礼品管理制度

礼品管理制度

礼品管理制度

本制度适用于有限公司对外会议或者经营活动中与礼品采购与制作、领用、赠送、收受相关的所有行为。

一、管理职责，公司办公室为礼品的归口管理部门。

1、负责礼品的采购、接收、发放，登记造册、保管、处理等项工作。

2、负责进行礼品集中制作、采购招标工作。

3、负责组织小批量、临时性使用礼品的采购。

4、负责按月度礼品预算计划审核礼品费用支出。

5、负责办理礼品费的请款、借支、财务报销审核手续。

6、负责礼品集中制作及采购工作，对本制度约定的礼品采购询价进行复核。

二、需求分析

1、内部客户需求沟通（通过礼品传递的信息），根据年度部门工作规划，了解会议信息及礼品需求情况，包括基本情况、文化特色、品牌信息、产品情况、市场情况

等。理解定做礼品传递信息，设计礼品方案。

2、分析定做礼品的用途（使用礼品要达到的目的），定做礼品的用途是个重点。不同用途的礼品定做要达到的目标不同。根据礼品需求不同，分为：商务礼品、会议礼品。

三、礼品用途

1、商务礼品是指对外进行商务交流活动、加强协作和联系时使用的礼品。细分为标志性礼品、交际性礼品二类。

1)标志性礼品：用于品牌形象展示和宣传，礼品多为赠

送形式，侧重公司理念形象展示。具有强烈的公司礼品定做特色，刻有公司LOGO标志的礼品。

2)交际性礼品：狭义的商务礼品。用于日常的各种商务

交际场合，提升送礼人与受赠者关系和情感的商务礼品，重点考虑受赠者对礼品个体需求，较为雅致又具有实用性的礼品一般都会受到欢迎，比如红酒、紫砂壶、茶叶、字画等。

2、会议礼品是指会议、周年庆典或年度表彰时使用的

礼品。会议礼品表示对与会者的关心。受赠者多为活动或事件的参与者，根据会议的需求和参与者的需求确定礼品。会议纪念礼品可分为三类。

1)周年庆典纪念礼品：主要用于开业、周年庆典、典礼

等重大事件。表达庆典情感的载体。对于参会人员来说不仅是简单的纪念品，还可以在日常生活中切实用得上。

2)会议纪念品：主要用于各类业务会议、品牌推广会、

产品推广会、患者会的礼品。礼品价值相对不高，但是具备良好的传播展示性，同时便于规模发放。比如广告类礼品。

3)商业学术会议纪念品：主要用于论坛、讲座、学术交

流场合，以表示感谢、拉近关系，巩固关系等。会议多为高端的研讨会或半公开的高端学习形式，纪念品侧重于品位与实用性。

四、礼品种类

1、办公用品：此类产品包括纸砖、本册、文件夹等，既可用于商务广告礼品赠送，也可在单位内部使用，特

点是广告位置显著，本册、文件夹还可加公司简介，适合办公场合赠送。

2、广告笔：小巧实用、功能多样，无论大量派发还是专门赠送，均有适宜选择包括：圆珠笔、签字笔、造型笔、品牌笔等。

3、广告表：在提醒人们关注时间的同时，也提醒关注你的品牌。属中高档礼品。包括：塑胶壳表、金属壳表、多功能表等类型。

4、广告服饰：真正的“亲密”接触，让品牌深入。包括：文化衫、T恤衫、夹克衫、马甲、广告帽、丝巾、领带等。

5、电子产品：实用性和技术性，现代人自然偏爱科技化的礼品。包括：计算器、收音机、电子万年历、PDA、电子保健产品等。

6、皮制品：皮革的魅力在于浑然天成与精巧，是常用的高档商务礼品。包括：名片夹、钥匙包、化妆包、银夹、票夹、公文包等。

7、案头精品：具有华丽的外观与考究的品质，配合精

美的广告标志制作，是流行的正式商务场合的高档赠品。

8、水晶制品：本身透彻、晶莹，有品质。采用人工水晶材料，可加工成多种形状，配以精美包装，适用于重要活动纪念与颁发奖项。

9、箱包制品：实用型礼品，适用于会议、讲座、展览会等。包括：硬币包、笔袋、旅行箱、电脑包、休闲包、公文包等

10、家居用品：让对企业品牌的记忆生活角落。包括适合展会、促销赠送的低档礼品以及瑞士军刀、名牌电器等高档VIP礼品。

11、广告伞、帐篷：实用性强，广告位置显著，作为夏季展会赠品。

12、胸徽匙扣：树立公司品牌形象，适合展会，应用于商务场合。

13、POP、EV A：价格低廉、色彩鲜艳，包括PVC笔筒、广告扇、气球、软胶笔、塑胶像框、鼠标垫等14、塑胶制品：有户外广告的效果，用于展览会和大型

公共活动的会场布置。包括：大型充气物、造型充气物、自动充气气球等。

15、金箔古币：文化品位，具有较高的艺术性和观赏性，高档赠品。

16、工艺制品及古玩：具有较高的艺术性和收藏价值。适用于重要活动纪念和高级商务活动赠送。包括铜器、锡器、陶瓷等工艺品。

17、包装制品：精美包装物品。包括各种材料包装盒、包装袋、纸袋。

18、礼金卡。

五、采购制作

1、礼品集中制作与采购：每年10月份由办公室组织“礼品采购计划分析会”，由会议需求部门填写年度礼品采购预算表附件1。办公室根据礼品需要拟定公司“全年礼品集中制作或采购方案”，包括：设计理念、图样（效果图），所用材料、规格、单价、数量等，由办公室按需求时间表进行招标制作和采购工作，礼品费用按需求具体使用计划分摊至部门。

2、日常礼品采购：各部门因业务需要领用

礼品的，原则上领用公司库存礼品，如果库

存礼品不能满足需要，审批后单项礼品采购

金额在1000元、总额50000元以上的，则

根据附件1、2、3由办公室负责组织设计制

作采购；

3、特殊礼品的购买制作：针对公司重要客

户，由公司办公室批准或高管安排紧急的重

要礼品采购，按照附件2《礼品采购申请单》

经过审批后由办公室负责采购落实。

4、日常礼品制作：公司举办各类活动使用

的有纪念价值的礼品制作，可根据会议活动

组办部门与办公室共同组织设计、制作订

购。

五、入库与使用

1、建立礼品接收与放发台账，每半月盘点一次，做到账账相符、账实相符。

2、价值在100元以下的礼品，按以下程序申领发放：1)礼品使用人填写“礼品领用审批单”附件4，部门负

责人审核后，报办公室负责人审批领用；

2)办公室负责审核赠送是否有重复交叉现象，并根据存

货对各部门间礼品的均衡分配、种类调配等做出安排；

3、单件价值在201～1000元的礼品，由办公室分管

领导审批后，按上述程序执行。1000元以上礼品报

总经理审批后执行；

4、外地、项目现场、应急性购买的礼品或特殊项目、

特殊礼品，无论价值大小，统一由分管领导或总经

理批准，直接办理。经办单位或经办人及时到办公

室办理有关入库、领取和登记手续，具体操作按上

述程序执行。

5、公司批准组织的各类大型活动，包括各种会议、

庆典活动、聚会、项目验收、技术或市场推广会等，作为专项费用，由会议主办部门在办公室领取发

放，原则上使用库存礼品，需要特别制作时，按本

程序审批执行。

六、费用控制

1、各相关部门将全年的会议计划、礼品预算报办公室备案。

2、礼品费用开支在部门全年资金预算中列支。公司批准集体组织的各类大型活动，包括各种会议、庆典活动、聚会、项目验收、技术或市场推广会等经公司高管批准后申请专项资金，公司高管安排的会议（活动）礼品在高管专项资金中列支。

3、办公室在年度预算额度范围内安排制作或采购礼品的费用，根据礼品采购方案和礼品入、出库单，分摊计入各部门管理费用中。

4、在审批额度范围内的礼品领用，办公室即可同意发放。超过当月额度范围的，按规定程序审批后执行。费用将要超过年度预算的，财务部提示费用预警，办公室负责人应在“礼品领用审批单”上明确批示后，在不超

过年度预算前提下，转报公司高管审核后方可办理领用手续。预期要超过年度预算的，应按年度预算增补程序报审后执行。

5、费用实际发生时，根据本规定要求的各项审批单，作为费用实际发生的审核依据。

七、礼品接受

1、公司员工在经营活动中，严禁公开索要或暗示对方赠送礼品。如遇对方赠送礼品而不能谢绝的，可以接受，必要时酌情回赠公司礼品。

2、按市价折合人民币200元以上的礼品，自接受之日起10天内，填写“礼品上缴单”附件6，由部门负责人签字后，将第二联与礼品转交办公室。情况特殊时，上缴人可直接到办公室办理。

3、对已登记入册的礼品，有重复使用价值的，公司可以转赠宾客，或者按市价5折内部处理。处理时，应优先照顾受礼人的需要，特殊情况下，经公司分管领导批准，可少收或免收价款。礼品处理所得款项，一律入公

司专门账户管理使用。

八、礼品赠送

1、赠送对象的身份、个性以及赠送方式、地点要与礼品的特点相适宜；多人场合，要注意区分受赠人的不同职位，考虑选择不同档次、品种的礼品；重复赠送时，注意花样品种的更换。

2、避免礼品的重复赠送或漏送。同一单位同一客户在同一次赠送活动中，要避免公司或部门多头赠送现象；或其相反，遗漏重要客户。

3、普通礼品赠送，目的是加强与客户沟通，给客户留下良好的印象和记忆。赠送礼品时，注意了解授赠人的个性特点，讲究品位、格调，采取不同方式，做到既不铺张浪费，又能收到实效。

九、附件表单

附件1《年度会议礼品需求表》

附件2《会议礼品需求表》

附件3《礼品采购申请单》

附件4《礼品采购询价记录表》附件5《礼品领用审批单》

附件6《礼品领用登记台帐》附件7《礼品上缴单》

附件8《礼品上缴登记台帐》

附件1礼品采购预算表

部门负责人：统计时间：

附件2会议礼品申请表

会议（活动）礼品申请表

会议主办部门：

审批：

经办部门：经办人：

附件3礼品采购申请单部门：