集团公司人事行政部办公设备使用管理制度

集团公司人事行政部办公设备使用管理制度

1.0 目的

为了加强公司办公设备管理，提高设备的使用效率和使用寿命，减少不必要的经费开支，确保办公设备安全、可靠、稳定的运行，结合公司具体情况制定本规定。2.0 适用范围

公司各部门/ 分公司/ 项目。

3.0 职责

3.1人事行政部负责公司总部办公设备的使用管理工作。

3.2分公司、项目人事行政专员负责做好办公设备的使用管

理工作，分公司经理/ 项目经理负有管理责任。

3.3每位员工自觉维护好公司办公设备，确保正常办公。

4.0 程序要点

4.1办公设备的分类及归口管理

4.1.1主要的办公设备包括：电脑、复印机、传真机等。

4.1.2人事行政部是公司办公设备的归口管理部门，公司

所有办公设备管理工作统一由人事行政部安排专人负

责。分公司/ 项目的办公设备归口行政人事专员进行管

理。所有设备均设专人管理，发生丢失或损坏并且不能确定直接责任人的，由专管人员承担直接责任；部门/ 分公司/项目负责人负有管理责任。

4.2办公设备使用规定

4.2.1电脑：电脑的使用及分配以部门为单位，由人事行政

部根据实际需求调配，并实行使

用人负责制。使用者应按规范要求正确操作使用；服

务器由人事行政部指定专人负责

维护，发生故障，应及时报告，由人事行政部安排专业

人员维修。

a)原则上不能设置开机密码，因特殊情况需要设置的，应

将该密码备存人事行政部。

b)每星期至少一次查杀病毒、升级病毒库、清理磁盘；每

月至少一次磁盘整理，以保证电脑系统的最佳运作状

态。

c)文件的保存首先以本地磁盘为主，并对有关文件归类保

存，以便能在最短的时间内查找所需资料。如确需在服务器上保存文件应经人事行政部书面同意，并在服务器上设立个人文件夹，所有文件均保存于个人文件夹内；

否则，造成文件丢失自行负责。

d)对保存的文件应定期整理，不需要的文件应及时删除。

对需要长期保存的文件由部门提出申请，经人事行政部审核后可以光盘方式保存，以保障电脑的使用空间。

e)使用者不得擅自安装软件，如确需安装部分辅助软件，

应向人事行政部书面申请，经

f)批准后由人事行政部安排专业人员安装。

g)未经许可，任何人不得自行打开机箱或拆装机器，不得

擅自对电脑硬盘进行格式化或重新安装操作系统。如遇不懂或自己解决不了的技术问题，应通知人事行政部，由人事行政部安排专业人员予以解决。

h)因公司工作的特别需要或部门工作需要借用或征用专用

责任人负责的电脑时，借用人应保证电脑的使用安全，如因人为操作失误或使用不善造成损环的，由借用人负责；

借用人需要将借用电脑搬离指定区域时，须经人事行政部书面批准同意。

4.2.2复印机：公司复印机由人事行政部指定专人进行管理和维护，并监督其他部门的使用。

分公司、项目复印机由分公司经理/ 项目经理指定人事行政专员进行管理和维护。

a)公司复印机作为办公设备仅供公司文件的复印使用，

使用前应按规定程序办理申请登记，经批准后交专管

员执行。

b)复印资料、文件时，必须到前台填写《复印申请登记

表》，办理登记、签名手续，并注明复印纸张数、

规格、申请人、文件名等交部门负责人批准。

c)特别情况需紧急复印的，可按上述程序先登记申请

表，事后报批、审验。

d)复印机专管人员每月底填报当月复印机使用情况汇总

表交人事行政部存查，汇总表中应反映维修情况、零

配件更换、违规使用等情况。

e)复印机出现简单故障时，专管人员应及时处理；处理

不了的，应立即通知专业技术人员给予帮助。如强行

操作，造成设备损坏的，应酌情予以赔偿。

f)复印纸张的使用厉行节约，反对浪费；内部存档的资

料，应尽可能使用双面复印或使用循环再用纸张复印。

4.2.3打印机：公司打印机设专人(人事行政专员)进行管

理及维护

a)公司提倡无纸化办公，对需要上级审查、修改的文档，

可先通过内部局域网将文档发送到指定的电脑中，审

查修改完毕并确认无误后才能打印。

b)对无需存档、不涉及公司秘密、可以再使用的纸张，应

提供给公众打印、复印再利用。公司内部使用的文件

应使用“循环再用纸”打印。

c)使用公司函头信纸打印正式文档，或者使用彩色打印机

打印带图片资料的彩色文档，必须到前台填写《打印

登记表》，办理申请登记，并经部门经理批准。特殊

情况可先打印，事后应补办登记、审验手续。

4.2.4传真机：公司传真机仅供传真或拨打长途电话，非特殊情况，不能用以复印资料。人

事行政部指定专人对传真机进行监督管理。

a)长途传真和利用传真机拨打长途电话的，须向专管人员

办理登记手续，填写《长途电话登记表》。特殊紧急

情况的可先行使用，事后办理登记。

b)传真文件上如使用了涂改液，应当待涂改液完全干后方

可传真，以防止涂改液粘于传真机的扫瞄头上，影响

传真机使用效果。

c)禁止将未拆除订书针的文件直接放在传真机上传真；则

造成损失由使用人负责。

d)专管人员应保障传真机24 小时都有接收用传真纸，以

确保能随时接收传真。

4.3 维修

4.3.1办公设备出现故障时，应立即知会专管人员。若为简单故障，由专管人员及时处理，

处理不了的，由专管员通知人事行政部，人事行政部安排专业技术人员进行维修。

4.3.2需要外出维修的，必须经得人事行政部经理同意。

5.0 相关文件与记录

5.1《复印申请登记表》

5.2《打印登记表》

5.3《长途电话登记表》