进出口业务单证档案管理规定
进出口业务单证档案管
理规定
Document number：NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT
进出口业务单证档案管理制度
为维护正常的进出口秩序，规范进出口行为，根据《海关法》、《海关稽查条例》及有关规定，特制定本制度。
一、一般贸易项（包括边境小额贸易）下出口单证管理
1、按出运批次归档；
2、每一套单证附上《单证船务跟踪单》，跟踪单必须注明：发票号、制单人、客户名称、货代单位、核销单号、拖箱日期、船名航次、开船日期（B/L日期）、交单日期及议付银行；
3、存档单据包括：出口合同、供货合同、信用证、出口报关的单据（包括发票、装箱单、报关单、商检单）、收汇水单、外汇核销单。以上单据均为原件正本的复印件（下同）；
4、按客户分类归档。
二、一般贸易项下的进口单证的管理
1、按进口批次归档；
2、存档单据包括：进口合同、进口装箱单、进口发票、进口报关单、进口付汇凭证（可以是付汇核销单）、进口商检单；
3、按供应商分类归档。
三、加工贸易项下单证的管理
所有进出口单据先按一般贸易单据规定归档，且必须注明加工贸易字样和手册号码。另外根据手册号再作档案，要求：手册审批过程中的各种资料、手册复印件、进出口报关单、进出口货物的发票、出口成品实际用料表、核销结案通知书，按手册号归档。
四、以上相关单证自进出口报关日期起保管五年。
五、以上相关单证资料由有关销售员整理成册，再由销售部统一归档保管。
六、海关查阅资料时，档案经管人员应积极配合，人员调动时，要做好书面交接工作，不得擅自外带。
进出口业务管理制度
为加强进出口业务管理，规范企业经营行为，树立良好的企业形象，特制定本规定。
一、在进出口业务经营过程中，必须严格遵守国家有关对外贸易的有关法律、法规，在批准的范围内依法与外方签订进出口合同。
1、进出口贸易中，需申领配额、许可证的商品，凭真实、合法、有效的文件及必备材料到有关部门办理手续。
2、出口产品申领《出口收汇核销单》。
3、从事加工贸易应经外经贸部门批准后，到国税退税部门办理合同备案签章，并到主管海关办理合同登记备案手续，到中国银行设立保证金帐户。
二、正确填制进出口发票、报关单、报验单、外汇核销单等进出口业务单证。
三、进口商品必须报经检验检疫审批后方准入境，并投入生产。
四、报关报验无论是以自己名义或受托人名义，必须提供真实、合法、有效的文件及必备材料。
五、进出口贸易过程应做到：
1、不得以藏匿、伪装、瞒报、伪报或其他手法逃避海关监管，运输、携带、邮寄国家限制进出口或依法应当缴纳关税或其他货物、物品进出境。
2、不得伪报、瞒报进出口货物价格，不得虚报、错报、假报进出口
货物的品名、数量、规格、价格、原产国别、贸易方式、消费国别、贸易国别或其他应当申报的项目。
3、不得擅自出售特准进口的保税货物及其他海关监管货物。经营加工贸易业务，必须按规定办理收存、交付、核销或中止、延长、转让手续，有关记录必须真实，数量短少要能提供正当理由。
4、不得擅自出售特定减税或免税货物，不得将特定减税或免税货物移作他用。
5、不得违反国家进出口管理法规，擅自无证进出口货物。
6、不得擅自开拆、提取、交付、发运、调换、改装、抵押、转让海关监管货物或者海关尚未放行的进出境货物。
7、不得拖欠海关依法征缴的税、费、款。
8、不得擅自开启或毁损海关施加于运输工具、仓库场所或货物的封志。
9、不得出借企业名义供他人办理海关相关事宜，无“单位挂靠”、“人员挂靠”现象。
10、积极配合海关工作，协助海关对企业的稽查。
11、针对本企业的具体情况，及时向海关反映企业有关信息，并提出意见及建议。
12、积极提供相关违规、违法线索。
六、积极配合海关、检验检疫等部门的归类、审价、查验、检验检疫等工作，提交所需的合同、发票、有关单证及相关资料，做到单证相符、单货相符，真实、齐全、及时，电子数据报关单应当与纸质报关单完全一致，配合进出口执法部门做好进出口货物的相关执法工作。
七、及时缴纳海关依法征收的税费，出入境经检验检疫部门的出入境检验检疫费和其他执法部门征收的应当缴纳的费用，或者按规定缴纳相当于税款的保证金或提供其他担保。
八、积极履行纳税义务，发现有少缴、漏缴、欠缴情况的，应当主动补缴。保税货物等海关监管货物的内销、转让、移作他用的，要事先报经海关同意办理补征补税或其他相关手续。
九、按规定保管、使用和处置保税货物等海关监管货物，未经海关许可，不得开拆、提取、交付、发运、调换、改装、销售、转让、抵押、质押、留置、外发加工、更换标记、移作他用或进行其他处置。
十、加工贸易必须严格按照规定期限内复出口。自最后一批成品出口之日起或合同执行完毕后一个月内向海关办理手册核销手续。已登记备案的合同如发生变更、转让、中止、延期、撤销等情况，应当按规定及时向主管海关办理变更或撤销手续。特定减免税货物在监管期满后，应当及时办理解除监管手续。
十一、一般贸易货物出口后，在收到外汇或货物报关单后应及时备案交单及核销、退税，并向有关部门反映进出口有关情况。
十二、按时依法参加工商、海关、检验检疫、税务、外经贸、外汇管理部门的企业年检和年审，如实提交中介机构出具的审计报告等相关资料。
十三、自觉接受工商、海关、检验检疫、税务、外经贸、外汇管理等
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