电子档案长期保存基本要求与系统实现
电子档案规定
电子档案规定电子档案规定是指对电子信息的采集、整理、保存、传输等环节进行规范化管理，保证电子档案的真实、完整、可靠和安全。
下面是一份电子档案规定的范本：第一章总则第一条为了做好电子档案的管理工作，保护国家和个人利益，提高信息利用效率，维护电子档案的完整性和安全性，制定本规定。
第二章电子档案的采集第二条采集电子档案应确保源文件的真实性和完整性，防止篡改和损失。
第三条采集电子档案的组织机构应具备相应的技术和设备，确保电子档案的质量。
第四条电子档案的采集应按照规定的格式和标准进行，确保信息的一致性和互通性。
第五条电子档案采集的责任人应对所采集的电子档案负有责任，不得私自删除、篡改或泄露。
第三章电子档案的整理第六条电子档案的整理应按照统一的编目和分类体系进行，方便查找和检索。
第七条电子档案的整理应严格遵守保密规定，不得泄露涉及国家和个人隐私的信息。
第八条电子档案的整理应采用合理的存储系统，确保档案的安全和可靠。
第四章电子档案的保存第九条电子档案的保存应选择合适的介质，确保长期保存和可靠性。
第十条电子档案的保存应定期备份，防止意外损失和灾害破坏。
第十一条电子档案的保存应建立安全访问控制机制，确保档案的保密性。
第十二条电子档案的保存应实施定期检查和修复，保证档案的可读性和可用性。
第五章电子档案的传输第十三条电子档案的传输应采用安全可靠的通信渠道，防止信息泄露和篡改。
第十四条电子档案的传输应记录传输过程和结果，确保传输的准确性。
第十五条电子档案的传输应获得文件责任人的授权，确保信息的合法性。
第十六条电子档案的传输应按照统一的标准格式进行，方便接收方的处理和使用。
第六章电子档案的安全管理第十七条电子档案应建立完善的安全管理制度，包括权限管理、操作记录和异常报警等。
第十八条电子档案的安全管理应定期进行安全审计，发现和解决安全隐患。
第十九条电子档案的安全管理应加强对人员的培训，提高安全意识和技能。
第二十条违反电子档案安全管理规定的，将追究相应责任。
电子档案存放管理制度
电子档案存放管理制度第一章总则第一条为了规范电子档案存放管理工作，提高档案管理工作效率和档案利用价值，制定本制度。
第二章电子档案存放管理的基本要求第二条电子档案存放管理应当遵循法律法规、规章制度和国家标准的规定，按照规范化、科学化、合理化、网络化的档案管理原则，实行分类管理、全程监控、可溯源和定期检查的要求。
第三条电子档案存放管理实行谁建立、谁使用、谁负责、谁监控、谁维护的原则，建立健全电子档案存放管理工作的责任制度。
第四条电子档案存放管理应当充分保障电子档案的完整性、真实性和可用性，确保电子档案的安全、稳定、及时和高效的进行存储、检索、共享和利用。
第五条电子档案存放管理应当建立和完善信息安全管理制度，确保电子档案的安全和保密，并定期进行信息安全检查和技术更新。
第三章电子档案的存储和保管第六条电子档案的存储和保管工作应当按照规定要求，采用专业化的存储设备和技术手段，确保电子档案的长期保存和安全可靠。
第七条电子档案的存储和保管应当分级分类，按照电子档案的重要性和保密等级，确定不同的存储和保管标准，并制定详细的操作流程和管理制度。
第八条电子档案存储设备和存储介质应当定期进行检测和维护，确保设备和介质的安全和稳定，及时清理和整理存储介质，预防和避免故障和损坏。
第九条电子档案存储设备和存储介质应当设有完善的备份和灾难恢复措施，备份工作应当经常性进行，确保电子档案的可靠备份和灾难恢复能力。
第四章电子档案的检索和利用第十条电子档案的检索和利用应当建立电子档案检索平台，提供方便、快捷和准确的检索功能，满足不同用户的检索需求。
第十一条电子档案的利用应当根据需要设立权限，确保档案信息的安全和保密，同时方便和便捷的供应给合格用户进行查阅、复制和下载。
第十二条电子档案利用过程中应当遵循档案保护的原则，不得将档案信息泄露给未经授权的人员或机构，不得对档案信息进行删除、篡改和污染。
第五章电子档案的传输和共享第十三条电子档案传输和共享应当遵循安全性和合法性的原则，确保档案信息的安全传输和合法共享。
电子档案管理系统的设计与实现
电子档案管理系统的设计与实现在现代社会，各种类型的组织都需要有效管理和维护大量的档案信息。
传统的纸质档案管理方式已经无法满足信息管理的需求，而电子档案管理系统的兴起正是为了解决这一难题。
电子档案管理系统能够提供快速、高效、安全的档案信息管理和查询服务，实现电子化的档案存储、检索、传输和共享，极大地提高了工作效率和管理水平。
电子档案管理系统的设计与实现需要考虑以下几个方面。
首先，在设计电子档案管理系统之前，需要对组织的档案需求进行全面的调研和分析。
不同组织对档案管理的需求是不同的，有些组织需要对档案进行长期保存，有些组织需要对档案进行频繁的查询和更新，还有些组织需要将档案信息与其他系统进行集成。
只有充分了解组织的档案需求，才能够有针对性地设计和实现电子档案管理系统。
其次，在设计电子档案管理系统时，需要考虑系统的整体架构。
一个好的系统架构能够保证系统的稳定性、可扩展性和安全性。
通常，电子档案管理系统由前端用户界面、后端数据库和中间件组成。
前端用户界面应该具备友好的操作界面和强大的查询和检索功能，方便用户浏览和搜索档案信息。
后端数据库应该能够高效地存储和管理大量的档案数据，同时保证数据的完整性和安全性。
中间件则扮演着连接前后端的桥梁，负责处理用户请求、数据传输和安全验证等。
然后，在实现电子档案管理系统时，需要选择合适的技术和工具。
对于前端用户界面的设计和实现，可以使用Web开发技术，如HTML、CSS和JavaScript。
这些技术能够创建出交互式的用户界面，并且可以跨平台使用。
对于后端数据库的选择，要根据组织的实际需求和预算来确定。
常见的数据库管理系统有MySQL、Oracle和SQL Server等，它们都能够提供高效的数据管理和查询功能。
对于中间件的选择，可以考虑使用开源的中间件，如Apache Tomcat或Nginx等。
此外，在实现电子档案管理系统时，还需要考虑系统的安全性。
档案信息的安全保密是极为重要的，特别是涉及到个人隐私和商业机密的档案信息。
浅谈电子档案管理
浅谈 电子档案管理
陈 向民
（ 平远县 国土资源局 ，广东 梅州 ５ １ ４ ６ ０ ０） 摘 要 ：阐述 了电子档案的基本要求和电子档案的优越性 ，分析了电子档案在执行过程中应注意的问题及其对策。
关键 词 ：电子 档 案 ；基本 要 求 ；优越 性 ；注 意的 问题 及其 对策
随着科学 的发达和人类社会的进步 ， 原始 的抄写 、整理 、存档 、 统 管、需要时 翻阅的档案管 理方式 已经 适应 的新形 势 ，新时代 的要 求 ，电子档案管理问题 就很 自 然地摆上 了档案管理工作 的议事 日程 ， 成为档案管理的重要形 式。对 于档管工作的这一新课题 ，保存过阅读 大量资料 ，结合平时档案工作实 际，对 电子档案管理 问题进行 了初步 的探索。
１ 电子档 案的基 本要 求
１ ． １完 整性
理则 可以克服这一缺点能简单地将其改为单份文件提供利用 ，这样查 阅专利 申 请不无法接触其他无关的文件 ，从页保证了文件的保密性。
２ ． ４ 电子 档案可 以有 效提 高档案 管理 工作 的质 量
电子档案与其他文 书档案一样 ，由于组织机构不 同，制言语主 、 发 文、收文 、整理的要求亦有所 不同；由于行业不同 ， 规格 、形式 、 期 限、组盘 的方式亦有所不同 ；由于专业技术水平不同 ， 有关人员知 识 、技能 、方法 的标准亦有所不同。而且在基建 、设备 、科研 、房地 产 等领域 ，内部文件 、外来文件 、审批文件 、评审验收文件 ， 经 常处 于滚动状态 ，如不及时整理归档 ，可能会使信息资料失散 ，造成档案 不完整 。特别是 电子管理部门立体交叉 ， 工作人员结构复杂 ，管理形 式多样 ， 也会导致 电子档案的不完整 ，针对 以上情况 ，我们必须 提高 认 识，端正态度 ，采取有效措施 ， 确保电子档案的完整性。
电子档案长期保存基本要求与系统实现
项目简介——建设目标
按照推进国家电子文件管理规范化的总体要求，通过电 子档案接收和长期保存系统的建设和运行，试点试用一批 规章和标准，规范电子档案移交接收及其长期保存的工作 流程、功能需求、系统接口以及电子档案的接收范围、数 据格式及其技术构成等，保障电子档案在移交接收阶段的 可靠性，初步解决电子文件、档案的长期保存问题，实现 立档单位同国家档案馆业务系统间的无缝衔接，从而保证 电子档案来源可靠、管理可信、长期可用。
• 法规遵从、制度保障、机构可信（赋予相关机构、人员从 事电子档案管理的权利、职责，规范工作流程，留存管理 过程信息，从而保证电子档案来源可靠、管理可信。关键 环节是电子文件归档和电子档案移交）保证电子档案的真 实、完整，减少技术依赖性
• 系统实现和技术应用（系统管理、维护、发挥电子档案的 作用，格式要求、迁移技术等使电子档案适应不断变化的 计算机软硬件环境）保证长期可用
制定六个规范/方案/管理办法
《电子档案长期保存办法》 《电子档案分类与数据组织方案》 《电子文件长期保存需求规范》 《电子档案元数据方案》 《电子档案四性检测方案》
《电子档案长期保存办法》
共计六章三十条规定。
电子档案长期保存办法
（1）总则（4条） （2）电子档案保存机构及职责（5条） （3）电子档案长期保存管理要求（5条） （4）电子档案长期保存系统建设（6条） （5）电子档案长期保数据管理（7条） （6）附则（3条）
概念认识结论
电子档案长期保存是指一个机构（档案室、档案 馆）建立一种机制，采取一定的技术手段和管理 措施，使电子档案资源在软硬件环境不断变化的 情况下，能够真实、完整地保存（至少5年以上 时间），并能够得到有效利用。
介绍进程
1. 概 念 认 识 2. 技 术 措 施 3. 项 目 概 况 4. 技 术 实 践
电子档案归档内容和要求
一、总则
1.0.1 为加强我市建设电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，满足现代新昆明建设和数字化城建档案馆建设的要求，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）和《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2007)，制定本办法。
五、建设电子文件的收集与积累
5.1 收集积累的范围 5.1.1 凡是在城乡规划、建设及其管理等活动中形成的具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件和数据等都应属于建设系统业务管理电子文件的收集范围。 5.1.2 凡是记录与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状的具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件和相关数据等都应属于建设工程电子文件的收集范围。各类建设工程电子文件应按照城建档案馆标准目录所列细目收集（竣工图电子文件按照实际产生收集）。
1 应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从建设电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证建设电子文件的产生、处理过程符合规范。 2 应采取安全防护技术措施，保证建设电子文件的真实性。 3 应建立建设电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。 4 应建立建设电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。 5 建设电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。
文件类别
通用格式
文本文件
DOC、TXT
表格文件
XLS
图像文件
JPEG、TIFF
图形文件
DWG、DGN
影像文件
电子文件归档与管理规范
电子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范(GB/T 18894-2002)1 范围本规范规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、捕获、积累、归档、保管、利用的基本方法与要求。
本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关与社会团体、企事业单位，其他社会组织可参照执行。
各级党政机关与社会团体，应依据本规范对本单位形成的具有保存价值的电子文件进行及时捕获、归档、分类、鉴定、利用、统计与科学有效的管理。
各级国家档案馆应依据本规范对接收进馆的归档电子文件，以及馆藏档案数字化资源进行备份、管理与长期保存。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 11821－2002 照片档案管理规范GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范GB/T 19667.1-2005 基于XML的电子公文格式规范第 1 部分：总则（Specification for the structure of electronic official documentbased on XML—Part:1 General principles ）GB/T 19667.2-2005 基于XML的电子公文格式规范第 2 部分: 公文体GB/T 20916-2007 中文办公软件文档格式规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范DB/T 380-2002 江西省归档文件整理规则中办发[1996]14 号中国共产党机关公文处理条例国发﹝2000﹞23 号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知国家档案局第 6 号令《电子公文归档管理暂行办法》，2003年7 月28日国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，2006 年12 月19 日中华人民共和国电子签名法ISO 15489 Information and documentation —Records managemen（t 信息与文献——文件管理）ISO 23081-1 Information and documentation –Records Management Processes –Metadata for Records —Part 1: Principles （信息与文献——文件管理——元数据原则）ISO 14721 Open archives information system (OAIS, 开放档案信息系统)W3C Namespaces in XML XML的命名空间(Namespaces)ISO/IEC 26300 :2006 INFORMATION TECHNOLOGY - OPEN DOCUMENT FORMAT FOR OFFICE APPLICATIONS (OPENDOCUMENT（) 信V1息.0技术—办公应用程序开放文档格式）ISO 19005-1 :2005 DOCUMENMTANAGEME-NETLECTRONICDOCUMENFTILE FORMAFTORLONG-TERMPRESERVATIO-NPART1: USEOFPDF1.4 (PDF/A-1) （文件管理—电子文件长期保存格式—第一部分：PDF的使用）《电子文件管理指南》，国际档案理事会电子文件管理委员会,19973 术语与定义3.1电子文件（Electronic Records ）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
电子化档案管理办法
电子化档案管理办法1. 引言随着信息技术的迅速发展和应用，传统的纸质档案管理方式已经无法满足日益增长的信息管理需求。
为了提高档案管理效率和安全性，越来越多的机构和组织开始采用电子化档案管理方式。
电子化档案管理办法是为了指导和规范电子化档案的创建、组织、传输、存储、检索和保护等工作，确保电子化档案能够有效管理和使用。
2. 电子化档案的定义电子化档案是指将纸质档案经过数字化处理，在计算机系统中以电子形式来组织、存储、传输和使用的档案。
电子化档案采用数字化方式存储和管理，具有易于保存、传递和检索的特点，并能够利用信息技术手段高效地进行管理和利用。
3. 电子化档案管理的原则3.1 安全性原则电子化档案管理应确保档案内容的保密性、完整性和可靠性，采取相应的技术和措施防止非法存取和篡改，避免信息泄露和滥用。
3.2 可追溯性原则电子化档案应具备溯源能力，能够记录和追踪档案的来源、创建时间、修改历史等相关信息，确保档案的真实性和可信度。
3.3 可访问性原则电子化档案应保证合法用户能够便捷地访问和使用档案信息，提供灵活的检索、浏览和打印等功能，确保档案的及时获取和有效利用。
3.4 持续性原则电子化档案管理需具备档案持续管理和迁移升级能力，确保档案数据长期保存和持续可用。
3.5 合规性原则电子化档案管理应符合法律法规和相关规范要求，遵循信息安全和隐私保护相关规定，确保档案管理工作合法合规。
4. 电子化档案管理流程4.1 档案数字化将纸质档案经过扫描或拍摄等方式转换为数字化形式，保存为电子文件，包括图像文件、文本文件、音视频文件等。
4.2 档案组织对电子档案进行分类、目录化和标引，制定合理的组织结构和命名规则，确保档案信息的有序存储和检索。
4.3 档案存储选择合适的存储介质，建立档案存储系统，做好档案数据的备份和容灾工作，确保数据安全和可靠性。
4.4 档案传输通过网络或其他通信手段，将档案数据传输到需要的地方，确保信息的及时传递和共享。
电子档案管理系统基本功能规定
国家档案局办公室关于印发《电子档案管理系统基本功能规定》的通知档办发〔2017〕3号各省、自治区、直辖市档案局、馆，各计划单列市档案局、馆，新疆生产建设兵团档案局、馆，中央和国家机关各部委档案部门，中央军委办公厅保密和档案局，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国人民大学档案学院：现将《电子档案管理系统基本功能规定》印发给你们，请结合实际遵照执行。
国家档案局办公室2017年12月15日电子档案管理系统基本功能规定第一章总则第一条为推动电子档案科学管理，规范电子档案管理系统建设，明确电子档案管理系统基本功能，确保电子档案真实、完整、可用与安全，按照国家有关法律法规和标准规范，制定本规定。
第二条本规定所称电子档案管理系统，是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。
第三条本规定明确了电子档案管理系统（以下简称系统）必备的功能。
系统建设应依据先进、实用、安全、发展的原则。
第四条本规定适用于国家各级各类档案馆，机关、团体、企事业单位可参照执行。
第二章系统总体要求第五条系统结构应具备开放性，可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换。
第六条系统功能应具备可扩展性，应满足当前及可预见的时间内的业务需求，可方便地进行功能扩展。
第七条系统实现应具备灵活性，支持电子档案管理的业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定义与部署。
第八条系统运行应安全可靠，保存电子档案管理关键业务过程记录，根据需要采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段，保障电子档案安全，防止非授权访问。
第九条系统应依据电子档案保存和利用的业务要求分别建立相应数据库。
第十条系统应能够管理符合国家、行业标准规定的多种门类、多种格式的电子档案。
第十一条系统应具备对实体档案进行辅助管理的功能。
第三章档案接收第十二条系统应具备电子档案接收功能，支持在线和离线的批量接收与处理，保存移交接收处理记录。
第十三条系统应具备对电子档案的数量、质量、完整性和规范性等进行检查的功能，对不合格的进行标注。
国家档案局印发《电子档案管理系统基本功能规定》
浙江 ：将“档案＂纳入公共文化服务保障地方法规
近 日 ，浙 江省十 二届 人 大常委会 第 四十五 次会议 审议 通过 了《浙江省 公 共文 化 服务保 障条例 》（以下简称《条例 》），并将 “档 案 ”纳 入公共 文化 服务保 障地 方法 规 ，这为《基本 公共 文化服 务实 施标 准》的 出台提供 了基本 依据 。有助于 改善档 案 馆 功能和 馆网布局 ，强化 基层 档案室 职能 ，为推进 档 案公共服 务标准 化 、规 范化 、 均 等化 ，推进 档案 文化建设 起到 法治 引领作 用。《条 例》规定 ，将 “历史 传承 ”纳入 基 层综 合文化 服务 中心职 能 ，为基 层档 案室在 文化 中心 平 台发挥 功能 确定 了法 律 地位 ；将综 合档 案 馆纳入 公 共文 化设 施范 畴 ，其 建设 纳入 公共 服 务标 准体 系 ， 系各级政 府应 履行 的法定 职责 ；将 数 字档 案馆 系统 纳入 数字 文化建设 范畴 。建设 力度更有 保 障 ，网络服 务能 力成 为检 测档 案馆 公共 文化服 务能 力 的重 要指 标 ；各 级 政府应 当依 托综 合档 案馆等 提供 流动 文化服 务 ，促 进优 质文化 资源 向基 层流 动 等 。
湖南 ：首批 １ ２项档 案文献入选省档 案文献 遗产名录
湖 南省 档案局 馆前 不久 召开湖 南省 档 案文献遗 产评选 工作 座谈 会。经 过专 家组评 选 ，长 沙马王堆 汉墓 帛书 、第 一次 国 内 革 命 战 争 时期 湖 南 工 农 武 装 斗 争 档 案 、长沙 走马 楼三 国吴 简等 １２项档 案文 献入选 《湖 南省档 案文献 遗产 名录》（第 一 批 ）。此 次会议介 绍 了首 届湖南省 档案 文 献遗 产评 选 工 作 的 申报 和评 审情 况 ． 向 人 选 的 档 案 文 献 保 管 单 位 颁 发 了证 书 。与会人 员还就 湖南 省档 案文献 遗产 的 评 选 宣 传 和 开 发 利 用 工 作 进 行 了 深 入 交 流 。
电子档案长期保存方法研究
电子档案长期保存方法研究——档案信息化建设方面电子档案是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件，以及实体档案经数字化处理后形成的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的历史记录。
近年来信息科技的进步改变了人类对信息的传播和存储方式,当代档案不断地以电子形式被生产出来,而过去以纸质为主要载体的档案文件也陆续进行数字化扫描,转置为电子档案,国家政府机关的公文大多也是以纸本与电子形式兼具的方式发布。
数字信息具有易于传播、复制的特性，如何长期保存电子档案呢，我们来研究电子档案长期保存方法。
一、电子档案长期保存面临的问题目前，电子档案长期保存的主要问题有以下几个方面：自然灾害、人为原因、系统安全、保存载体的安全、电子档案迁移风险及电子档案的真实性安全等。
其中，电子档案的真实性主要表现在两个方面：一是纸质档案数字化产生的电子档案的真实性，二是信息系统产生的电子档案的真实性。
二、电子档案长期保存的方法1. 电子档案长期保存的政策法规建设。
目前，我国关于电子档案的有关政策、法规、法律还不是很健全，应当制定专门的法律、法规，为我国电子档案管理提供可靠的保障。
在相关的法律、法规制定中，注重规范性和可操作性，管理与技术并重，及时清理和修订现有相关法规制度，保证完整配套。
当前，我们要做的主要有三点：一是加快制度建设，要根据我国的实际情况，借鉴国外在电子档案管理的经验基础上，建立科学的、有利于电子档案长期保存的法律制度；二是建立电子档案安全评估制度，制定一系列的保证电子档案资源长期保存的体系结构；三是建立电子档案信息安全标准，档案部门应加强网络安全防范和信息系统安全技术的研究，研制出适合我国情况的电子档案的安全管理标准和技术。
2.数据备份与恢复方法。
在日常数据信息系统的管理中，应该注重数据备份工作，有效地减少电子档案灾害时所带来的损失，主要是建立有效的数据备份和恢复机制。
目前，我们建议的是档案信息系统产生电子档案的日备份，定期大备份，备份服务器的数据同步更新备份，成本不高，方便实用。
档案室电子档案管理办法
中兵勘察设计研究院档案室电子档案管理办法（2014年12月试行）为了加强我院电子档案管理，做好电子档案收集、归档、保管、统计、鉴定及利用等工作，更好地为勘察院建设与发展服务，结合我院档案工作实际，特制定本办法。
一、电子档案的管理原则1、勘察院电子档案实行集中统一管理。
2、电子档案管理包括电子档案的收集、存贮、鉴定、归档、保管与利用等方面的工作。
3、电子文件形成部门（公司）或责任人员负责电子文件的收集、积累与归档等工作，每季度要进行一次收集、整理、备份，到年底统一移交单位档案员进行归档整理，做好检查验收的准备。
4、档案室负责对各部门（公司）电子档案的收集、归档进行指导，并负责电子档案的鉴定、保管和利用等工作。
二、电子档案归档范围1、各部门（单位）办公自动化系统中形成的各类电子公文和网站各类信息资料（针对我院）的备份。
2、在经营中形成的各种电子文档。
3、各部门（单位）正在运行的数据库及其数据库管理系统的复制件。
4、各部门（单位）购置的各类操作系统及其应用软件的复制件。
三、电子档案归档要求1、加强电子档案鉴定工作。
电子档案归档前，档案室会同归档部门对电子档案的有效性和完整性进行鉴定审核，并由负责人签署意见。
如电子文件进行了技术加密，应将技术加密方法和相关软件一并归档。
2、电子档案在收集归档时，应附带说明文件（readme.txt），对电子档案的内容、创建时间、存储格式与文件类型等加以说明。
3、电子档案采用光盘、磁带等载体归档，归档的电子文件必须是最终数据信息。
4、需要永久、长期保存的电子档案，应与电子档案版本相同的纸质版本档案一并归档。
5、电子档案归档后，其数据信息应在各单位计算机中或系统中保留一年时间。
1四、电子档案管理要求1、归档电子文件移交到档案馆后，档案馆要制作三套，一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存。
2、接收入库的电子档案，每两年要抽检一次，抽检率不低于10%，发现问题要及时采取恢复措施。
《我国电子档案管理系统功能相关标准研究》
《我国电子档案管理系统功能相关标准研究》一、引言随着信息化和数字化时代的来临，电子档案的快速发展和普及已经深入到各行各业。
而其中，电子档案管理系统的功能和相关标准就显得尤为重要。
对于我国来说，构建一个完善的电子档案管理系统不仅有助于提高档案管理的效率，还能为各行业提供更加便捷、安全的档案管理服务。
本文将就我国电子档案管理系统的功能及相关标准进行深入研究。
二、电子档案管理系统的基本功能电子档案管理系统应具备的基本功能主要包括以下几个方面：1. 档案数据存储功能：系统应能够有效地存储和管理各类电子档案数据，确保数据的安全性和完整性。
2. 检索与查询功能：通过关键词、时间等条件，实现档案的快速检索和查询，提高工作效率。
3. 权限管理功能：系统应具备完善的权限管理功能，确保不同用户只能访问其有权查看的档案。
4. 数据分析与统计功能：对档案数据进行统计分析，为决策提供数据支持。
5. 系统维护与更新功能：定期对系统进行维护和更新，确保系统的稳定性和安全性。
三、电子档案管理系统相关标准研究为确保电子档案管理系统的正常运作和有效管理，制定一系列相关标准显得尤为重要。
以下是我国电子档案管理系统相关标准研究的主要内容：1. 数据格式标准：规定电子档案的数据格式，确保不同系统之间的数据交换和共享。
2. 数据安全标准：制定数据加密、访问控制等安全措施，保障电子档案的安全性和保密性。
3. 操作规范标准：明确系统操作流程和规范，确保用户能够正确、高效地使用系统。
4. 维护与更新标准：规定系统的维护和更新周期，确保系统的稳定性和安全性。
5. 互操作性标准：确保不同电子档案管理系统之间的互操作性，便于数据交换和共享。
四、我国电子档案管理系统的应用与发展我国电子档案管理系统的应用已经渗透到各个领域，为各行业提供了便捷、安全的档案管理服务。
未来，我国电子档案管理系统将朝着更加智能化、高效化的方向发展，进一步优化系统的功能和性能，提高用户体验。
电子档案存储与管理规范标准
电子档案存储与管理规范标准第一章电子档案存储与管理概述 (3)1.1 电子档案的定义与特点 (3)1.1.1 电子档案的定义 (3)1.1.2 电子档案的特点 (3)1.1.3 保障信息安全 (3)1.1.4 提高档案利用率 (4)1.1.5 降低档案管理成本 (4)1.1.6 适应现代信息技术发展趋势 (4)1.1.7 促进档案资源整合 (4)第二章电子档案存储系统要求 (4)1.1.8 存储设备 (4)1.1.9 服务器设备 (4)1.1.10 备份设备 (4)1.1.11 其他硬件设备 (5)1.1.12 操作系统 (5)1.1.13 数据库管理系统 (5)1.1.14 电子档案管理系统 (5)1.1.15 数据安全 (5)1.1.16 网络安全 (6)1.1.17 身份认证与权限管理 (6)1.1.18 环境安全 (6)第三章电子档案分类与编码 (6)1.1.19 电子档案分类的必要性 (6)1.1.20 电子档案分类体系构成 (6)1.1.21 电子档案分类体系的特点 (7)1.1.22 电子档案编码的必要性 (7)1.1.23 电子档案编码规则构成 (7)1.1.24 电子档案编码规则的特点 (8)第四章电子档案收集与整理 (8)1.1.25 电子档案收集的重要性 (8)1.1.26 电子档案收集的原则 (8)1.1.27 电子档案收集的方法 (8)1.1.28 电子档案整理的意义 (8)1.1.29 电子档案整理的原则 (9)1.1.30 电子档案整理的方法 (9)第五章电子档案著录与标识 (9)1.1.31 概述 (9)1.1.32 著录内容详述 (9)1.1.33 概述 (10)1.1.34 标识规则详述 (10)第六章电子档案存储介质与格式 (11)1.1.36 光盘存储 (11)1.1.37 网络存储 (11)1.1.38 云存储 (11)1.1.39 文本格式 (12)1.1.40 图像格式 (12)1.1.41 PDF格式 (12)1.1.42 XML格式 (12)1.1.43 数据库格式 (12)第七章电子档案备份与恢复 (13)1.1.44 备份策略概述 (13)1.1.45 备份实施步骤 (13)1.1.46 恢复策略概述 (13)1.1.47 恢复实施步骤 (14)第八章电子档案安全管理 (14)1.1.48 制定安全管理方针 (14)1.1.49 建立安全管理制度 (14)1.1.50 实施安全风险管理 (15)1.1.51 开展安全监测与预警 (15)1.1.52 物理安全防护 (15)1.1.53 网络安全防护 (15)1.1.54 数据安全防护 (15)1.1.55 权限管理 (16)1.1.56 应急响应与恢复 (16)第九章电子档案利用与共享 (16)1.1.57 引言 (16)1.1.58 电子档案利用原则 (16)1.1.59 电子档案利用范围 (17)1.1.60 电子档案利用方式 (17)1.1.61 引言 (17)1.1.62 电子档案共享原则 (17)1.1.63 电子档案共享模式 (17)1.1.64 电子档案共享保障措施 (18)第十章电子档案维护与更新 (18)1.1.65 电子档案的安全存储 (18)1.1.66 电子档案的访问控制 (18)1.1.67 电子档案的维护与保养 (19)1.1.68 更新原则 (19)1.1.69 更新流程 (19)1.1.70 更新注意事项 (19)第十一章电子档案审计与监督 (19)1.1.71 审计内容 (20)1.1.72 审计方法 (20)1.1.73 监督管理 (20)第十二章电子档案存储与管理培训与宣传 (21)1.1.75 培训目的 (21)1.1.76 培训内容 (21)1.1.77 培训方法 (21)1.1.78 宣传对象 (21)1.1.79 宣传内容 (22)1.1.80 宣传推广策略 (22)第一章电子档案存储与管理概述信息技术的飞速发展，电子档案作为一种新型的档案形式，已经逐渐取代了传统的纸质档案。
电子档案管理系统基本功能规定
电子档案管理系统基本功能规定第一章总则第一条为推动电子档案科学管理，规电子档案管理系统建设，明确电子档案管理系统基本功能，确保电子档案真实、完整、可用与安全，按照国家有关法律法规和标准规，制定本规定。
第二条本规定所称电子档案管理系统，是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。
第三条本规定明确了电子档案管理系统（以下简称系统）必备的功能。
系统建设应依据先进、实用、安全、发展的原则。
第四条本规定适用于国家各级各类档案馆，机关、团体、企事业单位可参照执行。
第二章系统总体要求第五条系统结构应具备开放性，可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换。
第六条系统功能应具备可扩展性，应满足当前及可预见的时间的业务需求，可方便地进行功能扩展。
第七条系统实现应具备灵活性，支持电子档案管理的业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定义与部署。
第八条系统运行应安全可靠，保存电子档案管理关键业务过程记录，根据需要采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段，保障电子档案安全，防止非授权访问。
第九条系统应依据电子档案保存和利用的业务要求分别建立相应数据库。
第十条系统应能够管理符合国家、行业标准规定的多种门类、多种格式的电子档案。
第十一条系统应具备对实体档案进行辅助管理的功能。
第三章档案接收第十二条系统应具备电子档案接收功能，支持在线和离线的批量接收与处理，保存移交接收处理记录。
第十三条系统应具备对电子档案的数量、质量、完整性和规性等进行检查的功能，对不合格的进行标注。
第十四条系统应具备对检查合格的电子档案进行登记的功能，支持电子档案数量的清点、容和元数据有效性的验证，赋予电子档案唯一标识。
第十五条系统应具备对征集档案进行管理的功能。
第四章档案整理第十六条系统应具备电子档案的自动归类与排序等功能，支持分类与排序的调整处理。
第十七条系统应具备电子档案的著录、标引等功能，形成电子档案目录，并与电子档案相关联。
论电子文件长久保存基本要求体系的建立
文 ／ 张正强
论 电子文 件
长久保存基本要求体 系的建立
２０ 年联合 国教科文组 织发布 《 ０４ 保 文 明 从 现 今 起 将 会 在 历 史 上 变 得 一 片 苍 白， 因此 ， 电子 文 件 长 久 保 存 不 仅仅 是 现 在， 而且 也 是 未 来 长 久 开 发档 案信 息 资源 直 接 责 任 的 应 是 文件 的 创 建 者 。所 以 ， 档 案 部 门 应 该 指 导 文 件 创 建 者 按 照 最 佳 实 践 创 建 具有 可靠 性 的 文件 。 真 实 性 ： 即 具 有 背 景 、 构 和 内容 结 的 电子 文 件 其 原 始 特 征 自始 至 终 地 保 持
度 看 ， 些 要求 既有 基 于 电子文 件 的 逻辑 这
点 ， 国际文件／ 在 档案领 域 ， 进行 了许
多 关于 电子 文 件 长 久 保 存 研 究 的 项 目， 最 具 有 代 表 性 的 有 ：２ ０ 年 世 界 银 行 ０ ０ 与 国 际文件 管 理 联 合 会 （ｎ ｅ ｎ ｔｏ ａ Ｉ ｔｒ ａｉ ｎ ｌ Ｒｅｏ ｄ ａ ａ ｅ ｎ Ｔ ｕ ｔ 联 合 发起 ｃ ｒ Ｍ ｎ ｇ ｍｅ ｔ ｒ ｓ） 包 括 有 ｌ 个 国 家 、 区和 国 际 组 织 参 加 ６ 地 的“ 电子 时 代 基于 凭 证性 的 电子文 件 管 理
一
存 数字遗产 宪章 ，该宪章开 宗 明义地
指 出：
任 何 形 式 的 遗 产 的 消 失 都 是 全 人 类 遗 产 的损 失 。数 字 化 遗 产 是 共 同 遗 产 。 数 字 资源 的 形 式 多种 多 样 ，且 日
益 增 多 ，包 括 文 字 、 数 据 库 、静 止 的 和
就 是 能够 保 持 其原 始 可靠 性 的 文件 。
电子档案管理指南
电子档案管理指南随着信息技术的发展和应用的普及，电子档案管理已成为各类组织和机构不可或缺的一部分。
本指南旨在提供电子档案管理的基本概念、原则和方法，帮助读者更好地理解和应用电子档案管理。
一、电子档案管理概述电子档案管理是指利用信息技术手段对电子档案进行收集、整理、保存、利用和保护的过程。
相比传统纸质档案，电子档案具有容量大、检索方便、备份容易等优势，被广泛应用于政府机构、企事业单位、学术研究机构等各类组织中。
二、电子档案管理的基本原则1. 法律合规原则：电子档案管理应符合国家法律法规和相关规范要求，确保档案的合法性和可信度。
2. 完整性原则：电子档案应保持内容完整，防止信息被篡改、丢失或破坏。
3. 确认性原则：电子档案管理系统应具备标识、鉴定和认证的能力，确保档案的真实性和来源可靠。
4. 长期保存原则：电子档案的存储媒介和技术应具备长期保存的可行性和稳定性，以确保档案的永久保存。
5. 检索与利用原则：电子档案管理系统应提供便捷的检索和查询功能，便于用户随时获取所需信息。
三、电子档案管理的步骤和方法1. 电子档案收集与整理a. 确定档案收集的范围和标准，明确电子档案的种类和形式。
b. 对电子档案进行分类、索引和标注，建立档案目录和元数据。
c. 清理无效和冗余的电子档案，确保仅保留有用的文件。
2. 电子档案存储与保护a. 选择适当的存储介质，如云存储、硬盘、光盘等，确保档案的安全和可靠性。
b. 制定档案备份策略，定期进行档案的备份和恢复测试。
c. 建立权限管理和访问控制机制，确保档案的保密性和完整性。
3. 电子档案检索与利用a. 建立电子档案管理系统，提供全文检索、关键词搜索等功能。
b. 提供用户培训和技术支持，确保用户能够熟练操作和利用电子档案系统。
c. 制定档案利用政策和规定，明确档案的使用权限和范围。
4. 电子档案审计与评估a. 定期进行电子档案的审计和核查，确保档案管理符合规定要求。
b. 评估电子档案管理系统的性能和效果，及时调整和改进管理策略。
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相关项目（3）
❖ Planets（通过网络服务进行长期数据保存和获取）是欧 盟重点支持的项目，旨在“面对数字保存的挑战，提供 具有实用价值的服务和工具，确保人类的数字化文化和 科学宝藏可被长期访问”；
❖ Planets提供一种可扩展的集成框架来满足从保存计划到 行为实施再到评估验证的一系列服务，朝着先进、集成 和自动化的关键数字保存过程的目标迈进。
12
长期保存技术措施
封装技术
迁移技术
电子档案 长期保存
格式技术
再生技术
仿真技术
13
技术措施——封装
❖ 封装是将电子文件及其元数据按指定结构打包的过程， 被国内外档案界普遍认为是保持电子文件内容数据和元 数据可靠联系的最有效方法。封装技术可以做到封装格 式和计算机的软硬件无关，利于电子档案长期保存、交 换和利用，实现电子文件的自包含、自描述和自证明；
电子档案长期保存基本要求与系统实现
1
内容介绍
1. 概 念 认 识 2. 技 术 措 施 3. 项 目 概 况 4. 系 统 实 现
2
• 电子文件定义：机关、团体、企事业单位和其他 组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备 形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、 音频、视频等不同形式的信息记录（电子文件管 理暂行办法）
❖ 封装方式并没有解决电子档案本身的长期可用问题，当 外部环境发生变化，封装包中的电子档案数据依然存在 不可用的风险，需要和其需求：DA/T47给出了版式电子文件长期保存格式 11项需求，可以作为电子文件长期保存格式选择的依据 ：格式开放、不绑定软硬件、文件自包含、格式自描述 、显示一致性、持续可解释、稳健、利于存储、支持技 术认证机制、易于利用。
❖ ICA《电子档案：档案工作者实用手册》中对电子档案长 期保存进行了定义：电子档案保存时间长于产生这些档 案的源系统（软件和硬件环境）的生命周期，还要长于 我们有把握能够预期的技术变化的周期，从而确保电子 档案的真实性、完整性和可用性。
❖ 档案部门要实现对电子档案的长期保存，需要建立一个 新的存储和保管系统（档案室电子档案系统/档案馆长期 保存系统）。
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概念认识（2）
❖ DA/T47-2009《版式电子文件长期保存格式需求》中 对长期和长期保存进行了如下定义： 长期是虑及技术变化（包括支持新载体、新数据格 式）和用户群体变化对典藏信息影响的足够长的时 间段，这个时间段延伸到无限未来。 长期保存是用一种可靠的、科学合理的方式长期维 护电子文件真实、完整、有效的行为。
❖ 再生性保护技术存在的问题是：部分有声信息、多媒体 信息无法转移到胶片或纸张上去；信息如果转移到胶片 或纸张上之后，由于这两种载体表现形式的局限性，会 使电子信息失去原有的风格和魅力。
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技术措施——迁移
❖ 迁移是持续地将电子信息从一种技术环境转换到另一种 技术环境，同时也意味着基于字符的信息可以从一个存 储介质转移到另一个存储介质上，以进行电子信息的长 久保存。主要包括存储介质的迁移和运行环境的迁移， 迁移的同时根据需要完成格式转换。
• 广义、狭义、全流程电子文件概念
• 电子档案定义：机关、团体、企事业单位和其他 组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有 保存价值并归档保存的电子文件（电子档案移交 与接收办法）
• 广义、狭义电子档案概念
3
参考定义和项目
ICA
ERA
DA/T47
电子档案 长期保存
InterPARES
国电联办
4
概念认识（1）
8
相关项目（2）
ERA是美国国家档案与文件署专门针对联邦政府电 子文件的持续采集和长久保存而开发的项目。 先期研究（7年） 建立机制（遵从法规、确定范围、管理与技术结合、 移交指南） 系统架构（3个区：接收、存储、查询） 长期保存措施（保存“原件”、格式选择、保存转 换过程记录、备份存储、载体选择）
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概念认识结论
❖ 电子档案长期保存是指一个机构（档案室、档案 馆）建立一种机制，采取一定的技术手段和管理 措施，使电子档案资源在软硬件环境不断变化的 情况下，能够真实、完整地保存（至少5年以上 时间），并能够得到有效利用。
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介绍进程
1. 概 念 认 识 2. 技 术 措 施 3. 项 目 概 况 4. 技 术 实 践
❖ 格式转换：关键是确定目标格式，比如文本类：PDF/A 、OFD；图像类：JPG、TIFF；图形类：DXF、SVG； 音频类：WAV，MP3；视频类：AVI、MP4。
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技术措施——仿真
❖ 仿真是用一个计算机系统模拟另一个计算机系统，使前 者的功能完全与后者相同，即前者接收与后者相同的数 据，执行与后者相同的程序。它可以使一个计算机系统 执行为另一个计算机系统编写的程序，而不必重新编写 程序。仿真技术方法主要包括：模仿应用软件；模仿操 作系统；模仿硬件平台。
❖ 迁移被普遍认为是当前保持电子文件长期有效真正切实 可行的技术措施。但电子文件在新旧系统中不断重复迁 移的过程中可能会有部分丢失，应该建立迁移规定和质 量控制过程来尽量减少这种迁移过程中的丢失。
❖ 随着虚拟化技术的逐步成熟，通过制作虚拟化管理软件 环境中的运行软件包可以较为方便的建立仿真系统，但 是虚拟化软件本身对软硬件环境也有一定的依赖性。
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技术措施——再生
❖ 再生性保护技术是将过时的某些电子信息适时地转换到 缩微品或纸介质上的一种保护措施。一般认为，转移到 缩微品上会更可靠一些，因为缩微胶片的理论寿命达五 百年之久，而国内外用缩微胶片保存信息也已经有了数 十年的丰富经验。
6
• 国家电子文件部际联席会议办公室最新发布的《电子文件 管理标准体系框架》
• 指出电子文件长期保存是电子文件采取更新、迁移、仿真、 封装等方面的活动（技术手段）。
7
相关项目（1）
❖ InterPARES项目将文件和文件在数字环境中的演变放在 一起研究，目的是为永久保护电子生成的文件及其真实 性建立一套基本的理论知识和方法。该项目设计了“电 子档案长期保存模型”，将保存的流程划分为四个子流 程：管理流程以及其他三个行使保存功能的流程（载入 电子档案流程，维护电子档案流程，输出电子档案流程 ，最终形成一份相互关联的、综合的长期保存要求。