认知秘书工作方法和艺术

3＋4＝1，即3天＋4天＝1个星期；
9＋1＝1，即9厘米＋1厘米＝1分米； 6＋6＝1，即6个月＋6个月＝1年； 17＋7＝1，即17小时＋7小时＝1天。 这样一来，这几道算式就完全成立了。

这个例子启示我们，要用不断变化的思 维多角度地去观察、分析和思考问题。 只有这样，当我们陷入困境时才会生出 新的希望；当事情遇到梗阻时才会实现 新的突破；当面临难解之题时才会寻求 到合理的答案。只有善于转变思维、改 变角度，才能取得“山重水复疑无路， 柳暗花明又一村”的效果。

思考：

（1）秘书小丽的做法是否合适？从秘书工作 艺术的角度予以分析。 （ 2 ）如果你是小丽，在这件件事上你会采取 什么样的做法？


作为一个公司的领导人，经理有自己思考问题 的角度和方式，他必须经常权衡与各方面的关 系和利益问题，因此也必然包括与这家代理商 之间的利益关系。他提出中止与这家代理商之 间的关系，也许并非出于一时之怒，只不过是 那家无礼的来信充当了导火索而已；当然也有 可能的确是经理一时之怒，中止与对方的来往 仅仅是说说而已。在不明白经理的真实想法之 前，秘书绝对不能越俎代庖，替经理做主，秘 书作为经理的助手既不是经理的政策的制定者， 也不是最后的决策人。



秘书工作的方法
为领导工作做铺垫的方法


准确把握领导的工作目标
明确领导工作进程


明确领导在具体工作中要采取的措施和方法
加强与领导的沟通
对领导工作拓展延伸的方法

准确把握领导每项工作预期的效果


把握领导工作后续事务的具体要求
注重工作的整体连续性和承继性
为领导工作代劳的方法

忠实体现领导意图

受意的艺术

从把握领导工作的热点上领会领导意图


从把握领导思想的闪光点上领会领导意图
从不同角度捕捉和领会领导意图


从把握领导个性特点中领会领导意图
从把握领导意图的实质上领会领导意图
来自百度文库
请示的艺术

请示的对象要选准 请示的内容要单一 请示的形式要灵活 请示的时机要适当 请示的态度要谦恭

请认真阅读下面的案例并思考后面 的问题。

小丽是一家公司的首席秘书。一天，小丽所在的公司 经理收到了一封非常无礼的信件，信是由一位与公司 交往很深的代理商写的。经理怒气冲冲地将小丽叫到 自己的办公室，叫她记录自己口述的绝交信，然后， 经理让小丽立即将这封信寄出。快下班时，小丽将信 件拿给已经消气的经理：“经理，现在可以将信寄走 了吗？”这封充满了火药味儿的信当然没有寄出去， 因为小丽的聪敏，使公司挽回了一个大客户。小丽说， 经理也是普通人，也有生气不能自制的时候，当他冷 静下来一定会重新反省，做出理智的决定。在不明白 经理的真实想法之前，绝对不能越俎代庖。

小李为什么不选择其他几种方法呢？
如果采取直言相告的处理方法，不仅达不到化解矛盾的效果，相 反会把矛盾引向主任和副主任之间，进而转移矛盾焦点，造成领 导间的隔阂，甚至可能促使矛盾升级；即使副主任能够忍气吞声， 也将埋下积怨，矛盾迟早会爆发。
如果采取以各种理由来解释的方法，有时又很难自圆其说，一方 面会降低自身威信，另一方面也会使副主任对自己失去信任，因 此第二、第三种方法不可取。 如果采取卑躬屈膝的处理方法，任凭领导批评、指责，避直就曲， 一味屈从，不仅有失秘书的人格和尊严，也不符合秘书工作的基 本原则，不利于分清正误，不利于养成良好的工作作风。长此下 去，也不利于秘书作用的发挥和秘书的自我提高与发展。 如果采取沉默避锋的处理方法，保持冷静克制的态度，不分辨， 不认错，或借助询问工作事宜之机，有意避开锋芒，转移话题， 让矛盾一方的怒气自消自灭，才可以缓解副主任的激愤心情消除 当时的尴尬局面，使两位主任下来冷静地反省自身在决策、言行 中的欠妥之处，意识到在作出某项决策之前，应事先在主任层内 协调一致，在处理上下工作关系时，应该懂得尊重下级、平等待 人。
认知秘书工作方法和艺术

同学们：大家可能都听过这样一句话：失败一定有原因，成功 一定有方法。我们做任何一件事情，都有一个方法的问题。方 法得当，事半功倍；方法不当，事倍功半。我们每个人都会从 自己的做事经历中找到这样的实例。正确的方法也是取得预期 的工作效果、提高秘书工作效率的必要条件之一。秘书事务头 绪多，内容杂，公事私事，大事小事，难事易事，内部的外部 的，日常的突发的，涉及方方面面。这就要求秘书掌握科学的 工作方法。工作方法是指为了完成职能任务所采用的途径、手 段和程序。虽然我们现在还没有走上秘书工作岗位，但在专业 学习阶段了解一些秘书工作方法的基本知识，是完全必要的， 这有助于我们今后在工作实践中尽快掌握秘书工作的方法，熟 悉秘书工作的规律，从而胜任秘书工作。 本次学习任务，就是来认知一下秘书工作方法。


秘书小李应该怎么办
实训

小李是某公司的年轻秘书，由于一向谦虚谨慎、勤奋好学、 踏实能干而得到公司上下的一致好评。一天，和往常一样，七点 刚过，小李就来到办公室，开始了一天紧张的工作。落座不久， 一位印刷所的同志来找他，要求结清去年的打印费用。小李热情 地接待了这位同志，在认真核对记账单证后，填写了一份财务报 销单，并让这位同志下午来取钱。 下午上班时间到了，办公室主任叫小李过去议事，细心的小 李就把报销单一同带上，顺便请主任签批报销。正当主任审批时， 分管财务的办公室副主任也来到办公室，看到桌上的报销单，劈 头就问：“我在家，你（指小李）为什么找主任批？……”问得 小李张着嘴说不出话来，在场的财务处长也为之感到惊诧，是小 李不懂规矩，无意所为，只为图个方便吗？不像，小李一向都是 非常谨慎小心的；是明知故犯，无视副主任的存在吗？也不像， 小李不是个不按程序办事的人；是与副主任有过节而有意回避吗？ 更不像，他们之间的关系历来很好。那是什么原因造成这种情况 的呢？ 原来，在此之前，主任曾对小李说过副主任是协助主任工作 的，主任分管秘书工作，今后需要添置设备、购买物品等，可向 他请示并签批。可见，小李是遵照主任的指示行事的。这时，他 有难言之隐。作为秘书，小李应该怎样对待和处理这突如其来的 责问和批评呢？

换个角度看问题
有这样几道算式：1＋1＝1
9＋1＝1 6 ＋6 ＝ 1
1＋2＝1
17＋7＝1。
3＋4＝1
初看这些算式，连一年级的小学生也知道是不成立的。但如果我 们换一个思维角度，给每个数字加上不同的含义和单位，它们就 变成了这样： 1＋1＝1，即1市斤＋1市斤＝1公斤； 1＋2＝1，即1个月＋2个月＝1季度；
报告的艺术

报告的内容要客观真实 报告的方式要灵活多样 报告要区分不同对象 报告的时机要恰到好处

报告的语言要简明扼要
挡驾的艺术

挡驾是指由秘书出面阻挡或谢绝领导不必接待 或不愿接见的来访者。秘书为领导合理挡驾的 目的是为领导者创造一个良好的工作环境，使 领导摆脱各种事务干扰，集中时间和精力思考 和处理重大问题。秘书的挡驾工作是代表一个 组织进行的，因此应该注意组织的良好形象。 来访挡驾 电话挡驾 事务活动挡驾
5．保持沉默，既不强调客观理由，也不表示接受，洗耳恭 听，一言不发，或抓住适当的时机，有意岔开话题，分散 矛头指向。


课上讨论

· 如果你是秘书小李，你会如何应对案例中小李遇到的 问题？
· 结合学习生活中的实例，讨论一下方法对于做事的重 要性。

后续

小李经过慎重权衡，选择了最后一种方法。尽 管这样要受很多委屈，可事件却因他处理得 “巧妙”和“恰当”而得以平息，并且收到了 意想不到的效果：主任请小李不要把这件事放 在心上，并且，在当天有另一位同志来报销时 主动让主管财务的副主任签批；副主任在第二 天一早找到小李谈心，检讨自己当时的粗暴态 度，请小李原谅。


严格按照领导的授权范围办事
要扮演双重角色


要加强双向交流
要维护整体功利观
伴随领导公务活动的方法

以领导公务活动的目的为依归


按领导工作进展做出具体周密的安排
要尽可能为领导提供便利条件


随时随地保持与领导活动不跳和谐一致性
要注重拾遗补缺

要主动适应变化
请认真阅读下面这则短文，思考对你 有何启迪意义？
认知秘书的艺术

同学们：前面我们学习了秘书工作方法，方法是完成 任务的途径、手段和程序。但是方法正确了，完成任 务的结果有时却不一定是最佳状态，因为运用方法还 有一个分寸、尺度和技巧的问题，这其实就是所谓的 工作艺术。秘书在辅助管理的过程中，在掌握和运用 正确的工作方法的基础上，还要讲究工作艺术和管理 技巧，实现秘书工作从事务型向智力型、智能型发展， 实现从“动手”向“动手也动脑”、“以动脑带动动 手”的转变，进行创造性地工作。秘书要在工作中不 断地学习，领悟秘书工作的真谛，使业务工作的完成 更加娴熟而富有成效。 本次学习任务，就是来认知一下秘书工作艺术。



面对这种情况，小李有五种选择：
1．直言不讳，把主任的指示告诉对方，并说明副主任的指 责错了。
2．强调缘由，说明这些打印的活儿是主任同意的，“谁答 应，谁签批”亦在情理之中。 3．耐心解释，要回面子，说明自己只是顺便而为，并无他 意。



4．委曲求全，接受批评，承认错误，并向副主任道歉，表 明今后改正的决心。