Excel在统计工作中的应用技巧

（二）用Excel录入数据
1、输入日期、时间 在单元格中插入当前日期： Ctrl + ; 在单元格中插入当前时间：Ctrl + Shift
+;
• 2、输入数字 （1）输入负数 在单元格中输入负数时，可在负数前输入“-”
作标识，也可将数字置在（）括号内来标识。
（2）输入分数 Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分
1.在单元格中输入含等号的运算式，EXCEL中称之为公 式，都是数学里面的基本运算。
2.EXCEL中提供了丰富的函数，分为财务函数、日期与时 间函数、数学与三角函数、统计函数、查找引用函数、 数据库函数、文本函数、逻辑函数等几大类。
说明：由于大部分函数专业性强，本次岗位知识培训主 要介绍几个在统计工作中常用的函数及与使用公式函数 相关的知识点，其他可根据自己的需要自行学习。
（四）用Excel作统计图
Excel提供了大量的统计图形供用户根据需要 选择使用。Excel提供的图形工具有：柱形图、 折线图、饼图、散点图、面积图、环形图、雷 达图等。
各种图的作法大同小异，下面以两轴线柱图 为例，介绍制作统计图的工作步骤。
STEP 1 选中数据，点击“插入”——“柱形图；
年月日的，为了避免将输入的分数与日期混淆， 在单元格中输入分数时，要在分数前输入“0” （零）以示区别，并且在“0”和分子之间要 有一个空格隔开。
这种方式存储的分数可以作为数值参与运算， 而 ’1/2 作为文本存储的分数不能参与运算。
例： 输入“1/2”，按回车键则显示“1月2日”； 输入“0 1/2”，按回车键则显示“1/2”，编
也常用于分段显示某些数据，如不同工 资水准、成绩。
（1）突出显示单元格
“开始” “样式” “条件格式” “突出显 示单元格规则”
例：快速检查是否有重复的个体户。
（2）分段显示数据 “开始” “样式” “条件格式” “色阶”
例：使用色阶，分段显示单元格，实现主营业务收入的可 视化效果。
（3）清除条件格式规则
设置数据有效性的方法：
（1）在未输入数据前，可以这样做： “数据” “数据工具” “数据有效性”
（2）在未输入数据前，还可以这样做：
在来源框中输入“许 昌市,洛阳市”，选项 时间用西文 的逗号 （,）隔开
（3）在输入数据后，可以这样做：
• 2、条件格式
主要用于查找符合某些条件的数据，对 满足条件的单元格，可以通过字体或者颜色 上面的变化等，做出一些醒目的标记。
例如生产经营活动一、生产经营活动二、生 产经营活动三...等。
“excel选项” “高级” “常规” “创建用于 排序和填充序列的列表”
“编辑自定义列表”
输入完成后单击“添加”→“确定”
（三）用Excel整理数据
在统计工作中，我们从企业或个体户 取得了大量的基层调查数据。这些数据 是杂乱的，没有规则的，因此，必须对 搜集到的大量的原始数据加工整理。
（2）“随机”模式适用于简单随机抽样等。
3．指定输出方向 在“输出选项”框中有三种输出去向。在“输
出区域”框中输入存放样本单位的起始单元格 编号。在本例中，输入区域为$A$18。也可以 通过选择“新工作表”或“新工作簿”将抽样 结果放在新工作表或新工作薄中。
第四步：单击“确定”按钮后，在指定的位置给 出抽样的结果。
STEP 6 添加“数据标签”等进行完善和美化。
二、EXCEL打印设置
在我们实际工作中，如何把收集、整理、汇总和分析 所得到的EXCEL表格数据进行标准化、规范化的打印？ 大家应该使用得比较多，下面主要介绍三个技巧：
技巧一：设置打印标题 假如打印内容较多，需要打印多页，通过设置顶端标
题行，实现在每一页上打印列标签；通过设置左端标 题列，实现在每一页上打印行标签。 “页面布局” 打印标题” “页面设置”
• 技巧二：插入页码 • “插入” “文本” “页眉和页脚”
返回普通视图，可在“视图”选项卡上的 “工作簿视图”组中单击“普通”
• 技巧三：不打印错误值
三、统计公式与函数
Excel作为数据处理软件，要达到提升数据综合分析能 力、实现高效统计的目标，还必须全面、熟练掌握和应 用统计公式与函数。
辑栏里显示0.5； 输入“8 1/2”，按回车键则单元格显示“8
1/2”，而在编辑栏中显示“8.5”。
（3）输入小数 当需要输入大量带有固定小数位的数字或带有
固定位数的以“0”字符串结尾的数字时
正数表示小数点后的位数，负数表示小数点前零的个数。
正数表示小数点后的位数，负数表示小数点前 零的个数。
使用Excel进行抽样，首先要对各个总 体单位进行编号，编号可以按随机原则， 也可以按有关标志。
例 ：假定有100名消费者，从中选取15人进行 工资收入调查。
首先，将100名消费者编号为1~100号，利用填充 功能输入编号。
向右填充：
其次，利用“抽样”工具进行抽样的具体操作如下： 第一步：单击“数据”菜单，选择“数据分析” 选项
Excel提供了多种数据整理工具：排序、 筛选、分组、分类汇总、数据透视表、 直方图等。
1、数据有效性 数据有效性用来定义在单元格中可以输
入或应该在单元格中输入哪些数据。 通过配置数据有效性，可以防止用户输
入无效数据，或者圈释无效数据。
例：设置工业个体户从业人员人数的有效性 规则为：0－20人。
3.VLOOKUP函数（字段匹配函数）
强大的vlookup函数是做统计分析中最常用的函数 之一，因为很多字段信息都是分布在各个不同的 表里面，原数据表可能没有我们需要的字段，而 需要从其他数据表中获取相关的字段信息，这时 候就是发挥vlookup函数作用的时候了。
特别说明：
一是括号里有四个参数，是必需的。最后一个参数 range_lookup是个逻辑值，我们常常输入一个0字，或者 False;其实也可以输入一个1字，或者true。
如果要在输入“88”后显示“0.088”，要在 “位数”微调框中输入“3”。
如果要在输入“88”后显示88000”，就在“位 数”微调框中输入“-3”。
注意：在完成输入带有小数位或结尾零字符串 的数字后，应清除对“自动设置小数点”符选框 的选定，以免影响后续的输入。
（4）文本类型数字输入 组织机构代码、电话号码、行业代码等需要将数
说明：若无数据分析选项，可在“文件”菜单下选择 选项－加载项－转到，在弹出的对话框中选择分析工 具库，便可出现数据分析选项。OFFICE2010\2013版 本均可以。
第二步：打开“数据分析”对话框，从其对话框的 “分析工具”列表中选择“抽样”选项
第三步：打开“抽样”对话框，确定输入区域、 抽样方法和输出区域
1.数据的保护
1)对文件的保护
第一步，创建完成一个EXCEL文档后，点击“文件” 菜单的子菜单“另存为”，如下图：
第二步，再点击“工具”菜单下拉栏中的“常规选项”
这时输入文件共享所需要的打开权限密码就可实现对 文档的保护。
（二）常用函数的应用
1.常用统计函数
求数组或单元格数字的算术平均值函数AVERAGE 求数据集最大值函数MAX与最小值函数MIN 求数据集中第K个最大值LARGE与第k个最小值SMALL 求数据集中的中位数函数MEDIAN 求数据集中出现频率最多的数（众数）函数MODE
① COUNTA函数。 COUNTA函数计算区域中不为空的单 元格的个数。
② COUNTBLANK函数。计算指定单元格区域中空白单 元格的个数。
③ COUNTIF函数。用法一：利用COUNTIF函数识别重 复数据。用法二：按照条件格式计数。
6.字段分列与合并函数
在数据分析的过程中，很多时候我们都需要进行 数据抽取，即保留原数据表中某些字段的部分信 息，组成一个新的字段。可以是截取某一个字段 的部分信息——字段分列；也可以是将某几个字 段合并成为一个新的字段——字段合并。
二是Lookup_value是一个很重要的参数，它可以是数 值、文字字符串、或参照地址。参照地址的单元格格式类 别与去搜寻的单元格格式的类别要一致。
三是在使用该函数时，lookup_value的值必须在 table_array中处于第一列。
四是存在无数多列数据时，则第三个参数可使用函数 COLUMN函数，即COLUMN(目标值所在列)，注意判断是否需 +1或-1。列数较小时，也可直接输入数值。
（1）LEFT、RIGHT函数（字段分列函数）
函数作为Excel处理数据的一个最重要手 段，功能是十分强大的，甚至可以用Excel来 设计复杂的统计管理表格或者小型的数据库系 统。因此在生活和工作实践中，除了上面所介 绍的几种常见函数之外，其他函数的使用方法 可以参考EXCEL帮助及相关的书籍。
STEP 2 在需要更改的系列的图例上点击右键， 选择“设置数据系列格式”；
STEP 3 在“系统选项”—“系列绘制在”中， 选择“次坐标轴”，然后单击“关闭”
STEP 4 在欲改为折线的系列的柱形上单击右键，选 择“更改系列图表类型”；
STEP 5 在“更改图表类型”中，选择“折线图”；
岗位知识培训
2017年11月
一、用Excel搜集与整理数据
用Excel搜集数据 用Excel录入数据 用Excel整理数据 用Excel作统计图
（一）用Excel搜集数据
搜集数据的方法有多种，可以采用统计报 表、典型调查、重点调查或抽样调查。
针对抽样调查，Excel的数据分析工具中提 供了一个专门的“抽样”工具，可以帮助使 用者快速完成抽样工作。
以上就是这次市级调查队岗位知识培 训《Excel在统计工作中的应用技巧》课 程全部内容，如有讲得不到或不对的地 方，敬请批评指正。
五是VLOOKUP中的V参数表示垂直方向。还有一个横向 查找函数HLOOKUP，和VLOOKUP函数属于列查找的，使用方法 基本一致。