电子邮件书写规范
电子邮件书写规范与礼仪指南
电子邮件书写规范与礼仪指南在现代通讯方式中，电子邮件已经成为人们沟通的重要工具之一。
然而，由于电子邮件的特殊性，我们在书写邮件时需要遵循一定的规范与礼仪。
本文将从邮件格式、称呼、正文内容、附件使用等方面，介绍电子邮件的书写规范与礼仪指南，以帮助大家提高邮件交流的质量和效果。
一、邮件格式1.主题（Subject）：邮件主题应简洁明了，准确概括邮件内容，并突出重点。
避免使用太长或含糊不清的主题，以便收件人快速理解邮件的重要性与原因。
2.收件人（To）：在填写收件人时，应当确保邮件发送至正确的人员。
对于多人抄送的情况，应当谨慎选择抄送对象，并告知收件人是否需要回复全体抄送的邮件。
3.抄送（CC）：在必要的情况下，可以抄送一些其他相关人员，但要注意抄送的必要性和合理性。
避免过多的抄送造成信息冗余和不必要的骚扰。
4.密送（BCC）：只有在特殊情况下，需要向某人发送邮件却不想让其他收件人知道时，才使用密送。
但使用密送应慎重，尊重隐私。
二、称呼1.称呼准确：在邮件中使用收件人的正确称呼，避免使用错别字或称呼不准确的问题。
如果对方没有明确提供称呼，可以使用尊敬的职务或姓氏来代替。
2.提及发件人：在回复邮件时，要注意先提及发件人的姓名或称呼，以示礼貌和尊重。
3.客套话：根据邮件的目的和内容，适当使用客套话，表达礼貌和尊重。
例如，使用“您好”、“非常感谢”、“请您注意”等客套语句。
三、正文内容1.简洁明了：邮件内容应简洁明了，突出重点，避免冗长的叙述和废话。
尽量使用简洁的语言，使读者能够快速理解邮件的主旨。
2.逻辑清晰：在写邮件时，要注意内容的逻辑结构，合理划分段落，以方便读者理解和阅读。
可以使用段落标题、编号或者分条列举等方式，使邮件逻辑更加清晰。
3.注意语法和拼写：要在写邮件时注意语法的正确性和拼写的准确性。
可以使用拼写检查工具或语法检查工具来避免常见的错误和疏忽。
四、附件使用1.合理选择附件：当邮件需要附上文件或图片时，要注意附件的格式和大小。
邮件书写规范及注意事项
太复杂的问题还是用电话沟通（如排名等），邮件不易表达清楚。
信中最好避免玩笑、随意的评论和俚语等，以避免引起误会。毕竟是和客户之间 商业来往的信函。
邮件内容正文 邮件内容正文——截图 正文 截图
截图要突出重点：只需要截出需要展示给客户的部分，去除不相关的界面
最好进行适当标注，指引客户可以即时关注到我们需要表达的内容，同时必要时在 图中表达出需要关注的次序。
收件人
标题
格式 排版
商业邮件
正文 附件
格式、 格式、排版
1 2 3 4
字 体
标 点
标注 颜色
信 纸
字体
使用方便阅读的字体
某些研究显示大小为 10 号的 Arial 或 Verdana 字型都是最适于在线 阅读的字型。 在商业书信中最好避免使用复杂且具装饰效果的风格。
注意邮件整体字体和风格的统一，有时我们从模板信中、某一文档中或 者网络上拷贝一段文字，可能字体、字号、段落格式都不一致，这时需要统 一修改一下，以保持风格的一致和版面的美观（可将拷贝的内容拷贝在文本 中可消除所有格式）。
给客户建议要尽量简明扼要，并说明此建议的优点及建议原因。
避免出现错别字。
邮件内容正文 邮件内容正文
给客户的邮件中，尽量避免使用MIC内部的专用词汇及过于专业的网络用语，如我 们内部简称Toprank为TR，数据不同步等。要尽量通俗易懂，但不能显得很外行。
邮件中不要评论竞争对手，不要涉及一些不信纸给客户发送邮件，请尽量使用简洁、庄重的信纸风格 ——MIC的工作信纸，给客户树立专业、权威的企业形象。
邮件完成，发送前
邮件完成，发送前 将邮件发送之前，务必仔细阅读检查一遍 仔细阅读检查一遍，或 仔细阅读检查一遍 者使用拼字检查，以检查是否有文法错误或其 它问题。
工作邮件的规范与注意事项
正文内容
正文的核心部分，层次分 明、简单易懂。
3
1
2
下一页
正文中内容的格式
首行
第一个首行在称呼语下面隔一行。 每段文字的首行向右缩2个汉字，
第二行从左边顶格书写。
内容
要求主次分明，先总体表达，再 分层次说明，多用“第一/第二/
第三…”的格式。
字体
宋体，黑色 字号一般选择10-16号。 邮箱默认的字体都适用。
2
04 时间
如果带有时间性质的邮件，要在主题中标 明时间，比如月报日报周报等。
二、内容
02
正文
01
称呼
03
附件
04
结束语
05
@
署名
01 称呼
2)如果只知道对方的 姓氏： 1. 对方是技术型的， 可称呼：姓氏+工； 2. 对方不是技术型的， 不确定职位，可称呼： 姓氏+老师。
4)如果为群发收件人可 直接称呼为 Dear all或 者大家好/各位好/三位 （数量 ）好。
工作邮件的规范
与注意事项
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开始
2024/10/24
目录
CONTENTS
01. TWO 内容
04. ONE 主题
02. FOUR 范文
05. FIVE 其他
03. THREE 地址栏
06. Content
一、主题
No.1
主旨 简短扼要
No.2 目的 明确直观
• 长度不宜冗长
• 尽量在标题前注明目的。
数量
• 可多个不同的签名。 • 慎重引用短语或者公司宣传文
化作为签名的一部分。
行数
• 和正文字体匹配，简体中文 或者英文。
商务电子邮件撰写礼仪
收件人、抄送人的区别收件人、Biblioteka 送人的区别：在功能上无特别区别
在指向上有所区别：主要是为了区分收件人的 主次用。 收件人：指的是你邮件的主送人，可以是一个 或多个 抄送人：需要告知的人，比如其他相关人员、
有关主送、抄送机关的规范
2．不应当抄送的情况 （1）请示邮件不得抄送其下级部门或个人； （2）接受抄送公文的部门或个人不必再向其他 机关转抄、转送； （3）凡与公文办理无关的单位一律不予抄送。
电子邮件的其他重要事项
邮件主题
• 如果一次要和对方讨论的事情是不同的主题，建议 分开不同的电邮传送
• 也就是说，每封信的主题最好只有一个，这样对方 会比较好针对单纯的主题加以回信。
语感:
• 1.采用主动的语气。让收信者知道，是谁应该 来做这件事情。
A.你对这件事情有什么想法? B.有谁可以提供意见给我? 看得出来吗?A比B来得主动而明确。 2.动词比名词更有力量。 • C.让我们做个计划吧! D.让我们计划这件事情。 在D句里，计划两个字被用在动词的表现，会 比C句用在名词有力量。
格式上的要求：
（5）署名：写完信之后，在信的右下角 写上发信人的姓名叫做署名（如邮件已设 置自动签名，可省略）
（6）日期 发信的日期可写在具名的后边， 也可以另起一行（因电子邮件的即时性， 可省略）
商务电子邮件的礼仪规范
一、电子邮件是一种商务文本，应当认真撰写：
1. 主题要明确 收件人见到它便对整个电子邮件一目了然 了
有关主送、抄送机关的规范
确定上行文主送人的规范是： 1．请示：一般只写一个主送人，需要同时送其 他人的，应当用抄送形式。
签名模板及格式规范
邮件书写规范
一、邮件书写格式规范
1）规定字体：中文字体微软雅黑
英文字体Arial
2）规定姓名中、英文字体大小为：小三或15号字加粗
3）规定除姓名以外其它字体大小为：小五或9号字
4）规定字体颜色为：深蓝
二、邮件书写要求与注意事项
1）邮件必需要有主题内容，不得空缺。
2）电子邮件内容基本形式如下：
XXX，您好！
XXXXXXX（事件、人物、地点、时间）等要素。
感谢！
个人签名
3）电子邮件注意事项
邮件主题应体现邮件主旨,要引人注目、意思明确,最好为名词或动名词短语；
称呼礼貌得体,符合商务英语写作习惯,如不知对方姓名只知头衔,可用
Dear+Title作为称呼,如只知对方姓名不知性别,可用Dear+全名,如邮件为一封通函,则用DearAll作为邮件称呼；正文应结构清楚,便于阅读,如正文内容较长,可使用小标题、小段落,或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然.。
写邮件的正确格式范文
写邮件的正确格式范文邮件是我们日常工作和生活中不可缺少的一部分。
不管是商务邮件、邀请邮件、咨询邮件还是投诉邮件，邮件的格式都需要统一规范，以便让人能够更好地理解和处理邮件内容。
下面是正确的邮件格式范文，希望对大家有所帮助。
一、信封格式1. 发送人姓名2. 发送人单位名称（可省略）3. 发送人详细地址4. 发送人邮编（可省略）5. 收件人姓名6. 收件人详细地址7. 收件人邮编（可省略）二、邮件格式1. 邮件主题邮件主题应该简洁明了，能够准确反映邮件的主要内容。
邮件主题应该放在邮件正文的上方，以便收件人能够迅速了解邮件的目的。
2. 称呼邮件的称呼应该根据收件人的身份、职位和性别来决定。
如果您是与收件人熟悉的人，可以使用较为亲切的称呼，比如"亲爱的"、"尊敬的"等。
如果您不确定对方的职位或性别，可以使用"先生"、"女士"等表示尊重。
3. 正文邮件正文应该简洁明了、表达清楚，注意不要出现错别字或语法错误。
可以使用段落对邮件内容进行分组，方便阅读。
如果需要附加文件或图片，请说明清楚文件名称和路径。
4. 结尾在邮件结尾处，一般可以适当表达感谢、祝福等内容，比如"谢谢您的关注"、"祝您身体健康"等。
如果需要收件人做出回复或者采取相应措施，可以在结尾处进行提示。
5. 署名在网上发邮件时，很多人的电子邮箱账户中会自动署名。
如果您的邮箱中没有自动署名的功能，可以在结尾处书写您的称呼和联系方式，方便收件人与您取得联系。
6. 附件如果邮件中需要附加一些文件或图片，需要在邮件正文下方的"附件"栏目中进行标注，并且在结尾处再次提示收件人注意查看附件内容。
下面是一封格式规范的电子邮件邮件范文：主题：关于下周会议的通知尊敬的张经理：您好！为了统一公司的工作节奏，我们将于下周二（5月12日）下午2:00在公司三楼会议室召开关于第二季度业绩评估的会议。
正规电子邮件格式
正规电子邮件格式正规电子邮件格式是指符合业务沟通礼仪和规范标准的电子邮件样式，它是企业促进信息交流和职场沟通的体现。
在日常工作中，熟练掌握和使用正规电子邮件格式不仅能提高沟通效率，还能给人留下专业、有礼貌和严谨的印象。
本文将详细介绍正规电子邮件格式的要素和最佳实践。
一、电子邮件格式要素正规电子邮件格式主要包含以下要素：1.电子邮件标题。
邮件标题应该简短、明确、具体，概括邮件的主题信息，能够让读者能够迅速了解邮件内容，引起读者的兴趣和重视。
与邮件主题相关的信息，比如邮件的优先级、截止日期等也可以加在邮件标题中。
2.电子邮件正文。
电子邮件正文应该简明扼要，避免冗长和重复，突出重点，传递清晰准确的信息。
正文要具体说明要解决的问题、要达成的目标、需要采取的措施以及预期效果等内容。
3.邮件附件。
如果邮件需要附带资料或者文件，就应该在邮件中附加文件。
附件应该包含有关文件的简单说明，以及任何附加指示，如文件格式、大小、语言等。
同时，也需要重视文件的名称，文件名应该清晰、简洁、易于识别，以号提高读者的浏览效率。
4.电子邮件署名。
邮件署名是向读者展示发件人身份和联系方式的一种方式。
署名的内容应该包括发件人的姓名、公司职位、部门以及联系方式。
这有助于读者建立联系、了解发件人的背景和工作性质，并且在遇到问题需要咨询时能够更方便地与发件人联系。
二、电子邮件格式最佳实践为了确保电子邮件格式的清晰、客观、专业，以下是一些最佳实践：1.避免使用缩写和行话。
在邮件中使用缩写和行话可能会导致读者理解困难，尤其是对于那些非本专业的读者。
2.使用专业和简洁的措辞。
邮件中的任何措辞都应该准确、简洁，行文清晰，传递出准确的信息和态度。
3.重视邮件的组织结构。
邮件应该包含一个清晰的结构，包含一个简短、具体、重要的开头，中间的文本需要详细说明问题，结尾可以包括对读者的提醒和个人建议。
4.重视邮件格式的统一。
在邮件编写的过程中，同一种类型的电子邮件应该采取统一的样式，比如邮件标题、字体大小、背景颜色、附件格式和大小等。
邮件书写格式参考
邮件书写格式参考邮件作为一种常见的沟通工具，其书写格式对于传递信息的准确性和专业性非常重要。
本文将介绍邮件书写的格式参考，以帮助读者在书写邮件时能够准确、规范地表达自己的意思。
一、邮件的开头邮件的开头通常包括称呼和问候语。
在称呼方面，如果你知道收件人的姓名，可以使用尊称如“尊敬的”，如果不知道收件人的姓名，可以使用“亲爱的”等常见称呼。
在问候语方面，可以使用“希望您一切顺利”、“祝您工作愉快”等常见的祝福语。
二、邮件的正文1. 首段：在首段中，需要明确邮件的目的和背景。
可以简要介绍自己的身份和背景，以及写邮件的原因和目的。
如果是回复他人的邮件，可以先表达感谢，并简要回顾之前的讨论内容。
2. 主体段落：主体段落是邮件的核心部分，需要详细说明自己的观点、问题或请求。
可以使用分点或编号的方式，将内容分成几个小节，以便读者更好地理解和回复。
在描述问题或请求时，要尽量清晰、简洁地表达，避免使用过多的专业术语或缩写，以免造成误解。
3. 结尾段：在结尾段中，可以再次表达感谢，并提供进一步的行动建议。
可以邀请收件人回复自己的意见或建议，或者提供自己的联系方式以便进一步沟通。
最后，可以再次表达祝福，如“祝您一切顺利”。
三、邮件的格式要求1. 标题：邮件的标题应简明扼要地概括邮件的主题，避免使用太长或太模糊的标题。
可以使用大写字母或加粗字体来突出标题，以便读者能够快速了解邮件的主题。
2. 字体和字号：邮件的正文内容一般使用宋体、微软雅黑等常见字体，字号一般为12号或14号。
可以根据需要使用加粗、斜体或下划线等格式来强调关键信息。
3. 段落和间距：邮件的正文应使用段落来分隔不同的内容，以提高可读性。
段落之间可以使用空行来进行分隔，使得邮件整体更加清晰。
在段落内部，可以适当使用缩进或空格来分隔不同的句子或段落。
4. 附件：如果需要在邮件中添加附件，可以在邮件的结尾处明确提及，并说明附件的名称和内容。
同时，可以提醒收件人注意查收附件，并在需要时提供密码或解压缩方式。
电子邮件书写格式及基本礼仪
目 录
一、电子邮件概述 二、基本礼仪
1、邮件主题 2、收件人 3、寒暄语 4、邮件内容 5、结束语 6、邮件回复
三、注意事项 四、邮件常用语句
2
一、电子邮件概述
3
电子邮件概述
在使用电子邮件对内进行联络时，应当遵守一定的礼 义规范，如何正确使用电子邮件，撰写规范的Email， 顺利的进行对内联络。 撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。 三种方式各有所长，但在撰写格式方面都分为邮件主 题、收件人地址、寒暄语、邮件内容、结束语、邮件 回复。
答案。 3. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅
，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。
13
三、注意事项
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注意事项（1）
1、乱码 现在有很多不同的邮件软件，有的邮件有HTML格式，有的邮件不能正常显示汉 字。在使用邮件软件的时候请做适当的设定之后，再发送邮件。 2、附件 最好不要将Word文档、Excel文档、图像等直接添加到邮箱的附件中。可能因为 Word文档、Excel文档等的版本不同，对方无法正常使用该文档。而且，即使脑 可能会有感染病毒的危险。附件最好使用谁都能用的文档。而且添加的附件最好 控制在100K左右。超大附件用QQ邮箱发。 3、CC（抄送） 在发送电子邮件的时候，一定要CC（抄送）给相关人员。按照业务范围及工作职 责直接抄送上级主管领导。 4、发邮件无主题，或者随便找一个以前的邮件直接回复一下。 后果：以前的邮件是针对以前的某一件事情，邮件正文和主题都和现在的事情无 关，导致收件人一头雾水，无法快速辨认。
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注意事项（2）
电子邮件写作规范
电子邮件写作规范引言：现如今，电子邮件成为人们日常生活中必不可少的沟通工具。
然而，由于电子邮件具有异地并行沟通的特点，写作规范的重要性愈发凸显。
在这篇文章中，我将为大家介绍一些关于电子邮件写作的规范和技巧，以帮助大家在书写电子邮件时更加得体和高效。
I. 明确主题在开始写邮件之前，你需要明确自己写邮件的目的和主题。
将主题明确表达在邮件的主题栏中可以让读者快速了解邮件内容，并且有助于邮件的分类整理和查找。
例如： - 主题1：关于下一次会议的讨论 - 主题2：邀请参加公司年会的通知 - 主题3：回复关于项目进展的问题II. 使用恰当的称呼在电子邮件的正文中，使用正确的称呼是礼貌和必要的。
根据收件人的关系和地位，选择适合的称呼进行称呼。
例如： - 亲爱的：用于较为熟悉的朋友和同事之间。
- 尊敬的：用于向上级或客户发送的邮件。
- 周先生/李女士：如果不熟悉对方姓名或对方年龄辈分较大，可以使用对方的姓氏加先生/女士。
III. 简洁明了的开头在正文开始之前，用简洁明了的句子引出主要问题或信息。
这样可以在考虑读者的时间和注意力的同时，更好地引起读者的兴趣。
例如： - 我写信是为了向您请教一些关于项目进展的问题。
- 非常感谢你给予公司的支持和帮助。
我想与你商讨一下下一阶段的工作安排。
IV. 分段落组织信息合理的分段落组织，不仅可以使电子邮件内容更加清晰和易读，还可以帮助读者更好地理解和消化邮件内容。
在每个段落中，专注于一个主题，并以总结或过渡句子将各个段落连接起来。
例如： - 段落1：问题的描述和背景信息 - 段落2：解决问题的方案和建议 - 段落3：期望得到的反馈和行动计划V. 清晰明了的语言使用简洁明了的语言能够让读者更容易理解和接受邮件的内容。
避免使用过于复杂的词汇和长句子，尽量用通俗易懂的表达方式。
例如： - 复杂：鉴于目前市场竞争激烈，为了保持竞争优势，我们需要进一步优化产品的供应链管理。
- 简洁：由于市场竞争激烈，我们需要改进产品的供应链管理，以保持竞争优势。
电子邮件格式模板_共10篇
★电子邮件格式模板_共1０篇第1篇：商务电子邮件格式模板商务电子邮件格式在电子邮件的写作中应该注意哪些呢？如何写好一封规范的电子邮件呢?在写电子邮件时候，要采用日常办公运用的商业信函格式，使用正规的文字，不用或避免应用网络语言,诸如３Q、ＩFＵ等。
主题栏:主题明确，一目了然，让人看了知道个所以然，不会是一头雾水，不知所云,当作垃圾邮件删除掉。
称谓：准确,切不可含糊不清。
是先生别称成了小姐；是小姐别喊成了先生。
这是大忌讳!一次，**一家公司发信到公司,把我们公司的运营总监张可先生称呼成了张可小姐。
搞得张先生郁闷一天。
当你搞不清对方准确的性别时候，那就称老师就没错。
主体：简明,扼要,把事情说清楚就可以了，不要罗嗦，拖泥带水的。
事情多，写的多,那最好是分成几小段，看的清楚明了.祝语:可以写祝您工作愉快,工作顺利，或者顺祝商祺等都可以，表示真诚。
落款：公司名称，个人姓名,日期。
另外,在信件中一定要写明你的联系方式,最好是手机，随时保持畅通.案例:尊敬的读者朋友:非常感谢您长期以来对《世界经理人》杂志的支持！为了回报您对我们的拥护，我在这里很荣幸地邀请您成为我们上线1周年的尚品·人生网的尊贵会员，您将享受到我们仅为尚品·人生网站会员提供的所有优惠和特权，更有机会在尚品·人生网的社区中结识其他与您一样成功的精英人士!您只要点击“接受”，便可自动成为尚品·人生网站的尊贵会员。
作为世界经理人网的姊妹网站，尚品·人生网以“享受成功品味生活”为使命，让成功人士在取得财富成果的同时，也能尽情享受丰盛的人生，得到生活与事业的和谐平衡。
非常感谢您的关注，期待您加入尚品·人生网！此致敬礼!ＣRＡIGPEPＰＬES环球**执行总裁《世界经理人》《尚品·人生》出版人注：如果您接受了这份邀请，我们将同时把您的个人信息复制到尚品·人生网站的数据库,您就不需再填写**种表格，这样不仅为您节省时间，也能让我们之间的沟通交流更方便。
中文电子邮件格式范文
中文电子邮件格式范文各位读友大家好！你有你的木棉，我有我的文章，为了你的木棉，应读我的文章！若为比翼双飞鸟，定是人间有情人！若读此篇优秀文，必成天上比翼鸟！篇一：商务邮件范例以及格式注意事项一、事务邮件：X经理/总：您好！非常荣幸能够代表我公司与您联系。
我是XXXX公司的XXX（职位）的XXX（姓名），今天将您所感兴趣的我司产品报价及相关介绍发送给您，请您查阅！如果邮件中有任何不清楚的地方或者您需要我们提供任何帮助，请您联系我，电话：*********，或联系XXX（该客户的具体主管以上负责人）手机号：XXXX。
恭祝商祺！XXX 二、问候邮件：例一：X经理/总：您好！在这个阳关灿烂的日子里，祝您身体健康，心情愉快！（在这个特别的日子里，为您送上最真挚的祝福，祝您：生日快乐！工作顺利！）XXX公司XX敬上例二：X经理/总：您好！生活是一种态度，拼搏奋斗之间自由来去，才是生活的真谛！生活是一种心境，慢慢体会了才会有温馨浪漫的甜蜜……今晨阳光灿烂，空气清爽怡人，我愿将这人间最美的时刻送给您。
祝您生活愉快，事业蒸蒸日上！XXX公司XX敬上例三：X经理/总：您好！一份真诚，能胜万两黄金；一缕温暖，能抵万里寒霜；一句真心的问候，送来我最美好祝愿：忙碌的日子不要忘记照顾自己的身体，祝您身体健康，工作顺利！XXX公司XX敬上例四：X经理/总：新年好！值此2012新年来临之际，XXXX（公司）向贵公司表示最衷心的感谢和最诚挚的祝福，感谢您长期以来对我们的支持和信任！在过去的一年中，我们的团队在您的支持、鼓励、批评下得到了一定的成长。
未来的中国是服务的王国，得服务真谛者得天下！你我携手共同为车主创造出体验更加温馨、融洽、激情的消费天空。
您的标准就是我们努力的方向。
在私下直言批评的是我们的真朋友！请提高您对我们的标准！让我们共同携手创造明天、后天!我们的团队还很幼稚，需要指点、批评、鼓励等各种成长的“营养素”，这是您赐予我们最有价值的礼物。
电子邮件书写规范标准[详]
![电子邮件书写规范标准[详]](https://img.taocdn.com/s3/m/84628db3f12d2af90342e65f.png)
电子邮件书写规范商务人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守一定的礼义规范，正确使用电子邮件撰写规范的商务Email，顺利的进行对外联络。
撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。
三种方式各有所长，但在撰写格式方面都一至分为四点：收件人，抄送，主题（标题），内容。
一、收件人 1.确认传送讯息的对象，并将人数降至最低。
2•传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。
二、抄送 1.在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员。
2.一般情况下不要给普通客户抄送。
3.确认抄送讯息的对象，并将人数降至最低，以免造成不必要的困扰。
三、主题电子邮件一定要注明主题，因为有许多网络使用者是以主题来决定是否继续详读信件的内容。
此外，主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息，而且可以区分对同一事物的不同信息。
让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。
四、内容在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。
一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。
但称呼，正文，结束，落款/签名四点要尽量完整。
1、称呼1）如果有收件人的姓名的话，可以让对方感觉更加友好。
2）若知道对方的性别可以用：**先生、**小姐、**女士3）如果知道对方的身份可以用：**总经理、** 经理、**董事长、x总、x董、x经理2、正文正文做到主题明确，语言流畅，内容简洁。
在撰写正文时还应注意以下几点以示礼貌和尊重，以免造成不必要的困扰。
1）在撰写英文信函时，只对一两个词进行大写以示强调，全篇都用大写是不礼貌的。
在撰写中文的时候，只对部分以示强调的词采用加粗等方式。
2）不要在信件中发泄不满，应面对面的解决。
3）回复信件时，有必要加上部分的原文，以方便对方了解回信内容。
4）若摘录的原文很长，应先把回复内容放到前面，原文内容在后，5）在收件人明白其意时，才可使用俚语或缩写。
6）如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途；3、结束1）如果可提供好的选择，应在结尾处提出。
电子邮件书写规范
电子邮件书写规范一、收件人, 抄送, 暗送（to,cc,bcc）To, 收件人，凡是需要回应或进一步动作的收件人，都放在to 中Cc, 抄送，顾名思义，这信不是给你写的，抄一份给你过目下，也就是知会的意思。
Bcc, 暗送,收信人，能够看到这封信to谁cc谁，但看不到bcc的对象。
Reply, 回复，仅回复给from发件人Reply to all, 回复全部，回信给from, to, cc的所有人。
Forward, 把邮件转发给其他人。
但需考虑发信人是否愿意该邮件被你转发给第三方。
二、称呼和问候1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度:如: All、职务、先生／小姐／女士、英文名2.Email开头结尾最好要有问候语，如：“如果有任何问题，请随时和我联系”，“Best Regards”，“此致敬礼”3.确认对方的名字书写正确，收件人称呼和邮件正文之间要留空行。
4.给予称呼，即使是内部你的下属。
三、标题、正文，签名1.标题很重要，是邮件的第一印象，是日后搜索或归类的依据。
2.正文要求三点，语言得体，内容清晰，保持冷静。
商务邮件比较正式，全文不要超过两种字体，不要超过两种颜色，段落分明，条理清楚。
控制邮件正文字数，确保邮件正文层次清晰、内容明确，避免长篇大论。
3.签名写明你的姓名，单位，头衔和联系方式以准确告诉对方你是谁。
四、附件1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。
2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。
3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。
4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。
5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。
6.尽量在邮件正文对附件内容进行总结，避免收件人一一打开附件才能知悉沟通事项。
五、哪些事情需要发送邮件1.正式工作报告。
2.难以简单用口头表达清楚的事项。
3.知识推荐和信息传递。
电子邮件书写规范
词、短语、句子（一般不超过35字）来描述邮件的 内容，使收件人只要看到主题就知道邮件的内容。 面对客户的商务邮件主题最好能包含公司的名字 （Who）。
正文简洁、美观、易懂
正文格式 一、称谓+礼貌用语
如：×××经理（名字+职位），您好！ ×××先生（女士），您好！ ×××（名字），你好！
普通工作邮件范文
签名，可以让收件人了解你的信息
签名信息内容
签名档文字应该选择与正文文字匹配，简体中文或者英文，字
体应比正文字体小一些；
签名主要包括名字、部门（职务）、公司、地址、电话、传真、
E-mail等，书写时应将内容归类； 对于电话号码、手机号码等较长的数字间应加停顿“-”。
签名，可以让收件人了解你的信息
商务签名
普通签名
Thank you！
根据收件人与自己的等级关系，熟悉程度等，选择恰当的语气
陈述，多使用请、谢谢等词语； 如果事情复杂、最好使用1、2、3列几个段落分别说明； 合理利用图片、表格等形式来辅助陈述； 对于重要信息可以通过大写、改变颜色、加粗等合理提示。
正文简洁、美观、易懂
商务类邮件范文
正文简洁、美观、易懂
正文简洁、美观、易懂
二、内容
字号：可以事先设置文字大小，一般选择10-12号字 字体：一般选择宋体，黑色 三、结尾客套语 如：Sincerely！
Best regards！ 顺祝商祺！
正文简洁、美观、易懂
正文 小贴士 原则：要事第一、结论在前、分析在后
内容简洁易懂，要让收件人在最短时间内了解您的表达意图；
电子邮件书写规范完整的邮源自包括四部分内容收件人 主题 正文 签名
电子邮件书写规范
电子邮件书写规范一、正文格式：称谓+礼貌用语（例如：XXX ，您好！XXX经理/先生/女士，您好！如为群发公告：各位同事，大家好等二、内容：1.字体，宋体；2.字号：小号；3.颜色：黑色、个别重点处可加黑4.全文字体字号需统一三、个人签名档1.个人签名档需包含内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式（电话分机、传真、Email）2.如工作需要，需和外部联系，还可增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机号、QQ、MSN号码等）（例如：XXXXX部/人事主管江苏天创物业服务有限公司（XXXX服务处）地址：XXXXXXXXXXXXXXXXXXX，邮编：0000000Tel：XXXXXXXX-XXXX Fax: XXXXXXXX_XXXXEmail:XXXXXX@XXXX )3、签名档字体：宋体，字号：特小，颜色：黑色四、邮件语言文字规范1.语言表达清楚、简练、不能有歧义；2.规范用语，尽量少用口头语；3.段落分明、清晰；4.文件，表格……大段内容，需添加附件五、邮件发送规范1.邮件主题必须明确清楚、文字尽量简练，让收件人了解邮件主要内容，不能有歧义。
六、结尾客套语例如：SincerelyBest regards祝您顺利！祝工作顺利！等节日前夕可变更为相应的节日祝福语七、邮件发送1.邮件内容需要注意保密性，明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员2.明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分。
主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，抄送人为有必要了解该邮件内容人员。
3.转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容。
4.邮件群发只适合于全员公告、通知等事项，除此类邮件外不得群发。
5.回复群发邮件时，只需回复给发件人或少数几个人，不要群发回复6.邮件发送前，检查一遍，确认无误后发送。
八、其他注意事项1.不在公司里发和政治、色性、宗教相关的邮件2.工作时间勿发与工作内容无关邮件九、邮箱需设置成自动回复状态。
电子邮件格式
电子邮件格式在当今数字化的时代，电子邮件已经成为我们日常工作和生活中不可或缺的沟通工具。
无论是与同事交流工作事项，还是与朋友分享生活点滴，正确的电子邮件格式能够让我们的信息传达更加清晰、专业和有效。
下面就让我们一起来详细了解一下电子邮件的格式。
一封完整的电子邮件通常包括以下几个部分：一、收件人地址收件人地址是电子邮件发送的目标，需要填写准确无误。
这就像是寄信时的收件人地址一样，只有写对了，邮件才能准确无误地送达对方的邮箱。
在填写收件人地址时，要注意检查拼写是否正确，避免因为一个小错误导致邮件无法送达。
如果需要同时发送给多个收件人，可以在收件人地址栏中用逗号分隔多个邮箱地址。
二、主题主题是邮件内容的简要概括，它能够让收件人在第一时间了解邮件的大致内容和重要性。
一个清晰明了的主题可以帮助收件人快速判断是否需要立即阅读邮件，提高沟通效率。
主题应该简洁、准确，能够突出邮件的核心内容。
比如，“关于明天会议的安排”“项目进度报告”“周末聚会的计划”等等。
三、称呼称呼是邮件开头对收件人的礼貌用语。
根据收件人的关系和身份，可以选择合适的称呼。
如果是工作邮件，通常使用对方的姓氏加上职位，如“尊敬的李经理”“张老师您好”；如果是朋友或熟人之间的邮件，可以使用更加亲切的称呼，如“亲爱的朋友名字”。
四、正文正文是邮件的主体内容，需要清晰、有条理地表达您的想法和意图。
在书写正文时，要注意以下几点：1、语言表达要简洁明了，避免冗长和复杂的句子结构。
使用简单易懂的词汇和语句，让收件人能够轻松理解您的意思。
2、分段清晰，每段表达一个主要的观点或内容。
这样可以使邮件更具可读性，方便收件人快速找到重点。
3、逻辑严谨，按照一定的顺序组织内容，比如先提出问题，再分析原因，最后给出解决方案。
4、注意礼貌用语，避免使用生硬、粗鲁的语言。
即使是在表达不同意见或批评时，也要尽量保持客观和尊重。
如果邮件内容较多，可以使用小标题或者编号来区分不同的部分，使邮件更加清晰易读。
关于发邮件的格式汇总
关于发邮件的格式汇总随着互联网的不断普及，电子邮件已经成为人们沟通交流的重要方式之一。
但是，在写邮件的过程中，很多人并不了解邮件的格式和规范，导致邮件的书写字体、排版、语气等方面存在不规范的情况，影响了邮件的效果和形象。
为此，本文通过对邮件格式和规范进行整理和汇总，为大家提供一份关于发邮件的格式汇总，希望对大家写邮件有所帮助。
1. 邮箱格式邮箱地址是电子邮件的重要组成部分，它由用户名和域名两部分组成，其中用户名通常是用户的电子邮件账号，域名则是邮件服务器的名称或IP地址。
当我们在写邮件时，要注意邮箱地址的格式规范，应该按照以下的格式书写：用户名@域名，其中用户名由数字、字母和下划线组成，域名由字母和减号组成，例如：****************。
2. 邮件主题邮件主题是写邮件时必须填写的内容，它是邮件的标题，是邮件内容的概括。
好的邮件主题应该简洁明了，能够让收件人看到主题后，对邮件的内容有个大致的了解。
因此，我们在写邮件主题时，应该注意以下几点：（1）主题简洁明了，不要太长。
最好控制在7~10个字之内，不要超过20个字。
（2）主题应该概括邮件的内容，不要过于笼统或太具体。
（3）主题中不要使用大写字母和特殊符号，会造成紧张和不舒适的感觉。
3. 邮件抄送和密送邮件抄送和密送是在给其他人发送邮件时使用的功能。
邮件抄送指在邮件发出前，将邮件的副本发送给其他人，目的是让他们了解邮件的内容。
邮件密送则是将邮件发出前，将邮件的副本发送给其他人，但是收件人是看不到密送的其他人的。
当我们在使用邮件抄送和密送功能时，要注意以下几点：（1）抄送和密送的人数应该有所控制，不要一次性抄送给太多人，否则会让收件人感到压力和不适。
（2）抄送和密送的人员应该有相关的联系，不要没有必要的抄送或密送。
（3）如果邮件内容需要保密，不要使用抄送和密送功能。
4. 邮件格式邮件格式是指邮件内容的书写格式和排版，是邮件整体效果的重要组成部分。
e-mail格式
e-mail格式E-mail格式概述：电子邮件（e-mail）是一种电子通信方式，它允许我们在互联网上发送和接收文本消息。
E-mail格式是一种规范，用于指导我们在撰写和发送电子邮件时应遵循的标准。
在本文档中，我们将探讨常见的 e-mail 格式规则和最佳实践，以帮助您撰写出专业且易于阅读的邮件。
1. 邮件头部：邮件的头部是一个包含各种元数据的区域。
在您撰写一封电子邮件时，务必包含以下重要的头部项目：- 收件人：指定邮件的接收者。
您可以在“收件人”字段中输入收件人的电子邮件地址，也可以同时添加多个收件人。
- 抄送（Cc）：如果您希望将邮件副本发送给其他人，可以使用抄送字段。
输入抄送人的电子邮件地址或名称。
- 密送（Bcc）：密送字段类似于抄送字段，但不会显示其他收件人。
只有被添加到密送字段的人才会收到邮件副本。
- 主题：在主题字段中，简要描述邮件的内容。
一个明确的主题可以帮助接收者更好地理解邮件的目的。
- 发件人：指定发送邮件的人或组织。
您的电子邮件地址将被自动添加到该字段中。
2. 段落结构：为了确保邮件易于阅读和理解，我们建议使用适当的段落结构来组织邮件内容。
以下是一些要记住的要点：- 开头：在邮件的开头，打招呼并介绍自己。
明确表达您的意图以及您为何给接收者发送这封邮件。
- 主体：在主体部分中，详细描述您想要传达的信息。
最好使用简洁明了的语句和段落，以使读者易于理解。
- 结尾：在邮件的结尾，总结您的主要观点并提供必要的下一步行动或回应的请求。
3. 电子邮件礼节：电子邮件礼节是指在书写和发送电子邮件时应遵循的一些社交准则。
以下是一些常见的电子邮件礼节规则：- 敬语：在开头使用适当的敬语，如“亲爱的”，“尊敬的”或“您好”等，视具体情况而定。
- 简洁明了：尽量使用简洁明了的语言，避免使用复杂的词汇和长句，以确保接收者能够迅速理解您的意思。
- 正确的语法和拼写：在撰写电子邮件时，请确保使用正确的语法和拼写。
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的人了的，这个一般用在非常规场合。
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电子邮件礼仪
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邮箱设置要完整准确
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邮箱设置要完整准确
邮箱设置 要完整准 确
电子邮件地址栏务必写正 确，收件人回复你邮件的 时候就是用你填写的电子 邮件地址，如果是错的， 对于收件人来说是一件非 常麻烦的事情，他只有2个 选择，要不不回复，要么 自己手动把你正确的地址 写一遍。
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电子邮件礼仪
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邮件正文
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邮件正文
Email正文要简明扼要，行文通顺
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍， 后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的 句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
姓名要填，不要 让收件人去根据 邮件地址推断你 是谁；
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电子邮件礼仪
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邮件语言的选择和汉字编码
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邮件语言的选择和汉字编码
注意
只在必要的时候才使用英文邮件
英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人 有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也 应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示 成为乱码天书。
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对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图
电子邮件礼仪
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邮件附件
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邮件附件 附件是邮件的一个重要组成部分，注意以下几点
1、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件 2、附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名 3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件 5、如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用 6、如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送； 或者把要发的附件上传到某个空间或者网络硬盘，然后在邮件中给出链接。
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邮件回复技巧
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邮件回复技巧
•及时回复Email
收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是 对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。 对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中 在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了， 我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住： 及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。 如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工 作
注意
•尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件
如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他 如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。
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邮件语言的选择和汉字编码
注意
•对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文
你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而 响邮件所涉及问题的解决。
•进行针对性回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不 要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再 反复交流，浪费资源。
•回复不得少于10个字
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对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢
•不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。 此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的 交流方式。 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这 将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删 减瘦身，突出有用信息。
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邮件结尾签名
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发 认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。
签名信息不宜过多
电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、 、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你 将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系 引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或 的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。
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邮件回复技巧
正确使用邮件的发送、抄送、密送 邮箱设置要完整准确
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电子邮件礼仪
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邮件主题
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邮件主题-SUBJEUT
主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲 挈
领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅 速 了解邮件内容并判断其重要性。
邮件正文
Email的正文应多用1234之类的列表，将事情说明清楚
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落
人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封 什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的 “x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也
是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。
Email开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”； 结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。
电子邮件礼仪培训
单
位：人事行政部-培训组
主讲人：
电子邮件有相关的礼仪吗？
有！而且不注重的话就容易引起下列 问题
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电子邮件礼仪
1 2 3 4 邮件主题 邮件称呼与问候 邮件正文 邮件附件 邮件语言的选择和汉字编码 邮件结尾签名
5
6 7 8
•主动控制邮件的来往
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添 上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。 商业PPT设计技巧培训，2008 第 22 页
电子邮件礼仪
正确使用邮件的发送、抄送、密送
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正确使用邮件的发送、抄送、密送
注意Email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当
语气进行论述，以免引起对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件门”就 深刻的教训！
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邮件主题-SUBJEUT
标题的拟定原则
• 1、一定不要空白标题，这是最失礼的
• 2、标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才能
显示完你的标题
• 3、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用
含义不清的标题，如 “王先生收”
• 4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈
要区分TO和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、密 送人） • TO的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的， 理应对邮件予以回复响应的。 • 而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义 务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当 然也可以回复EMAIL. • 而BCC是密送，即收信人是不知道你发给了BCC
注意
•选择便于阅度的字号和字体 中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型， 字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。 不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。
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电子邮件礼仪
邮件结尾签名
•要区分Reply和Reply All
如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了 如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道； 不要让对方帮你完成这件事情 。 如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟 通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉 大家。 不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。