合同档案怎样归档[工作范文]

合同档案怎样归档篇一：公司合同归档办法南京锋尚房地产开发有限公司合同归档办法一、公司合同按内容共分为三类1、工程合同，合同编号：南锋房(工)合200X-XXX号包括：规划、设计、勘察、监理、造价咨询、建筑、安装、装饰、市政、材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买及安装、室外环境的设计、施工合同2、宣传合同，合同编号：南锋房(宣)合200X-XXX号包括：户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷合同3、行政合同，合同编号：南锋房(行)合200X-XXX号包括：土地合同、办公用房租凭合同、员工劳动合同、借款协议等二、合同接收程序合同经办人将完整的合同（包括合同会签审批单及合同）存档时，应在档案接收登记本上登记并签字，注明：合同名称、存档日期、数量。

一般情况下，存档合同应为正副本各一份。

三、合同存档程序合同交接后，首先对合同进行分类、盖上合同编号章及正、副本章。

然后将正本合同扫描做成PDF电子文件存储在相应的档案室电脑的“合同”文件夹内，同时将合同信息登记在“合同”文件夹内对应的excel格式的“合同目录”上，并将合同编号与PDF格式的文件进行超级链接。

第三，将正本合同存放在独立的牛皮纸档案盒内，按编号先后顺序收存于档案室铁皮柜里。

四、合同补充协议接收、存档程序由于合同变更而产生补充协议时，接收程序同上。

存档时，要将合同补充协议编号为：南锋房(X)合200X-XXX号—补充协议1（当合同多次变更时，补充协议的编号顺应为南锋房(X)合200X-XXX号—补充协议2，……）。

补充协议要与原合同一起保存在同一个档案盒内。

PDF格式的补充协议要与原合同的PDF文件进行合并，同时更新Exce格式的“合同目录”中“合同总额”等相关信息，并在备注栏说明：有补充协议，日期：XX年X月X日。

五、《付款审批表》和《入库单》存档程序合同的《付款付款审批表》第一联（白色）和《入库单》（白色）应存在档案室，接收程序同上，并保存在该份合同的档案盒内。

PDF格式文件要与原合同PDF格式文件进行合并。

同时更新Excel格式的“合同目录”中“已付款”等相关信息。

六、副本合同向财务部移交程序副本合同在档案室盖章编号后，应由档案室交财务部保管，双方交接合同时要在《档案移交登记本》上签字确认，包括：合同名称、移交时间、移交数量、移交人和接收人签字。

《档案移交登记本》保存在档案室铁皮柜内。

同样，财务部也应要求副本合同移交人在财务部的《档案接收登记本》上签字确认。

七、为确保电子版的合同安全，每月5日、25日要将档案室的电子版合同文件夹备份到移动硬盘上，移动硬盘保存在档案室铁皮柜内。

移动硬盘不能外借。

八、本管理办法由行政部负责解释。

篇二：合同档案管理制度合同档案管理制度一、合同档案管理原则本合同档案管理制度所指的是公司在业务经营中形成的涉及合同的资料总和，其构成包括项目建议书、可行性研究报告、章程、资信调查材料、意向书、合同正本，以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、协调、终止等方面的材料，都必须及时归档，个人不得擅自留存。

这是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段，通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。

二、合同档案管理办法为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定合同档案管理制度。

1、合同档案由市场中心集中统一管理，以确保档案的完整和有效利用。

2、市场中心负责统筹、协调、组织、整理、保管和合作方的所有合同文档。

3、分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，由合同管理员负责合同文档管理。

4、合同管理人员要尽心尽责发挥作用，按要求建立完善合同管理台账。

签订完的合同要及时归档，做好登记。

凡归档的合同文件材料必须是原件。

5、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。

6、加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，合同文档分类编号，编制合同统计清单。

7、应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。

8、做好合同管理的保密工作，未经许可不能擅自借阅、外带归档合同。

因工作需要须借出查阅合同文本，须经集团领导签字同意后，方可办理相关借阅手续。

以复印件形式借出，督促借阅人员按期归还合同。

合同原件无特殊情况不能外借。

9、合同文档的保存条件要有防火、防潮等措施，以确保合同文档的安全。

10、借阅人不能涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

11、合同文档的密级为机密，任何人不能擅自将合同对外公开、复印，违者视情节予以处罚。

三、合同档案的移交1、正式签署合同后须将合同正本原件移交市场中心合同档案管理员。

2、合同项目终止后须将该项目的所有技术资料汇总成册，具有保存价值的技术资料向移交合同管理员。

3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。

4、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点。

以双方签字认可后，方为完成交接手续。

附件：1、合同借阅登记表； 2、合同档案移交清单。

合同借阅登记表合同档案移交清单篇三：合同资料归档管理办法中国石油冀东油田公司合同资料档案管理规定第一章总则第一条为规范中国石油冀东油田公司（以下简称油田公司）合同资料档案管理工作，充分发挥合同档案在经济运行、法律保护等方面的作用，根据《中国石油天然气集团公司档案工作规定》、《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》，制定本规定。

第二条本规定适用于油田公司所属各单位（含法人单位）。

第三条本规定所称合同档案，指油田公司对外签订经济合同时在授权、立项、审批、招投标、履行等全过程中形成的，具有保存价值的应当整理后集中保管的各种载体的原始记录。

第四条油田公司合同档案管理工作实行统一领导、分级管理。

第五条合同承办单位应配备合同档案管理工作人员，确保建设项目档案工作正常开展。

第二章档案管理职责第六条企管法规处是油田公司合同档案管理工作的归口管理机构，其主要职责是：（一）组织制订、执行油田公司合同档案管理工作制度；（二）负责油田公司合同档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导；（三）负责油田公司合同档案管理验收工作；（验收？）（四）参加油田公司建设工程合同竣工验收；（考虑下）（五）组织油田公司合同档案管理业务交流与培训工作；第七条合同承办单位档案管理机构是本单位合同管理档案工作的归口管理机构，应有专人负责，其主要职责是：（五）负责本单位合同档案管理。

第三章一般规定第八条反映和记录合同管理重要职能活动，具有查考利用价值的各种载体的项目文件，应当收集齐全，归入合同管理档案。

第九条合同承办单位应把合同档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责，与项目建设管理同步实施。

第十条合同承办单位应加强对合同管理相关文件形成、收集、整理等过程控制，保证合同档案完整、准确、系统。

第十一条申请立项后，合同承办单位应明确档案管理机构、人员负责项目文件的收集、积累和整理工作；建立项目档案工作机制和合同文件管理流程，对合同文件实行跟踪管理、动态管理。

第十二条合同承办单位应当配备与本单位合同管理需要相适应的档案库房和档案安全保管的必要设备设施，档案保管条件应符合国家有关标准要求。

第十三条各单位员工调出本单位时，必须清退应归档的文件材料和借阅的档案，档案部门签署意见后，方可办理有关手续。

第四章文件收集、整理、归档与检查第十四条各单位应保管单位负责人的授权委托书、乙方单位的资质文件和市场准入证等常规性文件。

第十五条合同管理资料日常收集企管法规处负责制定日常基础资料范本，各单位遵照执行。

（一）合同统计报表（附件一）合同统计报表每月报给企管法规处，全面反映各单位在建项目合同管理情况。

（二）合同基本台账（附件二）合同基本台账是反映各单位所签订合同基本情况汇总一览表，反映合同签订情况。

（三）合同收发记录表（附件三）合同收发记录应附于本合同，为负责记录经盖章后合同去向登记表。

（四）合同履行台账（附件四）合同履行台账附于本合同，为本合同履行结算情况一览表。

其中标题栏填写合同编号；序号代表办理结算次数；第十六条合同文本相关文件收集、整理与归档（一）合同立项阶段，应收集相应合同管理信息系统中上报的资料，包括但不限于领导批示、项目申请报告、调研报告等。

（二）合同申报阶段，应收集相应合同管理信息系统中上报的资料，包括但不限于合同文本、HSE合同、技术协议、甲供材料表等。

（三）合同归档阶段，应收集相应合同管理系统中三项审查表、签字人授权委托书、变更申请、终止协议等资料。

第十七条招投标相关文件收集、整理与归档在招投标活动中，应收集、整理、归档的文件包括但不限于乙方市场准入证、乙方资质证书、乙方单位授权委托书、招标文件、投标文件、投标签到表、评标规定、评委评分表、领导批示、中标通知书等。

（这部分征求许程意见）第十八条油田公司合同管理档案由企管法规处以岗检形式负责检查。

第五章附则第十九条本规定由企管法规处负责解释。

第二十条本规定自印发之日起施行。

附件：1.合同月度报表2.合同基本台账3.合同收发记录表4.合同履行台账篇四：合同档案管理制度合同档案管理制度第一章总则一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。

二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。

第二章合同分类一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产等而签订的合同或框架协议。

二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。

三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同。

四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。

五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。

六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。

七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同。

八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。

九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。

十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。

第三章档案管理的责任分配一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。

经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。