Lotus Notes简单介绍及应用

5.怎样添加私人地址及群组到通讯录（二）
b.如果你想直接将你知道的外部地址加到私人地址本里面，首先需
要打开Workspace上面的这个图标 ，你会看到如下图所示界面， 然后你再新建一个Contact或者是Group。需要说明的是新建Contact的时 候只需要填写Last Name和完整的Email地址就行了；而新建的Group里 面既可以选择公司内部同事地址，也可以选择刚刚新建的私人contact.
3.怎样更改邮件密码
我们邮件的默认密码是‘12345678’，许多同事都希望能自己更改 密 码，其步骤如下： File →Security →user Security，此时会第一次提醒你输入旧密码，然后 在对话框里面选择Change Password，此时会第二次提醒你输入旧密码 直到你看到左边这个对话框之后 就可以输入新密码了。需要注意 的是新密码要输入两次，不能出 错。大家一定要牢记更改之后的 密码，一旦忘记我们也无法破解。
4.怎样设置邮件签名
首先打开服务器上的mailbox ，然后再依次选择Tools→ Preferences →Mail →Signature，会看到如下图所示：
如果你的签名只是纯文本的话，请选择’Text’，然后再将其填到下 面的方框中。如果想要设计一个好看又有个性的签名请选择后面那一 项，然后再将文件路径指向你已经设计好的那个签名文件就好了。
6.怎样使用Out of Office功能
首先打开服务器上的mailbox ， 然后依次选择Tools →Out Of Office，你将看到以下画面。如果你想激活这个功能的话请点击 右下角的Enable，确认之后你将看到左上角的Current Status由 Disable变成Enable，这说明您已 经成功激活此项功能，接下来你 就可以设置外出时间及相关的 Out Of Office Message。在这里 需要说明的是此项功能在你外出 时间开始后才能有效，外出归来 后第一时间记得取消此项功能。 取消是否成功只要看Current Status是不是由Enable变成了 Disable。
8.弹出安全警告时的操作
用户在第一次使用Lotus Notes的时候，像打开OAS，预定会议室时 通常会跳出下面这个对话框。请大家务必选择最下面那一项（Start trusting the signer to execute this action），不然的话你将要进行的那 个动作可能无法正常完成。
a.打开服务器上的Mailbox
Folder 你将看到如下界面。首先在Folder Name下 面填写文件夹的名字，再选OK，那么你将在 下面的Folders里面看到你刚刚命名的那个文 件夹。
，对着Inbox按右键，选择New
7.怎样设置邮件规则（二）
b.接下来依次打开Tools →Rules →New Rule来设置相关规则，如下 图所示：
1.OAS办公自动化系统（三）
接着讲一下大家最常用到的Leave Application，打开后如下图所示：
2.利用日历功能申请会议室（一）
这里有两种方法打开Lotus Notes的日历功能。第一是直接打开Lotus 左边的按钮 ，第二种方法是打开邮件之后选择左边的Mail →Switch to Calendar，如下图所示：
Lotus Notes简单介绍及应用
讲 师：姚彦英
一.Lotus Notes简单介绍
1.Workspace的组成及简单介绍
2.用户邮件的组成及相关原理
众所周知，我们公司的用户邮件分为两个部分，一个是服务器
，另一个是本地 。当用户有新邮件进来时，先到服务 器上的mailbox，然后再通过Replication到本地。服务器上的邮件默认 只保留10天，超过10天的会自动删除。本地的邮件每5分钟跟服务器 上的邮件做一次同步，如果有新的邮件就会Download下来。本地邮 件的大小跟系统的文件格式有关系，在FAT32文件格式下面最大只有 4G，但在NTFS文件格式下面则不受这个限制，一般可以把存放本地 邮件的硬盘分区填满。用户如果无法自动收到邮件，可以手动启动 Replication，如下图是正确的显示结果。如果在邮件那一行有其他的 提示，则说明你本地的邮件出现了问题，用户可以暂时使用服务器上 的邮箱，等候MIS的同事过来帮你们处理。
7.怎样设置邮件规则（一）
设置邮件规则是我们经常用到的一项功能，我将在这做一下重点介 绍。首先需要强调的一点就是一定要在服务器上的Mailbox进行相关的规 则设置，这是一条规则能否成功的必要条件。因为当一封邮件收进来的 时候它首先到你服务器上的Mailbox，如果在服务器上没有规则对这封邮 件进行分类的话，它就只会在你的Inbox里面，而本地只是服务器的一个 同步，服务器上是什么样，本地也就是什么样。 下面来讲一下具体的操作步骤：
5.怎样添加私人地址及群组到通讯录（一）
a.当你收到一封外部邮件时，想把这个地址加到你的私人地址本里面 以备日后使用，你可以选中这封邮件然后按右键，出现下面这个对话框 后选择‘Add百度文库Sender To Address Book’就行了。当然你选中这封邮件后 也 可以在工具栏依次选择Tools →Add Sender To Address Book，效果跟之 前直接按右键是一样的。
二.Lotus Notes的应用
1.OAS办公自动化系统（一）
大家在Workspace上面会看到这样一个图标 会看到OAS的主要界面，如下图所示： ， 双击此图标就
1.OAS办公自动化系统（二）
首先讲一下Over Time Application，打开后如下图所示：
我们需要填写申请加班的日期和时间，然后再选择批准人，待全部填 完后选择Apply申请就行了。
2.利用日历功能申请会议室（五）
最后希望大家养成一个好习惯，就是当你收到一个会议邀请之后，请 给会议发起者一个回复，以便会议发起者能够提前知道你是否出席而另 做安排。常用的回复见下图：
其中Respond With Comments是指带注释的回复，大家可以试情况来选 择使用。
总结
因为时间关系，今天的培训就到此结束。 Lotus Notes还有很多功能值得我们去学习， 如果大家有兴趣的话可以和我一起研究，希 望我们能够取得共同进步，最后再次谢谢大 家参加此次培训，谢谢！
这两种打开方法的结果是一样的，都是可以进入日历功能的界面。
2.利用日历功能申请会议室（二）
打开日历功能界面之后，选择Schedule a Meeting，界面如下图所 示：
2.利用日历功能申请会议室（三）
然后大家就可以看到预定会议室的主界面，相关介绍如下图：
2.利用日历功能申请会议室（四）
经常听到有同事抱怨说订会议室不成功，其实这种情况是可以提前 避免的。只要我们在订会议室的时候点击Scheduler，如下图：
待写完一条规则之后，必须点击Add添加到条件框内，接下来对符合这一 条件的邮件指定一个动作，如下图所示：
7.怎样设置邮件规则（三）
然后也要点击Add Action将此动作添加到下面的方框内，最点击OK，这 样一个完整的规则就建好了。
7.怎样设置邮件规则（四）
设置邮件规则注意事项： a.所有操作在服务器的Mailbox上进行，在本地Mailbox不需要任何操作。 b.规则条件可以重新编辑，使用Edit键。 c.规则条件可以叠加，但一定要分清其逻辑关系，不能相互矛盾。 d.当一个条件符合几条规则的时候，会首先满足优先级别较高的规则。 规则的优先级别是从上到下，依次递减，当然你可以手动调节其优先 级别(Move Up &Move Down)。 e.当你不需要这条规则的时候可以将其Delete或者Disable，如果只是 Disable的话当你又想使用的时候只需要将其Enable就行了。 f.邮件规则除了最常用的能够将邮件按某一条件归类之外，还可以有其他 很多用法，如果大家有兴趣可以跟我一起共同探讨。