工程项目资料归档管理制度

Q/YNYC 云南省保山市烟草专卖局（公司）企业标准

Q/YNYC(BS).G01.201-2011 10工程项目资料归档管理制度

2011-6-15发布2011-6-15实施

云南省保山市烟草专卖局（公司）发布

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前言

本标准附录均为资料性附录。

本标准对工程项目资料归档管理做出了规定。

本标准由企业管理部提出，属于部门级标准。

本标准由企业管理部归口。

本标准由企业管理部起草。

本标准主要起草人：夏立、王军。

本标准2011年首次发布。

工程项目资料归档管理制度

1 范围

所有按照要求进行竣工验收的项目，从项目前期规划之项目交付使用整个过程涉及的资料。

2 规范性引用文件

2.1 《中华人民共和国档案法》

2.2 《建设工程档案管理办法》

3 术语和定义

3.1 档案：指公司在从事各项职能活动中形成的，对国家、社会和企业具有保存与利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。工程项目竣工资料就是项目按照建设程序完成实施，最后经交付使用一整套资料，包含图纸、图表、文字等材料。

4 职责

4.1 企业管理部设档案管理岗(兼职)，统一管理工程建设项目档案工作，业务上接受人事劳资部档案室的监督和指导，并负责将所属公司重大项目建设档案移交人事劳资部档案室，履行以下主要职责：

4.1.1 贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法律、法规以及烟草行业档案工作的各项规章、制度，建立健全档案工作的各项管理制度，并对执行情况进行监督、检查。

4.1.2 负责集中统一管理工程建设相关资料档案，做好档案的接收、保管、鉴定、统计工作，负责将工程建设项目竣工后的资料移交公司档案室进行统一管理。

4.1.3 负责对各项目实施单位(各部门、分公司)建设项目文件材料的形成、积累和归档工作进行指导。

4.1.4 参加档案信息工作的整体化建设，采用先进科学技术，逐步实现档案管理的现代化。

4.2 各分公司、部门根据其职能指定项目管理员负责工程建设项目的档案管理，在业务上接受公司档案室和相关业务部门档案管理的监督和指导，并履行以下主要职责：

4.2.1 贯彻执行党和国家有关档案工作的法律、法规和公司档案管理的规章制度，并对执行情况实施监督、检查。

4.2.2 参加档案业务培训，并负责本公司、本部门建设工程的相关资料、图纸、合同等文件的立卷归档工作，并在项目建设程序结束后将所有资料移交部门档案室。

4.2.3 负责所属项目建设档案的完整、准确、系统、安全和保密。

5 管理内容与方法

5.1 实施程序

5.1.1 指定工程档案移交、验收负责人；

5.2.2 工程档案的收集、整理、归档程序应从项目提出、申报、审批、设计、实施到工程竣工验收各环节的文件、图纸及资料；

5.3.3 工程档案移交、验收过程中必须有移交人、接收人签字；

5.4.4 工程档案移交、验收负责人对资料的真实、有效、完整和齐全负全责。

5.5 投资项目的各实施部门要将建设工程竣工档案管理工作纳入投资管理工作程序，加强监管、保证工程项目建设全过程中形成的档案及资料完整、准确、齐全的归档保存。

5.6 工程档案必须是一式三份，同时附电子文档一份，移交文档室备案

5.7 工程建设项目资料的收集归档必须实行集中统一管理，以确保档案的完整。

5.8 兼职的档案管理员应协助公司档案室对收集的归档材料的完整程度、准确性以及保存价值进行审核。

5.9 在向公司档案室移交档案资料时必须进行必要的移交手续，档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法。

6 支持文件

6.1 烟草行业固定资产投资项目竣工验收管理办法（国烟计〔1993〕147号）

6.2 国家烟草专卖局关于全面推进“两项工作”的意见（国烟办〔2011〕45号）

6.3 云南省烟草公司保山市公司投资项目管理办法（试行）

6.4 云南省烟草专卖局（公司）系统投资项目管理办法（试行）（云烟计〔2009〕189号）

7 附录