浅谈档案信息电子化管理的重要性.doc

浅谈档案信息电子化管理的重要性-

随着经济的日益进步，以纸质形式为主的档案资料无论从其形成、保存和查阅利用等各个方面都有很多局限。首先在以往的档案管理工作中，工作人员过多的依赖于手工操作，要求手工完整、齐全;避免漏写、漏抄;用笔规范、字迹工整、清楚;分类、统计准确无误，结果是费时费力。纸质的文件和图纸受温度湿度环境等影响较大，纸质档案的耐久性取决于纸张纤维素的性质，纤维素在高温、高湿、酶、氧化剂等情况下容易发生氧化和水解反应，易遭到破损。在档案保存过程中，稍不留意就可能造成不可挽回的损失，并且纸质文档原始件只有一份，借出后容易造成丢失和损坏，只能复制原件，期间要耗费时间和精力，特别是对于比较紧急的境况，很不方便。要打破这些局限，就要运用计算机技术，实现档案信息电子化管理。

一、档案信息电子化管理的发展趋势及现状

21世纪是网络的时代，网络信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。这使档案电子化建设提上了日程，为档案工作带来了新的研究课题。与此同时，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生了很大的变化，诸如文件的起草，签发，催办，归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样的前身必须以机读文件为主要形态，这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。由此看来，档案电子信息化是档案利用工作发展的必然趋势。

(一)使用的档案管理软件缺乏通用性。目前我国各档案部门开发的软件不能互用，还没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，这对于快捷地出版信息编辑

成果，具有明显的负面影响，也制约了档案信息电子化的进程。

(二)标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化其中首要的档案业务要规范，档案标准要健全并真正实施。

(三)档案信息电子化管理人员的素质有待提高。同时，档案工作也要改变传统的工作方式和管理手段。利用计算机管理、开发档案信息资源，迅速准确地提供档案信息的查询、检索，是档案管理的发展方向。

二、档案信息电子化管理的特点

档案信息电子化管理是管理现代化的必然要求，所谓档案信息电子化，就是用微机对档案文献进行筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形成的二次文献供人们利用的过程。它主要包括电子文书、电子报表、电子信件等。与纸质文件比较，电子文件具有以下特点：

(一)充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。电子档案能为档案部门提高工作效率、减少人力、物力、财力、时间的极大浪费，使现代化设备得到物尽其用，从而提高档案信息的时效性，大幅度提高了工作效率。

(二)档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

(三)档案信息电子化管理使电子文件的保存更加稳定，电子文件的保存载体如DVD、U盘、移动硬盘等，这些载体的普遍特点为存、读方便快捷、便于传递、储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有较高的稳定性。

三、档案信息电子化管理的意义

在非信息化的时代，众多档案文件以纸质形式存在，作为

最有实用价值的信息资源库，这样的存在形态使得珍贵的档案信息资源不能很好的为各政府领导和广大人民利用，而电子化可以很好的解决这个问题。实现档案电子化，能够冲破档案利用的种种局限，使得档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息化的合理配置，科学管理，为社会提供高效的服务。现今，人们的时间意识越来越强，社会广大公众对档案信息需求量不断增加。但在纸质档案利用方面，查阅起来十分不便，费时费力。这都迫使档案保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化，多功能的服务措施，使档案的信息能及时、方便的提供给各方面的需求者。

四、实现档案信息电子化管理的有效途径

(一)规范电子化档案管理制度，加强人才培养。我们应该由上至下建立统一的电子档案管理制度，统一规范电子档案的制作、收集和归档方法等内容，定期整理、分类归档，由专人负责，并妥善保管，确保历史档案资料的完整和安全。同时有计划的对档案管理人员进行政治思想教育，并组织参加培训，掌握信息技术的新知识，造就大批档案管理的高素质人才，从而满足电子化的档案管理工作需要，改变电子化档案管理人才缺乏的现状。

(二)加大数据库建设力度，实现档案管理的信息资源的数字化。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，也是工程的主体。建立起档案全文数据库和档案目录数据库，并在网上发布，以提供服务。在加快档案数字化建设的同时也要规范档案数据化的技术系统，并逐步建立互通兼容系统，使各种电子档案在通用标准下顺畅转换。

(三)建立电子档案应用，实现资源共享平台。我们需要建立

电子档案应用共享平台，在内部局域网服务器上开辟专区，以科室为单位分业务类别建立档案目录，目录下按发生时间存放相关电子档案资料。共享平台需按级次设置查访权限，以便机关各科室自行查询所需资料，消除影响资源共享的其他因素，全面提高整体工作效率。