EXCEL 中定义名称的方法和技巧

EXCEL中定义名称的方法和技巧

肖祥慧温菊屏

（佛山科学技术学院信息与教育技术中心，广东佛山 528000）

[摘要] 在EXCEL中定义名称可以方便统计数据和有效的管理工作簿。本文详述了定义多种名称如行列标志转换为名称、局部名称、全局名称、三维名称等的方法和技巧，以及各种使用名称的方法。

[关键词] 定义名称局部名称全局名称三维名称

中图分类号：TP317.3 文献标识码：B

一、引言

EXCEL可以使用一些巧妙的方法管理复杂的工程，可以用名称来命名单元格或者区域，而且可以使用这些名称进行导航和代替公式中的单元格地址，使工作表更容易理解和更新。

名称是单元格或者区域的别名，它是代表单元格、单元格区域、公式或常量的单词和字符串，如用名称“基本工资”来引用区域sheet1!C3:C12,目的是便于理解和使用。在创建比较复杂的工作簿时，命名是有非常重要的好处：使用名称表明单元格的内容，比使用单元格地址更清楚明了；在公式或者函数中使用名称代替单元格或者区域的地址，如公式=A VERAGE (基本工资)，比公式=A VERAGE (sheet1!C3:C12)要更容易记忆和书写；名称可以用于所有的工作表；在工作表中复制公式时，使用名称和使用单元格引用的效果相同（在默认状态下，名称使用的是绝对单元格地址引用，形式为$D$5，是单元格的精确地址）。

二、名称定义和使用

1、为单元格或单元格区域定义名称：

EXCEL定义名称的方法有三种：一是使用公式栏左边的名称框；二是使用“定义名称”对话框；三是用行或列标志创建名称。由于第一种方法比较简单，所以不再详述，本文主要使用后两种方法来定义名称。

若要定义单元格或区域的名称，先选定需要命名的单元格或者区域，如sheet1!C3:C12；再选择菜单【插入】→【名称】→【定义】，在打开的“定义名称”对话框中，设置名称如“基本工资”，以及名称引用位置如“=Sheet1!$C$3:$C$12”；最后点击“添加”按钮，即可完成定义。

2、使用名称

定义名称后，可以在单元格引用有效的任何地方使用名称，例如，可以把名称作为函数的参数，如A VERAGE（基本工资）是把名称为“基本工资”的单元格求平均值，要在公式中使用名称，可以直接输入公式=A VERAGE (基本工资)，也可以使用菜单【插入】→【名称】→【粘贴】，在“粘贴名称”对话框中，从粘贴列表中选择名称即可将名称粘贴到公式中（如果填充或者复制公式中含有名称，在粘贴或填充单元格时，名称不变） 在大型的工作簿或者复杂的工作表中，名称还起到导航的作用。在工作簿中如果要选择一个已命名的名称，可以单击名称框的下拉箭头，在出现的名称列表中选择需要的名称。三，复杂的名称定义和使用

大多数用户仅知道可以命名单元格或单元格区域，但对将行列标志转换为名称，以及定义局部名称、外部名称、三维（3D）名称等还不甚了解。下面以图1中的工作表为例，进行详细的表述。

图1

1、将已有的行列标志转换为名称

有时为方便起见，可以直接将工作表中的行列标志转换为名称。可先选定需要命名的区域，把行列标志也包含进去，如图1中的区域A2:J12；再选择菜单【插入】→【名称】→【指定】，在“指定名称”对话框中，可选择“首行”、“最左列”、“末行”、“最右列”，这些区域用来放置指定标志的位置。此处选择“首行”和“最左列”来定义以首行标志和以最左列标志命名的名称，可以一次性定义包含有“工号、姓名、……、实发工资”以及“粤A101、粤A102、……、粤A110”等多个名称，并在名称框的下拉列表中能查看到这些名称。（注意：使用这个过程指定的名称只引用包含数值的单元格，而不包含原有的行列标志）根据行或者列标志中创建出来的名称可以用来指定命名的行与列交叉部分的单元格。在图1工作表中，名称“粤A108”表示区域B10:J10，名称“车补”表示区域E3:E12，公式“=粤A108 车补”（注意：在两个名称之间，要加入一个空格），返回的值是：1500。

2、定义局部名称

在默认情况下，名称的使用范围是工作簿，即在一个工作表中创建的名称可以在工作簿中的任何工作表中使用。如果在sheet1表中定义了名称“粤A108”，而没有指定范围的话，则这个名称为全局名称，可以在工作簿的所有工作表中使用，并且在其他表中不能再定义名称“粤A108”。

但在多个工作表中创建相同的名称，也即在工作表范围内创建名称有时也是有一定作用的。在工作表范围创建名称也称为局部名称或者工作表名称。定义局部名称时，要在名称前加上工作表名字，例如，要在sheet2表中定义局部名称“粤A108”，则名称应该写为“sheet2! 粤A108”。此时在名称框的下拉列表中只显示“粤A108”，当工作表sheet2被激活时，在名称框下拉列表中选择“粤A108”则指向局部名称，即“sheet2! 粤A108”名称指定的区域；若激活其他工作表，在名称框下拉列表中选择“粤A108”则指向全局名称。

3、定义三维名称

在工作簿中定义三维名称，可以引用多个工作表中相同的单元格。例如，在工作簿的不同工作表的B18单元格中存放着不同部门的工资总和，可以创建三维名称指向多个工作表中的B18单元格。定义三维名称时，关键是设置“引用位置”，应该先删除引用位置文本框中的默认值，接着输入等号“=”；然后选定需要引用的第一个工作表标签，按住Shift键，单击最后一个要引用的工作表标签；再选定要命名的单元格或区域，即可完成三维设置。定义的三维名称，在名称框下拉列表中没有显示，在公式或函数中使用三维名称时，可以直接输入名称，也可以选择菜单【插入】→【名称】→【粘贴】，在“粘贴名称”对话框中选择所需名称。

三维名称在导航中的用途，主要是在工作簿中作统计计算，如求和、均值、最大或最

小值等。例如，将上述三维名称定义为：总和，则公式“=SUM(总和)”的返回值是所有部门的工资总和。

4、定义外部名称

在工作簿中还可以定义引用其他任何打开的工作簿中的单元格或区域的名称。当引用的单元格在另外一个工作簿中，则定义的名称叫外部名称。定义外部名称时，首先要打开所有需要的工作簿并切换到要定义名称的工作簿；然后在设置“引用位置”文本框最右边，单击“压缩”按钮后，再切换到要引用单元格的工作簿，选择要引用的区域；最后再在“引

用位置”文本框最右边，单击“扩展”按钮，回到定义名称的工作簿中即可完成定义。外部名称的引用形式为：[Book2.xls]Sheet2!$G$3:$G$18（其中包含工作簿和工作表的名字）。

外部名称并不在当前工作簿的名称框下拉列表中显示，但可以象使用局部名称一样在公式中直接输入名称或者在公式中粘贴名称。

5、给常量定义名称以及在名称引用范围中包含函数

在工作簿中除了给单元格或者区域定义名称外，还可以为常量定义名称。定义常量名称时，先给出要定义的名称如“百分比”，再在“引用位置”文本框中输入等号“=”和要表示的常量如30%，即可完成常量名称的定义。

常量名称在名称框下拉列表中不显示，也可以象使用局部名称或外部名称那样使用，它主要用在计算中，如公式“=90×百分比”的返回值为：27。使用常量名称的好处很多，如果需要调整一个工作簿中全部的“百分比”的值，只需要在名称定义的位置修改一次即可。

另外，也可以在定义名称的引用范围中包含函数，这样会更方便计算。例如，在定义名称的位置先输入名称“平均值”，再在“引用位置”文本框中输入“=A VERAGE（J3:J12）”，然后就可以在需要的时候使用这个名称来进行相应的计算了。例如，公式“=平均值”的返回值是“实发工资”的平均值。

四、结束语

EXCEL中定义名称的方法有多种，可以根据需要来定义，这样可以使工作表的计算和管理更加方便。利用上述方法定义的名称并不都能在名称框下拉列表中显示出来，所以在使用名称的时候，请注意正确的使用方法。如果希望能看到所有已定义的名称及其单元格的引用范围，可以在工作表中选定一个空白位置，再选择菜单【插入】→【名称】→【粘贴】，在“粘贴名称”对话框中点击“名称清单”按钮，即可在工作表中显示出所有已定义的名称以及名称所表示的范围。

参考文献

[1] Gini Courter、Annette Marquis [美].《EXCEL2002从入门到精通(中文版)》电子工业出版社 2002年2月

[2]北京东方人华科技有限公司.《OFFICE XP入门与提高（中文版）》清华大学出版社 2001年7月

作者信息：

1、肖祥慧，讲师，广东省佛山市佛山科学技术学院信息与教育技术中心。地址：广东省佛山市江湾一路18号，邮政编码：528000

2、温菊屏，讲师，广东省佛山市佛山科学技术学院信息与教育技术中心。地址：广东省佛山市江湾一路18号，邮政编码：528000