word文档操作

1.1 word的启动和退出启动方法? 开始菜单-程序-启动? 快捷图标启动? 打开文件启动? 任务管理器中“新建任务”退出5法(1) 在Word窗口中单击“文件|退出“命令。

(2) 单击Word窗口标题栏右上角的“关闭”按钮。

(3) 在Word窗口中用快捷键Alt + F4退出。

(4) 单击标题栏图标，打开控制菜单按钮，选择“关闭”。

(5) 任务管理器中关闭word进程。

1.2 文档专业化操作相关知识文档操作是按文档规范和要领，对文档进行新建、编辑、排版等系列的工作活动。

文档专业化操作则是按照各职业信息传递需要，对文档进行新建、编辑、排版和保存，增强文档信息专业性、行业信息规范性的文档工作活动。

主要表现为选用适宜模板新建文档、规范高效存储文档、使用快捷键提高制作效率、规范设定文档格式、检索编排文档、快速编排文档和准确校对文档等方面。

1.2 文档专业化操作相关知识文档专业化操作的作用提高文档工作效率系列模板选用增强文档信息安全加密和及时保存改善文档传播效果结构图/目录等外观增强文档格式规范化样式/大纲保证文档工作自动化修订/代码自动化1.3 常用办公用纸知识纸型划分类型有三种：K（开）型、 A型、B型K（开）型也就是一般印刷上的开本。

全开纸，把一张全开纸裁切或折叠成面积相等的若干小张，叫多少开数，装订成册，即为多少开本。

我国目前以787X1092（mm）的纸为标准印张，称为正度纸国际标准是889×1194（mm），在我国又称为大度纸常见的复印纸张规格纸张的规格是指纸张制成后，经过修整切边，裁成一定的尺寸。

按照纸张幅面的基本面积，把幅面规格分为A系列、B系列和C系列，幅面规格为A0的幅面尺寸为841mm×1189mm；（为什么不是 889×1194（mm）B0的幅面尺寸为1000mm×1414mm；C0的幅面尺寸为917mm×1279mm；复印纸的幅面规格只采用A系列和B系列。

若将A0纸张沿长度方式对开成两等分，便成为A1规格，将A纸张沿长度方向对开，便成为A2规格，如此对开至A8规格；B8纸张亦按此法对开至B8规格。

A0～A8和B0～B8的幅面尺寸见下表所列。

其中A3、A4、A5、A6和B4、B5、B6 7种幅面规格为复印纸常用的规格。

1.4 文档模板设计文档格式是由字体、段落等要素构成的文档规范样式。

常用格式有字体、段落、项目符号和编号、分栏等；字体设置：字体、字符间距、文字效果段落：缩进和间距、换行和分页、中文版式项目符号和编号分栏：栏数最高11、宽度和间距、栏宽状态1.4 文档模板设计文档模板是根据需要，构建特定的系列样式，以自动完成该类文档格式的样式集合。

Word中内置的包含固定格式设置和版式设置的模板文件，用于帮助用户快速生成特定类型的Word文档。

分类为通用模板和专用模板模板使用技巧常识1、Word等office程序提示安全打开的处理找到并删除模版文档就不会再出现安全打开提示对话框一般在系统盘\用户名\Application Data\Microsoft\Templates搜索要选择隐藏文件选项2、保存自定义模板设定好相应的版式布局、段落、字符格式，另存为.dot格式即可。

新建文档时打开相应的模板，直接更改内容即可。

Word的各种版本易操作性是word2003功能强大就是2016实时协作编辑功能跨平台发展对分享文档进行各种限制，比如设定失效日期或禁止转发……2 文档视图与窗口操作基本视图? 普通视图? Web版式视图? 页面视图（默认）? 阅读版式视图? 大纲视图页面视图切换：“视图”菜单→“页面”特点：可以显示出页面大小、布局，编辑页眉和页脚，查看、调整页边距，处理分栏及图形对象。

具有真正的“所见即所得”的显示效果，所谓“所见即所得”就是我们在屏幕上看到的样子跟将来打印出来的是一致的。

也就是说在这种视图下，屏幕看到的页面内容就是实际打印的真实效果。

作用：适用于概览整个文章的总体效果，进行word的各种操作。

是一种使用得最多的视图方式频度：5（最高，默认试图）大纲视图和文档结构图切换：“视图”菜单→“大纲”或“视图”菜单→“文档结构图”(是因设置了标题样式而可以在独立的窗格显示文档标题的列表）特点：显示文档的层次结构，不显示页边距、页眉和页脚、图片和背景。

作用：一般用大纲视图来查看和处理文档的结构，它特别适合编辑那种含有大量章节的长文档，能让你的文档层次结构清晰明了，并可根据需要进行调整。

不是所有的文档都可以查看使用这种试图，需要设置大纲级别或标题样式。

频度：4普通视图（草稿）切换：“视图”菜单→“普通”特点：工作区以最大限度的空间去显示文档的内容，但是不显示页边距、页眉和页脚、分栏效果、背景、图形等，也不能编辑这些内容。

分页符以虚线的方式显示。

作用：简化了页面的布局，可以更加专心、便捷地进行文字的录入和编辑，适合编辑一些内容、格式较为简单的文章，一般用于快速录入文本、表格，并进行简单的排版。

频度：3.5阅读版式视图切换：“视图”菜单→“阅读版式”特点：03后新增加的视图方式，将原来的文章编辑区缩小，而文字大小保持不变，会自动分成多屏。

隐藏除“阅读版式”和“审阅”工具栏以外的所有工具栏，扩大显示区且方便用户进行审阅编辑。

可以方便的增大或减小文本显示区域的尺寸。

作用：最适合阅读长篇文章，在该视图下同样可以进行文字的编辑工作，但视觉效果好，眼睛不会感到疲劳。

（工具栏的使用）频度：3Web版式视图切换：“视图”菜单→“web版式”特点：浏览效果与浏览器的效果保持一致，原来分行显示的文本，重新排列后在一行中就全部显示出来。

作用：可快速预览当前文本在浏览器中的显示效果，如果要编排网页版式文章，可以将视图方式更改为Web版式，这种视图下，编排出的文章样式与最终在Web页面中显示的样式是相同的，从而使我们可以更直观的进行编辑。

频度：2打印预览切换：“文件”菜单→“打印预览”特点：视图下看到的实际内容跟将来打印出来的是一样的。

作用：在打印成品文章前进行的必不可少的一步，目的是看一看打印出来的效果怎么样，可以查看一下诸如页边距、页眉页脚、页码、对象布局等合适不合适。

操作要点：“打印预览工具栏”的使用频度：4.5（次高，文档输出前必用）全屏显示顾名思义，全屏就是文章会充满整个屏幕。

切换：“视图”菜单→“全屏显示”特点：ALT+V+U文章隐藏所有工具栏，内容充满整个屏幕。

作用：扩大视野，在一屏内能显示更多内容。

与前五种视图组合频度：2.5缩略图切换：“视图”菜单→“缩略图”特点：是word2003后加入的新视图方式，使用缩略图窗格还能够快速定位到文档中的某一页作用：使用缩略图功能快速查看长文档多页的布局，当需要在较长的文档中寻找某些元素时，使用缩略图窗格能够节省我们的宝贵时间。

频度：2.5窗口操作拆分窗口菜单“窗口”→“拆分”拖动“拆分条”多窗口菜单“窗口”→“新建窗口”窗口操作并排比较文档窗口3.文档排版文档排版文档排版是为了利于信息的发送和接收，对文档字符、段落、页面格式等所做的版面格式设计。

字符排版字体、字号、字形、字体颜色、字符缩放、上下标等段落排版对齐方式、缩进、行间距、段前段后、边框和底纹页面格式编辑分页、分节、分栏、页码设置、页眉页脚、项目符号等专业化操作-快速选定对象快速定位对象快速定位编辑对象行/段/屏/文鼠标的快速操作3.2 文本基本操作文档的常规编辑删除（退格键、删除键、鼠标、组合）复制（菜单、工具图标、快捷键）选择性粘贴的用法移动（鼠标拖动、快捷键）插入和改写状态的更换撤销和恢复撤销图标和快捷键格式刷格式刷是能够将所选文本格式快捷复制到其他文本的格式复制工具。

只运用到1处，单击运用到多出，双击高效率取消按ctrl+s保存直接编辑按ESC单击工具栏中格式刷按钮3.3 查找、替换、定位的妙用按“ctrl+h”或执行“编辑”-“替换”命令，调出“查找和替换”的对话框，“替换h/查找f/定位”命令选项卡。

查找和替换可以按指定文字的格式进行查找及替换可查找或替换特殊格式，如删除多余空行就是^p，可把两个替换成一个等。

用法：批量设置字体格式/利用通配符模糊查找/“突出显示所有在该范围找到的项目”快速选定特定的文本/词语出现次数定位是长文章中快速定位到指定页面定位的条件（需要前期应用相应的功能，高级编辑技巧中）3.4 字符排版字体字号字形字体颜色字符间距上下标中文版式设置文字格式做一做3.5 段落排版段落：段落是指以特定符号(硬回车)作为结束标记的一段文本，用于标记段落的符号是不可打印的字符。

合理设置段落可以使内容层次有致、结构鲜明。

对齐方式段落缩进行距和段落间距边框和底纹设置段落缩进行距和段落间距行距和段落间距段落间距是指相邻两段除行距外加大的距离，分为段前间距和段后间距。

段落间距默认的单位是“行”，还可以“磅”为单位。

Word 2003默认的段前间距和段后间距都是“0”行。

可以根据需要改变段前间距和段后间距的值和单位。

在【段落】对话框中，在【段前】或【段后】数值框中，调整所需要的行值，或者输入一个磅值以及单位“磅”后，单击确定按钮，即可完成段落间距的设置。

3.6 页面排版换行分页分节分栏页码设置页眉页脚脚注和尾注分节符word节是指具有同一页码、格式等的一段连续的文字块。

同节的页面拥有同样的边距、纸型、方向、页码体系、页眉页脚等。

默认一个文档只有一个节。

分节符是用于节与节之间的分隔符。

分节符页面方向(横向或纵向)页边距分栏状态纵向对齐方式行号页眉和页脚样式页码纸型大小及纸张来源分节符4.合作自动办文合作自动办文是指使用办公自动化软件和平台进行多人协作，完成文档的编撰工作。

节约时间，提高工作效率沟通留痕，信息传递便捷集中精力，提高企业竞争力流程式合作自动办文的实现? Word主控文档功能? Word的文档版本功能? 修订和批注功能? 保护文档功能? 比较合并文档功能1.使用主控文档组织多个文档主控文档与普通文档区别主控文档不包含实际内容，而是子文档的超链接；打开主控文档是会自动查找子文档中超链接指向的每个文档，加载其内容；内容本身仍然存储于超链接所指向的文章中支持两种操作方式多个文档组织为一个整体长文档拆分为多个独立的文档注意事项确保主控文档的页面布局与子文档相同确保主控文档所使用的样式和模板与子文档相同基本步骤建立主控文档（容器）起草大纲并设置好大纲级别转换为大纲视图，选中要建立子文档部分点击“大纲”工具栏中“创建子文档”按钮执行另存为，放在指定文件夹中汇总子文档子文档发给各部门，完成后放回文件夹（名称不能更改）打开主文档-大纲视图，子文档为链接点击工具栏“展开子文档”，页面视图中已经合成一个文档拆分为多个独立文档打开要转换为主控文档的已有文档。