秘书科制度

秘书科工作职责

1、负责市政府重要会议的会务工作，起草会议纪要；

2、负责市政府文电的收发、分办、传批传阅工作；

3、负责市政府及市政府办公室所发文件的公文体例、格式、行文规则和文字内容的审核把关；

4、负责市政府及市政府办公室印信和档案资料的管理工作，负责市政府大事记编辑工作；

5、负责市政府值班室工作；

6、负责机关的日常党务管理工作；

7、负责领导办公室的卫生清扫工作。

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微机室管理制度

1、做好日常软件的维护及防尘、防病毒的管理；

2、加强机房设备和资料的保管，防止丢失，不得外借；

3、及时处理电源和可能引发安全事故方面的问题；

4、每天下班前整理好微机室设备，关好计算机、总电源、门窗；

5、严禁在微机室吸烟；

6、认真做好卫生工作，保持微机室环境美观、清洁，消除卫生死角；

7、加强保密教育、增强保密防范意识，严格执行计算机系统安全保密制度，确保计算机系统的安全运行；

8、严禁浏览和传播反动、淫秽、暴力等有关信息。

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印信使用管理制度

一、使用范围

1、以市政府、市政府办公室名义印发的各种文电、函件、材料。

2、以市政府、市政府办公室名义颁发的各种奖状、荣誉证。

3、市政府、市政府各部门领导去上级请示、汇报、联系工作信函。

4、市政府、市政府办公室组成的工作组、检查组到各单位检查工作信函；组织到外地参观学习的信函。

5、以市政府、市政府办公室名义上报的各种审批表。

6、按上级规定要求，需以市政府、市政府办公室名义签发的信函。

7、市政府、市政府办公室领导决定需用的信函。

二、使用要求

1、印章、介绍信必须严格管理，专人使用，未经领导同意，不得擅自委托他人代管。印、信一经用完，即入柜落锁，确保安

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全。

2、凡市政府、市政府办公室正式文件，呈主管领导签字后方可加盖印章。

3、使用市政府、市政府办公室的印、信，要按其内容经市长、副市长、秘书长批准。

4、印、信使用必须在用印登记簿上逐项登记。

5、用印要清晰、端正。

6、严禁开空头、空白介绍信。

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保密工作制度

1、严守党和国家的机密。做到不该说的机密不说，不该知道的机密不问，不该看的机密不看，不在私人通信中涉及机密事项，不在非保密本上记录机密事项，不在不利于保密场合谈论机密，不把机密文件、材料带回家处理或阅读，不带机密材料去公共场所和探亲访友，不用公用电话、明码电报或邮局普通窗口办理机密事项。

2、加强文件管理。严格执行收文、发文、传阅、借阅、查阅、清还、销毁文件的各项规章制度，防止丢失、泄密。

3、搞好印信使用管理。印章、印模、介绍信要有专人保管、专柜存放，并严格履行审批手续。

4、搞好保密检查。要经常进行保密宣传教育，坚持定期不定期的保密检查，发现问题及时纠正。对各种丢失、泄密事件及

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时追查、严肃处理，及时向上级保密组织报告。

5、做好防范工作。各办公室人不在时办公桌不放保密文件、材料，并要锁好柜，带好门。

档案工作制度

一、归档

（一）归档范围

1、凡办理完毕，具有保存价值的各种文件材料，如：各种会议纪录、各类文件、各种统计报表、名册、内部规章制度、调查研究材料、出版物原稿、照片、纪检案件材料、干部考核任免材料、干部调转、组织关系及工资介绍信存根等。

2、国务院、国务院办公厅、省和吉林市政府、省和吉林市政府办公厅文件及上级有关部门文件、材料。

（二）归档要求

1、形成的各种文件材料按归档要求，及时按类归卷，对号

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入座，年终收集完整，在次年第一季度前分类整理归档。

2、归档文件必须有定稿、正本和附件。请示批复、报告、批转、来文、转发件等有联系的各件都要齐全。

3、按文件的性质、种类、进行系统科学地整理。

二、利用

1、查阅公文要严格执行该公文的阅读、传达范围有关规定，查阅人需持单位介绍信（需注明查档者的身份、查档目的、利用范围、是否党员）和身份证。查阅核心机密公文、常务会议纪要及有关决定事项，须经市政府秘书长批准。

2、档案原则上不得借出，特殊情况需借出的，须由政府秘书长批准，办理借阅手续后方可借出，借出时间一般不得超过半个月。档案员对归还的档案要认真检查，以保证档案的完好无损。

3、查档人员不能全抄或复印，可以摘录，并经档案管理工作人员核阅后方可带走。

4、查阅档案时，不准对原件涂改、圈划、增删抽页、损坏。

三、管理

1、档案柜、箱要排放整齐，统一编号，编制索引，科学管理。

2、经常注意调节档案室温度，保持库房清洁卫生，防止档案的机械磨损。

3、禁止非工作人员进入库房，室内禁止吸烟，杜绝一切不

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利于档案保存的因素。

4、定期检查案卷排列、存放变化情况，发现问题及时纠正。

复印机使用管理制度

1、复印的文件必须是特急件、急件和经市长、副市长、市长助理、秘书长、副主任安排的各类需要复印的文稿，复印的文件要登记。

2、办公室各科需要复印的文稿必须经主管领导签字同意。

3、原则上不承担外单位和个人文字材料的复印工作，如有急需，经办公室领导批准后方可复印。

4、专人管理使用，非复印机操作、管理人员不得随意动用。

5、为充分发挥复印机的效用和延长使用寿命，出现故障立即检修，保证机器处于良好工作状态。

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会议、会务工作制度

一、会议的范围

1、市政府党组会议。由市政府党组成员组成，由党组书记召集和主持，根据需要召开。

2、市政府全体会议，由市政府组成人员组成。由市长或市长委托负责常务工作的副市长召集和主持。市政府全体会议一般每半年召开一次。

3、市政府常务会议。由市长、副市长、市长助理、秘书长组成，有关部门领导列席。由市长或市长委托负责常务工作的副

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