文件收发存档记录封面
整理公文抄送模板_附件文件格式及字体样本
整理公⽂抄送模板_附件⽂件格式及字体样本附件：⽂件格式及字体样本宜春市×××××××⽂件××××××××：（正⽂仿宋，三号）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
⼀、×××××（⿊体，三号）（⼀）××××（楷体，三号）×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
1．×××××。
（仿宋加粗，三号）×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
文件归档方法
文书档案归档整理操作方法档案分为文书档案盒、科技档案(基本建设、科学研究、设备仪器、产品)、会计档案、干部职工档案(人事档案)、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求，但整理原则相同，即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。
一、基本要求要整理好文书档案就必须学习领略中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》 (DA/T22-2000)和《归档文件整理规则实施细则》。
二、基本概念(一)归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。
(二) 归档文件的整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、罗列、加盖归档章(编号)、编目(编制归档文件目录)、装盒，使之有序化的过程。
(三)全宗：指一个独立的机关、团体或者其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体。
设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。
普通来说，一个立档单位的全部档案就是全宗。
(四)全宗号：是档案馆给立档单位的代号。
三、整理方法(一)采集：采集是归档整理的前提、根本，没有采集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。
因此，采集应归档的文件材料必须保证齐全完整；采集范围是本单位的收文、发文、内部文件。
必须采取以下相应措施：1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，采集所登记的“红头文件” 的归档。
2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否采集归档。
如①会议材料：本单位年度工作会议材料(总结、计划) 、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或者发表论文、考察报告。
②综合材料：会议记录本(党委、党组会议，行政、办公会议)等；各类花名册、登记簿(干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿)；年报表(业务、党员、人事劳资等各种统计报表)；各种介绍信存根(党团组织关系、干部调动、行政事务等)、协议、合同。
整理文件收发记录_文件资料发放下发登记表
整理人 尼克
文件收发记录
文件资料发放/下发登记表机构发放人员：
发放时间：
档案材料移交（接收）登记表今有向档案室移交留档材料，共计件，详细目录见清单。
移交单位（公章）：接收单位（公章）：
移交人：接收人：
移交（接收时间）：年月日▲注：本清单一式两份，与档案室各存一份。
附件3：
商丘中电环保发电有限公司岗位职责与任职资格（集团
公司系统内）
整理丨尼克
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项目质量管理台账明细及附件
说明：1、当某项目部负责多个项目时，要求项目部考虑根据管理需要按照外合同分机组、分专业存档，如脱硫脱硝分开、一期二期分开等。
2、同一文件盒资料过多需分盒时，可先按专业分开存档，文件盒命名方式应统一。
例如：“19 质量验评（土建专业）”、“19 质量验评（机务专业）”、“19 质量验评（电气专业）”、“19 质量验评（热控专业）”。
如需进一步分盒存档或无专业之分，应为"文件盒名称"后面加"（1）、（2）、（3）。
"的方式进行延续和标记，例如：“19 质量验评（土建专业）（1）”、“19 质量验评（土建专业）（2）”、......3、每台账盒内应有“卷内明细表”方便查阅。
格式见附件6.4、项目部管理制度应至少包括：1）施工技术责任制度 2）施工组织设计管理规定 3）图纸会审管理办法 4）施工技术交底管理办法 5）设计变更管理规定 6）见证取样送检制度 7）工程质量验收管理规定 8）工程质量月例会制度 9）质量事故报告制度 10）技术培训管理制度 11）资料管理制度 12）文件收发管理制度 13）物资管理规定 14）工序交接管理办法15）计量器具管理规定。
建议项目部编制：1）施工技术措施/作业指导书编制规定 2）特殊工种上岗管理制度 3）成品/半成品保护管理规定 4）分包工程管理制度等。
每份制度都要按照公司 《项目文件编码管理办法》xxxx/G.QS-003-A的要求进行编码。
5、附件2中报审类文件包括：策划文件中的“施工组织总设计、质量策划、创优策划”、工程联系单、资质报审、材料报审、计量器具、专业施工组织设计、施工技术方案、开工报告、验收项目划分、质量验评、工程验收签证单、强制性条文记录和调试措施等。
6、附件3中通知类文件是指不需要在业主、监理、项目部和施工单位间流转签字的文件。
包括：策划文件中的“项目管理手册、策划文件的交底记录”、制度文件、通知、会议纪要、工序交接单、整改通知/回复单、图纸会审、技术交底记录、设计变更单、调试交底记录、调试记录、调试报告和施工记录等。
工程监理单位资料员岗位职责(精选3篇)_监理资料员岗位职责
工程监理单位资料员岗位职责（精选3篇）_监理资料员岗位职责第1篇：监理资料员岗位职责监理资料员岗位职责一、负责各种文件的收发、登记及整理、借阅、保管工作。
二、做好本公司检测仪器的借用登记和归还登记。
三、做好会议记录和各种文件资料的打印工作。
四、做好影像资料的整理存储工作；电子档资料要符合要求。
五、发放的图纸、资料、函件必需留原件一份，连同发放清单一起存档。
六、对各种工程资料进行科学规范的编号、登记、复印。
七、做好施工中各种检查资料的整理和施工各阶段验收资料的整理。
八、负责工程技术资料的归档保存，并按重要性进行分类；应做到分类有序、查找便利、有追朔性。
九、刚好清理作废资料不被误用。
十、做好监理部的图集、标准、规范等书籍的存放、借阅工作。
十一、相关部门借阅图纸及工程资料，应报总监同意，登记相关借阅内容刚好间，到期归还时，须经双方签名确认。
十二、帮助现场监理工程师、专业监理工程师完善各种资料。
十三、做好工程竣工资料的整理归档。
十四、刚好向本公司移交监理部资料并登记。
十五、刚好向建设单位移交监理部资料并登记。
十六、帮助建设单位和本公司有关竣工后备案工作。
第2篇：监理单位资料员河南卓越工程管理有限公司监理资料学习提纲对监理资料进行科学管理，既可以为工程建设监理工作的顺当开展创建良好地前提条件，也可以极大提高监理的工作效率，还可以为建设工程档案的归档供应牢靠保证。
因此，监理资料管理是监理工作的重要组成部分，在大中型建设项目的监理过程中，须要配备专职资料员，帮助总监理工程师做好资料管理工作。
一、基本要求1、资料整理应符合GB/T50328-2011建设工程文件归档整理规范、监理规范及相关规定的要求；2、特殊强调：（1）资料整理要与施工过程同步进行；（2）资料填写内容应齐全完整、真实、刚好；各方要签字、盖章齐全；（3）宜采纳电脑打印，不得复写，采纳A4纸幅；（4）资料整理应按依次、专业组卷，应由封面和书目。
资料管理员肯定要遵循总监理工程师的领导，吃透总监理工程师的意图，对资料收集、整理、分类、归档中存在问题要刚好向总监理工程师汇报，争取总监理公司的指导和帮助。
文书档案归档整理操作方法
文书档案归档整理操作方法档案分为文书档案、科技档案（基本建设、科学研究、设施仪器、产品）、会计档案、干部员工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不一样种类，不一样载体的档案有不一样的整理方法和要求。
但整理原则是相同。
即“依照文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不一样价值，便于保留和利用”。
一、基本要求：要整理好文书档案就一定学习领悟中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《海南省归档文件整理规则实行细则》。
二、基本观点：（一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完成应作为文书档案保留的纸质文件资料。
（二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、摆列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。
归档的意义：归档是文件向档案转变的标记，是文书办理的终点、档案管理的起点。
（三）全宗：指一个独立的机关、集体或其余的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，建立全宗的主要资格是立档单位拥有独立的法人资格，能够独立履行职权，并能主要以自己的名义独自对外行文。
一般来说，一个立档单位的所有档案就是一全宗。
（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。
三、整理方法：（一）采集：采集是归档整理的前提、根本，没有采集齐备完好的文件资料，归档整理就不可以很好地反应立档单位的历史相貌和工作状况。
所以，采集应归档的文件资料一定保证齐备完好；采集范围是本单位的收文、发文、内部文件。
一定采纳以下相应举措：1.立档单位要成立健全收发文登记制度，有完好的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依照归档范围，采集所登记的“红头文件”的归档。
2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”资料能否采集归档。
如①会议资料：本单位年度工作会议资料（总结、计划）、表彰资料，专业会议资料，代表讲话资料；本单位在上司工作会议上讲话、报告、经验资料、典型资料、沟通或发表论文、观察报告。
文书档案整理及管理方法
文书档案整理及管理方法要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
一、文书档案管理基本要求要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
二、文书档案管理基本概念（一）文书档案管理归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。
（二）文书档案管理归档文件的整理，将文书档案管理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制文书档案管理归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。
归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。
（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。
一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。
（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。
三、文书档案管理整理方法（一）文书档案管理收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。
因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。
必须采取以下相应措施：1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。
2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。
如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。
②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。
文件收发登记表(模板)
14
15
备注
1、此表用于各类文件收发登记使用；2、此表须存档五年以上，用于备查。
文件收（发）登记表
【内部使用】
集 团 文 件 收 发 登 记 表
XXXX集团有限公司
（总裁办）
二○一三年一月三日
文件收发登记表模板收发文登记表模板收发文件登记表文件收发记录登记表办公室文件收发登记表收发文件登记表封面文件资料收发登记表收发文件登记表格公司文件收发登记表工程文件收发登记表
序号
收/发时间
文件编号
文件名称/标题
份数
页数
发文单位
/部门
发放人
收文单位
/部门
签收人
归档情况
备注
1
2
3
4
5Hale Waihona Puke 6789
10
11
12
公司制度收发文管理制度
公司制度收发文管理制度公司制度的收发文管理通常包括以下几个方面的内容：一、收文管理收文管理是对公司接收到的外部文件进行登记、分发、处理和归档的过程。
收文管理的关键在于确保每一份文件都能被及时准确地处理。
1. 收文登记：所有收到的文件应立即由专人负责登记，记录文件的来源、日期、内容摘要以及分发对象。
2. 文件分发：根据文件的性质和紧急程度，由负责人将文件分发给相关部门或人员，并确保其签收。
3. 处理跟踪：分发后的文件应有明确的处理时限，并由负责人跟踪处理进度，确保按时完成。
4. 归档整理：处理完毕后的文件应及时归档，便于日后查询和使用。
二、发文管理发文管理则涉及公司对外发送文件的起草、审批、发放和存档等环节。
这一过程要求高度的准确性和正式性。
1. 起草文件：起草文件时，应明确文件的目的、主题和内容，同时注意语言的准确性和逻辑性。
2. 审批流程：文件在发送前需要经过严格的审批流程，确保信息的准确性和合规性。
3. 文件发放：审批通过后，文件应由专人负责打印、封装并发放给指定接收对象。
4. 存档备查：发文记录应当详细登记，包括文件的去向、日期等信息，以备后续查验。
三、电子文档管理随着信息技术的发展，电子文档管理成为企业文档管理的重要组成部分。
电子文档的管理需要特别注意数据的安全和隐私保护。
1. 电子收发：电子邮件和企业内部通讯系统是电子文档收发的主要方式，应确保传输的安全性。
2. 权限设置：对于敏感文件，应设置相应的访问权限，防止未经授权的查看或修改。
3. 数据备份：定期对重要电子文档进行备份，以防数据丢失或损坏。
四、违规处理对于违反收发文管理制度的行为，公司应当制定明确的违规处理措施，包括但不限于警告、罚款或其他纪律处分，以此来维护制度的严肃性和有效性。
公司文件收发管理办法
公司文件收发管理办法第一章总则第一条为了使公司文件处理达到规范化、制度化和电子化，提高办文质量和效率，保障文件的安全性，特制定本规定。
第二条本规定所述“文件”包括公司与外部往来及公司内部间往来的文件。
一、外部文件:(一) 政府主管部门和其它管理关系单位下发给公司的指示、决定、通知、批复，往来单位或个人(含业主、租户、意向客户等)送达给公司的通知和信函，法律文书等;(二) 公司向政府主管部门或其它管理关系单位发出的请示、报告和信函，以及向往来单位或个人发出的信函、通知、管理规定等。
二、内部文件:(一)公司内部上传下达、平级单位间联系的文件包括通告、通知、请示、批复、报告、计划、总结、决议、决定、会议记要、联系函等。
子公司上报公司领导和与公司各部门间往来的文件属于内部文件;(二)内部规章制度;(三)经济合同。
第三条本规定适用于总公司，子公司可参照本规定执行，并按实际拟定相应收发文管理细则。
第四条文件收发处理应遵循以下原则:一、高效简捷原则。
文件批转会签时应高效处理，在规定时间内会签完毕。
对于一般的内外文件(文件页数10页以内)，原则上采用OA会签、批转，减环提效;重要机密文件或其他文件(10页以上或需要采取纸质的)采取纸质会签、批转。
1二、安全性原则。
办文窗口要做好收、发文和批转处理登记。
重要文件使用复印件流转处理，原件登记后送档案室保管。
文件处理完毕后，办文窗口将流转的纸质和电子文件连同文件处理表单一并交档案室存档。
三、时限性原则。
文件处理相关部门和人员应限时处理。
对于办毕时限内无法完成文件处理时，应在文件处理表单上说明，并及时通知办文窗口;对于外收文件，主办部门同时要在办文时限内先书面或口头予对方以简要回复，回复方式、时间、内容和对方联系人须在文件处理表单上注明。
第二章职责第五条行政人事部为公司文件的管理部门，并设立办文窗口主办文件的流传工作。
主要职责是:接收处理外单位来文、公司各部门和各子公司呈报公司领导的各类文件，按程序上报或分转处理;一、按公司领导批示，分转文件至相关单位传阅或阅办;二、跟踪文件的传阅和阅办过程，及时检查、督促文件中所承载事项的办理;三、指导、检查、监督各部门和子公司文件管理工作，定期对各公司办文窗口及部门文件管理员进行培训。
档案管理制度
档案管理制度第一节档案保管制度第一条档案必须实行集中管理，专人管理。
档案室是公司的信息中心，应统一管理本单位的图纸、底图、工程技术、声像、微缩资料等相关资料以及业务等各种有保存价值的载体档案。
第二条档案室安全性关系到档案的保密、保存质量的可靠性。
就应做到防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防虫、防鼠，保证档案的保存质量，档案室内严禁存放易燃易爆、易腐蚀等有害物品。
第三条档案室保管的档案应做到安全、妥善、有效、有序的存放，按照《建设工程文件归档整理规范》规定的存放时限整理装盒，做到以提交的时间、年份，编制统一编码，并标贴存放卷宗序号，便于查找利用。
第四条必须研究和改进档案保护技术措施，延长档案的寿命，对已破损和字迹褪变的档案材料，要及时修复或复制。
第五条不准擅自销毁档案。
对鉴定后确定无需保存的档案要进行销毁，应填写销毁文件清单，注明销毁文件所属年份、工程名称、种类、数量，等报请单位领导批准后才能销毁，未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二节档案库房管理制度第一条档案收进、借出、移出必须及时进行检查、验收，准确登记，账物相符，防止丢失。
第二条保持库内卫生整洁，坚持经常打扫，每月清扫1—2次，库内箱柜每半年擦洗一次，定期检查档案存放情况，发破损和字迹褪变，应及时向公司领导汇报。
第三条库内温、湿度应时常检查，并依据温、湿差适时通风密闭，季终、年终进行综合分析。
第四条严禁在库内吸烟、使用对档案有损害的化学物品，不得存放易燃易爆、化学腐蚀物品，不准堆放杂物，消防设备应保持良好状态。
第五条每天上下班时，要认真检查门窗、锁状况，对电源要严格管理，及时关闭，确保档案室安全。
第三节档案员岗位责任制第一条提高自身的档案管理思想意识，增强对公司的责任感。
努力提高管理档案业务水平，以保证档案管理工作任务的质量。
第二条严守公司技术、商业等机密，对法规、业主、公司有密级要求的或关系版权的档案，未经公司领导同意不得销毁、外借、复印、拷贝等造成泄密。
上级下发文件的收发和处理
上级下发文件的收发和处理上级下发文件的收发和处理收文程序包括:传递、签收、登记、分类、传阅、承办、查办、立卷、归档、清退、销毁。
,一,收文1. 机要人员每天到校收发室逐件清点签收各类文件。
2. 机要人员到上级机要部门签收领取。
,二,登记1. 机要人员及时将签收的文件启封、登记、分类、立卷。
2. 登记时须填写公文标题、密级、发文字号、发文机关、收文时间及处理情况。
,三,处理1. 按文件级别及发文机关分类立卷入夹。
2. 机要文件、公文等登记后呈两办主任阅示。
,四,传阅1. 根据阅文范围设不同级别机要阅文夹。
2. 填写传阅批办单～并付于每份文件之前。
3. 填写传阅登记本～首先呈校主要领导阅批。
4. 文件传阅后及时整理、存档。
5. 未经主要领导批示～不得擅自扩大传阅范围或复印。
6. 行政公文及函件经两办主任批示后 , 转呈有关校领导 .,五,办理1. 校领导批办的文件～登记、存档并及时转交承办部门。
2. 只有一个承办部门的～承办部门签收批办文件并办理。
涉及两个承办部门的～分送两个承办部门办理。
,六,下发1. 按照党委系统下发相关机要文件、机要文件期刊和其他非机要文件。
2. 通知各部门机要干事到两办机要室领取机要文件～并当面清点、签字。
3. 党委职能部门的阅读文件由两办机要干事送达。
,七,回收、清退1. 校领导传阅文件及时回收、存档。
2. 下发各院,机关、后勤,党委、党总支、直属党支部和党委职能部门的文件每学期末清点回收。
3. 撰写、下发文件回收、清退通知。
4. 逐一清点应回收的文件～签字验收,如有问题～及时上报。
5. 清退、销毁。
对坡镇党政综合办公室管理制度责任分工张道利:主持党政办公室全面工作，联系邓平举书记、闵若梦镇长工作。
张艳:协助党政办公室主任工作，联系付雯副书记、赵启义委员工作。
刘智勇:协助党政办公室主任工作，主要负责办公用品采购、办公设备维护等工作。
杨敏:协助党政办公室主任工作，联系肖洋委员、范禹副镇长工作。
办公室收发文管理制度
办公室收发文管理制度一、收发文概述办公室收发文是办公室日常工作中非常重要的一项事务。
收发文管理制度是一种规范化、制度化的管理模式，旨在确保文书的顺畅传递，保障工作效率和规范化，提高工作的质量和效率。
二、收文管理制度1.收文的分类和登记办公室收到的文件应根据不同的形式和性质进行分类和登记，比如涉密的文件应特别标注并按照有关的规定进行管理。
收到文书后，应及时登记并安排相关办理工作。
2.收文的传阅办公室接收的文件应在规定的时间内传阅并及时处理。
传阅时应注意文书的保密性，防止信息外泄。
3.收文的处理根据文书的性质和内容，办公室应及时安排处理，如需回复，则应按照规定时间内回复，并将回复结果归档，方便查询和核对。
三、发文管理制度1.发文的编制办公室发文应严格按照国家和地方相关的文件编制标准进行编制，并确保发文内容准确、清晰、言简意赅。
2.发文的审核和批准发文前应进行严格审核和批准，确保文件的准确性和合规性。
同时，应将审核和批准过程做好签字记录，保障制度的严谨性和完整性。
3.发文的签发、印制和分发发文签字应由主管领导或经办人员签发。
签发文件后，应及时进行印制和分发，确保相关人员能够及时收到文件。
四、收发文的存档和归档收到的文书及未解决的问题应备案并存档，确保文件的安全和完整性。
归档后应在规定的时间内清理档案，并严格按照规定的程序进行归类、分级和保管，确保文件存档的规范性和系统性。
综上所述，办公室收发文管理制度是一项非常重要的管理工作，有效实施和遵守工作程序，能够改善工作效率和质量，提高工作水平和服务能力，推动机关单位的健康发展。
文件管理规程
一、目的：建立一个管理文件的标准程序，以便形成一套完整的质量文件体系。
二、适用范围：本程序适用于质量体系文件的分类、编码、格式、形成、变更、分发、执行、归档等。
三、责任人：文件的起草人、文件审核人、QA、质量部经理、总经理、文件管理人及相关使用人。
四、内容：1、组织与职能1.1总经理负责公司行政文件及相关重大文件（如公司主控文件、验证主计划）的批准。
包括各部门各岗位职能、职责等。
1.2质量部1.2.1 质量部经理负责公司标准管理规程SMP类文件（行政SMP由总经理批准）、公司技术标准STP类文件、标准操作规程SOP文件、批生产记录、批检验记录等与GMP相关文件的批准。
1.2.2 质量部行使质量体系文件管理中的计划、指导、协调、初审、建档、监督和已签批文件的正式发布的职能，未经签批的文件不得正式发布。
1.2.3 质量部QA负责质量体系文件的分发、收回、销毁和归档的管理工作。
所有质量体系文件的原件（现行版）保存在质量部办公室，过期作废原件及时送公司档案室留档保存。
1.2.4质量部QA参与审核部门内与药品生产质量相关的标准管理规程、技术标准类文件及标准操作规程（SMP、STP及SOP文件）、批记录等。
1.3部门1.3.1各部门在文件管理中的主要职能有：文件的起草、会稿、改进，文件的使用、监督、保存，本部门内文件管理相关组织结构的建立以及和其它部门的协调等，这些职能的实施由部门负责人承担领导责任。
1.3.2部门各岗位主要人员负责组织文件的起草。
部门相关负责人直接负责本部门所有药品生产质量文件的审核。
1.3.3各部门负责本部门文件的收发、保存、登帐和盘点。
1.3.4各部门不得使用未经审核、批准的文件。
2、分类及编码2.1分类及类码2.1.1标准操作规程——SOP2.1.2标准管理规程——SMP2.1.3技术标准类——STP2.2次类及次码WL——物料控制SC——生产控制ZL----质量保证及控制SB——设备及设施控制XZ——行政管理XS——销售管理YZ----验证管理2.3编码规则为：2.3.1 文件编码文件类码——次码——XX XXX （XX）年号流水号版号例如：SMP—SC—11001（00）表示管理规程类文件中生产管理次类文件，2011年第001号第1版。
收发室岗位职责
收发室岗位职责一、岗位概述收发室是一个重要的职能部门，负责接收、分发和管理公司内外的文件、快递和信件。
收发室岗位的职责包括处理往来文件的分发、记录和存档，管理快递的收发和签收，以及协助其他部门的文件传递和管理工作。
本文将详细介绍收发室岗位的职责和工作流程。
二、岗位职责1. 文件分发与记录收发室的主要职责是根据公司内部的相关规定和流程，及时、准确地将收到的文件分发给指定的部门或者个人。
具体职责包括：- 收到文件后，核对文件的名称、数量和发件人等信息，确保文件的完整性和准确性。
- 根据公司内部的文件分发流程，将文件分发给指定的部门或者个人，并记录相关信息，如分发日期、接收人等。
- 定期整理和归档已处理的文件，确保文件的安全和可追溯性。
2. 快递收发与签收收发室还负责管理公司内外的快递收发工作，确保快递的安全和准确送达。
具体职责包括：- 接收来自快递公司的包裹，核对包裹的数量和发件人等信息，确保包裹的完整性和准确性。
- 根据收发室的规定，及时将包裹送达指定的部门或者个人，并记录相关信息，如收发日期、接收人等。
- 负责签收来自外部的快递包裹，并及时通知收件人前来领取。
- 协助处理快递的退回和退款事宜，确保相关问题及时解决。
3. 文件传递与管理协助收发室还需要协助其他部门的文件传递和管理工作，确保公司内外部的文件流转顺畅和高效。
具体职责包括：- 根据其他部门的要求，协助将文件送达指定的部门或者个人，并记录相关信息。
- 协助处理文件的复印、打印和装订等工作，确保文件的质量和完整性。
- 协助管理和维护文件管理系统，确保文件的安全和便捷使用。
4. 客户服务作为公司的门面部门，收发室需要提供优质的客户服务，满足各方的需求。
具体职责包括：- 提供准确、及时的文件和快递查询服务，解答相关问题。
- 协助解决客户的投诉和纠纷，确保问题得到妥善解决。
- 维护好与快递公司和其他相关供应商的合作关系，确保服务的稳定性和质量。
三、工作流程收发室岗位的工作流程通常包括以下步骤：1. 接收文件或者快递：收到文件或者快递后，核对相关信息并记录。
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传真号码：[收件人传真号码]
日期：[日期]
主题：[文件主题]
尊敬的[收件人姓名]：
您好！我方特此将以下文件传真给您，请查收。
文件概要：
1. 文件名称：[文件名称]
2. 文件类型：[文件类型]
3. 文件页数：[文件页数]
4. 文件摘要：[文件摘要]
请您在收到传真后，尽快查阅相关文件，并回复确认收到。
如有任何疑问或需要进一步了解，请随时与我们联系。
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