企业档案电子化管理存在的问题和优化对策探讨

企业档案电子化管理存在的问题和优化对策探讨

随着社会的不断发展，科学的快速进步，电子技术也得到了快速的发展，办公自动化几乎得到了全面的普及，因此，计算机以及对应的高科技技术装备，在档案管理领域内都被广泛的应用。鉴于此，这就要求我们必须要掌握一定的现代化技术，改变传统依靠文书来进行立卷的方法，将计算机网络信息技术与档案管理工作进行科学有效的结合，从而形成一套依靠计算机管理系统为基础的现代化档案管理方式。

对于档案管理来讲，传统的立卷方法在操作的过程中相对来讲比较复杂、繁琐，并且伴随着一定的主观性，在这样的情况下，案卷的质量无法得到有效的把控，档案管理者的管理工作在无形之中就会被加大，因此，许多单位的文书立案工作便成了空头制度，档案的利用也因此受到一定程度的影响。随着社会的不断发展，计算机的普及应用，现代化档案管理工作在一定程度上也得到了有效的推动，因此，对档案管理工作也提出了更多、更新的要求。在这些新的要求中，主要体现在不断加快企业档案管理的现代化进程、电子化发展的速度，以便实现企业档案完全进入电子化程序。鉴于此，笔者就针对我国当前企业档案管理过程中存在的问题进行简要分析，并提出一些优化措施，供读者参考，以便我国企业档案电子化管理更好的发展。

1、当前企业档案电子化管理过程中所存在的问题

1.1企业档案电子化管理过程中的隐秘性问题

我们都知道，计算机已经普及到家家户户，因此，掌握计算机技术的人也就越来越多，在计算机不断普及的过程中，许多不法分子都产生了窥视之心。企业档案在传统的管理过程中，由于保管人员的保管工作不够到位，或者是档案的存放不够合理而被一些居心叵测的人截获，所以通过计算机将档案电子化，可以是档案更加安全，更好的保护企业的隐私。我们都知道计算机信息系统的安全和心为信息系统赖以生存的实体，对于计算机来讲，它的系统承载了不同行业的的信息资源，不同的人们在利益的趋势下都有可能对计算机进行相应的破坏或者是攻击。

1.2企业档案电子化管理过程中的真实性问题

对于传统的档案保持来讲，通过书面形式来保存，档案的真实性可以得到有效的保持，但是，在操作的过程中，如果利用电子文件就会非常的方便的通过复制手段来转移到另外一个载体上，在这样的情况下，纸质的原件已经不再适应。在计算机不断普及的过程中，各个不同的网站为了迎合广大网友的需求，就提供了各种各样的信息供广大网友消费者享用，这就是我们所说的资源共享。对于共享资源来讲，从表面上就可以看出它的特点，即，拥有一定的共享性，对于共享性来将，它有利也有弊，利端为便捷、快速，弊端为人们对它的真实性产生一定的怀疑。作为企业档案管理来讲，采用电子化管理人们对它的真实性产生相应的

怀疑。在计算机进入企业的过程中，将传统的书面档案变成电子档案，在这样的环境下，电子档案更具有模糊的可信性。在网络上，我们随处可见的都是公开的信息以及共享的信息，在这样的环境下，就给不法分子窥视官方网站信息带来了可乘之机，甚至是篡改官网信息来会的获得相应利益，如此以来企业的利益不得不受到严重的损失。除此之外，企业的档案电子化管理在计算机中，一般的情况下都不是固定的，而是流动的，因此，企业必须要安排相应的人员进行专职管理，如若不然，企业的信息就会被流失或者是受到破坏，那么，档案的可信性就难以保障。通过以上几点可以看出，企业档案电子化管理虽然有诸多方便，但是，也给一些不法分子提供了更改企业档案的机会。

2、当前企业档案电子化管理过程中相应的优化措施

首先：速度加强企业电子档案的真实性。我们都知道，现代的计算机几乎都普吉到每一家每一户，再加上资源信息的共享原因，，所以许多企业档案时常被网络黑客以及不法分子的袭击、篡改，、偷袭以及复制等，在这样的环境下，就无法保障企业档案的真实性。鉴于此，要想保障企业档案文件的真实性就是档案电子化管理所要考虑的所要问题，那么，仅仅依靠技术是无法有效完成的，所以必须要将方法以及技术进行有机的结合，进而形成一整套技术与管理相结合的管理机制。其次：对于企业的法律顾问来讲，可以通过法律的手段对那些不法分子进行相应的制裁，与此同时，还可以聘请一些计算机方面的专家来对相应的文件进行加密，并设置向的防火墙技术，无论是加密技术，还是防火墙技术都只能对管理员开放，与此同时，还要归档纸质文件。采用双轨制度将电子文件和纸质文件应该是一个过度政策，都是不断加强电子文件制作以及管理人员管理，从而避免一些因为人为因素而对电子文件的修改，从而保障了电子文件的真实性，以便电子文件的凭证作用得到有效的发挥。

3、结束语

社会的不断发展，推动着人类的不断进步，科学技术的广泛应用为人们的生活以及工作提供的强大的技术依据。为了跟的上时代的发展，企业档案与计算机的有效结合是社会发展的必然，就目前来看，这只是一个初级阶段，还有许多问题有待进一步解决，只有在解决问题的过程中，企业电子档案的发展才会越来越好。