物资采购工作流程及风险点防控图

物资采购工作流程及风险点防控图

在对企业物资管理风险防控存在的问题及原因分析的基础上,通过查找风险点及风险防控中的薄弱环节,架构出一整套相对完整的企业物资管理风险防控体系,以确保企业目标的顺利实现。在对企业物资管理风险防控存在的问题及原因分析的基础上,通过查找风险点及风险防控中的薄弱环节,架构出一整套相对完整的企业物资管理风险防控体系,以确保企业目标的顺利实现。隐藏>>

2012 年 3 月第 6 期总第256 期内蒙古科技与经济Inner Mongolia Science T echnology & Economy March 2012 No. 6 Total No. 256 X 企业物资管理风险防控存在的问题及对策娜日松( 北方联合电力有限责任公司监审部, 内蒙古呼浩特010000) 摘要: 在对企业物资管理风险防控存在的问题及原因分析的基础上, 通过查找风险点及风险防控中的薄弱环节, 架构出一整套相对完整的企业物资管理风险防控体系, 以确保企业目标的顺利实现。关键词: 企业; 物资管理; 风险防控; 体系架构中图分类号: F 279. 23文献标识码: A 文章编号: 1007—6921( 2012) 06—0057—02

在现代企业的运营发展中, 企业面临的商业环境市场竞争压力越来越大, 风险防控已成为影响企业目标实现的重要因素。物资管理控制是企业内部控制的重要环节, 是内部控制中的应用控制, 是企业实现经营目标, 贯彻经营方针决策, 维护流动资产安全与完整, 保证财务收支合法、会计信息真实性的一种内部自我协调、制约监督的控制系统。企业物资占用资金比重较大、品种繁多, 对企业的资产损益有很大的影响。因此, 完善加强企业物资管理体系日益重要。

1企业物资管理风险防控存在的主要问题及原因分析

1. 1缺乏全过程的风险评估对于风险的评估较为局限, 缺乏完整性与系统性。

1. 2操作体系不健全缺乏内容明确且行之有效的风险控制流程, 整体风险控制架构不够健全、完整, 存在部分环节较为薄弱的情况, 易形成系统“ 短板” 。

1. 3风险防控能力不足受企业管理人员的专业知识、业务技能等多方面因素制约, 风险预估过程中往往对风险估计不足, 导致最终难以形成有效的风险预警。

1. 4片面的风险导向, 严重地影响了风险防控的有效实施相当一部分企业将更多注意力集中在具体项目的本身风险上, 却忽视了这一具体项目潜在的、即可能给企业或社会带来的风险, 这无形之中使风险防控的效果大打折扣。

2企业物资管理的风险点及主要表现形式

2. 1采购环节采购计划安排不合理, 市场变化趋势预测不准确, 造成物资短缺或积压, 可能导致企业生产停滞或资源浪费。主要表现为: 没有依据实际需要确定物资采购范围; 没有依据设备的实际使用环境或设计要求确定物资采购的工作内容; 采购计划与设计批准方案、工程进度不一致。供应商选择不当, 采购方式不合理, 招投标或定价机制不科学, 授权审批不规范, 有关人员与供应商关系密切或领导授意采购暂不需要或计划外的物资, 可能导致采购质次价高的物资, 出现舞弊或遭受欺骗。主要表现为: 供应商资格审查不到位, 甚至企业“ 黑名单” 中的供应商入围; 评标程序不规范, 主观性太强; 没有定标原则, 倾向性太强; 领导干部干预影响正常的竞标, 针对特定投标人编制商务招标文件, 提高或降低资质条件, 以不合理条件限制或排斥潜在的投标人。未订立合同、未经授权对外订立合同、合同对方X 主体未达要求、合同内容存在重大疏漏, 缺乏对采购合同履行情况

的有效跟踪, 合同纠纷处理不当, 可能导致企业合法权益受到侵害经济利益受损以及企业信誉形象受害。主要表现在: 合同文本不规范; 合同签订不及时; 为躲避管理, 进行合同分拆; 合同内容对招标文件进行了实质性的修改; 合同变更与补充没有履行审批程序, 合同变更随意性大; 没有严格按照定标的要求履行, 降低合同中的技术要求及供货要求。有意提高或降低验收标准, 倾向性的选择检查内容, 对验收不合格的不及时上报或隐瞒不报, 验收标准不明确, 验收程序不规范, 可能导致采购资金损失或信用受损。主要表现在: 发现异常情况不做任何处理, 就办理入库手续。

2. 2结算环节未按合同约定执行, 超付、提前或滞后付款, 可能导致不必要的经济纠纷; 审核不严, 审批手续不全。票据不合规, 结算依据不充分, 原始单据填制不全, 没有负责人签字等付款, 可能导致处理虚假经济业务; 付款在先, 签订合同置后。支付不符合付款条件的款项, 可能导致发生预付款多付、错付、无法收回、质保金提前支付等。

2. 3仓储环节虚开发票, 虚列物资入库, 可能导致套取物资采购资金; 物资保管不规范, 对企业退备物资没有建立造册登记, 长期置于室外, 无人管理, 导致设备、材料等物资丢失、毁损; 物资管理混乱, 没有建立定期盘点制度, 造成账、物不相符, 可能导致资产的流卡、失。

2. 4领用环节在无计划、无领用手续情况下发放物资或先领用后补办手续, 可能导致损失浪费或流失; 虚假冒领, 没有建立出库领用物资的实际用途功能档案, 可能导致延误所需或急需。

2. 5处置环节对基建剩余物资或多领、错领物资, 没有办理退库手续, 人为低价处理, 给企业造成损失或给社会带来风险; 技改、大小修项目退备、拆除物资没有造册登记; 对已查明盘盈、盘亏原因的, 也未按规定程序报批、处理, 可能导致资产毁损或不实; 未将废旧物资处置收入入账, 形成“ 小金库” 可能造成资产流, 失。

2. 6信息系统控制信息系统缺乏或规划不合理, 可能造成信息孤岛或重复建设, 导致企业物资管理效率低下。系统开发不符合内部控制要求, 授权管理不当, 可能导致无法利用信息技术实施有效控制。系统运行维护安全措施不到位, 可能导致信息泄露或毁损, 系统无法收稿日期: 2011- 12- 18 57 总第256 期正常运行。

3找准风险防范与控制的采取有效措施企业应树立风险意识, 针对各个风险控制点建立一套相对明晰、稳定、完善的控制体系, 确保物资管理全过程的风险得到有效控制。详见下图: 内蒙古科技与经济招投标, 以权谋私的行为; 建立评标专家库, 评标专家采用编号管理, 监督部门现场监督, 建立专家评审责任制; 加强资格审查, 不得任意提高或降低资格条件, 评标过程中严禁评标专家与投标厂家非正常接触, 畅通招投标过程中对违法行为的控告检举渠道, 纪检监察部门及时调查处理; 加强中标后的履约考核, 加大处罚力度。 3. 3严格合同审查坚决制止拆分合同来避免审批的行为; 对重要基建物资建立并执行合同履约过程中巡视、点检监造制度, 严禁项目建设单位人员与供应商内外勾结, 不严格按照合同要求监造采购设备, 给企业造成损失。 3. 4把好结算关对未履行招标手续及未签订合同的款项一律不予支付; 财务部门对付款业务实行三级审核, 审查采购发票账单等结算凭证及结算审批手续是否齐全, 材料稽核为一级审核, 审核报销人员为二级审核, 财务部负责人最后确认签章后付款; 建立质保金管