巧用Word对报刊进行编辑排版剖析

巧用Word对报刊进行编辑排版

笔者在单位负责一个部杂志的编辑工作，由于仅供部参考的刊物印刷数量比较少，就没有再去专门安装一个排版软件了，而是直接采用了大家都非常熟悉的办公软件——Word2000来编辑，效果也不错。

一、分栏的操作

杂志中的页面通常都是分两栏来排版的，对于这种版面，用Word的分栏功能就能轻易地实现。

分栏的基本操作

①执行“格式→分栏”命令，打开“分栏”对话框（图1）。

②在“预设”下面选中“两栏”选项。

③调整好“栏宽”或栏“间距”（由于二者是相互关联的，故只需要调整一项就行了）；如果需要在栏间添加分隔线，请选中“分隔线”选项。

④确定返回，文章即按两栏显示出来（图2）

二、将表格和图片插入到文档中

在文档中插入表格和图片，可以增强文章的可读性。因此，将表格和图片插入到文档中，并进行准确的定位，也是我们编辑、排版的一项重要工作。

（一）将表格插入到文档中

1.用菜单命令插入表格。将光标定在需要插入表格的行首处，执行“表格→插入→表格”命令，打开“插入表格”对话框，根据表格的需要，设置好行、列数目后，确定返回，一个规的表格便即刻插入到文档中。

2.用快捷按钮插入表格。将光标定在需要插入表格的行首处，然后按“常用”工具栏上的“插入表格”按钮，在随后出现的下拉列表中拖拉至需要的行、列数目后，松开鼠标，一个规的表格即被快速插入到光标处。

提示：如果表格是通栏显示的，在进行分栏操作前，在表格将要插入的位置预留一个空行（或者先将表格直接插入到文档中），然后再对表格的前、后文本单独进行分栏操作。

（二）将图片插入到文档中

1.将图片衬在文字下面。为了活跃版面的气氛，我们通常在文章的标题（或正文）下面衬一图片，并将图片制作成很浅的水印图片效果。

①先用图像处理软件将图片处理、保存好（如t1.jpg等）。

②在文档中，执行“插入→图片→来自文件”命令，打开“插入图片”对话框。

③定位到t1.jpg图片所在的文件夹中，并选中该图片，然后单击“插入”按钮，将图片插入到文档中。

④选中插入的图片，执行“格式→图片”命令，打开“设置图片格式”对话框。

⑤切换到“版式”标签中，选中“衬于文字下方”选项，再切换到“图片”标签中，按“颜色”右边的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“水印”选项（在WordXP中为“冲蚀”选项），确定返回。

⑥调整好图片的大小，并将图片移到相应的文字下即可。

⑦制作水印效果，在WordXP中可以直接在“格式→背景→水印”选项中选择图片来制作水印效果。

提示：在定位图片位置时，选中图片，按住Ctrl键，用方向键移动，即可对图片进行微量移动操作，进而达到精确定位的目的。

2.将图形插入到文档中。编辑专业的杂志，常常要在文章中插入一些图形，我通常用图形处理软件（简单的图形就用“画笔”绘制）先将图形画好，然后再插入到文档中。

①在文档中，仿照上面的操作，将图形插入到文档中。

②选中插入的图形，打开“设置图片格式”对话框。

③切换到“版式”标签中，单击“高级”按钮，打开“高级版式”对话框（图3），在“环绕方式”下面选中“四周型”，并设置好“距正文”的四周距离（我通常设置为

0.5cm，参见图3）。

④两次按“确定”按钮返回，再将图形移到相应的文档处。

三、编辑页眉和页脚

（一）编辑页眉

我仿照某些公开发行杂志的做法，将栏目名称和文章标题自动提取到页眉处，效果非常好（图4）。

1.设置样式，做好准备

①将光标定在文章的标题行任意位置，然后按“格式”工具栏上“样式”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“标题1”选项，为文章标题设置好样式。

②将光标定在正文中的栏目名称行任意位置，将它设置为“标题3”样式。

提示：如果不想在正文中显示出栏目名称，可以将正文中栏目名称的文本颜色设置为“白色”。

2.将栏目名称和文章标题提取到页眉上

①执行“视图→页眉和页脚”命令，激活“页眉和页脚”编辑区，并展开“页眉和页脚”工具栏。

②在页眉区，执行“插入→域”命令，打开“域”对话框（图5），在“类别”下面选中“和引用”选项，在“域名”下面选中“StyleRef”选项。

③单击“选项”按钮，打开“域选项”对话框（图6），切换到“样式”标签下，选中“名称”下面的“标题3”选项，然后按“添加到域”按钮，再按“确定”按钮返回“域”对话框。

④按“确定”按钮返回，栏目名称即被提取到页眉处（参见图4）。

⑤右击中文输入法状态条上的小键盘按钮，在随后弹出的菜单中，选择“标点符号”选项，打开“标点符号”软键盘，将“间隔号（﹖）”插入到页眉区中。

⑥仿照上面③至⑤步的操作，将“标题1”域插入“间隔号”后面的页眉区中，实现文章标题提取到页眉中。

⑦按“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮，退出“页眉和页脚”编辑状态。

提示：建议在编辑时，每一篇文章都从新一页开始（原文章结尾处留下的空白，可以用一些短小的文章、信息、照片等进行补白），这样文章一开始，该页的页眉上就显示出该文章的标题。

（二）编辑页脚

我习惯将杂志的名称、页码、期数等容放在页脚处（图7），由于这些容可以直接输入，编辑起来就方便多了。

①在“页眉”处双击鼠标，再次进入“页眉和页脚”编辑状态。

②按“页眉和页脚”工具栏上的“在页眉和页脚间切换”按钮，切换到“页脚”编辑区（或者直接在页脚区双击，快速进入页脚编辑区）。

③将杂志名称（如“建设工程监督简讯”）输入到页脚区中；按“页眉和页脚”工具栏上的“插入页码”按钮，将页码插入到页脚区中；将杂志的期数等（如“2003年2期（总第116期）”文本插入到页脚区中。