ERP采购付款流程第4版(中文)
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优美科扬中ERP存货采购付款作业流程操作指南
版本号ERP-采购付款第4版
执行时间:2008-02-23
二、主导部门:财务部。协助部门:采购部、生产部。
三、版本确认:
总经理:财务总监:
采购经理:生产经理:
四、采购付款作业流程:
1)编制依据:ERP采购付款作业流程操作指南是在质量体系中-采购流程基础上编制而成的。
2)编制目的:旨在规范ERP中采购模块的操作,明确职责分工。相关部门需遵守操作指南的规定,完成对ERP系统的输入。具体的ERP岗位操作细则,请参见金蝶软件操作手则。3)适用范围:
-生产部使用物品:金属材料、化工材料、其他生产用辅料(如包装物、塑料袋、
模具等)。
-设备部使用物品:维修用备品备件。
-质量部使用物品:劳动保护用品、实验室用品、计量器具。
-不列入采购付款流程的有:办公用品、技改用材料、设备、工程物资。
4)第4版与第3版的差别:
-对采购范围进行了重新的认定。
-对物料编码管理进一步规范。
-申购管理加入预算管理的概念。
-对原材料暂估业务进行了责任界定。
5)具体执行部门:财务部、采购部、原材料仓库,支持部门有:生产部、设备部、质量部。6)操作指南细则:
1、申购环节(适用于零星采购)
申购单:由申购部门经理申请,采购经理或总经理批准(根据权限)。申购单以纸质形式为准,不在ERP系统中生成。采购申请单格式由采购部定义,连续编号。实际有效的采购申请单作为采购订单的附件一并存档。采购申请单一式二联。
申请部门:在向仓库验写领料单时,需提供对应的物料编码信息,以便于仓库及时正确的找到对应的物品,发放给领用部门。
2、采购申请的管理:
采购部负责将采购业务分类,并与相关部门定义物料的安全库存。
各部门需向采购部编制年度采购计划和近3个月的滚动采购计划。
采购部根据各部门申报的采购计划,结合安全库存量,自行决定采购计划。
每月末,采购部需编制当月实际采购和预算采购对照表,列示出差异和原因,报管理层。
3、物料编码管理:
-由采购部主导采购类存货的编码规则,质量部、设备部、生产部、技术部协助;财务部负责设置编码对应会计科目。
-本流程中定义的编码由采购部门负责统一录入和维护。
-编码规则以确保编码科学简便,便于采购部作各种分析为原则。
-采购部应将物料编码表定期更新,并发放给相关部门。相关部门在领料时,需在领料单上填写物料编码号。
4、采购环节
订单:根据获准的申购单生成。在ERP系统中,采购订单由采购部编制而成,订单中需列明品名、原材料编码、数量、金额、付款期限、交货时间、是否检验、申购单的号码等事项。采购订单需连号。
采购订单的授权:由采购员在ERP系统中编制,必须有采购经理在系统里的批准。
财务部认可经采购经理批准的订单有效,仓库作为验收入库的依据,财务作为发票检验的依据。
采购订单的保存:除系统中保存有采购订单外,采购部应根据质量体系的要求,保存纸质版的采购订单。需有采购经理或总经理根据权限签字。
采购订单的价格控制:采购价格如何定义,是采购部门的权利。采购订价规则需传到财务部,财务部据以监控。
供应商基础信息维护:采购部负责对ERP供应商基础信息进行维护,新增、修改供应商信息。采购部应会同财务部共同定义供应商信息维护的字段,如信用期,联系方式等。供应商类别的设置以采购部便于查询和分析为原则,同时由ERP系统管理员对维护的信息进行最终的审核。
订单生成规则:订单的生成应本着便于仓库入库,便于财务核销发票,便于供应商送货和开票的原则。采购部在生成订单时,应尽可能的将一次性到货的原材料生成一张订单,以便于供应商开票。
5、入库环节:
质量部检验:如在物订单中如列明需检验的,需由质量部门出具检验合格单。原则上,质量部未出具检验合格单的货物,仓库可以不办理验收入库手续。
采购部:要求供应商送货时,需在送货清单上注明订单号码。或通知仓库到货的订单号码。同时,采购部应要求送货清单上应注明订单上列明的物料编码,以便于仓库识别和验收入库。
仓库:1)根据ERP系统中的订单收货,没有订单拒绝收货。对实际数量与订单数量的差异,采购部可以设定物料上下浮动的比例,在比例范围内,仓库可以自行决定收货。
2)入库单:仓库出具由电脑打印出一式四联的外购入库单,仓库留存联、采购留存联、财务报销联、供应商留存联。仓库将一联给送货单位、二联给采购部、一联自行留存。制单人和审核人需不是同一人。入库单上需加盖原材料仓库专用章。
3)一张入库单只能反映一个订单的内容;如果供应商一次送货时涉及到两个以上的采购订单,仓库应分别开具入库单。
4)入库单需及时传递到采购部,应在次日将前一天的入库单传到采购部,并签收。
5)如果因质量问题导致原材料退货,原材料仓库在收到质量部开具的不合格品通知单,在ERP系统里关联原单生成红字外购入库单,一式四联,入库单上需加盖原材料仓库专用章。一联作为出门联。
6)原材料仓库应每天将外购入库单传递到采购部。
6、采购订单核销:负责实际对订单的关闭。以便及时检查订单的执行情况,修改订单或将
不需要执行的订单关闭。
7、发票收集和申请付款环节:
采购部:
-负责收集并保存原材料仓库传来的外购入库单,并要求供应商及时开具采购发票。
―负责收取供应商的发票,要求供应商在发票中需列明采购订单号码、采购订单中的物料编码信息,以便于财务部进行发票校验。
-供应商发票开票原则:一张发票可以对应一个订单的部分内容;一张发票也可以对应一个订单的全部内容;一张发票还可以对应多个订单的全部内容;一张发票不能对应多个订单的部分内容。
―原则上,当月入库的外购原材料应在当月收集供应商发票,并传到财务部入帐。
付款申请单按订单分别填列;也可以按每个月的实际入库单填列。跨月的外购入库单应分月填列。
-采购发票每周一次集中传递到财务部,以便于财务部集中审核。
―负责填写付款申请单,注明付款日期、订单号码等信息。付款申请单的附件为:采购订单(需有总经理或采购经理签字确认)、发票、入库单(记帐联)。传到财务部应付会计处。
8、发票入帐环节:
财务部应付会计:
-收到采购部传来的付款申请单后,核对以下内容:发票列示的数量、金额与订单列示的数量、金额一致,是否与实际入库的数量一致。如有差异,需将发票退回采