eworks学校电子文档管理方案ppt课件
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文档管理课件
文档管理课件文档管理课件随着信息时代的到来，各行各业都面临着海量的信息和文档的管理挑战。
在这个大数据时代，如何高效地管理和利用文档成为了企业和个人的重要课题。
文档管理课件作为一种培训工具，帮助人们掌握文档管理的基本理论和实践方法，成为了许多企业和学校的必备教材。
一、文档管理的重要性文档是组织和个人记录和传递信息的重要工具，它们包含了各种形式的知识和经验。
良好的文档管理可以提高工作效率，减少信息丢失和重复劳动，促进团队协作和知识共享。
而糟糕的文档管理则会导致信息混乱、效率低下和决策失误。
因此，掌握文档管理的基本原则和技巧对于企业和个人来说至关重要。
二、文档管理的基本原则1. 分类与整理分类是文档管理的基础，通过将文档按照一定的规则进行分类，可以方便地查找和使用。
常见的分类方法有按照主题、时间、地点等进行分类。
整理是指对文档进行排序、编号、归档等操作，使其更易于管理和检索。
2. 标准化与规范化制定文档管理的标准和规范是保证文档质量和一致性的重要手段。
例如，制定文档命名规则、格式要求等，可以避免文档混乱和冲突。
此外，建立文档审批和修改流程，确保文档的准确性和可追溯性。
3. 存储与备份选择合适的存储介质和方式，确保文档的安全性和可靠性。
常见的存储介质包括硬盘、云存储等。
此外，定期进行文档备份，防止因意外事故导致文档丢失。
三、文档管理的实践方法1. 电子文档管理随着电子化办公的普及，电子文档管理成为了主流。
通过使用专业的文档管理软件，可以实现文档的快速检索、版本控制、权限管理等功能。
此外，合理设置文件夹和文件命名规则，可以提高文档的可管理性和可用性。
2. 知识管理与共享文档管理不仅仅是对文档的管理，更重要的是对知识的管理和共享。
通过建立知识库、在线协作平台等，可以促进团队成员之间的交流和合作，提高工作效率和创新能力。
3. 培养文档管理意识良好的文档管理需要全员参与和共同维护。
因此，培养员工的文档管理意识是至关重要的。
《电子文归档与管理》PPT课件
电子文件归档与管理
档案载体的演变
1、甲骨档案 甲骨档案是以龟甲和兽骨 为载体的原始记录，主要 产生于商代后期（约公元 前14～前11世纪）的占卜 活动中。
档案载体的演变
2、金石档案 金石档案，指的是以金石为载体， 以文字和图画书史纪事的，并且 在历史研究中能起到档案的凭证 和参考作用的金文、刻石，碑刻、 墓志、经幢等。
通常分辨率（像素）与文件大小成正比， 不同格式的图像文件不能任意交换使用， 不同格式的图像文件可以转换。
图形文件
根据一定的算法规则绘制的图表、曲线 图等。
常见的图形文件dwg、dgn、gif、tiff、 png、dxb、dxf、eps等。
各行业所使用的图形文件格式存在各自 的专业性。
影像文件
用数字视频捕获设备录入数字影像或用 动画软件生成的二维、三维动画等动态 画面。
常见的程序文件有EXE文件等。
机构开发（自主开发、委托开发、购买） 应用软件必须归档。
数据文件
以数据表格和数据库形式存在的具有文 件属性的记录。 常见的数据文件有DAT文件等。
数据库也是一种常见的电子文件的形式。
电子文件的管理原则
电子文件的管理核心 ——必须确保真实、完整、有效和安全。
真实性 完整性 有效性 安全性
——实际上是权限的交接，归档后文件位置保持不变。
档案形成部门 档案管理系统
档案部门
形成部门 档案部门
1
2
3
4
赋予文件以 归档标识
将归档信息提 示给档案部门
给归档文件加上 档案管理信息并
存入数据库
《归档电子文 件登记表》 签字并保存
电子文件的归档方式和过程
物理归档：把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独 立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 ——表现为文件保存位置的改变和集中，可以实现载体的集中管理，
档案载体的演变
1、甲骨档案 甲骨档案是以龟甲和兽骨 为载体的原始记录，主要 产生于商代后期（约公元 前14～前11世纪）的占卜 活动中。
档案载体的演变
2、金石档案 金石档案，指的是以金石为载体， 以文字和图画书史纪事的，并且 在历史研究中能起到档案的凭证 和参考作用的金文、刻石，碑刻、 墓志、经幢等。
通常分辨率（像素）与文件大小成正比， 不同格式的图像文件不能任意交换使用， 不同格式的图像文件可以转换。
图形文件
根据一定的算法规则绘制的图表、曲线 图等。
常见的图形文件dwg、dgn、gif、tiff、 png、dxb、dxf、eps等。
各行业所使用的图形文件格式存在各自 的专业性。
影像文件
用数字视频捕获设备录入数字影像或用 动画软件生成的二维、三维动画等动态 画面。
常见的程序文件有EXE文件等。
机构开发（自主开发、委托开发、购买） 应用软件必须归档。
数据文件
以数据表格和数据库形式存在的具有文 件属性的记录。 常见的数据文件有DAT文件等。
数据库也是一种常见的电子文件的形式。
电子文件的管理原则
电子文件的管理核心 ——必须确保真实、完整、有效和安全。
真实性 完整性 有效性 安全性
——实际上是权限的交接，归档后文件位置保持不变。
档案形成部门 档案管理系统
档案部门
形成部门 档案部门
1
2
3
4
赋予文件以 归档标识
将归档信息提 示给档案部门
给归档文件加上 档案管理信息并
存入数据库
《归档电子文 件登记表》 签字并保存
电子文件的归档方式和过程
物理归档：把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独 立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 ——表现为文件保存位置的改变和集中，可以实现载体的集中管理，
电子文档安全管理系统介绍PPT
一、
概述
电子文件是企业信息存储的主要方式，是企业内部、外 部之间信息交换的主要载体。电子文件在传输、流转、存储 等过程中，极易受到黑客、木马、竞争对手的窃取，以及内 部员工有意无意的泄密，这些不受控的活动严重威胁着企业 各类信息资源、企业知识产权、用户个人隐私的安全。 电子文档安全管理系统专注于电子文件的安全存储、加密传 输、可控流转、权限控制、跟踪审计，在保持用户使用习惯 的同时，最大限度地保护电子文件资源。
四、 电子文档安全管理特点
可支持多种文件类型 电子文档安全管理系统支持多种常见的办公文档格式和图片文件格 式，满足OA系统添加附件的需要。 系统支持但不限于下列格式的文件： Microsoft Office Word 2000/2003/2007文件扩展名doc； Microsoft Office Excel 2000/2003/2007文件扩展名xls； Microsoft Office PowerPoint 2000/2003/2007文件扩展名ppt； Microsoft Office Visio 2000/2003/2007文件扩展名vsd； Adobe Portable Document Format 5.0/6.0/7.0/8.0/9.0文件扩展名 pdf 文本文件 Bitmap图像 Graphic Interchange Format图像 JPEG图像 PNG图像
三、 电子文档安全管理系统介绍--设计理念
突破环境保护的概念，直接保护受控数据，使数据和控 制信息结为一体，不可分离
属于自己的只有自己能用 属于部门的只有部门能用 属于小组的只有小组能用 属于特定人群的只有特定人员能用
跨出安全域需要授权!
四、 电子文档安全管理特点
电子文件管理PPT课件
精品课件
32
文本型的电子文件
对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注 明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留 文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、 TXT为通用格式。
精品课件
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图像（形）型的电子文件
对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像 电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转 换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以 JPEG、TIFF为通用格式。
德州市档案培训课程
精品课件
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精品课件
电子政务 电子文件
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精品课件
3
电子政务概述
产生于20世纪90年代
电子政务：运用计算机、网络和通信等现代信息技术 手段，实现政府组织结构和工作流程的优化重组，超 越时间、空间和部门分隔的限制，建成一个精简、高 效、廉洁、公平的政府运作模式，以便全方位地向社 会提供优质、规范、透明、符合国际水准的管理与服 务。
支持系统间的互操作性。
精品课件
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精品课件
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电子文件管理相关规范
法规
目前还没有电子文件的专门法规。我国正在制订《电子文件 管理条例》，相关：《电子签名法》。
标准（国家和行业标准）
《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002） 《中国档案机读目录格式》、（GB/T20163-2006） 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008） 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008） 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 》….
当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的 安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
文档管理制度ppt
文档管理制度ppt目录一、文档管理制度的制定背景二、文档管理制度的目的和意义三、文档管理制度的基本内容3.1 文档的分类和编号3.2 文档的保存和归档3.3 文档的检索和利用3.4 文档的备份和保管四、文档管理制度的执行与监督五、文档管理制度的改进与完善一、文档管理制度的制定背景随着信息化时代的到来，各种文档和数据的管理变得越来越重要，尤其是在企业和组织中，文档管理制度更是必不可少的。
文档管理制度的制定背景主要包括以下几个方面：1、信息化管理需求：随着企业信息化建设的深入，对文档管理的要求也越来越高，需要建立规范的文档管理制度，以便更好地管理和利用企业的文档资料。
2、合规要求：一些行业和领域对文档管理有着严格的合规要求，要求企业建立完善的文档管理制度，以保证文档的安全和准确性。
3、效率提升：规范的文档管理制度可以提升企业的工作效率，减少重复劳动，降低文档管理的成本。
4、信息安全：建立文档管理制度可以更好地保护文档和数据的安全性，防止泄露和篡改。
二、文档管理制度的目的和意义文档管理制度的制定旨在提高文档管理的效率和安全性，确保企业的文档和数据得到有效的管理和利用。
1、提高工作效率：规范的文档管理制度可以提升工作效率，减少文档管理的时间和成本。
2、保障信息安全：建立文档管理制度可以确保文档和数据的安全性，防止泄露和丢失。
3、降低管理风险：规范的文档管理制度可以降低文档管理的风险，减少管理漏洞和纠纷的发生。
4、促进信息共享：建立文档管理制度可以促进信息共享和协作，增强企业的内部沟通和协同能力。
5、满足合规要求：建立文档管理制度可以满足行业和规定的合规要求，避免受到处罚和责任追究。
三、文档管理制度的基本内容文档管理制度的基本内容主要包括文档的分类和编号、文档的保存和归档、文档的检索和利用、文档的备份和保管等方面。
3.1 文档的分类和编号1、文档的分类根据文档的内容和用途，对文档进行分类，如按照文件种类、文件密级等进行分类，以便更好地管理和利用文档。
电子文档管理与技巧(ppt 48页)
20.01.2020 41
Excel自动保存设置注意事项步骤1
20.01.2020 42
Excel自动保存设置注意事项步骤2
20.01.2020 43
Word打印缩放功能设置步骤1
20.01.2020 44
Word打印缩放功能设置步骤2
20.01.2020 45
Excel打印缩放功能设置步骤1
2) 在【文件】--【打印】--“属性”--【效果】-【正常尺寸的%(N)】的比例缩放，只能改 变文档整体比例，并不能改变页数。
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3.2 Excel的操作步骤
1) 选择【文件】菜单下的【页面设置】命令； 2) 在打开的对话框中，单击“缩放比例”设
置项处的对话框； 3) 设置好缩放比例后，单击“打印预览”按
和页脚】工具栏上的【关闭】按钮
20.01.2020 25
4.3 如何设置“页眉与页脚”
1. 注意事项： 2. 可插入页码、日期和时间等作为文档的页眉或页脚 3. 对于首页、偶数和奇数页，可使用不同的页眉或页
脚 4. 附：页眉与页脚样式
20.01.2020 26
4.4 在WORD中如何美观表格
4.4.1 如何设置表格标题行重复 选择菜单栏“表格”下“标题栏重复”选项， 则从下页标题栏自动重复，避免单页阅读 时有针对性的查找和对比上下文
更改为非系统盘存储，即将文档存属更改为 “D:\My Documents”或“E:\My Documents”
20.01.2020 19
4.1 “我的文档”位置的正确设 置
4.1.3 更改原因
系统出现故障时，系统盘默认的程序和文档通 常都会丢失或无法打开，非系统盘文件一般不 受影响
注：什么是系统盘
Excel自动保存设置注意事项步骤1
20.01.2020 42
Excel自动保存设置注意事项步骤2
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Word打印缩放功能设置步骤1
20.01.2020 44
Word打印缩放功能设置步骤2
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Excel打印缩放功能设置步骤1
2) 在【文件】--【打印】--“属性”--【效果】-【正常尺寸的%(N)】的比例缩放，只能改 变文档整体比例，并不能改变页数。
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3.2 Excel的操作步骤
1) 选择【文件】菜单下的【页面设置】命令； 2) 在打开的对话框中，单击“缩放比例”设
置项处的对话框； 3) 设置好缩放比例后，单击“打印预览”按
和页脚】工具栏上的【关闭】按钮
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4.3 如何设置“页眉与页脚”
1. 注意事项： 2. 可插入页码、日期和时间等作为文档的页眉或页脚 3. 对于首页、偶数和奇数页，可使用不同的页眉或页
脚 4. 附：页眉与页脚样式
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4.4 在WORD中如何美观表格
4.4.1 如何设置表格标题行重复 选择菜单栏“表格”下“标题栏重复”选项， 则从下页标题栏自动重复，避免单页阅读 时有针对性的查找和对比上下文
更改为非系统盘存储，即将文档存属更改为 “D:\My Documents”或“E:\My Documents”
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4.1 “我的文档”位置的正确设 置
4.1.3 更改原因
系统出现故障时，系统盘默认的程序和文档通 常都会丢失或无法打开，非系统盘文件一般不 受影响
注：什么是系统盘
《文件管理》PPT课件
<3>当按上述方式把文件存放到磁带上后,用户要求 每次读一个逻辑记录存放到他的工作区.
当对该记录处理后,又要求把下一个逻辑记录读入 他的工作区,直至10个逻辑记录处理结束.系统应如何为用 户服务?
例2
假定有一个简单的文件系统,某文件以顺序结构存放在 磁盘上.该文件有10个等长的逻辑记录组成,每个逻辑记录的 长度为512个字节.文件存放在磁盘上的起始块号为28,每个
FCB的组织----目录 目录：FCB的有效集合. 注意：目录与目录项、目录文件和文件目录
的区别.
目录组织-一级目录
一级目录：
FCB1
文件
FCB2
文件
若不同的用户为文件起了相同的名字,怎么 办？文件重名问题！
文件目录—二级目录
MFD 用户名 目录地址
UFD FCB1
U1
U2
文件
UFD
解决文件重名问题；实现共享和保护.
文件系统的组成
I/O系统 管理I/O请求队列 调用和启动I/O操作 处理I/O错误. I/O结束处理 与设备管理密切联系.
文件系统的组成
外存管理 外存空间的管理：记住哪些已经
分配,哪些空闲. 根据请求分配磁盘空间. 回收外存块. 多级文件系统中传送文件信息的
功能. 系统故障与恢复：当发生故障时,
第 5 章 文件管理
文件系统的引入 文件系统的功能 文件组织；逻辑组织和物理组织. 文件控制快〔FCB〕
文件目录 磁盘空间的管理 文件共享和保护
文件的使用
文件系统的引入
早期的计算机系统：用户自己管理程序 和数据.
大容量的存储设备的出现〔磁带,磁盘〕 如何区分存储设备上的不同数据？ 如何存取设备上的数据？ 如何保护设备上的数据不被非法使用？ 如何实现不同用户共享文件？ 引入了一个逻辑概念：文件.
当对该记录处理后,又要求把下一个逻辑记录读入 他的工作区,直至10个逻辑记录处理结束.系统应如何为用 户服务?
例2
假定有一个简单的文件系统,某文件以顺序结构存放在 磁盘上.该文件有10个等长的逻辑记录组成,每个逻辑记录的 长度为512个字节.文件存放在磁盘上的起始块号为28,每个
FCB的组织----目录 目录：FCB的有效集合. 注意：目录与目录项、目录文件和文件目录
的区别.
目录组织-一级目录
一级目录：
FCB1
文件
FCB2
文件
若不同的用户为文件起了相同的名字,怎么 办？文件重名问题！
文件目录—二级目录
MFD 用户名 目录地址
UFD FCB1
U1
U2
文件
UFD
解决文件重名问题；实现共享和保护.
文件系统的组成
I/O系统 管理I/O请求队列 调用和启动I/O操作 处理I/O错误. I/O结束处理 与设备管理密切联系.
文件系统的组成
外存管理 外存空间的管理：记住哪些已经
分配,哪些空闲. 根据请求分配磁盘空间. 回收外存块. 多级文件系统中传送文件信息的
功能. 系统故障与恢复：当发生故障时,
第 5 章 文件管理
文件系统的引入 文件系统的功能 文件组织；逻辑组织和物理组织. 文件控制快〔FCB〕
文件目录 磁盘空间的管理 文件共享和保护
文件的使用
文件系统的引入
早期的计算机系统：用户自己管理程序 和数据.
大容量的存储设备的出现〔磁带,磁盘〕 如何区分存储设备上的不同数据？ 如何存取设备上的数据？ 如何保护设备上的数据不被非法使用？ 如何实现不同用户共享文件？ 引入了一个逻辑概念：文件.
《文件管理》PPT课件_OK
3) 文件系统的接口
为方便用户使用文件系统，文件系统通常向用 户提供两种类型的接口:
(1) 命令接口。 这是指作为用户与文件系统交互 的接口。 用户可通过键盘终端键入命令，取得文件 系统的服务。
(2) 程序接口。这是指作为用户程序与文件系统 的接口。用户程序可通过系统调用来取得文件系统 的服务。
21
第六章 文 件 管 理
文件系统的定义: 文件系统是操作系统中以文件方式管理计算机软件
资源的软件和被管理的文件和数据结构（如目录和 索引表等）的集合。从系统角度来看，文件系统是 对文件存储器的存储空间进行组织、分配和回收， 负责文件的存储、检索、共享和保护。从用户角度 来看，文件系统主要是实现“按名取存”，文件系 统的用户只要知道所需文件的文件名，就可存取文 件中的信息，而无需知道这些文件究竟存放在什么 地方。
(1) 系统文件。这是指由系统软件构成的文件。 大多数的系统文件只允许用户调用，但不允许用户 去读，更不允许修改；有的系统文件不直接对用户 开放。
(2) 用户文件。指由用户的源代码、目标文件、 可执行文件或数据等所构成的文件。用户将这些文 件委托给系统保管。
(3) 库文件。这是由标准子例程及常用的例程等 所构成的文件。这类文件允许用户调用，但不允许 修改。
• 掌握文件的逻辑结构，熟悉五种记录文件。 • 掌握文件控制块和多级目录结构，掌握UNIX树型带
勾连的目录结构和可装卸文件系统，了解Windows98 VFAT目录结构。熟悉目录查询技术，掌握内存的目 录管理表，掌握文件操作与目录管理关系。 • 掌握基于索引节点的共享方式和利用符号连接的文 件共享。 • 掌握文件的存取控制，熟悉分级安全管理，了解文 件的转储和恢复，了解WindowsNT安全性。
为方便用户使用文件系统，文件系统通常向用 户提供两种类型的接口:
(1) 命令接口。 这是指作为用户与文件系统交互 的接口。 用户可通过键盘终端键入命令，取得文件 系统的服务。
(2) 程序接口。这是指作为用户程序与文件系统 的接口。用户程序可通过系统调用来取得文件系统 的服务。
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第六章 文 件 管 理
文件系统的定义: 文件系统是操作系统中以文件方式管理计算机软件
资源的软件和被管理的文件和数据结构（如目录和 索引表等）的集合。从系统角度来看，文件系统是 对文件存储器的存储空间进行组织、分配和回收， 负责文件的存储、检索、共享和保护。从用户角度 来看，文件系统主要是实现“按名取存”，文件系 统的用户只要知道所需文件的文件名，就可存取文 件中的信息，而无需知道这些文件究竟存放在什么 地方。
(1) 系统文件。这是指由系统软件构成的文件。 大多数的系统文件只允许用户调用，但不允许用户 去读，更不允许修改；有的系统文件不直接对用户 开放。
(2) 用户文件。指由用户的源代码、目标文件、 可执行文件或数据等所构成的文件。用户将这些文 件委托给系统保管。
(3) 库文件。这是由标准子例程及常用的例程等 所构成的文件。这类文件允许用户调用，但不允许 修改。
• 掌握文件的逻辑结构，熟悉五种记录文件。 • 掌握文件控制块和多级目录结构，掌握UNIX树型带
勾连的目录结构和可装卸文件系统，了解Windows98 VFAT目录结构。熟悉目录查询技术，掌握内存的目 录管理表，掌握文件操作与目录管理关系。 • 掌握基于索引节点的共享方式和利用符号连接的文 件共享。 • 掌握文件的存取控制，熟悉分级安全管理，了解文 件的转储和恢复，了解WindowsNT安全性。
电子档案归档与管理PPT教材(92页)
4)题名：全宗名称+“****年”+“的数码照片文件”。 扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准，建议：如需制作复制件，或者文字偏小、
参见号格式为：全宗号(-目录号-光盘号)-年 密集、清晰度较差等,可适当提高其分辨率。
10)制作软件：制作数码照片光盘使用的软件名称。
形成部门负责对应归档的数码照片进 首先，新建文件名为“全文扫描”的总文件夹；
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
行收集，按规范要求编写文字说明，一 3）纸质档案目录(案卷目录、卷内目录、文书归档文件目录)，即文件名称为全宗号-目录号目录.
第一部分 数码照片归档管理 一、概述 ②特殊格式的数码照片应在存储载体中同时存有相应的查看软件。
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
2.2 归档方式
2.2.1逻辑归档 指在计算机网络上进行，不改变原存
储方式和位置而实现的将数码照片的管理 权限向档案部门移交的过程。 2.2.2物理归档
指把数码照片集中下载到可脱机保存 的载体上，向档案部门移交的过程。
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
2.2 归档方式
①将相应的数码照片机读目录、相关软 件、其他说明等一同归档，并附《归档 电子文件登记表》（见附录A的表A.4）。 ②特殊格式的数码照片应在存储载体中 同时存有相应的查看软件。 ③存储载体推荐采用只读光盘，载体或
装具上应贴有标签(3.6.2数码照片光盘封 面)。
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
电子文件归档与管理
电子文件归档与管理
数码照片归档与管理◆ 纸质档案数字化◆
第一部分 数码照片归档管理
一、概述 三、整理、著录 五、保管
参见号格式为：全宗号(-目录号-光盘号)-年 密集、清晰度较差等,可适当提高其分辨率。
10)制作软件：制作数码照片光盘使用的软件名称。
形成部门负责对应归档的数码照片进 首先，新建文件名为“全文扫描”的总文件夹；
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
行收集，按规范要求编写文字说明，一 3）纸质档案目录(案卷目录、卷内目录、文书归档文件目录)，即文件名称为全宗号-目录号目录.
第一部分 数码照片归档管理 一、概述 ②特殊格式的数码照片应在存储载体中同时存有相应的查看软件。
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
2.2 归档方式
2.2.1逻辑归档 指在计算机网络上进行，不改变原存
储方式和位置而实现的将数码照片的管理 权限向档案部门移交的过程。 2.2.2物理归档
指把数码照片集中下载到可脱机保存 的载体上，向档案部门移交的过程。
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
2.2 归档方式
①将相应的数码照片机读目录、相关软 件、其他说明等一同归档，并附《归档 电子文件登记表》（见附录A的表A.4）。 ②特殊格式的数码照片应在存储载体中 同时存有相应的查看软件。 ③存储载体推荐采用只读光盘，载体或
装具上应贴有标签(3.6.2数码照片光盘封 面)。
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
电子文件归档与管理
电子文件归档与管理
数码照片归档与管理◆ 纸质档案数字化◆
第一部分 数码照片归档管理
一、概述 三、整理、著录 五、保管
电子文件归档与管理 ppt课件
PPT课件
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序号：2010001
随县档案局
随 县
2010年度电子档案
档
案
局
年
度 电 子
全宗号： 类别：办公室、业务科、史志科
档
保管期限：永久、30年、10年
案
存入日期：
2010
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（3）归档载体应作防写处理。避免擦、 划、触摸记录涂层。
（4）单片载体应装盒，竖立存放，且避 免挤压。
（5）应放在防潮、防火、防尘、防腐蚀 和远离磁场源、远离热源、安全可靠的地
年度-保管期限-机构(问题)或保管期限-年度机构(问题)等分类方案进行分类。
2、电子文件的归档可分两步进行。对实时 进行的文件先做逻辑归档，然后定期完成 物理归档。归档时，应充分考虑电子文件 的技术环境、相关软件、版本、数据类型、 格式、被操作数据、检测数据等技术因素。
PPT课件
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（二）逻辑归档方法：
PPT课件
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物理归档与逻辑归档的区别：
物理归档安全性高，是以定期方式把 电子文件及其储存载体一起移交归档； 逻辑归档操作方便快捷，可以实现在 线归档，但安全性较低。
PPT课件
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（三）归档时间与范围
1、归档时间
逻辑归档可在加工完结生成正式的电子文 件时即收集归档。物理归档应按照纸质文 件的规定定期完成。
方。有条件的可放在恒温、恒湿的介质库
房中。长期不用的磁盘、磁带，应在盒外 加装塑料袋密封，防止灰尘和湿气的影响。
（6）环境温度选定范围： 15℃－25℃ ； 相对湿度选定范围： 35％－45％ 。
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（7）归档电子档案的份数实行三套制。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
功能八：文件状态管理
eworks系统中文件与文件夹可以标记为定稿、归档等不同的状态。 A、不同状态的文件操作权限不一样 B、用户可以很直观的查看文件的当前状态 C、管理员可以根据需要撤消文件状态 D、文件及文件夹的状态可根据需要自行设置
文件的状态
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功能九：订阅文件
用户可以订阅eworks系统中文件的动态。 A、可以订阅文件夹下文件的创建与更新 B、可以订阅某具体文件的定时提醒 C、文件管理者可以为其他用户订阅
流程活动图
工作流详情
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功能十四：消息中心
系统会发送消息提醒用户： A、管理员发布的公告与广播消息 B、用户订阅的文件消息及文件发布、推荐消息 C、工作流产生的消息。 D、系统也可以通过email发送消息。
消息中心
消息内容详情
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功能十五：信息发布
管理员可以将文件公开到信息发布页，方便所有用户快速访问。 A、管理员可以定义信息发布页的分类及内容 B、可以发布系统内文件、也可以发布单独的html信息与url地址 C、信息发布页所有用户都可以访问
文件搜索
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功能十二： 文件分类
文件可以指定分类标签与设置拓展属性。 A、新建文件可以设置分类标签 B、分类标签可以捆绑拓展属性 C、用户可以根据分类标签快速浏览文件及拓展属性
文件上传选择分类
查看分类标签
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根据分类浏览文件
功能十三：工作流管理
通过工作流实现文件的上传、修改、审批等标准化管理。 A、管理员可以根据需要设置文件对应的流程模板， B、用户可以根据流程模板来发起流程， C、管理员可以为文件夹捆绑自动审批流程。 D、流程可以附带各类表单信息。
B、支持常见格式的在线浏览、打印与修改操作 支持的格式用户可以自行增加
操作按钮
在线预览
在线打印
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功能四：文件权限管理
eworks系统支持对文件/文件夹进行权限设置
完全控制：可以对文件进行所有管理操作 更改权限：可以对文件进行权限分配； 删 除：可以删除文件； 修 改：可以编辑文件，更新文件内容； 下 载：可以将文件下载到客户端； 预 览 ：可以在线浏览文件； 打 印 ：可以在线打印文件； 可 见：可以见到该文件、文件夹的存在；
文件的订阅
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功能十：来宾访问
系统外的用可通过专用页面访问系统中允许被访问的资源。 A、文件夹可以设置来宾预览与来宾下载 B、可设置三种来宾访问方式
1、匿名 2、密码 3、用户名 C、可设置被访问文件的过期时间
文件夹来宾操作
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功能十一：文件查找
用户可以根据文件的各种属性快速查找文件： A、可以搜索文件名称、创建者等基础属性 B、可以搜索文本类文件中的文字内容 C、可以搜索图片文件的文字信息 D、可以搜索文件分类及拓展属性 E、可以将搜索条件保存为搜索视图
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功能五：文件版本管理
对文档进行版本管理，记录文档修改过程。
1、彻底告别只能通过文件名称才能识 别文件版本的时代， 2、文件可以通过更新的方式增加新版 本， 3、用户调用的都是文件的最新版， 4、可随时查看文件历史版本。
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功能六：日志管理
所有操作都有详细操作日志。 A、系统日志自动记录了所有用户的操作过程； B、管理员可以在后台控制面板中对日志进行查询与管理。
学校的很多课件、精品课程视频、题库等教学资源不能 保障安全的前提下共享。
eworks学校电子文档管理系统的解决方案
学校建立电子文档管理系统后，学校所有的档案资料都电子化、规 范化，教育部门仅需凭借用户名和密码进入系统即可查阅该校的相 关的所有资料，大大提高了教育部门的工作效率，减少了费用支出。 同时教育部门可通过督导电子文档系统实时监控各学校的运转情况。
根据学校工作性质将学校电子文档资料设置成六大类一级目录，每 一类一级目录下设若干耳机目录，主要一级目录有：行政类、教务 类、德育类、总务类、安全类、其他类。
功能一：系统访问
eworks系统只要客户端与服务器端能够正 常通讯，即可用浏览器登陆访问文件。
需要时您可以在家中、在学校、在出差 途中的任意时间访问学校文档。
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使用eworks系统的五个有利于
有利于学校对内部各要素协调一致，实现学校管 理的整体化；
有利于解决各部门检查交叉重复的矛盾，减轻学 校迎检负担；
有利于学校各种资料保管的完整性和长期性； 有利于教育部门提高工作效率，减少开支； 有利于学校教育教学资源的规范化管理。
教育教学资源管理软件
学校为什么要建立电子文档管理系统
学校为了迎接教育主管部门各种检查需投入大量人力物 力财力进行准备 ，增加了学校和老师负担。
一个文档，经过多次修改不知道哪个版本是正确的，修 改后只能重新命名保存。
学校有很多文档、图片、视频资料，随着时间的推移， 这些电子文档越积越多，查找、管理、使用起来很不方 便。
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功能七：文件的推荐与发布
eworks系统中文件与文件夹可以推荐或发布给其他用户。 A、用户浏览文件时可以将文件推荐给其他用户 B、文件的管理员可以将文件发布给指定用户去，发布时可以设 置授予权限 C、接收发布的用户需要签收 D、签收信息有详细记录 E、管理员可以将发布撤消，收回权限
推荐与发布
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功能二：上传文件
eworks可以通过多种方式上传文件。 A、直接将文件服务器中的文件或文件夹批量导入系统 B、通过系统上传单个、多个文件或文件夹 C、通过系统的文件模板在线创建文件 D、通过集成导入OA等系统的文件
导入文件
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功能三：文件日常操作
eworks系统可以对文件进行多种操作： A、支持下载、预览、打印、更新文件、签出、删除、复制、移 动、重命名与收藏等操作
学校及相关职能部门在工作过程中进行资料积累、收集、分类、归 档，并及时制作电子文档，既有利于学校历史性资料的长期保存， 又降低为不同的迎检工作重新分类整理而带来的资料耗损。
ework学校管理系统强大的版本管理功能，能自动记录文档版本，每 一次修改都能生成新的版本，无需重新命名文件。
ework学校管理系统通过b/s架构有效实现共享，通过数据库建立文 档树，使分散的、无序的各种课件、视频、题库等教学资源集中的、 共享的、有序的规范的学校公共资源。