申请物料编码的基本信息要求及相关操作规范

问题2： 改善措施： 错误
一个申请单插入两个及以上存货填报格式的表格 发送 按附件数量要求 附件数量要求发送 正确
严禁多个申请表格
插入一个有效附件
×
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问题3： 改善措施： 错误
未删除模板中的附件，便插入有效附件申请 发送 按附件数量要求 附件数量要求发送 正确
严禁单中存在其他附件
请勿出现内部矛盾
在一处表示
×
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六、附件内容-规格型号
说明：在规格中提供物料的形式型号、尺寸、材质等各种基本 参数。对物料的性能、外形具体体现，需满足其简单明确不啰 嗦的要求。 可避免：规格位置混乱不清、随意填写、一码多物、重复啰嗦等问题。
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主要内容：申请物料填写表格时应注意的基本格式及要求 可避免：不清缘故无法导入系统、重复申请等情况
�注释：申请物料的表格指申请单中最新的《存货表格格式》 �注意：系统无法识别的字符会出现“？”如：“"”，现统一用汉字“寸”表示
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附件问题1： 改善措施： 错误
插入无内容附件 发送前检查插入附件内容是否完善 正确
附件问题8： 改善措施： 错误
申请单内容及附件名称与表格中的物料信息不一 表格中的内容务必与附件名称以及申请单的内容一致 正确
严禁出现表里不一的情况
Biblioteka Baidu
检查、保证里外一致性
×
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五、附件内容-存货名称
说明：1、存货名称要具体并简明扼要、通俗易懂； 2、有标准（集团标准以上标准）参考标准执行，暂无标准的 物料名称需提供资料并与相关老师讨论后定名； 3、名称中可包含汉字性的 形式、材质、等级等（若有标 准字符表示的则不可换为汉字表示）； 4、不可因他方提供为由，申请错误存货名称。 可避免：因名称有差异导入相同的物料（物料重复）、存货分类不清（分
插入有效附件
×
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问题4： 改善措施： 错误
模糊不清楚的附件名称
，统一格式填写附件名称 按《存货填报格式》表格名称要求 《存货填报格式》表格名称要求，
正确
严禁使用其他附件名称
按附件名称要求命名
《存货填报格式》表格名称要求：公司四位简码+公司缩写+存货名称。如：1502包铝开口扳手
�注：此下内容所示的 “申请单”或“单”均为《物料档案及编码申请单》
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6
问题1： 改善措施： 错误
使用以前或自己保存的模板填写（图片中时间可证实） 使用个人空间的最新申请单申请 正确
自存 模板 严禁使用以前或 严禁使用以前或自存 自存模板
使用最新模板填写
×
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×
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附件问题3： 改善措施： 错误
表格行随意填写 从表格的第二行开始依次填写 正确
严禁出现跳行填写内容
从表格的第二行依次填写
×
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附件问题4： 改善措施： 错误
A列填写序号、符号、说明等 在表格 在表格A 确认必填项， A列不填写 确认必填项，A 正确
A列填写任何内容 严禁在 严禁在A
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附件问题1： 改善措施： 错误
规格型号列位不对称，参数放在名称中，材质放在型号栏 名称中有关规格型号的必定表示在规格栏中 正确
严禁出现错误列位情况
在规格中表示材质及参数
×
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附件问题2： 参数的单位已能定所示的参数含义，再进行文字叙述做强调 改善措施： 错误 用符号代替 ，避免文字叙述规格型号 有相关符号代替则 有相关符号代替则用符号代替 用符号代替，避免文字叙述规格型号 正确
严禁错误选择申请类型
申请类型选择分配
分配指：存货基本档案中已有满足需求并未被封存的物料，公司管理档案中没有该物料，需
完整填写申请内容（在表格中确认填写其存货编码），申请类型选择的分配。 东方希望集团 总部安全生产部
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×
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问题3： 改善措施： 错误
前期申请物料信息填写错误，再次申请新增物料编码 完整填写附件内容，申请类型选择变更 正确
A列不填写
×
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附件问题5： 改善措施： 错误
表格中出现回车键，无法导入系统 认真检查，删除回车键 正确
表格中严禁出现回车键
注意检查 删除回车键
×
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附件问题6： 改善措施： 错误
“，”“ 、”等 随意敲打空格键，间隔符号不统一如 随意敲打空格键，间隔符号不统一如“ ”“、 注意检查，一个区间一个间隔一个空格键 正确
严禁出现重复的汉字描述
用相关符号确认
×
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附件问题3： 改善措施： 错误
需要设备，却在规格中注明配件名称 规格型号只能表示物料本身，附带物料不得带入规格型号中 正确
严禁出现附带配件
只有物料本质参数
×
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�原由：若物料本身带有的配件/配套物件，不用表示出来；反之，若是单个的配件，则必与设备分开编码。
日出东方 希望中国
申请物料编码的 基本信息要求及相关操作规范
部 门：安全生产部 时 间： 2012-4-16
1
东方希望集团总部生产管理部 刘衍顺
在录入编码工作中发现存在如下一些问题：
1、附件发送流程不正确 2、插入的附件错误 3、附件内容填写不正确（同一物料存货名称、规格型号填写随意、分类混
乱、计量单位前后不搭） ····
类混乱）、查找困难、查找不到等情况
�物料信息：名称、形式、材质、尺寸、等级、标准号、其他物料参数 �申请物料需提供的基本参数为：名称、形式、材质/等级、尺寸/其他主要参数（因物料不同而异）
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附件问题1： 存货名称表达笼统 改善措施： 错误 使用具体的物料名称 正确
请勿将物料信息模糊表示
严禁重复申请同一物料
完善规格，发送变更申请
变更指：因检查不到位，前期申请物料的填写信息有误或不完善，现已分配物料且不能代替
使用，需确认正确的申请内容（在表格中确认填写其存货编码），申请类型选择变更 另外说明：若因计量单位有误，将无法变更。 东方希望集团 总部安全生产部
19
×
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四、附件内容-附件表格格式
····
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3
我们要怎么做呢？！
为物料编码工作更好的开展，需要大家一起行动，在申 请或处理物料时都需有一个正确有利的观念，并确立做该工 作的岗位职责。 为规范物料申请的基本信息及操作要求，特制定该规范 标准，请相关人员按此实行。
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4
目
二、申请单内容-插入有效附件格式 三、申请单内容-正确填写申请单 四、附件内容-附件表格格式 五、附件内容-存货名称 六、附件内容-规格型号 七、附件内容-存货分类编码 八、附件内容-主计量单位名称 九、附件内容-其他必填项 十、补充要求
√
31
附件问题3： 存货名称中使用不必要的修饰词，如：用途、使用原理等 改善措施： 错误 减掉不必要的修饰，使存货名称变成实用型物料 正确
请勿局限于“边墙”
剪掉多余修饰语及用途
×
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32
附件问题4： 改善措施： 错误
一个物料参数，表达方式不同，表示内容却相同 一个物料的物料信息只能出现一次，有字符用字符表示 正确
2、两个或两个以上资料打压缩 包发送； 3、压缩包中的名称：只需确认 相应的资料主题名称。
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三、申请单内容-正确填写申请单
主要内容：1、确认物料类别（一级分类）及属性（二级分类）； 2、根据需求确定申请类型（新增、分配、变更）。 可避免：流程错误、重复工作、不清楚申请内容
×
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问题6： 改善措施： 错误
资料附件名混乱，数量不限 按附件数量要求及提供资料要求 发送 附件数量要求及提供资料要求发送 正确
附件过多、名称混乱
提供资料要求：
×
1、命名方式:公司缩写-申请人全 名-资料名称-提供时间。如：“包头
希铝-***-浓相输送管图纸图片说明20120227”
严禁出现其他间隔符
一个间隔一个空格键
×
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附件问题7： 改善措施： 错误
在表格中所显示的物料信息前后有多余 /无意义的空格键 的符号 注意检查，删除物料信息前后多余 /无意义 无意义的符号 正确
严禁出现无意义符号
注检查，删除多余符号
×
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27
这些问题是怎么造成的呢？
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2
我们在申报编码时是不是有这样的观念或想法呢？
1、我不懂这些知识，写错了总部老师自会纠正； 2、我是“帮他们”申请的，我不懂这些，有问题总部老师直接给 “他们”联系 ***（“他们”指：厂家、供应商、提计划人员、采购人员等） 就可以了。联系方式： 就可以了。联系方式：* 3、计划、合同等物料清单上是什么内容，我就怎么写； 中已有相同物料的编码，但是我们要求的是系统中的物料与物料清单 4、NC NC中已有相同物料的编码，但是我们要求的是系统中的物料与物料清单 完全相同，我必须这样申报。 5、请总部老师确定分类，他们让我怎么分我再怎么分，只要系统里边有这 个物料就好了； 里有很多项也是这么写的，我也可以这样写 6、NC NC里有很多项也是这么写的，我也可以这样写
附件问题4： 改善措施： 错误
确定厂家品牌 只要是同种规格型号的物料均可用，不可限定厂家 正确
公司四位简码指：所属公司编码后四位简码（不含库存组织）；存货名称指：申请表格中的任意物料名称
×
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13
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问题5： 改善措施： 错误
将存货编码填入附件名称内 按《存货填报格式》表格名称要求 ，统一格式填写附件名称 《存货填报格式》表格名称要求， 正确
严禁用存货编码作附件名称
按附件名称要求命名
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问题1： 改善措施： 错误
物料属性（二级分类）选择错误，两极分类不一 物料属性（二级分类）必须在物料类别 （一级分类）下选择 正确
严禁出现两级分类不一
物料类别与物料属性相匹配
×
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17
问题2： 改善措施： 错误
系统中已有存货编码未分配到所属公司，申请类型选择新增 申请类型选择分配 正确
严禁出现无内容附件
确定插入有效附件
×
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附件问题2： 改善措施： 错误
未填完必填项 必填项 并完善 填写 填写必填项 必填项并完善 正确
严禁出现必填项未填现象
必填项完善且正确
必填项：存货编码（“新增”时不填写）、存货名称、规格（型号)、存货分类编码、主计量单位、
税目、 所属公司编码、存货分类名称。 东方希望集团 总部安全生产部
录
6-8 9-15 16-19 20-27 28-32 34-41 42-46 47-49 50-51 52-53
一、申请单内容-发送流程及模板使用
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5
一、申请单内容-发送流程及模板使用
说明：使用个人空间的《物料档案及编码申请单》申请， 该处流程已经设定。 可避免：时间冲突、流程错误、查找表单困难等事宜 本单元主要内容：使用的模板要求、发送流程要求
有效附件指：附件内容需满足“存货填报格式”的基本填写要求
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9
问题1： 改善措施： 错误
申请单无附件 发送 按附件数量要求 附件数量要求发送 正确
严禁出现无附件申请
插入有效附件
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10
附件数量要求：一个申请单插入一个有效附件；若有资料说明则在申请同时插入一个资料附件。
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7
问题2： 改善措施： 错误：
通过在线交流、新建事项、已处理协同中发送申请编码表格 使用个人空间中的《物料档案及编码申请单》申请 正确：
严禁通过其他方式申请
使用个人空间的申请单
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8
二、申请单内容-插入有效附件
主要内容：1、附件数量要求； 2、《存货填报格式》表格命名规范； 3、提供资料命名及数量控制规范： 可避免：重复申请、重复打开附件、无法同时打开附件等事宜。 本单元主要内容：插入附件数量要求、附件命名要求。
示清基本物料信息
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附件问题2： 名称表达笼统、使用 白话名或他方 提供的误导性名称 名称表达笼统、使用白话名或他方 白话名或他方提供的误导性名称 改善措施： 错误 使用标准、通俗易懂的名称 正确
请勿出现名称不明情况
使用标准、通俗易懂的名称
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