公司收发文管理制度

公司收发文管理制度

1. 范围

适用于集团、下属公司各部门的收发文管理、传阅管理。

2. 目的

规范公文拟写、审批、处理规范化、制度化、标准化，提高公文质量和处理效率。

3. 术语和定义

3.1 决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销

下级单位不适当的决定事项。

3.2 规定、办法：“规定”适用于对某项工作或活动做出安排，提出具体管理措施和行为规

范；“办法”适用于对某项工作或活动制定具体做法和要求。

3.3 通知：适用于人事任免，转发上级和不相隶属机构的公文，传达要求总部部门或下属公

司办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

3.4 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。

3.5 报告：适用于向上级机构汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机构的询问。

3.6 请示：适用于向上级机构请求指示、批准。

3.7 批复：适用于答复下级部门或企业的请示事项。

3.8 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法

3.9 函：适用于与不相隶属机构之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

3.10 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

4. 职责

4.1 行政管理部

4.1.1 明确公文规范；

4.1.2 负责登记外部收文；

4.1.3 负责一级、二级发文的核稿及送审工作；

4.1.4 负责二级对外发文核稿工作；

4.1.5 推进公文处理办公自动化系统运用；

4.1.6 负责公文处理中的安全保密工作；

4.1.7 完成与公文处理有关的其他工作。

4.2 下属公司行政部

4.2.1 负责登记外部收文；

4.2.2 负责一级、二级发文的核稿及送审工作；

4.2.3 推进公文处理办公自动化系统运用；

4.2.4 负责公文处理中的安全保密工作；

4.2.5 完成与公文处理有关的其他工作。

4.3 集团各部门、下属公司各部门

4.3.1 承办本部门权限范围内文件答复；

4.3.2 本部门权限范围外，给出公文拟办意见；

4.3.3 落实完成领导批办公文中的事项和任务；

4.3.4 起草与本部门业务相关的以集团/下属公司名义对内对外单位的发文稿；

4.3.5 负责本部门对内的日常二级公文的拟稿、核稿、签发、发文等工作及公文送审过程

中的传递工作。

4.4 集团行政人力分管领导、下属公司行政分管领导

4.4.1 批办权限范围内的收文办理；

4.4.2 审核一级发文；

4.4.3 按权限签发二级对外发文。

4.5 下属公司总经理

4.5.1 批办权限范围内的收文办理；

4.5.2 签发一级发文。

4.6 总裁

4.6.1 审批公文规范；

4.6.2 批办权限范围内的收文办理；

4.6.3 签发一级发文。

5. 程序

5.1 公文规范

5.1.1 集团行政管理部负责明确公文规范，包括公文种类、公文级别、公文格式、行文规

则、打印格式及公文办理规定，报总裁审批后，下发执行。

5.1.2 公文级别

一级公文

1）以集团或下属公司名义对内下发的红头文件，其中包括公司决定、规章制度、人员任免等；

2）以集团或下属公司名义对外发布的各种红头文件。

二级公文

1）集团各部门及下属公司各部门编发的各类关于经营活动的一般性材料，如通知、通报、简报、报纸、图片图表、录音、录像等；

2）集团各部门与下属公司各部门之间因工作需要编制发放的纪要、备忘录等文件材料；

3）集团各部门及下属公司各部门向外界发放的文书、材料，包括发出的各类公文、函件、传真等；

4）其它类型需保存的一般性文件材料。

5.1.3 公文载体

1）红头文件：适用于以集团名义向总部各部门、下属公司及政府部门的行文（第九条所列第一至十项公文）；发布公司制度；公司员工的行政职务任免。

2）抄告单：适用于向下级机构传达公司决定和需要告知的一些具体事项，以及对下属公司报请性文件（不含政令性文件）的批复。发文字号为：

3）工作联系单：适用于公司总部部门之间、总部部门与下属公司之间的会议通知、业务联系安排等事项。

5.1.4 公文格式

1）公文一般由标题、发文号、签发人、主送部门、正文、附件、印章、发文时间、抄送部门、附注等部分组成。在文件起草中要严格公文格式和行文规则。

2）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容和公文种类，一般不用标点符号，但标题中的法规名称要加书名号。

3）文件编号，包括宗明公司/下属公司代码、部门代码、发文年度、发文编号。

以集团名义上报或下发的一级文件，由集团行政管理部统一编号；以下属公

司名义上报或下发的一级、二级文件，由下属公司行政部负责统一编号。各

下属公司上报或下发的文件，由相对应的下属公司确定其编号方式。

4）红头文件一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机构标识、发文字号、签发人、标题、主送机构、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题

词、抄送机构、印发机构、印发日期和印发份数等部分组成。

5）抄告单一般由发文机构标识，发文字号、签发人、会签人、抄告依据、抄告对象、抄送对象、抄告主题、正文、成文日期、印章、附件等部分组成。

6）工作联系单一般由签发部门、发文编号、发送机构、抄送机构、经办人、审核人、签发人、正文、成文日期等部分组成。

7）涉及公司秘密的公文应当标明密级。

8）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

9）发文机构标识应当使用发文机构全称或规范化简称。联合行文，主办机构排列在前。如联合行文单位过多，必须保证公文首页显示正文。

10）发文字号应当包括机构代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机构发文字号。

11）上行文应当标注签发人姓名。

12）公文标题应当简要准确地概括公文的主要内容并标明公文种类。

13）主送机构指公文的主要受理机构；抄送机构指除主送机构外需要执行或知晓公文的其他机构。二者均应使用全称或者规范化简称、统称。

14）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

15）公文都应当加盖印章。联合上报和下发的公文机构都应当加盖印章。印章应该盖在成文时间中上方，上沿不压正文，底边在成文时间之下。

16）成文日期以机构负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机构负责人的签发日期为准。

17）公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。