修改文稿的一般方法

修改文稿的一般方法
一、审阅修改法
指核稿人员对文稿从字到词、从词到段，乃至全文的结构布局仔细查看，发现问题随时留下标记，待全文审阅完毕，再回头对存在问题进行逐项修改。

这是最基本、最常用的修改方法。

二、通读修改法
通读全稿1—2篇，努力把握全文的中心思想、结构层次，然后根据发文原因、目的来推敲文稿的思路、结构、逻辑关系，看看思路是否清晰，结构是否妥当，逻辑关系是否严密。

如果思路不清，就要首先整理思路，重新安排结构；如果思路、结构基本可以，再考虑下一步具体修改问题。

有的核稿人员喜欢一边看稿一边修改，结果一篇文稿一句、一段地改下来，到最后发现尽管文字能顺了，但全篇的思想、结构还是比较混乱，于是又重新修改，以致于事半功倍。

如果文稿较长，可以一边阅稿一边将文稿的提纲整理出来，再从提纲中来看其思路和结构。

三、讨论修改法
一些内容复杂、事关重大的公文文稿，可以组织有关人员进行集体修改，先就文稿的内容和形式进行认真的讨论和研究，提出具体的修改意见，然后确定专人汇集整理大家看法并进行必要的修改。

四、特邀修改法
对一些政策性强、业务难度大的公文文稿，如果核稿人员把握不准，可以邀请熟悉政策的有关领导或熟悉业务的权威人士，对文稿进行把关或提出意见，使公文更加真实、准确、科学。

修改文稿要遵循“多就少改”的原则，如果原稿表达方式和语言风格与核稿人员不一样，核稿人员不能一味强求，以“我”为准，将文稿都按自己习惯的表达方式来撰写，而应以原稿的语言风格、表达方式等进行修改。

1.1. 核稿的任务
核稿的任务
核稿是公文处理工作中的重要组成部分，是对形成正式文件前的文稿进行把关，修改、订正文稿中存在的各种问题。

这是一项综合性、技术性、业务性很强的工作，有其自身的规律性。

一般来说，核稿必须首先弄清文稿形成的背景、过程、部门领导的意见以及会商情况等，在此基础上，抓住重点对公文进行审核。

一、把好行文关
审查是否需要行文，这是核稿工作的第一步。

着重查看文稿听内容有无普遍意义，
是不是照抄照转上级文件精神，是否已发了会议文件或公开见了报，是否属于业务职权范围内的工作，以及是否能用口头、电话、传真等解决问题。

一般来说，可以不行文的就不行文，以控制发文数量。

如果确需行文，要审查以什么名义行文比较合适，控制发文规格。

二、把好内容关
一看内容是否空洞无物。

如内容空洞，无多大的实际价值，即使文字写得天花乱坠，也要卡住不发。

二看文稿是否结合实际。

有些单位或部门在贯彻上级文件时，不做调查研究，不结合本地的实际，只是例行公事，把上级文件依样画葫芦，改头换面发下去。

这样发文，不但起不到多少作用，而且还造成一定的浪费，是一种典型的不负责的表现。

三看主题是否鲜明，主题是公文中所要表达的中心思想，是公文内容的核心。

修改文稿时要认真地研究主题。

如果公文主题不鲜明、目的不明确、说理不清楚、章法混乱、没有中心，可提出具体的修改意见，请拟稿单位加以改写，以使公文主题明确。

三、把好结构关
结构是公文的骨架，调整结构主要是修改文稿的写作方式。

一要注意结构的完整性。

主要检查文稿的组成部分、内在联系以及开头、结尾有无缺项。

比如修改一篇请示，首先要检查请示正文的基本组成部分请示原由、请示事项、请示结语等是否完整；修改一篇会议通知，首先要检查会议名称、内容、时间、地点、参加人员、注意事项等是否明确。

二要注意结构的严谨性。

主要检查段落安排是否合理、结构是否混乱、层次是否清晰、过渡与照应是否恰当等。

三要注意各部分的篇幅是否合理、长短是否恰当等。

如果不合理、不恰当，就要进行补充或调整。

当然各部分篇幅长短只是形式，要服从内容的需要。

内容所必需的，要能长则长，能短则短。

值得注意的是，在修改文稿中往往需要删掉多余段落，增补某些材料，订正某些观点，或者增加某些引文，也会引起结构变动。

这就需要我们在调整结构时考虑这一因素，不能顾此失彼，造成新的结构不合理。

四、把好主题和观点关
每篇文章，都应主题（主要指标题）突出，观点鲜明，材料充分，用主题和观点统率材料，用材料说明主题和观点，以求得主题、观点和材料的统一。

如果主题、观点、材料配合失当，要么就会造成主题和观点大、材料少，显得空洞、干瘪说服力不强；要么就会出现事例的罗列，材料淹没了观点。

所以，一要恰如其分地确立主题，使之成为公文的核心，用观点和材料围绕主题开展论述。

二要看文稿的基本观点是否提出，已提出的是否正确，是否符合实际。

如果文稿的基本观点没有提出或提得不够明确，就要从材料中提炼观点，使之成为公文的骨架，看了观点就能知道公文的主要内容。

如果基本观点不正确或脱离实际，应退回原拟稿单位进行认真修改。

如果观点基本正确，也比较符合实际，但较为模糊、片面，可进行修改订正，使之正确、鲜明。

三要删减与主题和观点无直接联系不大的材料，避免出现材料过于繁杂的毛病；要补充一些新的具有典型性、代表性的材料，以增强主题和观点的说服力。

五、把好政策关
主要核查文稿的内容是否符合国家的法律法规。

对新制定的政策、规定，一要按照局部政策规定服从国家总政策总规定、过去政策规定服从现行政策规定、下级政策规定服从上级政策规定的原则进行审查，不符合这一原则的要进行修改。

二要注意政策、规定的连续性，不能朝令夕改。

三要把握政策出台时机，虽然说公文的实用性、时效性决定了公文应快写快发快处理，但对新提出政策规定的公文，要根据客观实际，选择最佳时机同台，以收到
最佳的社会效果。

四要注意这一政策与那一政策之间的衔接，核稿时对这一问题特别要引起注意，不仅要对照国家有关政策规定，而且更重要的是通过有关部门会签发现问题，凡部门与部门之间政策规定有冲突的，必须通过协调、政府裁决或请示上级答复后才能发文。

有的部门或单位往往从局部利益出发，提出一些片面性的或与其它部门政策有冲突的政策规定，如果核稿时不进行认真审核，就会给执行过程中带来一些困难或造成一定损失。

五要审核文稿中提出的落实政策、规定的措施和办法是否切实可行。

如果不明确、不具体或难以执行，核稿人员应主动向拟稿部门提出个性意见，使其制定出切实可行的措施和办法。

六、把好事实关
公文法定的权威性和严肃性以及鲜明的政策性和政治性，决定了公文内容必须准确，事实要真实可靠，数字要准确无误，结论要符合政策法规和实际情况，不可夸大也不可缩小，不可拔高也不可压低。

比如外交公文，一字一名都关系到国家的威望、安全和利益；司法公文关系到当事人的切事利益，甚至当事人的生命。

把好事实关，就要认真查看文稿内容是否添枝加叶、浮夸拔高；是否有“合理想象”万分，张冠李戴或以点代面，夸大其词；是否有弄虚作假的痕迹；是否有猎奇轻信，以讹传讹等。

只有这样，才能在实事求是的基础上观察问题、认识问题，有针对性地提出解决问题的方法，指导和促进工作的开展。

七、把好语言文字关
公文的语言文字表述如何，直接关系到公文的质量，影响公文的贯彻执行。

因此，把好文字关是公文审核的重要一环。

审核语言文字要注意以下几点：
（一）压缩冗长的文字。

（二）审核文稿语言文字上的毛病。

（三）遣词造句，增强文字表现力。

（四）注意对文稿中的引文、数字、标点符号、序列号、计量单位、日期等进行认真审核。

八、把好文稿的体式关
公文的体式关系着公文的运转效率和工作效能的发挥。

核稿人员必须按照《国家行政机关公文处理办法》的要求审核文稿体式，查看文种使用是否合适，标题是否准确，发文机关和收文机关的关系处理得是否恰当，主送、抄送机关的范围是否合适，有无乱抄送、滥抄送以及漏抄送的现象，秘密等级和紧急程度是否恰当，以及秘密等级、紧急程度、发文字号、附件、附注是否合适，特别有处理好党政不分、请示与报告不分、越级行文等问题。

这里需要强调的是，要加强对发文形式的审核，如果是带有全局性的、比较重大的问题，部署中心工作或某一时期的重要工作，传达贯彻上级方针、政策，发布规章和重要决定以及向上级报告或请示重要工作，应以政府领导机关的名义行文；有的虽属机关名义行文，如转发直属各部门的报告、通知有关重要事项等，可以政府机关办公厅（室）的名义行文；如果能以业务主管部门名义发文或有关部门联合行文解决问题的，应建议由业务部门行文或由有关部门联合行文，以发挥职能部门的作用。

其中有涉及下级政府内容的，报政府批准后，可在文中注明“经政府同意”。