eworks学校电子文档管理方案ppt课件
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学校的很多课件、精品课程视频、题库等教学资源不能 保障安全的前提下共享。
eworks学校电子文档管理系统的解决方案
学校建立电子文档管理系统后，学校所有的档案资料都电子化、规 范化，教育部门仅需凭借用户名和密码进入系统即可查阅该校的相 关的所有资料，大大提高了教育部门的工作效率，减少了费用支出。 同时教育部门可通过督导电子文档系统实时监控各学校的运转情况。
功能八：文件状态管理
eworks系统中文件与文件夹可以标记为定稿、归档等不同的状态。 A、不同状态的文件操作权限不一样 B、用户可以很直观的查看文件的当前状态 C、管理员可以根据需要撤消文件状态 D、文件及文件夹的状态可根据需要自行设置
文件的状态
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功能九：订阅文件
用户可以订阅eworks系统中文件的动态。 A、可以订阅文件夹下文件的创建与更新 B、可以订阅某具体文件的定时提醒 C、文件管理者可以为其他用户订阅
流程活动图
工作流详情
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功能十四：消息中心
系统会发送消息提醒用户： A、管理员发布的公告与广播消息 B、用户订阅的文件消息及文件发布、推荐消息 C、工作流产生的消息。 D、系统也可以通过email发送消息。
消息中心
消息内容详情
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功能十五：信息发布
管理员可以将文件公开到信息发布页，方便所有用户快速访问。 A、管理员可以定义信息发布页的分类及内容 B、可以发布系统内文件、也可以发布单独的html信息与url地址 C、信息发布页所有用户都可以访问
文件的订阅
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功能十：来宾访问
系统外的用户可通过专用页面访问系统中允许被访问的资源。 A、文件夹可以设置来宾预览与来宾下载 B、可设置三种来宾访问方式
1、匿名 2、密码 3、用户名 C、可设置被访问文件的过期时间
文件夹来宾操作
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功能十一：文件查找
用户可以根据文件的各种属性快速查找文件： A、可以搜索文件名称、创建者等基础属性 B、可以搜索文本类文件中的文字内容 C、可以搜索图片文件的文字信息 D、可以搜索文件分类及拓展属性 E、可以将搜索条件保存为搜索视图
学校及相关职能部门在工作过程中进行资料积累、收集、分类、归 档，并及时制作电子文档，既有利于学校历史性资料的长期保存， 又降低为不同的迎检工作重新分类整理而带来的资料耗损。
ework学校管理系统强大的版本管理功能，能自动记录文档版本，每 一次修改都能生成新的版本，无需重新命名文件。
ework学校管理系统通过b/s架构有效实现共享，通过数据库建立文 档树，使分散的、无序的各种课件、视频、题库等教学资源集中的、 共享的、有序的规范的学校公共资源。
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功能七：文件的推荐与发布
eworks系统中文件与文件夹可以推荐或发布给其他用户。 A、用户浏览文件时可以将文件推荐给其他用户 B、文件的管理员可以将文件发布给指定用户去，发布时可以设 置授予权限 C、接收发布的用户需要签收 D、签收信息有详细记录 E、管理员可以将发布撤消，收回权限
推荐与发布
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功能五：文件版本管理
对文档进行版本管理，记录文档修改过程。
1、彻底告别只能通过文件名称才能识 别文件版本的时代， 2、文件可以通过更新的方式增加新版 本， 3、用户调用的都是文件的最新版， 4、可随时查看文件历史版本。
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功能六：日志管理
所有操作都有详细操作日志。 A、系统日志自动记录了所有用户的操作过程； B、管理员可以在后台控制面板中对日志进行查询与管理。
根据学校工作性质将学校电子文档资料设置成六大类一级目录，每 一类一级目录下设若干耳机目录，主要一级目录有：行政类、教务 类、德育类、总务类、安全类、其他类。
功能一：系统访问
eworks系统只要客户端与服务器端能够正 常通讯，即可用浏览器登陆访问文件。
需要时您可以在家中、在学校、在出差 途中的任意时间访问学校文档。
文件搜索
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功能十二： 文件分类
文件可以指定分类标签与设置拓展属性。 A、新建文件可以设置分类标签 B、分类标签可以捆绑拓展属性 C、用户可以根据分类标签快速浏览文件及拓展属性
文件上传选择分类
查看分类标签
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根据分类浏览文件
功能十三：工作流管理
通过工作流实现文件的上传、修改、审批等标准化管理。 A、管理员可以根据需要设置文件对应的流程模板， B、用户可以根据流程模板来发起流程， C、管理员可以为文件夹捆绑自动审批流程。 D、流程可以附带各类表单信息。
B、支持常见格式的在线浏览、打印与修改操作 支持的格式用户可以自行增加
操作按钮
在线预览
在线打印
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功能四：文件权限管理
eworks系统支持对文件/文件夹进行权限设置
完全控制：可以对文件进行所有管理操作 更改权限：可以对文件进行权限分配； 删 除：可以删除文件； 修 改：可以编辑文件，更新文件内容； 下 载：可以将文件下载到客户端； 预 览 ：可以在线浏览文件； 打 印 ：可以在线打印文件； 可 见：可以见到该文件、文件夹的存在；
功能二：上传ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ件
eworks可以通过多种方式上传文件。 A、直接将文件服务器中的文件或文件夹批量导入系统 B、通过系统上传单个、多个文件或文件夹 C、通过系统的文件模板在线创建文件 D、通过集成导入OA等系统的文件
导入文件
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功能三：文件日常操作
eworks系统可以对文件进行多种操作： A、支持下载、预览、打印、更新文件、签出、删除、复制、移 动、重命名与收藏等操作
教育教学资源管理软件
学校为什么要建立电子文档管理系统
学校为了迎接教育主管部门各种检查需投入大量人力物 力财力进行准备 ，增加了学校和老师负担。
一个文档，经过多次修改不知道哪个版本是正确的，修 改后只能重新命名保存。
学校有很多文档、图片、视频资料，随着时间的推移， 这些电子文档越积越多，查找、管理、使用起来很不方 便。
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使用eworks系统的五个有利于
有利于学校对内部各要素协调一致，实现学校管 理的整体化；
有利于解决各部门检查交叉重复的矛盾，减轻学 校迎检负担；
有利于学校各种资料保管的完整性和长期性； 有利于教育部门提高工作效率，减少开支； 有利于学校教育教学资源的规范化管理。
eworks学校电子文档管理系统的解决方案
学校建立电子文档管理系统后，学校所有的档案资料都电子化、规 范化，教育部门仅需凭借用户名和密码进入系统即可查阅该校的相 关的所有资料，大大提高了教育部门的工作效率，减少了费用支出。 同时教育部门可通过督导电子文档系统实时监控各学校的运转情况。
功能八：文件状态管理
eworks系统中文件与文件夹可以标记为定稿、归档等不同的状态。 A、不同状态的文件操作权限不一样 B、用户可以很直观的查看文件的当前状态 C、管理员可以根据需要撤消文件状态 D、文件及文件夹的状态可根据需要自行设置
文件的状态
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功能九：订阅文件
用户可以订阅eworks系统中文件的动态。 A、可以订阅文件夹下文件的创建与更新 B、可以订阅某具体文件的定时提醒 C、文件管理者可以为其他用户订阅
流程活动图
工作流详情
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功能十四：消息中心
系统会发送消息提醒用户： A、管理员发布的公告与广播消息 B、用户订阅的文件消息及文件发布、推荐消息 C、工作流产生的消息。 D、系统也可以通过email发送消息。
消息中心
消息内容详情
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功能十五：信息发布
管理员可以将文件公开到信息发布页，方便所有用户快速访问。 A、管理员可以定义信息发布页的分类及内容 B、可以发布系统内文件、也可以发布单独的html信息与url地址 C、信息发布页所有用户都可以访问
文件的订阅
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功能十：来宾访问
系统外的用户可通过专用页面访问系统中允许被访问的资源。 A、文件夹可以设置来宾预览与来宾下载 B、可设置三种来宾访问方式
1、匿名 2、密码 3、用户名 C、可设置被访问文件的过期时间
文件夹来宾操作
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功能十一：文件查找
用户可以根据文件的各种属性快速查找文件： A、可以搜索文件名称、创建者等基础属性 B、可以搜索文本类文件中的文字内容 C、可以搜索图片文件的文字信息 D、可以搜索文件分类及拓展属性 E、可以将搜索条件保存为搜索视图
学校及相关职能部门在工作过程中进行资料积累、收集、分类、归 档，并及时制作电子文档，既有利于学校历史性资料的长期保存， 又降低为不同的迎检工作重新分类整理而带来的资料耗损。
ework学校管理系统强大的版本管理功能，能自动记录文档版本，每 一次修改都能生成新的版本，无需重新命名文件。
ework学校管理系统通过b/s架构有效实现共享，通过数据库建立文 档树，使分散的、无序的各种课件、视频、题库等教学资源集中的、 共享的、有序的规范的学校公共资源。
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功能七：文件的推荐与发布
eworks系统中文件与文件夹可以推荐或发布给其他用户。 A、用户浏览文件时可以将文件推荐给其他用户 B、文件的管理员可以将文件发布给指定用户去，发布时可以设 置授予权限 C、接收发布的用户需要签收 D、签收信息有详细记录 E、管理员可以将发布撤消，收回权限
推荐与发布
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功能五：文件版本管理
对文档进行版本管理，记录文档修改过程。
1、彻底告别只能通过文件名称才能识 别文件版本的时代， 2、文件可以通过更新的方式增加新版 本， 3、用户调用的都是文件的最新版， 4、可随时查看文件历史版本。
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功能六：日志管理
所有操作都有详细操作日志。 A、系统日志自动记录了所有用户的操作过程； B、管理员可以在后台控制面板中对日志进行查询与管理。
根据学校工作性质将学校电子文档资料设置成六大类一级目录，每 一类一级目录下设若干耳机目录，主要一级目录有：行政类、教务 类、德育类、总务类、安全类、其他类。
功能一：系统访问
eworks系统只要客户端与服务器端能够正 常通讯，即可用浏览器登陆访问文件。
需要时您可以在家中、在学校、在出差 途中的任意时间访问学校文档。
文件搜索
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功能十二： 文件分类
文件可以指定分类标签与设置拓展属性。 A、新建文件可以设置分类标签 B、分类标签可以捆绑拓展属性 C、用户可以根据分类标签快速浏览文件及拓展属性
文件上传选择分类
查看分类标签
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根据分类浏览文件
功能十三：工作流管理
通过工作流实现文件的上传、修改、审批等标准化管理。 A、管理员可以根据需要设置文件对应的流程模板， B、用户可以根据流程模板来发起流程， C、管理员可以为文件夹捆绑自动审批流程。 D、流程可以附带各类表单信息。
B、支持常见格式的在线浏览、打印与修改操作 支持的格式用户可以自行增加
操作按钮
在线预览
在线打印
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功能四：文件权限管理
eworks系统支持对文件/文件夹进行权限设置
完全控制：可以对文件进行所有管理操作 更改权限：可以对文件进行权限分配； 删 除：可以删除文件； 修 改：可以编辑文件，更新文件内容； 下 载：可以将文件下载到客户端； 预 览 ：可以在线浏览文件； 打 印 ：可以在线打印文件； 可 见：可以见到该文件、文件夹的存在；
功能二：上传ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ件
eworks可以通过多种方式上传文件。 A、直接将文件服务器中的文件或文件夹批量导入系统 B、通过系统上传单个、多个文件或文件夹 C、通过系统的文件模板在线创建文件 D、通过集成导入OA等系统的文件
导入文件
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功能三：文件日常操作
eworks系统可以对文件进行多种操作： A、支持下载、预览、打印、更新文件、签出、删除、复制、移 动、重命名与收藏等操作
教育教学资源管理软件
学校为什么要建立电子文档管理系统
学校为了迎接教育主管部门各种检查需投入大量人力物 力财力进行准备 ，增加了学校和老师负担。
一个文档，经过多次修改不知道哪个版本是正确的，修 改后只能重新命名保存。
学校有很多文档、图片、视频资料，随着时间的推移， 这些电子文档越积越多，查找、管理、使用起来很不方 便。
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使用eworks系统的五个有利于
有利于学校对内部各要素协调一致，实现学校管 理的整体化；
有利于解决各部门检查交叉重复的矛盾，减轻学 校迎检负担；
有利于学校各种资料保管的完整性和长期性； 有利于教育部门提高工作效率，减少开支； 有利于学校教育教学资源的规范化管理。