档案工作数字化建设的意义

浅谈档案工作数字化建设的意义

[摘要]随着世界科技和经济的发展，人类社会正从工业社会迈向信息社会，档案事业的数字化建设工作显得尤为重要，数字化建设一直是新时代档案管理追求的目标，上个世纪末开始的计算机信息技术的高速发展是我国档案数字化管理的契机。本文就数字化建设对于推动档案事业的改革和发展进行了一些讨论。

[关键词]数字化建设、档案工作、意义

中图分类号：td327.3 文献标识码：a 文章编号：1009-914x （2013）14-0129-01

随着世界科技和经济的发展，人类社会正从工业社会迈向信息社会，而数字化是这个社会演进的历史进程，档案数字化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；数字化的过程就是信息技术推广应用、信息资源开发利用、信息产业发展壮大、信息服务广泛开发和不断提高的过程；同时是加速社会生产、不断提高工作效率、管理水平、人员素质和经济社会效益过程，也是各国综合国力，各地经济实力和人才开发的过程，数字化的水平已成为现代化水平和综合国力的重要标志。

当今市场竞争日趋激烈。如何对我们在生产过程中积累的宝贵的地质资料、文献资料、科技资料进行高效科学管理，提供更加及时、准确、价值更高的信息，将直接影响着油田的发展战略与经营方针。

所以，档案事业的数字化建设工作显得尤为重要。根据2010年油田信息工作要紧紧围绕油田发展战略和总体工作部署，结合油田一体化、特色化、精细化管理的新形势，通过强化管理、深化应用，全面提升信息工作水平，更好地服务于油田发展。我们将在“档案资源开发服务年”活动中？大力推进档案数字化建设？。？

一、档案信息开发利用是档案工作的着眼点和落脚点

随着信息技术的发展，电子化服务方式将成为档案利用的主要途径，而单机单系统的作业方式已远远不能适应勘探开发工作人员的需要，也不适应国内数字化发展的形式。所以，我们应以档案信息生成、存储、提供利用等方面加快网络化和电子化步伐，提高档案信息利用率，实现档案信息资源共享，增强档案服务的综合能力，更好地服务于油田的勘探开发和科研生产。我单位现保管着管理类档案、产品档案、科学技术研究档案、基本建设档案、实物档案、照片档案、地质档案等多种类别的档案。但其中以地质档案的利用率最高。地质档案中详细的记录着每一口油水井的动、静态资料以及每口井从投产到目前的生产数据，油水井演变过程，能给我们提供初始条件下地下储层的情况，是原油生产建设的主要依据，是科学决策的基础条件。有效利用地质档案为油田的高效开发和稳产提供了强有力的保障。因此我室就将地质档案做为档案数字化工作的重点，集中投入大量的人力、物力、财力率先对二十一万余份地质档案进行了档案信息数字化工作。档案是一种重要的信息资源，关键是如何开发利用和创造更大的价值，满足科研人员的需要。伴随

着信息技术特别是网络化和数字化技术的普及应用，信息服务的传统方式被冲破，正向电子化服务的方向发展。这种服务方式资源利用率高，服务面广，使人们不出办公室即可在网上查询各种文字，图像，曲线等信息，查询速度快，信息量丰富。在完善功能、丰富馆藏和适应需求的基础上，提高数字档案馆上网率和查询率，逐步使油田职工能够按工作权限，最大限度地利用档案资源，为油田生产经营和职工文化生活服务。？？

二、数字化建设促进档案管理的规范性、科学性、安全性

档案事业的发展必须依靠现代化管理方法，而现代化管理方法必须要有现代科学的理论方法和技术手段，其中包括必不可少的信息科学，信息技术，信息网络，信息资源等至关重要的因素。这些即是数字化的重要内涵和构成，又是数字化发挥现代化管理功能的基础和保证。通过建立数字化，使档案管理人员从繁忙的日常事务中解脱出来，使档案信息管理工作更加标准化、规范化、程序化、制度化。认真学习贯彻《电子文件管理暂行办法》，借鉴国内外档案数字化建设的成功做法，结合实际，制定科学可行的标准规范，制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案数字化，一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆（室）藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规，如：字符内部编码标准、数

据处理格式标准、信息输出标准（包括信息的显示、打印、传递等直接面向网络用户的服务格式）及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。

随着数字化、网络化、数字化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。信息系统环境的复杂性使数字档案信息安全问题的内容涉及面广、复杂性。首先计算机系统极易遭到攻击或破坏，如数据被篡改，软件被修改或破坏等，其次信息易泄露，或被窃取，非法增删改等。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们必须做到以下几点：一是建立科学合理严格的管理制度----建立档案信息网络和信息安全管理制度，建立严格的保管及存储制度，提供利用管理制度，网络安全保密制度，数字档案管理制度等，确保数字档案信息安全。二是确保计算机系统有一个良好的环境。防止非法使用计算机和避免各种偷窃和人为破坏。目前，我们室的所有微机都设置了开机密码，外人是不能使用的。实行24小时安全监控，晚上配备值班人员，做到了机防人防最大限度地确保计算机的安全。

三、数字化是提高档案人员素质的新生动力。

由于档案管理技术手段和现代化程度不断提高，科技进步促进了档案载体和档案内容的新变化，电子档案的管理与纸质档案的管理

有着截然不同的方法，档案室已由传统的管理保护功能转变为管理保护、信息加工、信息交流三位一体的社会化新型的产业。这就对管理人员提出了更高的要求，我们必须适应这种变化，不断加强学习，成为现代化管理技术型人才。目前，许多从事档案工作的人员都不是学习本专业的，还有一部分学历较低，这就要加强继续教育，全面培养高素质档案工作队伍。使档案管理专业技术人员成为不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，敢于向传统观念挑战，善于提出新方法、新思路，掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才。

档案逐步数字化的过程使越来越多的档案人员转向知识性和技

术性工作。只有把人才问题解决好了，才能使档案数字化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。档案管理人员素质的提高对档案工作数字化建设的质量起着关键的作用，因此，计算机技能的提高是目前档案部门管理人员素质教育的重中之重。可以重点引进与本企业、本行业有关的的专业技术人才和计算机专家。还可以经常性地开展档案管理经验交流、主动到上级部门和兄弟单位学习、取经，这也是提高档案人才素质的有效途径。

综上所述，档案数字化建设的发展将极大促进企业档案信息资源的开发利用，促进档案部门管理方式的改变，大力提高档案管理人员的业务素质。因此数字化建设对于推动档案事业的改革和发展有着重要的现实意义。