新员工培训-电子邮件的书写与回复

六、主动控制邮件的来往
为避免无谓的回复，可在文中指定部分收件人给出回复，或 在文末添加以下语句：“请知悉”，“供参考，无需回复。”
提问时间
谢谢!
注意事项
ü ü 一封邮件尽可能只针对一个主题，不在一封邮件内谈及多件事情，以便于日后整理、查 找。 如收到邮件主题和内容不符的邮件，在回复时要修改好邮件主题。
邮件正文（一）：格式
一、邮件称呼+问候语
邮件的开头要称呼收件人,这既显得礼貌,也明确提醒 某收件人,此邮件是面向Ta的，要求Ta给出必要的回应。 ① ②
不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
五、不要就同一问题多次讨论回复
如果收发双方就同一问题的沟通回复超过3 次，说明沟通不畅，邮件没说清楚，此时可 以用电话沟通等其他方式交流后再做判断。 对于较为复杂的问题，多封邮件来往回复， 会导致邮件过于冗长笨拙而不易阅读，此时 应对之前讨论的结果进行小结，突出有用信 息。
一特定时间内处理，但一般不超过 24小时。
如果事情复杂，你无法及时确切回复， l 对方给你发来一大段文字， 可以先回复“邮件收悉，我们正在处理， 你却只回复“是的”、 “对”、“谢谢”、“已知 一旦有结果马上回复，云云” 道”等字眼是很不礼貌的， 如果正在出差或休假，应该设定自 至少要凑够10个字，显示你 动回复，提醒发件人，以免影响工 对Ta的尊重。
邮件正文（二）：例子
Ø 原则：要事第一，结论在前，分析在后
Hi Lala, 如下项目，贵司是否可以安排？ 如可以测试，请报价，并告之需要准备多少面料？ 1. Breaking Strength of Textile Fabric: Grab Test, ASTM D5034 2. Tearing Strenght: Elmendorf Apparatus, ASTM D1424 3. Abrasion resistance, 15000 cycle, ASTM D4157
抄送（CC）
非直接联系人，但需 要知道这件事的人。 CC的人没有义务对邮 件予以响应。 如果CC的人有建议, 也可以回复EMAIL。 一般是主管领导，或 者明确要求需要了解 事件进展情况的人。
密送
添加抄送的时候 收信人会同时知 道你发给了哪些 人，如果选择 【密送】的方式 发送邮件，收信 人就不知道你同 时发给了谁，一 般用在非常规场 合。
•电子邮件的书写
Amba Edit 2016.07
完整的电子邮件包括四部分
收件人 主题 正文 签名
正确使用邮件的发送、抄送、密送
01 02 03 04
收件人（To）
事件直接联系人， 收件人要回复这封 邮件所涉及的主要 问题。 发送给多人的电子 邮件地址使用";" 分隔。 确认收件人地址是 否正确，以免错发 邮件。
分别发送
用于群发邮件， 会对多个人一对 一发送。每个人 将收到单独发给 Ta的邮件。
邮件主题
邮件主题应该简单、明确的概括邮件的内容
邮件必须要有主题，主题是接收者了解邮件的第一信息，因此主题一定不要空白，也不宜冗 长。不要让收件人拉滚动条才能显示完你的主题，也不要一长串的“回复：回复：回复：回 复：回复……”
签名，让收件人了解你的信息
Ø 签名信息内容 ü 签名档文字应该选择与正文匹 配的简体中文或英文，字体应 比正文字体小一些； ü 签名主要包括发件人的名字、 部门（职务）、公司、地址、 电话、传真、Email、即时通讯 等，书写时，应将信息归类， 一般不超过5行。 Ø 签名设置 I. II. III. IV. 登录【电子邮箱】页面 选择右上角齿轮图形的【设置】 选择【签名设置】 选择【新建签名】 ü 对于电话、手机号码等较长的 数字间应加停顿。 ü 签名档可以设置多个,对内、对 私、对外使用各不相同。
如果收件人或抄送的人员里有外籍人士， 应该用英文邮件交流。
04
一次邮件交代完整信息
尽可能避免拼写错误和错别字
02
正文要简明扼要，行文通顺
注意邮件的论述语气
01 03
05
邮件附件
如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件。 附件文件应按有意义的名字命名,最好一眼就能看懂的文件名。 正文应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件。 附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件。 如果附件是特殊格式文件,应在正文中说明打开方式,以免影响 使用。 如果附件过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送; 或者把要发的附件上传到某个空间或者网络硬盘,然后在邮 件中给出链接。
Baidu Nhomakorabea
邮件回复技巧(一）
一、及时回复邮件 二、针对性回复
l 当回邮件答复问题时，最好 对一些紧急重要的邮件，理想的回 把相关的问题抄回邮件中， 然后附上答案。 复时间是：0.5~2小时之内。 l 回复时，应该进行必要的阐 述，让对方一次性理解，避 对于一些优先级低的邮件，可以在 免再反复交流，浪费资源。
三、回复不得少于10个字
作。
邮件回复技巧(二）
四、要区分【回复】和【全部回复】
如果只需要单独一个人知道的事情，单独 【回复】Ta就可以了。 如果你对发件人提出的问题不清楚，或有 不同的意见，应该与发件人单独沟通，不 要当着所有人的面，不同的【回复】来 【回复去】与发件人讨论。你们讨论好后 再【全部回复】告诉大家。 如果你对发件人提出的要求做出结论相应， 应该【全部回复】，让大家都知道，不要让 对方帮你完成这件事情。
根据收件人与自己的熟络程度、等 级关系；邮件是对内还是对外性质 的不同，选择恰当的语气进行论述， 以免引起对方不适。
最好在一次邮件中把相关信息全部说 清楚，说准确。不要过2分钟之后再发 什么“补充”“更正”的邮件。
在邮件发送之前，务必自己仔细 再阅读一遍，检查下邮件是否通 顺，拼写是否有错误。
尊重对方的习惯，不主动变化邮件语言。
Best regards, Mr. YK Project Manager, Email: xxxxxx Skype:xxxx Tel: +86-xxxxx Website: xxxxx Company Name
邮件正文（三）：注意事项
如果具体内容很多，正文可以做摘要 介绍，后单独写个文件作为附件进行 详细描述。不要出现让人晦涩难懂的 词句。
三、邮件结尾+祝福语
例： 祝您顺利/ 商祺/ Best regards
四、签名
问候语： Ø Hi/ Hello/ Dear xx, Ø Hope your everthing goes well或Wish you have good days. Ø 尽量用尊称“您好”，熟悉的客户和同事，可以称呼“你”
二、邮件内容
字号：可以事先设置文字大小，默认选 择14px. 字体：一般中文选宋体或黑体，英文选 择Arial或Times New Roman 2、点击 1、点击 【字体、字 【写邮件】 号】 3、点击 【设置默认】 进行设置
A B C D E
知道对方职位，按职务尊称对方,如“x x经理”,“xx总。” 不知道对方职务，按通常的“xx先生/xx小 姐/xx女士”称呼，但要先知道对方的性别。 如果不知道性别和名字，可以用问候语做 开场白。 写给国外客户，通常称呼对方的名字 或Mr./ Ms xx(姓氏) 有多个收件人，可以称呼大家或称呼部门、 团队的名称或ALL（ALL一般是上级写给下级）
小贴士
ü 使用收件人容易接受 的口吻陈述内容。 ü 内容简洁、易懂，要 让收件人在最短的时 间内了解您的表达意 图。 ü 根据收件人与写信人 的等级关系、熟悉程 度等，选择恰当的语 气陈述，多使用请、 谢谢等词语。 ü 如果事情复杂，最好 用1、 2、 3、 4列几 个段落分别说明。 ü 合理利用图片，表格 等形式来辅助陈述。 ü 对于重要信息可以通 过大写、改变颜色、 加粗等合理提示。
邮件主题遵循What, When, Where原则
用一个词，短语，句子（一般不超过35字）来描述邮件的内容，使收件人只要看到主题就知 道邮件内容。
发给客户的邮件主题,最好能包含公司的名称（Who）
例：(1) 验货预约--英国客户Karl--合同号PK-10086 (2) Walmart--Knitting Ball--Re-inspection--July 15 切忌使用含义不清的主题，如：Inquiry/ Inspection