办公室文员岗位职责说明

办公室文员岗位职责

1、负责外来文件（函）及内发文件的收发、登记、传阅、督办、回复工作。

2、负责文件资料的打字、复印、校正及整理装订工作。

3、组织好分公司的会务工作，并作好会议记录，负责起草和编制公司文件（函）、年度计划及年末总结以及文件的送校核发，督办会议决定事项。

4、负责完成办公设备、用品的购买、建帐、领发、盘存工作。若办公人员离岗，并办理离

职手续时，负责相关物品核实回收。

5、做好分公司文件资料的管理工作。

6、负责办公设备、家具的保养及管理办公场地的保洁工作。

7、协助分公司领导对员工劳动纪律的督查、考勤工作。

8、负责处理分公司内部及对外关系的行政接洽事宜，文明礼貌的办妥外事接待工作。

9、对入库的各类物品应逐一的进行数量的清点、产品验证、质量验收、分类分项进行登记

入库，备件领取必须得到领导批准后才能发放，并做好物联网登记。

10、对库存物质要摆放有序，经常进行清点，建立帐簿和物质卡片，做到帐、物、卡相

符。

11、对不合格的产品应提出调换以及拒绝入库。

12、做好防火、防盗、防爆炸工作，库房内严禁烟火，对易燃、易爆物品应按消防条例单

独存放并妥善保管。

13、定期会同采购员进行库存盘点，防止积压浪费、霉烂变质。勤俭节约、修旧利废，做到物尽其用。

14、参与分公司政务和行政管理，协调各部门工作关系，为公司各部门热情服务。

15、及时、准确地传达公司领导、办公会工作指令和工作要求，督促有关部门认真贯彻执

行，务求落实。

16、新购重要办公设备、仪器和引进项目的文件资料，经验收后，应及时归档存放。

17、负责完成项目竞标标书的编制与装订。

18、准确掌握全椒分公司各项目安装班组及人员流动的情况。

19、严格执行资料（档案）管理的有关规定，负责把分公司各种文字资料的形成、积累、整理和归档纳入资料（档案）管理的范畴，并做到制度化、规范化、标准化。

20、归档的文件材料必须完整。即在一套文件材料内不能缺项，在一份文件材料内不能缺张少页。

21、资料(档案)的分类、组卷，卷内文件排列、编号、编目、索引完整、科学；资料(档案)装订符合标准，案卷标题要简洁，确切概括卷内文件内容，以便查找利用。

22、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。

23、归档的文件材料质量（纸张、字样、文件格式）必须符合公司程序文件及国家规定要求。

24、负责全椒分公司的所有项目安装、维保合同、员工劳务合同及经济合同的管理，包括合同的编制、审核及归档管理，建立所维保电梯的“一梯一档”档案管理，此档案应包括电梯的年检报告，半月、季度、半年、年度电梯维保记录，电梯故障维修单。

25、资料(档案)的借阅，一般资料由部门负责人同意既可借阅；重要文件资料（合同、决议、营业执照等），须经部门负责人批签并说明借阅理由，经总经理或主管副总经理批签后，方能借阅。

26、借阅资料必须登记，由借阅人签名，归还时须详细检查有无缺张少页，出现缺张少页要追究借阅人的责任。

27、配合项目经理进行现场资料的会签和盖章，并要做到保持资料的干净整洁。

28、现场到货开箱后，要督促地监员或项目经理及时将电梯的合格证书、图纸及相关资料交回公司，做好现场资料的收集。

29、按要求向当地技术监督局进行告知和施工备案。

30、及时与市技术监督局相关人员进行联系、协调和沟通，尽快办妥开工备案手续；取得开工许可手续后即交回公司，以便安排项目开工资料的同步制作。

31、负责项目施工完成后报技检的协调联系和确认现场检测时间安排，并及时通知工程部做好受检相关准备。

32、在办理相关手续的过程中，要经常与项目经理进行沟通，了解现场实际情况，分清轻重缓急，必要时做到特事特办。

33、技检完毕，完善不合格整改项并取得检测报告后，应立即办理检验合格证与提醒客户办理注册事宜。

34、取得检验合格证后，应立即通知工程部和财务部，完善电梯移交和催促收款工作。

35、如遇困难或阻碍，要及时想办法解决，对影响工程工期的事宜，要立即向工程部或公司领导汇报，以便合理安排。

36、资料任务书下达后，会同项目经理详细了解项目实际情况，做好工程信息和现场资料的收集。

37、编制时要严格按照国家规范、地方技术监督局和甲方的要求进行编制；要求资料全面详实，内容真实有效，打印和书写清晰明了。

38、做好资料的打印编制、配页、签字、盖章、装订成册及资料送审等相关工作。

39、资料的编制要紧密跟进现场施工，不得出现后补资料签字现象。

40、资料员要经常与项目经理进行沟通，及时了解施工现场的实际情况，并对资料做出相应调整。

41、配合相关人员做好送审过程中资料的解释说明。

42、所有移交资料要进行分类妥善保管，不得丢失和随意外借。

43、在分公司经理的领导下,协助分公司经理贯彻执行国家和上级有关保证安全、质量的法令、指示和各项规章制度，制定本公司有关安全、质量管理的制度、文件、规范、规程等，并对分公司经理负责。

44、负责工程有关的外部联系、接待、文件往来管理。

45、收集和发放分公司各安装、维保项目与各电梯生产厂家公司及区域项目部的来往文件。

46、负责宣传公司的《安全生产管理办法》、《质量管理办法》、《电梯安装管理办法》、《维修保养管理办法》等规章制度。是工程部对外和各项目部的窗口专员。

47、建立所维保单位客户资料的收集与管理，该档案应包括对使用单位的定期回访记录，与客户的往来函件，电梯维修保养合同复印件（免保期内应放置销售合同复印件），维保质量抽查表与五心考评表。

48、每月对维保部门的例行维保情况进行详细检查，发现缺单情况应立即向维保部经理汇报，对维保部经理负责。

49、电梯维修完毕后，维修人员将维修单送回后应立即联系客户单位询问电梯维修完毕后的现运行情况，对客户反映的问题作详细记录。

50、每日将维保、维修人员对客户电梯的维保、维修情况记录在电梯物联网管理系统中，并对电梯的维修作详细登记。

51、对维保部的电梯维保合同进行详细登记，登记内容应包括客户名称、电梯的品牌、型号、层站、速度、合同期限及收款日期，并在应收款前10个工作日内提醒维保部经理该收款事项。