样品管理制度

1 目的

为加强和规范对样品的接收、流转、贮存、处置以及样品的识别等各个环节实施有效的质量控制，确保实验样品的代表性、有效性和完整性以及做好样品的保密与安全工作特制定本管理制度。

2 范围

适用于质管部实验室样品的接收、流转、贮存、处置和识别等管理。

3 职责

总经理：审批其它部门提出的样品需求申请，审批留存原材料样品的处理；

质管部经理：审批产成品样品的处理，对样品管理承担管理职责；

质检室主任：对本室样品管理全过程进行监督；

样品管理员：负责样品的标识、储存、领用、发放和清理工作；

取样人员：负责按规定抽取样品，对样品的代表性、真实性、准确性负责；

主检员：从样品领用到交回样品，对样品的安全和真实性负责；

研发部、市场部：负责提出样品需求申请，并对领用样品的用途负责；

生产部：负责处理留存期满可利用的样品。

4 工作程序

4.1 取样

取样人员根据取样频率到指定地点按时取样，取样人应对样品在运输过程中的防护负责，保证样品的完整性。样品一式两份，一份用于检测，一份交样品室留存。

4.2 样品的使用和管理

4.2.1质检室主任根据检测任务合理安排检测工作，质检室主任根据检测安排将样品交给实验员，实验人员接到检测样品后，根据检测需要取用一定量样品，每次取用后及时拧紧瓶盖或扎紧取样袋，以防样品受潮或性能发生变化；

4.2.2当检测完成后应将余样全部及时返还样品管理室，并进行相应的登记；

4.2.3对检验结果持怀疑态度、或有异常情况时，必须进行再次取样分析。

4.3 样品的入库

4.3.1样品管理员在接收样品时应记录样品状态，并做好样品登记记录；

4.3.2 样品管理员对已接收样品必须进行标识，标识内容包括样品名称、批

号、采样日期等。

4.3.3 样品标识应清晰便于识别，保证样品标识的唯一性和有效性，保证样品分析结果的可追溯性。

4.4 样品的贮存

4.4.1实验室应有专门且适宜的样品贮存场所，配备样品间及样品柜（架）。样品间由专人负责，无关人员不得出入；

4.4.2 样品管理员每天对样品室进行清理，保证样品室的清洁、整齐、有序。样品应分类存放，标识清楚，做到账物一致。固体样品使用两个自封袋封存贮于干燥器中保存。液体样品使用具塞锥形瓶保存贮于专门的液体样品柜中保存。样品管理员对样品完好性、完整性负责。

4.4.3 易燃、易爆和有毒的危险样品应隔离存放，做出明显标识，并根据专业要求对危险样品保管作出具体规定。对要求在特定环境条件下贮存的样品，应严格控制环境条件，环境条件应定期加以记录。

4.5 样品的邮寄

4.5.1 分公司向质检室向检测及研究室寄样

4.5.2 除规定的产成品样品邮寄需求外，绝不允许以任何形式将产成品样品邮寄或私自带出。

4.5.3 样品的邮寄必须进行登记并保留记录，样品邮寄过程中，寄件人负责跟踪样品投递情况。

4.6 样品领用及外送管理

4.6.1样品领用必须做好相应记录，样品去向要落实到人；

4.6.2 质管部内部因复检需领用样品时，做好样品领用记录，在领用和使用过程中要注重保持其完好性，检测完成后应将余样全部及时返还样品管理室；

4.6.3其他部门或人员需质管部提供产成品样品，需填写《样品需求申请单》并经总经理审批（总经理不在可电话请示，但事后必须补签）。样品管理员接到经总经理审批后的《样品需求申请单》后，根据要求及时准备所需样品然后通知经办人员领取（样品保管室无相应样品时通知分公司重新取样邮寄至总公司样品室），领取时填写《样品领用登记表》签字后，方可将样品交付给相关人员；

4.6.4外送样品需求统一归口至检测及研究室管理，需求部门或个人不得直接向生产部门或分公司质检室索取。

4.7 样品的处置

4.7.1 若无特殊规定，对留样期满三个月的样品，每月选取5个样品继续留存，留存满一年的样品每月选取一个样品留存至三年。留存期满未作留存的样品由样品管理员提出申请，经质管部经理审批后交给生产部门处理，同时填写《留存样品存放处理记录》。

4.7.2 若无特殊规定的原材料样品，在留样期满后（一般保存3个月）由样品管理员提出处理申请，说明处理方式，由质管部经理审批，报总经理批准后由样品管理员组织进行处理，其他部门协同。

4.7.3 对于非常规的样品（如研发部的中试样品），实验完毕后将样品返还给送检者或妥善保存，样品的保存期限由质检室与送样者一起确认，保存期满后按产成品样品处理方式处理。

4.8 样品的保密或安全

4.8.1 实验室对样品的检测、贮存和处置，严格执行相应的安全保密制度，对样品、附件及有关信息负保密责任。留样期内的样品不得以任何理由挪作他用；

4.8.2 每年至少安排一次样品管理状况的检查，并形成书面材料。