提高会议效率法

提高会议效率法

□ 背景说明

在现代化管理中，利用开会的方式互通信息，进行安排、协调、咨询、决策等工作，是一种必要的、提高工作效率的好方式。

大是如果滥用会议，或者掌握不当、会议成灾，必然会走向反面，反而降低工作效率。研究怎么开会，如何用最少的时间产生最大的效率，是本法将要告诉你的。

□ 方法大意

所谓提高会议效率法，就是研究如何举行会议，提高工作效率的方法。

□ 具体操作

准备阶段

1．了解会议的特点，确定会议要达到的目的。

2．选择会议种类、方式、参加者。

3．确定不同的主持会议的方法。

实施阶段

1．参加会议者入场就座。

2．发言表明观点。

3．作出决议，确定观点。

4．核算会议成本，进行成本---效益分析

□ 实施要点

1. 确定要开的是什么类型的会议。

会议的方法有三中：

①按会议的形式可分为四类。见图。

1.按会议的实质性内容可分为两类。见图Ⅱ-11-2

政策性研究会：目标规划、应急对策、贯彻指示等需产生有方向性的见解的会议；

执行性协调会：布置任务、协调矛盾、组织实施等直接宣布决定的会议。

2.按会议产生结论的方式可分为五类。

不同的会议的目的不同，所以首先要给会议定类，明确目的所在。

2．不同的会议，安排不同的座次，以营造不同的气氛。

对以下达指令为主的会议，应分上下座位，下达指令者坐上面，接受指令者坐下面，以营造严肃的气氛；对以讨论等为主的会议，应采用圆桌形式，增加彼此间的亲近感。

3。按顺序发言，自由发言应注意时间控制。

4。会议主持人对不同目的的会议，应注意支持方式。

①对主持执行性协调会议（或称解决问题的会议），应组织参加者围绕与目的直接有关的问题来讨论，尽量言简意赅，迫使参加者保持高度集中、紧张的精神状态，同时只考虑可执行的方案，以解决某一急迫问题。

②对主持政策性研究会（或称产生思想观念的会议），主持人要以平等的态度对待与会者，使之充分表达思想，论证不管成熟与否，均要充分，以便当场定夺，但不是简单地肯定或否定某些意见，而是尽量取长补短，互相合作。

5。会议成本计算的方法。

会议成本=2A*B*T

其中，A：每小时平均工资的3倍（因为劳动产值总高于职工工资）；B：参加会议人数；T：会议时间。

与本次会议可以产生的效益（折算或现金流量）比较，即可确定会议当天与否。

例如，某厂有职工2000名，全厂平均工资500元（按每月25天计算，则每小时约1.5元），开大会2小时，则其成本为：

会议成本=2*（1.5*3）*2000*2=36000元

□ 特别提醒

1. 据日本效率协会统计,科长以上的人员仅开会的时间就占整个工作时间的40%以上,并且由于开会而花去的费用也越来越高.日本旭化成公司的一家设备工厂,1980年统计,在办公

业务时间中会议时间占去28%以上,折算成本10亿元.由此可见提高会议效率的重要性.

2. 在与会者众多的发言中,不管它多么有创见,均应放弃.

3. 在鼓励与会者公开论战、对质的同时，要避免人身攻击，把争论限于对实质问题的讨论上。

4. 若与会者发言非常有创造性，但一时构思不成熟，应鼓励他们会后继续完善自己的想法，提出书面建议。

5. 不管哪种会议，主持者要想利用好它，提高会议效率，就必须做到以下"八不"：

① 不开无目的的会议，必须事先确定本次会议目的，否则宁可不开；

② 不开多议题的会议，每次会议只解决一个中心议题；

③ 不开无准备的会议，会前必须有充分的准备；

④ 可开可不开的会议就不开，只召开非开不可的会议；

⑤ 不要无关的人参加会议，会议参加者必须与会议议题有关；

⑥ 不做离题的讨论，开会时必须围绕会议的中心议题发言；

⑦ 不能重复别人已经讲过的观点，表达观点应简洁明了；

⑧ 不开议而不决的会议，会而有议，议而有决。多次会议才能解决的问题，应当明确宣布

是暂时休会，并应宣布下次会议的进一步要求，提醒大家早作准备。

2．主持人应反复强调会议目的，以统一大家意志，并要求与会者共同努力以实现目的，避免不必要的互相讥讽、恶语伤人等现象的发生。