城建档案数字化建设面临的问题及对策思考

城建档案数字化建设面临的问题及对策思考

摘要：最近几年，我国的技术水平和经济发展都有了很大的提升，尤其是网络信息技术的发展带动了我国很多产业的进步。城建档案馆也是这一趋势下的重要产物，城建档案馆应该在实际的工作中不断的提高自身的发展水平，这样才能更好的保证城建管理的质量，而在城建档案数字化管理的过程中也存在着非常多的问题，必须要找到解决这些问题的对策，才能更好的保证城建档案数字化建设的水平。

关键词：城建档案；数字化；问题；对策

当前在我国很多的城市当中都已经建立起了自己的网站，但是在这些网站当中只是比较重视馆藏方面的问题以及内部流程的相关介绍，从整体上来说，其还处在一个相对比较薄弱的发展阶段，产生这种现象的原因有很多，资金原因、技术原因等等，但是出现这种现象最重要的一个原因就是人们对数字化城建档案馆的认识还不是非常的准确，因此在当前的工作中，应该将认识层面不断提高，这样才能更加有利于城建档案数字化建设的发展。

1 城建档案数字化的必要性

1.1 提高工作效率

数字化档案的重要载体就是数字档案信息系统，该系统可以完成对档案的收集整理和汇总等，完成这一流程的时间

也非常的短，基本上都是全自动化的形式完成和传统的作业形式相比，这种形式工作效率更高，工人的工作强度也有了非常大的变化，在近几年的发展中，城建档案的数量越来越多，如果完全采用人工方式展开工作就一定会造成人力、物力和财力的巨大浪费，而如果采用数字化档案的方式就可以很好的提高工作效率，甚至会以几十倍的速度增长。

1.2 提高利用率

在传统的档案服务中，档案信息的查询者需要亲自到档案部门来，而且需要工作人员以手工的方式查询目录，同时还要查找，最终才能找到相应的信息，这需要非常长的时间，而数字化档案服务的过程中只需要使用自己的电脑和网络

就可以查询到相应的信息，这也极大的缩短了服务中间的时间，同时也极大的提高了档案信息本身的利用效率，如果所有的档案全都按照纸质的方式打印，需要很长的时间，如果采用数字化的方式只需要几十秒的时间就可以轻松的完成

原来需要两三天才能打印完毕的材料现在只需要两个小时

的时间就可以完成，这样也就提高了档案的阅读效率和使用程度，为档案信息的复制也提供了极大的便利。

1.3 节约存储空间

纸质档案和录像带、录音等这些传统的方式会占用很大的空间，而且需要很多的时间和精力去做好档案资料的维护工作，查阅起来也有非常强的不便性，使用数字化城建档案

系统之后就可以很好的减小存储材料需要的空间，同时也很好的解决了库房空间不够大的问题。

2 城建过程中出现的问题

2.1 数字档案法律效力问题

传统的纸质档案因为其载体的原因，所以很难更改，所以可以很好的保持档案的原貌，其也具备着非常强的法律效力，但是电子档案是可以通过电脑操作的，它可以随意的进行更改和复制，很难保证档案信息的相关内容和原来的内容完全一致，这样也使得认可其法律价值需要一个漫长的过程。

2.2 数字档案长期读取的问题

当前网络技术有了突飞猛进的发展，同时识别软件的类别也越来越多，数字系统载体具有非常强的不确定性，在这样的情况下，数字档案在较长的时间内能否顺利的读取也成为了人们十分关心和关注的一个话题，这也是一直都没有解决的隐患。

2.3 数字档案的共享问题

数字档案在建立的过程中首先就是应该实现统一化和标准化，这样才能更好的促进档案信息内容的共享，但是在实际的工作中，档案规范存在着比较明显的差异，这也使得档案信息的共享无法很好的实现。

2.4 计算机及网络系统的安全问题

纸张可以和字迹结合在一起，所以其稳定性也非常的好，这也使得纸质档案保存的时间很长，但是电子档案对载体具有非常强的依赖性，对环境的客观要求也非常多，在这样的情况下，其稳定性也就收到了严重的威胁，甚至可能会完全崩溃，这也给档案工作者以及档案信息的使用者造成了诸多的不便。

3 城建档案数字化建设的对策

3.1 提前全面规划是做好城建档案数字化建设的前提

要做好城建档案的数字化工作首先要做好规划，将大量的档案转化成数字文档，是一个庞大的系统工程，要做好数字化工作，首先需要做好馆藏的调查工作，根据现有档案的类型、载体、信息化情况做好数字化的规划工作，从软硬件的采购、到信息系统的使用、规范操作文件的制订等等。这些工作不是一蹴而就的，要突出重点，分步实施。各地城建档案数字化工作开展之前，都会有规划来指导信息化工作，指导思想和基本原则、建设目标和主要任务、建设重点和实施步骤、保障措施等等。

3.2 加强标准规范建设是做好城建档案数字化建设的基础

为了实现数字化文件的共享，文档的数字化必须要有标准的处理方法和规范的操作文件。因此，要实现城建档案信息化建设必须要有一套完善的规范体系。主要包括：（1）信

息化标准规范体系，主要包括档案信息如何采集和整理，档案信息如何保障安全、网站如何建立和管理，数字化档案的格式标准等。（2）数字化档案管理的规范，主要包括：数字化档案接收标准，数字化档案的管理细则等。有了标准和规范，数字化城建档案才能顺利地接收、方便地管理和共享以及便利地利用。

3.3 加强信息系统建设是做好城建档案数字化建设的保障

城建档案的数字化管理是借助计算机网络实现档案业务功能的档案信息系统，除配置相应的现代化设备外，还须有一定的软件作基础，通过软件实现数字化文档的管理、共享和利用，要建立一个通用性强、使用方便、安全的管理和查询平台。信息系统的安全问题是需要着重注意的，要通过加密、访问控制、身份认证、备份等技术手段确保信息内容不泄密和损毁。

3.4 完善资源库建设是做好城建档案数字化建设的重点

城建档案基本信息资源库建设包括：城建档案目录数据库建设、城建档案目录中心建设、城建档案全文数据库和多媒体数据库建设。为了更高地提供专业的数字，目前特色资源库的建设越来越重要，包括基础地理信息数据库、规划审批成果数据库、地下综合管线数据库、重要竣工项目档案数据库、声像资料数据库、城市规划方案数据库等各种专题数