档案管理员岗位职责及工作标准
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档案管理员岗位职责
及工作标准
岗位职责
一、抬爱本职工作,严寒企业机密,认真执行有关档案管理的制度。
二、负责各类档案资料的登记,做好各类档案资料的接收、整理、保管和统计工作。
三、负责档案资料的借阅,根据需要编制必要的检索工具和参考资料,为公司各个部门的档案查阅提供方便,认真做好借阅记录。
四、及时收集各类档案,定期收集全厂各部门应归档的
各类文件材料,并做好整理、修复、装订、缠上及归档工作。
五、负责移交档案文件的验收,做到归档文件的完整,签署齐全、装订整齐、分类科学、便于查找。
六、定期清查档案,及时催讨借出的档案以及中标的相关资料,做到档案资料与档案目录相符。
七、每天做好档案室的清洁工作,保持档案室良好的环境卫生。
八、对于清查中损坏的档案,应及时进行补充或复制。八、及时向领导汇报档案情况,认真完成领导交办的其
他工作。
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工作标准
一、档案资料的交接
1、移交的入档档案资料,要保证按要求,做到整理规
范,做好相应的移交资料清单,确保清单与移交资料内容相符。
2、接收档案时,对照移交清单,对入档的档案资料逐
一核对,确认无误后,档案管理员与移交人员在《档案交接单》上签字,《档案交接单》一式两份,双方各执一份。3、根据要求,对于破损,不完整的移交资料,可以要
求移交人员重新整理后,再办理交接手续。
4、办理完交接手续的档案,要分类整理,写好档案目
录。
三、档案的借阅
1、借阅人员在《档案借阅单》上写明需借阅的档案名称,借阅人,并有所在的部门主管签字。
、档案管理员对照《档案借阅单》找出档案,并在借2
阅单上注明每个档案资料的数量及借阅日期。
、档案管理员要填写档案盒内的借阅卡。3
、借阅人员拿《档案借阅单》找档案室主管领导签字4后,将单据与所借档案资料逐一核对,确认无误后,单据交
给档案管理员,方可取走档案。
5、档案管理员对于所借出的档案资料到期不能归还的,格式可编辑WORD.
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要督促借阅部门归还。若需继续借阅,要重新登记并办理借阅手续。
四、档案的归还及后续整理工作
1、借阅人归还档案时,管理员根据《档案借阅单》填
写的内容逐一,确保档案资料完好无损。
2、确定档案资料后,在《档案借阅单》上填写归还日
期,并在此单据上作出明显标记说明档案资料已归还。
3、若归还的是整盒档案资料,填好盒内借阅卡后,按
照类别放在原来的档案柜中。
4、零散的档案资料,按其编号找出相应的档案盒,对
照盒内的资料借阅卡,按序号放入盒内,并把资料借阅。
5、上述工作完成后,根据类别,放入档案柜中。
五、档案资料的整理、保管
1、按照原有的档案资料编号,对接收的档案资料,分
类别编号。
2、按所分类别,编写档案目录,以便于查找。
3、定期对照档案目录,核查档案,防止档案资料丢失,损坏。
4、核查中发现损坏,字迹受潮,缺失的档案资料,要
做好登记,并且及时向主管领导汇报详细情况。
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