时代光华《如何做好委派前的准备工作》课前试题答案

如何做好委派前的准备工作

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通过学习本课程，你将能够：

●了解从委派角度如何划分工作层次；

●学会如何制定委派计划；

●学会如何选择合适的委派对象；

●掌握帮助下属做好被委派准备的方法。

如何做好委派前的准备工作

一、委派工作三要素

委派工作之前，管理者需要考虑以下三个要素：

1.什么事

“什么事”指的是：需要委派的工作包括哪些，每项工作需要做到什么程度才算完成。

2.让谁来干

“让谁来干”这个问题涉及员工的能力，因此管理者在决定委派的人员之后，就要有意识地观察、培养、分析、训练员工。

3.怎么干

“怎么干”是指管理者把工作委派出去之后，还要对工作有一个清晰的计划。

要点提示

委派工作需要考虑的三要素：

①什么事；

②让谁来干；

③怎么干。

二、分析要委派的工作

委派之前，管理者应该对工作做以下要素分析：

第一，分析自己的担子有多重，如果担子过重，则说明自己承担了一些不必要的工作；

第二，考虑自己可利用的资源有多少，也就是人力、物力和财力到底有多少；

第三，过滤、筛选自己在各种状况下可以做出的选择；

第四，挑选职责合适、逻辑合理的选择；

第五，既要做理性分析，也要做直觉判断；

第六，审视自己的权力、义务和职责。

总而言之，管理者要明确自己要做的工作、承担的业务和职责、将来要采取的行动、行动的后果，从而重新确立部门的首要目标、关键职责和绩效标准，保证工作方向的正确性。因为如果方向错误，所有的行动都会按照错误的方向发展。就好像一艘船从青岛出发，目的地是美国旧金山，如果罗盘在太平洋上向左偏了一度，很可能转一圈后又回到原地。

三、决定要委派的工作

1.考虑注意要点

确定可以委派的工作时，需要注意以下几点：

第一，管理者应该做的工作是不能委派的；

第二，回顾总结、未来计划、奖惩条例等工作应该委派给受过训练的人，如果没有合适人选，首先考虑是否可以通过培训员工达到能力要求，再考虑员工有没有更多的时间和精力完成工作；

第三，考虑需要委派的工作是不是常规性的，即是否有可能再次出现，以及再次出现的频率，如果工作很难再次出现，那就自己做完。

2.慎重委派工作

管理者有时喜欢交叉不同岗位和职位的工作，让下属轮流做新的工作，给下属的工作增加更多的趣味。此时管理者需要慎重考虑以下问题：

不要委派“热土豆”式的工作

“热土豆”通常被称为“烫手的山芋”，即处在最优先地位、需要管理者亲自处理的、特别的工作，这些工作必须管理者亲自去做，出了纰漏就会产生很糟糕的结果。

不要委派保密性的工作

如果工作涉及只有管理者才能了解的保密信息，这项工作就不能委派给下属。例如，正常的工作流程是：客户先打款过来，财务部派人到电子银行查询到款情况，确定到款后再组织发货。如果客户打款太多，财务部来不及一一查询，即使可能延误发货，也不能交给其他部门员工帮忙查询到款情况。因为查账账户是需要密码的，太多人知道这个密码就会带来巨大的风险，所以这项工作不能委派。

3.认清工作层次

企业工作可以分为五个层次，工作的层次不同，委派的程度也就不同，具体情况如下：

第一，只有管理者才能做的工作，绝对不能委派；

第二，管理者应该做，但需要其他人提供必要帮助的工作，可以委派一部分；

第三，管理者能够做，但如果给予机会，其他人也能够做的工作，要尽量委派；

第四，其他人应该做，但必要的时候需要管理者提供帮助的工作，应该委派；

第五，其他人可以做的工作，一定要委派。

四、制订委派计划

作为管理者，最重要的工作就是制定委派计划。在部门工作中，计划包括目标、完成的期限、必须达成的标准、必须完成的决策、要委派的职权、受托人的职责范围等。

制定委派计划时，管理者应该用表单的形式陈列出来，不能随意地以口头形式传达。实际情况是，中国人不喜欢用EXCEL做表单，偏爱用WORD文档写文章，体现出中国人的感性思维比较多，理性思维较少。感性的思维一定要和理性的思维结合起来，否则就会脱离实际，不能脚踏实地地做事。

五、选择合适的委派对象

1.考虑注意要点

当委派的工作选定之后，就要确定合适的人去执行，此时管理者需要考虑以下几个方面：

第一，该工作是否属于下属的职责范围；

第二，谁有承担的兴趣和能力；

第三，谁会认为这个工作更有挑战性；

第四，该工作将使谁全力以赴并能够帮助其成长；

第五，谁最可能被忽略；

第六，谁有时间做这件事情；

第七，谁正在为一项新的工作或新的晋升做准备。

2.进行委派前的评估

评估的原因

管理者要观察员工的做事速度和完成效果，对其进行评估，因为不同员工的时间价值是不同的，有的员工时间价值比较高，有的员工时间价值比较低。例如，打扫卫生的阿姨和技术研发的工程师，两者都是公司的普通员工，但收入可能相差5—10倍，因为他们员工在单位时间内创造的价值是不一样的，工作任务的单位时间价值和员工的时间价值要匹配。

作为管理者，一定要清楚员工的时间价值，把高价值的工作分给高价值的员工做。

评估的内容

管理者在委派之前，要对工作和员工进行如下方面的评估：需要完善哪些事；可以委派哪些事；跟下属的能力、兴趣、单位时间价值是否相配；对下属的发展是否有利；目前谁能为自己做这件事；谁能通过培训完成这件事；该下属目前的工作负荷和绩效水平如何等。

工作负荷就是下属目前的工作量充盈程度，如果下属的工作量充盈程度很满，而目前的绩效水平比较低，则不能给他委派工作，否则绩效会越来越差。如果下属的绩效水平很高，而工作负荷不满，则可以给他委派工作。

六、帮助下属做好工作准备

1.让下属做好准备

委派任务之后，管理者要让下属做好工作的准备。例如，管理者要与员工一起讨论实际和期望的结果，了解员工的发展目标，通过委派进行支持等。

除了选定的委派对象之外，管理者还要准备后备人选，例如需要2个人，就要选5个人进行培训，培训完毕后，从5人中择优选择2人。同时要强调培训对完成本职工作和受托任务的重要性，帮助员工制定行动计划，把培训的知识理论转化为事件技能。

2.帮助下属明确角色