声音影像资料整理归档规范

声音、影像资料整理归档规范
声音、影像资料是公司发展历程中重要的档案资料，能比较客观公正地记录公司工程、生产和各项管理工作中的人、事、物、活动等内容。

为了适应公司声音、影像资料管理发展的需要，进一步加强声音、影像资料拍摄、整理和归档管理，更好地保存和利用信息资料，特制定《声音、影像资料整理归档规范》如下：
一、归档范围
声音、影像资料是指在公司各项活动中直接形成的以影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录，一般包括录音、录像、照片三部分，主要有：
(一)本单位召开的各种会议（包括工作会议、协调会议、表彰
会议等）的声音、影像资料。

(二)上级领导、专家，政府各级省市领导来公司检查、视察、
指导工作的声音、影像资料。

(三)公司主办或者承办的各种文化、体育、艺术等活动的声音、
影像资料。

(四)记录公司建设发展和宣传的新闻报道、专题片等声音、影
像资料。

(五)公司发生的各种重大事件、事故的声音、影像资料。

(六)公司获得的各种荣誉（如奖状、锦旗、奖杯等）的声音、
影像资料。

(七)公司组织或参加的其它重要活动的声音、影像资料。

(八)其他具有保存价值的声音、影像资料。

二、归档时间
对2011年6月30日之前拍摄的，具有归档保存价值的声音、影像资料，摄影（像）者请于7月15日前向信息中心移交，办好移交登记手续。

2011年7月1日之后拍摄的具有保存价值的声音、影像资料，自形成之日起1周内向信息中心移交，并办理移交登记手续。

信息中心按月以刻盘方式，向档案室移交整理后的具有归档保存价值的声音、影像资料，并做好目录以便查询。

三、归档要求
(一)对属于收集与归档范围的声音、影像资料，定期向公司信
息中心移交归档，集中管理，任何个人不得据为己有。

(二)各部门有关人员拍摄的照片和视频按规范要求进行收集、
整理，由当事人事后直接及时向信息中心移交。

请兄弟单位或
联系单位等协助拍摄的声音、影像资料，由相关联络人负责联
系收集，整理后及时向信息中心移交。

(三)对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。

主要照片应主题鲜明，影像清晰，画面完整，未加修饰剪裁。

(四)照片和视频移交归档时，应填报提供照片和视频的说明。

照片和视频的说明要充分体现时间、地点、人物、事由、背景、
摄影者等六要素，文字说明要简练准确，确切地反映照片的内
容。

以word文档的格式与声音、影像资料存放在一个文件夹
内移交给信息中心。

六要素说明：
1.时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；
2.地点：被摄物所在的具体地点；
3.人物：声音、影像资料上主要人物的姓名、职务、在照片
中所处的位置；
4.事由：声音、影像资料所反映事件、事物的情由；
5.背景：对揭示声音、影像资料主题具有一定作用的背景；
6.摄影者：声音、影像资料的拍摄人。

(五)声音、影像资料归档的负责人应在收到各部门交来的声音、
影像资料后，及时建立文件夹，进行分类保存。

文件夹的建立和取名要求：一级文件夹以照片、视频拍摄的日期为名，用8位阿拉伯数字表示。

例：2011年5月30日写成20110530；若同一天内，有多个活动或事件发生，则在一级文件夹下再建立二级文件夹，二级文件夹则以活动或事件的名称为名，进行分类保存。

(六)为了防止因设备故障造成资料丢失，保证长期、完好地保
存这些珍贵的声音、影像资料，声音、影像资料归档的负责人应定期做好资料的备份工作。

原则上以半年为单位刻录资料光盘（DVD格式）3套。

1套永久存放于公司档案室，1套存放于信息中心，1套供有关部门临时借用。

(七)数码照片归档时应统一转换为JPEG格式，视频文件归档时
应统一转换为AVI格式。

(八)用数码相机直接拍摄的数码照片，应至少在500万像素以
上。

(九)声音、影像资料拍摄者应与信息中心办理交接手续，填写
《移交、接收声音、影像资料登记表》登记表。

信息中心建立专用文件资料盒以存放登记表。

(十)。