秘书之高效时间和日程管理
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秘书之高效时间和日程 管理
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2020/11/30
秘书之高效时间和日程管理
课程主要内容
n 时间管理概述 n 高效时间管理
n 策略性的目标设定 n 设定优先顺序 n 规划与组织 n 时间管理工具 n 消除时间杀手
n 高效日程管理 n 如何为领导制定日程表
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秘书之高效时间和日程管理
每日计划 目标 优先次序 最后时限 集中
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秘书之高效时间和日程管理
效能与效率 活动与效果
紧急任务专制 危机管理（反应过
度）
最佳效果
选择忽略（有限反
不切实际的时间预 应）
算
机动性
实现的可能性
问题分析
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秘书之高效时间和日程管理
选择余地 犹豫不决 拖延 完整的下属工作 授权（决策层次）
拖延的习惯 犹豫不决 个人组织能力不佳
权力或责任界定不 清 缺乏所需资源
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秘书之高效时间和日程管理
克服拖延的习惯
要有良好的组织
订出一段特定的时间工
从重要的事情开始工作 作
建立一个报酬时间表 从最糟的事情开始
来自百度文库养紧急的意识
详细的计划
以快节奏工作
不可找借口
一旦开始，不要停止 设定截止期限
待去做的事； n 完成较高价值的工作； n 时间管理是一生的技巧； n 以榜样去引导您的部属； n 平衡与适度：放轻松、要休假和运动；
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秘书之高效时间和日程管理
时间管理定律
n 墨非定律 n 崔西定律
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秘书之高效时间和日程管理
策略性的目标设定
n 立定标靶、全力以赴 n 一般人不愿为自己设定目标的三个原
2020/11/30
秘书之高效时间和日程管理
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秘书之高效时间和日程管理
制定日程表的方法
n 时间上留有充分的余地 n 提高效率 n 内外兼顾
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秘书之高效时间和日程管理
日程安排的变更和调整
n 留出富余时间 n 加强与领导的密切联系 n 密切相关人员与秘书们的联络 n 载人日程表的计划事项解约时，立即
与领导联系，安排其他日程 n 事先要准备各有关人员联络地点的一
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秘书之高效时间和日程管理
规划与组织
n 桌面保持整洁、做完事立即归档、做事 只经手一次
n 文件处理流程 n 几点技巧
n 持续工作 n 花1分钟时间规划 n 有组织的档案系统 n 列出工作清单 n 善用百分之三十定律 n 锁定计划将工作完成
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秘书之高效时间和日程管理
时间管理工具之一
•计划管理
n 时间管理的重点是待办单、日计划、 周计划、月计划
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秘书之高效时间和日程管理
时间管理工具之二
•高
•第二象限法
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•
•一
•二
重 要
•四
•三
•低
•紧急
•高
秘书之高效时间和日程管理
消除时间杀手
电话干扰
缺乏目标
开会
缺乏优先等级
不速之客
缺乏完成期限
救火
授权能力不佳
的效率，还必须考虑领导本身对工 作的承受能力，所以要讲究张弛之 道。
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秘书之高效时间和日程管理
长期计划与短期计划
n 领导的日程安排可分为年度计划、当 月计划、本周计划以及每天计划等形 式。计划是安排得越细越好还是越粗 越好?这主要是根据领导的实际需要而 定。
n 适当保密 n 多人日程表 n 事先同意
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秘书之高效时间和日程管理
有效沟通
n 工作时间中有75% 的时间是花在 与人沟通上,在世界上最浪费时间 的就是不良的人际关系
n 不良授权是浪费时间的主要因素
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秘书之高效时间和日程管理
其他利用时间的技巧
n 做好协调，工作分流 n 在处理重要而耗时的事务中感到厌倦
时，改而处理其他杂务 n 不浪费零碎时间 n 采取比较简单的生活方式 n 尽量减少不必要的对外应酬 n 充分运用上下班的搭车时间
览表
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秘书之高效时间和日程管理
怎样为领导节约时间
n 约请他人 n 接受约请 n 通过邮寄的请柬
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秘书之高效时间和日程管理
按既定计划办事
n 灵活掌握 n 情况发生变化
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秘书之高效时间和日程管理
3rew
演讲完毕，谢谢听讲!
再见，see you again
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上交问题 例行公事（琐碎事
务） 合并 反馈 例外管理
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秘书之高效时间和日程管理
中断控制 计划躲避 可见性 明晰 简洁
习惯 工作膨胀（帕金森
定律） 实施和连续 接受 管理上的需要
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秘书之高效时间和日程管理
如何为领导制定日程表
n 原则：张弛有道 n 在安排工作日程时，不能只顾工作
因 n 目标设定原则 n 耶鲁大学的目标设定七个步骤 n 立定标靶的四个步骤 n 策略性的目标设定
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秘书之高效时间和日程管理
设定优先顺序
n 时间应如何利用才最有价值？一 个重要的观念是要做对及重要的 事情，而不是只把事情做对！
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秘书之高效时间和日程管理
区分轻重缓急
n 我需要做什么？ n 什么能给公司和我最高回报？ n 什么能给我最大的满足感？
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秘书之高效时间和日程管理
日程管理
n 日程管理的正确的意义是如何面对 时间的流动而进行自我管理，其所 持的态度是将过去做为现在改善的 参考，把未来做为现在努力的方向， 而好好把握现在，立刻运用正确的 方法做正确的事。
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秘书之高效时间和日程管理
日程管理原则40条
平等分配 错误的感觉 时间分析之必要 预料 计划
n 昨天是一张已被注销的支票 n 明天是一张尚未到期的本票 n 今天则是随时可运用的现金。
请善用它！
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秘书之高效时间和日程管理
高效时间管理的心灵革命
n 心理建设 n 时间 = 金钱 = 生活 n 目标导向的成就感
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秘书之高效时间和日程管理
时间管理哲学
n 要有远大的眼光，作长期计划； n 培养个人的特质，马上行动并在行动中自我操练； n 学习微视，以每分钟来衡量时间； n 学习如何说 “ 不 ”； n 要记住时间等于金钱； n 要以每小时的工资为基础，来衡量每一件您被期
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2020/11/30
秘书之高效时间和日程管理
课程主要内容
n 时间管理概述 n 高效时间管理
n 策略性的目标设定 n 设定优先顺序 n 规划与组织 n 时间管理工具 n 消除时间杀手
n 高效日程管理 n 如何为领导制定日程表
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秘书之高效时间和日程管理
每日计划 目标 优先次序 最后时限 集中
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秘书之高效时间和日程管理
效能与效率 活动与效果
紧急任务专制 危机管理（反应过
度）
最佳效果
选择忽略（有限反
不切实际的时间预 应）
算
机动性
实现的可能性
问题分析
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秘书之高效时间和日程管理
选择余地 犹豫不决 拖延 完整的下属工作 授权（决策层次）
拖延的习惯 犹豫不决 个人组织能力不佳
权力或责任界定不 清 缺乏所需资源
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秘书之高效时间和日程管理
克服拖延的习惯
要有良好的组织
订出一段特定的时间工
从重要的事情开始工作 作
建立一个报酬时间表 从最糟的事情开始
来自百度文库养紧急的意识
详细的计划
以快节奏工作
不可找借口
一旦开始，不要停止 设定截止期限
待去做的事； n 完成较高价值的工作； n 时间管理是一生的技巧； n 以榜样去引导您的部属； n 平衡与适度：放轻松、要休假和运动；
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秘书之高效时间和日程管理
时间管理定律
n 墨非定律 n 崔西定律
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秘书之高效时间和日程管理
策略性的目标设定
n 立定标靶、全力以赴 n 一般人不愿为自己设定目标的三个原
2020/11/30
秘书之高效时间和日程管理
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秘书之高效时间和日程管理
制定日程表的方法
n 时间上留有充分的余地 n 提高效率 n 内外兼顾
PPT文档演模板
秘书之高效时间和日程管理
日程安排的变更和调整
n 留出富余时间 n 加强与领导的密切联系 n 密切相关人员与秘书们的联络 n 载人日程表的计划事项解约时，立即
与领导联系，安排其他日程 n 事先要准备各有关人员联络地点的一
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秘书之高效时间和日程管理
规划与组织
n 桌面保持整洁、做完事立即归档、做事 只经手一次
n 文件处理流程 n 几点技巧
n 持续工作 n 花1分钟时间规划 n 有组织的档案系统 n 列出工作清单 n 善用百分之三十定律 n 锁定计划将工作完成
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秘书之高效时间和日程管理
时间管理工具之一
•计划管理
n 时间管理的重点是待办单、日计划、 周计划、月计划
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秘书之高效时间和日程管理
时间管理工具之二
•高
•第二象限法
PPT文档演模板
•
•一
•二
重 要
•四
•三
•低
•紧急
•高
秘书之高效时间和日程管理
消除时间杀手
电话干扰
缺乏目标
开会
缺乏优先等级
不速之客
缺乏完成期限
救火
授权能力不佳
的效率，还必须考虑领导本身对工 作的承受能力，所以要讲究张弛之 道。
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秘书之高效时间和日程管理
长期计划与短期计划
n 领导的日程安排可分为年度计划、当 月计划、本周计划以及每天计划等形 式。计划是安排得越细越好还是越粗 越好?这主要是根据领导的实际需要而 定。
n 适当保密 n 多人日程表 n 事先同意
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秘书之高效时间和日程管理
有效沟通
n 工作时间中有75% 的时间是花在 与人沟通上,在世界上最浪费时间 的就是不良的人际关系
n 不良授权是浪费时间的主要因素
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秘书之高效时间和日程管理
其他利用时间的技巧
n 做好协调，工作分流 n 在处理重要而耗时的事务中感到厌倦
时，改而处理其他杂务 n 不浪费零碎时间 n 采取比较简单的生活方式 n 尽量减少不必要的对外应酬 n 充分运用上下班的搭车时间
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怎样为领导节约时间
n 约请他人 n 接受约请 n 通过邮寄的请柬
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上交问题 例行公事（琐碎事
务） 合并 反馈 例外管理
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秘书之高效时间和日程管理
中断控制 计划躲避 可见性 明晰 简洁
习惯 工作膨胀（帕金森
定律） 实施和连续 接受 管理上的需要
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秘书之高效时间和日程管理
如何为领导制定日程表
n 原则：张弛有道 n 在安排工作日程时，不能只顾工作
因 n 目标设定原则 n 耶鲁大学的目标设定七个步骤 n 立定标靶的四个步骤 n 策略性的目标设定
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秘书之高效时间和日程管理
设定优先顺序
n 时间应如何利用才最有价值？一 个重要的观念是要做对及重要的 事情，而不是只把事情做对！
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秘书之高效时间和日程管理
区分轻重缓急
n 我需要做什么？ n 什么能给公司和我最高回报？ n 什么能给我最大的满足感？
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秘书之高效时间和日程管理
日程管理
n 日程管理的正确的意义是如何面对 时间的流动而进行自我管理，其所 持的态度是将过去做为现在改善的 参考，把未来做为现在努力的方向， 而好好把握现在，立刻运用正确的 方法做正确的事。
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秘书之高效时间和日程管理
日程管理原则40条
平等分配 错误的感觉 时间分析之必要 预料 计划
n 昨天是一张已被注销的支票 n 明天是一张尚未到期的本票 n 今天则是随时可运用的现金。
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高效时间管理的心灵革命
n 心理建设 n 时间 = 金钱 = 生活 n 目标导向的成就感
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时间管理哲学
n 要有远大的眼光，作长期计划； n 培养个人的特质，马上行动并在行动中自我操练； n 学习微视，以每分钟来衡量时间； n 学习如何说 “ 不 ”； n 要记住时间等于金钱； n 要以每小时的工资为基础，来衡量每一件您被期