、会计师和建筑设计师……（2）移动办公移动办公只需要给每一位办公人员配备一台笔记本电脑、一块无线网卡和一部无线电话，而不需要配备固定的办公室。
1.2 办公自动化的基本概念1.2.1办公自动化的定义1.季斯曼定义的OA定义2.我国专家的OA定义1.2.2办公自动化的层次1.事务处理型2.信息管理型3.决策支持型1.2.3办公自动化的系统组成1.办公人员2.办公信息3.办公程序4.办公设备1.2.4办公自动化系统的基本功能1.个人办公2.公文管理公文管理通常包括：收文管理和发文管理两个子系统。
办公自动化基础知识
图1.2.4 3种不同类型的传真机
虽然传真机有多种类型，但真正决定传真机性能好坏的 技术指标包括3项，分别为发送时间、灰度级别和清晰度。 （1）发送时间。发送时间又称之为发送速度，是指传真 发送一张标准A4稿件所花费的时间。该时间越短，传送效率 就越高，一般应使用发送时间不超过15 s的传真机。
断、思维、学习、记忆与积累的能力，从而可以代替人脑
更多的功能。 （5）办公自动化。计算机的内部操作是按照人们事先 编好的程序自动进行的。只要将程序输入计算机，它就会 自动按照程序规定的步骤来完成预定的任务，而不需要人
工干预，而且通用性很强，是现代化、自动化、信息化的
基本技术手段。
（6）可靠性强。随着科学技术的不断发展，电子技术 也发生着很大的变化，电子器件的可靠性也越来越高。在
查询、学习培训、用餐及车辆预定等功能，减轻后勤工作 者的负担。 （6）系统管理模块：可用于管理本系统的工作人员、 用户组、权限以及系统维护等工作。
第二节 常用办公自动化硬件设备
在现代化办公活动中，离不开计算机、打印机、复印机、
传真机、扫描仪、数码相机等办公设备的使用，借助于这些 设备，可在减轻工作强度的同时较大地提高工作效率。 一、计算机 计算机的出现，使科学技术得到了飞跃性的发展。在现
计算机的设计过程中，通过采用新的结构可以使其具有更
高的可靠性。 正因为计算机具有以上众多特点，所以被广泛应用于 科学计算、数据处理、自动控制、辅助设计、网络通信以 及人工智能等领域。如图1.2.1所示即为常见的台式机和笔 记本电脑。
图1.2.1 台式机和笔记本电脑
二、打印机
打印机是计算机最重要的外设之一，它也是办公活动 中使用较频繁的设备之一。打印机有多种类型，目前常用 的包括针式打印机、喷墨打印机和激光打印机3种类型，如 图1.2.2所示。
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1.2.2 办公信息系统的组成
1．办公人员 2．办公信息 3．办公流程 4．办公设备
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1.2.3 办公信息系统的类型
❖ 政府型 ❖ 事业型 ❖ 企业型 ❖ 经营型 ❖ 专业型 ❖ 案例型 ❖ 控制型 ❖ 事务型
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1.2.4 办公信息系统的功能
1．办公信息系统的基本功能
从外在形式上看，办公信息系统的基本功能包括八个方面: 公文管理 、会议管理 、部门事务处理 、个人办公管理 、领 导日程管理 、文档资料管理 、人员权限管理 、业务信息管 理。
2．办公信息系统的功能框架
3．网络化办公环境下办公信息系统的集成功能
在网络办公环境下，一个完整的OIS应具有七个方面的集成
化功能：建立内部通信平台 、建立信息发布平台 、工作流程
(3) 计算机系统启用前进行安全性检查，重要部门的计算机在启 用前要报请有关部门进行安全保密检查，如有否计算机病毒或逻 辑炸弹等非法程序侵入等。
(4) 执行主要任务的机构应该做到专机、专盘、专用；重要数据 应定时、及时备份。
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1.3.3 办公信息系统安全与保密的制度管理
(5) 采用口令识别、分级授权、存取控制等成熟的 安全技术。
(9) 敏感数据尽可能以隔离方式存放，由专人保 管。
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1.3.4 办公信息系统安全与保密的技术方法
1．用户认证技术 2．安全监视技术 3．“防火墙”技术 4．终端识别技术 5．安全加权技术 6．反病毒技术 7．数据加密技术 8．数字签名技术 9．用户的自我保护
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1.3.5 办公信息系统安全与保密的对策方案
第1章 办公自动化基础知识
1.1 办公自动化的概念
二、现代办公自动化的特征 1 现代办公自动化系统的构成要素：办公人员、 组织机构、办公制度、技术工具、办公信 息、办公环境。 2 特征 ①人-机系统：信息、机器、人 ②先进科学和设备的结合 ③多学科的结合
1.1 办公自动化的概念
3 功能 （1）共同点：对信息的管理控制 （2）办公自动化系统的环节：信息采集、信 息加工、信息传输、信息保存 （3）主要功能：多媒体文档管理、电子邮件、 工作流管理、多用户共同编辑文档、电子 会议、信息检索、计划管理、数据处理
1.2 办公自动化的发展
2 国内： ①启蒙与准备阶段（1981-1985） ②初见成效阶段（1986-1990） ③稳步发展阶段（1992年以后） 1992
1.2 办公自动化的发展
三、发展趋势： （1）小型化 （2）网络化 （3）集成化 3 （4）智能化 （5）多媒体化
1.1 办公自动化的概念
（4）基本条件：办公地点、办公目的、文职 工作。 （5）传统办公的缺点： ①办公效率低下 ②办公费用高，工作不协调 ③无法处理大量信息，无法快速反应 ④难以做到科学决策
1.1 办公自动化的概念
2 办公自动化 （1）定义：办公人员利用现代科学技术的最 新成果，借助先进的办公设备，实现办公 活动科学化、自动化。 （2）发展：办公自动化已经远远超出了办公 室事务及文档处理的范围，从文字处理机、 复印机、传真机、个人电脑单机独立用户， 扩展到以网络为支撑平台，以数据库为核 心的网络办公自动化系统。
1.1 办公自动化的概念
3 办公自动化与Intranet （1）计算机信息处理系统、计算机网络系统 （2）网络对OA的影响： （3）Intranet： 3 Intranet （4）现代OA系统、Internet、Intranet三者 的关系： Intranet是Internet技术在企业内 部的应用，现代OA系统是 Intranet的一个 重要组成部分。
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信息存储设备（缩微胶片系统、磁盘、光盘等）。
以复印机为主的纸质文档处理设备以及其他各类专 用设备。
办公自动化系统的主要软件有：
系统软件。（操作系统、网络操作系统、网络管理 系统、数据库管理系统软件。）
办公自动化的通用应用软件。（字处理、电子表格 等等。）
三、办公自动化的发展
1、美国的办公自动化技术应用与发展
第一阶段 二十世纪50年代~70年代中期 第二阶段 二十世纪70年代~80年代中期 第三阶段 二十世纪80年代中后期 第四阶段 二十世纪90年代后
2、我国办公自动化的发展
（1）第一阶段是80年代到80年代中期 （2）第二阶段是80年代中期到90年代初期 （3）第三阶段是90年代初期到现在
二、办公自动化系统目标
最大限度地提高办公效率和办公质量以及改善工 作环境
三、办公自动化系统的技术核心
办公自动化系统的技术核心是办公 信息处理技术、即利用计算机系统处理 各种办公信息。用于办公信息处理的软 件（OA软设备）和硬件是办公自动化 系统的主要工具。
办公自动化系统的主要硬件设备有：
信息处理设备（以计算机和计算机网络及各种先进 的外部设备为主，如打印机、图象扫描仪、语音识别器 和发生器、光笔、数字相机等）是办公自动化系统的主 要设备。
Intel Pentium Ⅲ 800MHz
Intel Pentium 4
Intel Pentium 4 M
英特尔 “迅驰”
其他厂商生产的CPU
2、内存贮器（Memory） 是存放程序和数 据的部件
只读存贮器（ROM） 它由直接访问 读写存贮器（RAM） 它由直接访问 高速缓冲存贮器（Cache） CPU和RAM 之间的适配器 速度：内部Cache>外部Cache>内存
第一章 办公自动化的概述
第一节 办公自动化的定义及特点
一、办公自动化的定义：
办公自动化是以信息技术、系统科学和行为科学 为支柱的一门综合性技术。
二、办公自动化的特点：
在使用手段上(运用计算机和通信等高新技术)、办公自 动化服务的对象(办公室工作,办公活动)、办公自动化最终 的目的(提高办公工作的质量和效率)。
三、决策型OA系统。 1、功能 2、硬件和软件
第二章 现代办公技术工具
第一节
计算机
笔记本电脑
联想商用台式电脑
平板电脑
1946年，人类历史上第一台数字电子计算机ENIAC 的诞生，标志着人类社会计算机时代的开始。随着科学 技术的快速发展，经过半个多世纪，计算机的发展以电 子管、晶体管、集成电路、大规模集成电路(LSI)和超大 规模集成电路(VLSI)为主要元器件经历了四代，现在的 发展将进入到第五代。
计算机的发展分为两个方向： (1)微型计算机向微型化、网络化、高性能、多用途发展 (2)巨型计算机向巨型化、超高速化发展
一、主机
1、CPU（微处理器） Intel 4004、4040、8008、8085、8088、 8086、80286、80386、80486、Pentium、 Pentium MMX、 Pentium Pro、 P-Ⅱ、 Celeron、P-Ⅲ、Celeron Ⅱ、 P-Ⅳ、 P-ⅣM、英特尔“迅驰”
办公自动化
Office Automation 欧永跃
E-mail oyy@
《办公自动化》考试大纲
▪ 通过本课程的教学,使学生理解办公自动化的含义、 办公自动化系统的功能、办公自动化系统所涉及的 相关知识,学会使用微型计算机进行文字和数据信息 处理的基本方法以及现代办公设备的基本使用方法。
存储器通常用下列单位来描述：B（字节是存 储的基本单位，可以存放八个二进制位）、 KB、MB、GB、TB． 它们之间的关系为：
1TB=1024GB 1GB=1024MB 1MB=1024KB 1KB=1024B
3、外存贮器（Memory） 存放当前不参与 运行的程序和数据
硬盘及硬盘驱动器
（Hard Disk & Hard Disk Driver） 软盘及软盘驱动器
Intel 80286
Intel 80386
Intel 80486
Intel Pentium 60
Intel Pentium MMX
Intel Pentium Pro
Intel Pentium Ⅱ
Intel Celeron 300a
Intel Celeron 400
Intel Celeron 733
办公自动化的专用软件。（面向特定办公应用对象 所开发的软件。）
第三节 办公自动化系统功能
一、文字处理 二、数据处理 三、语音处理 四、图形和图像处理 五、通信功能 六、文件处理 七、工作日程管理 八、行文办理
第四节 办公自动化系统的层次模型
一、事务型OA系统 1、功能 2、硬件和软件
二、管理型OA系统 1、功能 2、硬件和软件
▪ 初步掌握现代办公技术工具，掌握计算机的主机 及外部设备，了解复印机和传真机的基本原理， 工作过程及基本使用。
教学内容
1．办公自动化概述 1.1 办公自动化定义和特点 1.2 办公自动化系统要素和目标 1.3 办公自动化系统功能 1.4 办公自动化系统的层次模型 2．现代办公技术工具 2.1 计算机 2.2 复印机和传真机
▪ 课程的主要内容:办公自动化的概念、办公自动化系 统的实现和维护、现代办公设备、计算机基础知识、 文字处理系统(WORD)、电子报表系统(Excel)和计 算机网络在办公自动化中的应用。
第一篇
办公自动化的定义、特点和发展状况，掌握 办公自动化系统要素和目标，掌握办公自动化系 统技术核心和办公自动化系统功能，了解办公自 动化系统的层次模型。
注意：我国目前正在进行的“三金”（即“金卡”(不 必带现金用卡)、“金关”(无纸贸易)和“金桥”(一切 "金"字工程的基础是网络部分) ）工程其主要结果之一 就是发展办公自动化。办公自动化的发展趋势将是数 字化、智能化、信息一体化、综合化。
第二节 办公自动化系统要素和目标
一、办公自动化系统要素
办公人员、办公机构、办公制度、办公技术工具、 办公信息、办公环境