文件与记录编写规范
体系管理中的文件控制和记录保存要点
体系管理中的文件控制和记录保存要点体系管理中的文件控制和记录保存是企业正常运作和持续改进的重要保障。
正确的文件控制和记录保存可以帮助企业提高工作效率，确保质量和安全，促进持续改进。
下面将从不同角度展开讨论体系管理中文件控制和记录保存的要点。
一、文件控制的重要性文件控制是体系管理中的基础工作，它涉及到文件的编写、审批、发布、分发、修订、废止等方方面面。
只有建立科学严谨的文件控制制度，才能确保所有工作按照规定程序进行，避免因文件混乱、过时等问题导致的混乱和失误。
二、文件编写的原则文件编写应当科学合理，内容准确清晰，格式规范统一。
在编写文件时，应遵循简洁明了的原则，避免出现冗长复杂的表述，确保读者能够准确理解文件内容。
三、文件审批的程序文件的审批过程应当严格按照规定程序进行，确保审批人有权有责、审批程序清晰明确。
审批人应该仔细审阅文件内容，对不符合要求的地方提出修改意见，保证文件质量。
四、文件发布和分发发布文件时，应确保所有相关人员都能够及时收到文件，并且确保他们能够理解文件的内容和要求。
分发文件时，应根据实际需要和风险情况进行分类、归档，确保文件信息的安全性和有效性。
五、文件修订与废止文件是会随着工作的变化不断进行修订和更新的，这就需要建立健全的修订机制。
修订时应注明修订日期、修订内容、理由等信息，并及时通知所有相关人员。
对于过时或无效的文件，应予以废止，并通知相关人员及时停止使用。
六、记录保存的重要性记录保存是企业运作的重要组成部分，也是体系管理的重要内容之一。
记录保存可以帮助企业追溯工作过程、判断责任和改进方法，同时也是对企业经营情况的一种展示和证明。
七、记录分类和整理记录保存时，应根据不同的内容和重要性进行分类和整理。
重要的记录应妥善保管，建立归档和检索制度，便于日后的查阅和利用。
八、记录保存的期限不同类型的记录保存期限有所不同，企业应根据法律法规和业务需要确定记录的保存期限。
对于过期的记录，应及时销毁或转存，以节省存储空间和维护成本。
文件记录管理制度规范
文件记录管理制度规范目录一、总则二、管理责任三、文件的分类、编号和命名规范四、文件的存储和备份规范五、文件的传递和传阅规范六、文件的借阅和归还规范七、文件的销毁和归档规范八、附则一、总则为规范文件管理工作，提高文件管理的效率和规范性，制定本规范。
本规范适用于本单位所有文件的管理工作。
二、管理责任1.单位领导是文件管理工作的第一责任人，要加强对文件管理工作的领导，确保文件管理工作的顺利进行。
2.文件管理员是文件管理的执行人员，要严格按照本规范的要求，认真负责地开展文件管理工作。
3.各部门负责人要加强对本部门文件管理工作的监督和检查，确保文件管理工作的规范性和有效性。
4.全体员工要自觉遵守文件管理规范，做到按规定使用、传递、借阅和归还文件，共同维护文件管理的良好秩序。
三、文件的分类、编号和命名规范1.文件应根据其内容和用途进行分类，确保分类清晰、科学合理。
2.文件编号应采用统一的编制规则，编号要保持连续性和唯一性。
3.文件的命名应简明扼要，反映文件的内容和主题。
四、文件的存储和备份规范1.文件的存储应按照一定的顺序和分类放置，保持文件的整齐和便于查找。
2.重要文件要进行定期备份，备份资料要存放在安全可靠的地方，避免意外丢失。
五、文件的传递和传阅规范1.文件的传递要采用统一的方式和规范的流程，确保传递的准确性和及时性。
2.文件的传阅要按照规定的权限和程序进行，不得擅自传阅机密文件。
六、文件的借阅和归还规范1.文件的借阅要经过书面申请，经批准后方可借阅，借阅期限不得超过规定时间。
2.借阅后的文件要妥善保存，并按时归还，不得拖延。
七、文件的销毁和归档规范1.文件的销毁要按照规定的程序进行，确保文件的安全和完整。
2.文件的归档要有专门的归档管理人员进行，建立档案管理系统，做到查寻方便和快捷。
八、附则本规范自公布之日起生效，如有需要修改的地方，需经单位领导批准后方可修改并重新公布。
文件排版及编号管理规定
1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。
2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。
3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。
（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。
）3.1.2文件编写条目按照以下格式。
1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。
3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。
3.1.5文件文档为word文件，表单不限。
3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。
3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。
图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。
3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。
3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。
3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）X1-X2-01流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册SM安全手册EM环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。
ISO13485-2016文件编号与编写规定
XXXXXX有限公司
三阶文件文件编号：XXXX-QC-X-007版本号：A0
标题：文件的编号与编写规定页次：1/2
生效日期：2018.01.01
1．目的：
规范文件编号与编写。
2．范围：
本公司质量管理体系文件的编号
3．职责：
文控：负责文件的管理存档
管理者代表：负责文件的审批
4．工作内容：
4.1文件书写规定：
4.1.1一阶文件按：按照ISO13485标准条款号进行编制；
4.1.2二阶文件按：（1）目的（2）范围（3）职责（4）定义（无时填无） (5)作业内容（6）
相关文件（无时填无）（7）表单（无时填无）
4.1.3文件章节次编号：
1……1.1……1.1.1……1.1.1.1
……1.1.1.2
2……2.1……2.1.1……2.1.1.1
……2.1.1.2（如此类推）
4.1.4文件的页次格式为：页次/总页数。
4.1.5版本版次：A1…A9,B1…B9依次变更。
4.2文件编号：
4.2.1一、二阶文件编号：
□□□□—□——□□
流水号（01－99）
文件性质A、B、C、D
质量体系Q
公司代号KSMD
4.2.2三阶文件编号：
□□—□□—□□□—□
流水号（001－999）
文件类型代号
部门代号
版本。
事业单位会议纪要的格式规范
事业单位会议纪要的格式规范会议纪要是事业单位日常办公中常见的一种文件形式，在会议结束后起到总结、记录和传达会议内容的重要作用。
为了确保会议纪要的准确性和规范性，现就事业单位会议纪要的格式规范进行如下阐述：一、会议纪要的基本要素1. 标题：会议纪要的标题应明确反映会议主题，字体大小通常为16号，居中对齐。
2. 文件编号：会议纪要应有唯一的文件编号，以便于查阅和管理，编号位于标题下方，字体大小为12号。
3. 日期：会议纪要的日期应紧随文件编号之后，格式为“年-月-日”，字体大小为12号。
4. 与会人员：列出参会人员的姓名，并注明其身份和单位，居中对齐。
5. 地点：会议举行的地点应清楚标注，居中对齐。
6. 主持人：会议主持人负责引导会议流程、提问和总结讨论要点，应在会议纪要中予以表彰。
7. 记录人：记录人负责记录会议内容和各方发言，确保会议纪要的准确性，同时在会议纪要中标明姓名。
二、会议纪要的正文1. 内容概述：在会议纪要正文的第一部分，对会议主题和目的进行简要概述，包括会议的背景、目标和重要议题。
2. 会议过程记录：按照会议的时间顺序，记录各项议题的讨论内容、决议和相关事项。
每个议题应单独列出，使用项目符号或编号。
3. 决议和建议：在会议纪要的正文中，对会议的决议和建议进行明确的记录，包括决策的结果和涉及的行动计划或措施。
4. 履行情况追踪：在后续的会议纪要中，应对前一次会议的决议和建议进行追踪和更新，以确保相关事项得到落实。
5. 会议时间和地点变更：如有变更会议时间和地点的情况，应在会议纪要中进行明确的说明和提醒。
6. 其他事项：会议纪要的正文中，可以包含其他与会议相关的事项和补充说明。
三、会议纪要的附带资料若会议纪要涉及到附带资料或重要讨论内容的补充，应在会议纪要正文之后，用附注形式添加在最后面。
四、会议纪要的签署1. 主持人签署：主持人在会议纪要正文末尾进行签名，并注明签署日期。
2. 制作人签署：会议纪要的制作人也要在会议纪要末尾进行签名，并注明签署日期。
特种设备文件和记录管理制度范本
特种设备文件和记录管理制度范本一、总则为了加强特种设备文件和记录的管理工作，确保特种设备的安全运行和使用，制定本管理制度。
二、文件的管理1. 文件的分类管理1.1 设备档案：按设备种类进行分类管理，包括设备的基本信息、设计文件、制造文件、安装调试文件等。
1.2 维修记录：按设备的故障情况和维修方式进行分类管理，包括维修记录、维修票、维修方案等。
1.3 安全检查记录：按设备的检查项目和结果进行分类管理，包括安全检查记录、检查表、检查报告等。
2. 文件的编号管理2.1 文件的编号应具有唯一性和顺序性，便于查找和归档。
2.2 文件的编号应包括设备名称、文件类型、编号年份等信息。
3. 文件的存储管理3.1 文件应存放在专门的文件柜或文件室中，保持整齐、清洁和安全。
3.2 重要文件应采取防火、防水等措施进行保护，确保文件的安全。
4. 文件的查阅和借阅管理4.1 文件的查阅和借阅应符合相关规定，遵循申请、审核、登记等程序。
4.2 文件的查阅和借阅应记录在册，并进行统计和动态管理。
三、记录的管理1. 记录的分类管理1.1 设备运行记录：按设备的运行情况进行分类管理，包括设备运行记录、日志、仪表读数等。
1.2 维护保养记录：按设备的维护保养项目进行分类管理，包括维护保养记录、保养计划、保养记录卡等。
1.3 安全事故记录：按事故的性质和结果进行分类管理，包括事故记录、事故报告、事故调查报告等。
2. 记录的填写和签字2.1 记录应由具备相应资质和技能的人员进行填写，确保记录的准确性和完整性。
2.2 记录应及时填写和签字，遵循填报、审核、签名等程序。
3. 记录的归档和保管3.1 记录应按照文件编号进行归档，确保记录的顺序性和完整性。
3.2 归档的记录应存放在专门的档案柜或档案室中，保持整齐、清洁和安全。
4. 记录的查阅和复制4.1 记录的查阅应符合相关规定，遵循申请、审核、登记等程序。
4.2 记录的复制应符合相关规定，遵循申请、审核、复制等程序。
病历文书写作与记录制度
病历文书写作与记录制度一、总则1.1 为规范医院的病历文书写作与记录工作，提高病历质量和管理水平，保证医疗服务的安全和有效性，订立本制度。
1.2 本制度适用于医院全部临床科室的医务人员，包含医生、护士、病案员等相关人员。
1.3 全部医务人员必需严格遵守本制度，不得违反病历文书写作与记录的有关规定。
二、病历文书的要求2.1 医疗机构的病历应当真实、准确、完整、规范。
2.2 病历内容应包含患者的基本信息、主诉、病史、体格检查、辅佑襄助检查、诊断与治疗方案、疗效评估、医嘱、护理措施、医生引导、出院情况等。
2.3 病历应使用书写工具进行书写，书写必需清楚、工整，不得使用涂改液、划线笔等。
2.4 病历纸张分为出院病历和日常病历两种，分别针对不同情况进行备案和管理。
2.5 病历应依照患者的就诊次序进行编号，并进行存档和归档，确保病历的查阅和保密。
三、病历文书写作与记录流程3.1 门诊病历的写作与记录流程3.1.1 患者就诊后，门诊医生应认真询问患者的病史、主诉等情况，并进行体格检查和辅佑襄助检查。
3.1.2 门诊医生依据患者的症状和检查结果，拟订初步诊断和治疗方案，并进行医嘱和建议。
3.1.3 门诊医生将相关信息记录在门诊病历中，并向医务科进行备案和归档。
3.2 住院病历的写作与记录流程3.2.1 患者入院后，接待部门登记患者信息，并通知病案科。
3.2.2 病案科依据患者信息向病案员发放病历书写料子，并告知医生书写要求。
3.2.3 主治医生在患者入院后24小时内完成住院病历的书写工作，包含病史、主诉、体格检查、辅佑襄助检查等。
3.2.4 医生诊断和订立治疗方案，并进行医嘱和护理措施的书写。
3.2.5 医生在患者治疗过程中，依据病情变动及时记录相关信息。
3.2.6 科主任或副主任医生负责审核住院病历的质量和规范，并签字确认。
3.2.7 宣教人员负责向患者和家属解释和说明病历内容，并征得他们的同意。
3.3 病历文书的更新和修订3.3.1 诊断和治疗方案有紧要变动时，医生应及时更新和修订病历，并存档和归档。
文件编写的基本规范
受控状态：1.目的与适用范围1.1 目的为规范质量管理体系文件（不含质量手册）的编写原则和格式，制定本规定。
1.2 适用范围本规范适用于编写公司内部质量管理体系文件（不包括质量手册），对于体系外文件的编写亦应参照执行。
2.引用标准GB1.1标准化工作导则标准编写的基本规定3.术语及定义文件：本规范中的文件指在工作中由公司或部门制定发放的体系文件，包括程序文件及各类管理标准、技术标准、作业文件、外来文件等。
文件类别：指文件的属性，即程序文件、管理标准、技术标准、作业文件、外来文件等。
4. 文件编写的一般原则4.1应贯彻国家法律、法规、政策的要求，并与其它标准和规定相协调。
4.2职责界定和划分、工作程序的设计、及各类要求应与公司《质量手册》、《程序文件》相一致，并不得与其它文件相矛盾。
4.3编写目的明确、针对性强。
4.4格式应统一，语言简练、文字表达清楚、准确。
4.4内容应具有可操作性，尽量做到量化，便于检查、落实。
4.5编码依据《文件编码管理规定》确定，由企管处统一编号。
5. 文件编写基本构成文件基本构成包括：标题部分、正文部分、更改栏三部分。
5.1 标题部分包括标题、编制栏、受控状态等，在首页上部，占版面的五分之一，包括：公司名称、文件名称、文件类别、版次、受控状态、编码、编号、编制、审核、批准、发布时间、执行时间等内容。
5.2 正文部分包括编写目的、适用范围、引用文件、术语与定义、部门或人员职责、工作程序、质量记录、相关或支持性文件等。
5.2.1 目的：简要说明文件的编写目的，字数一般在50字以下。
5.2.2 适用范围：主要规定文件的适用范围。
必要时，应明确写出不适用的范围和领域。
建议采用下列典型用语：“本文件适用于┈┈”。
“本文件适用于┈┈，亦适用于┈┈”。
“本文件适用于┈┈，亦应参照使用（执行）┈┈”。
“本文件不适用于┈┈”。
5.2.3 引用文件：主要说明本直接引用、依据或必须配合使用的文件。
公文写作中的公文装订和归档规范
公文写作中的公文装订和归档规范公文是现代组织机构和政府部门之间进行正式沟通的主要方式之一。
为了确保公文的传达效果和保存完整性，公文的装订和归档必须遵循一定的规范和标准。
本文将介绍公文写作中的公文装订和归档规范，包括装订方法、归档材料和归档程序。
一、公文装订规范1. 封面设计公文的封面应清晰、简洁，包括发文单位名称、文号、标题、日期等基本信息。
封面上可以使用单位标志或公章，以提升公文的正式性和可信度。
2. 页眉页脚设置每页公文应设置统一的页眉和页脚，页眉包括公文标题和文号，页脚包括页码和日期。
页眉和页脚的字体大小应与正文一致，并保持在合适的位置。
3. 页面格式公文的页面格式应统一，一般为A4纸，页边距要合理设置，以便于阅读和复制。
正文的字体、字号、行距等要符合规范，通常建议使用简洁明了的宋体或仿宋字体。
4. 段落格式公文的段落要求整齐划一、分行分段。
标题应居中，正文段落的首行应缩进，行间距要适中。
二、公文归档规范1. 归档材料公文归档时应将公文正文、封面和其他相关附件一并归档。
附件的归档顺序应与正文保持一致，并在归档文件上注明附件的数量和名称。
2. 归档文件夹公文归档时，可以使用文件夹、卷宗或文件箱等装订材料。
归档文件夹应选择质量好、无污损的材料，便于长期保存和检索。
3. 做好归档记录每份公文归档都应做好归档记录，包括归档日期、文件编号、文件题名等信息。
记录可以以电子形式保存，以便于检索和管理。
4. 归档标签在归档文件夹上应贴有清晰明了的归档标签，标注文件的序号、标题、归档日期等信息。
标签的贴附位置应统一，方便分类和检索。
三、公文归档程序1. 公文审核在公文归档之前，应进行公文审核，确保公文内容准确完整，符合规定格式。
2. 文号编号每份公文都应有唯一的文号，文号可以根据不同的单位规定进行编号，以便于归档和查询。
3. 归档流程公文归档流程通常由承办人或相关部门负责。
归档前应对公文进行整理、核对，并填写好归档记录。
工厂生产过程中的文件记录制度规范
公司生产过程中的文件记录规范制度1.目的规定记录的标识、使用、归档、保存、检索、借阅、复制、归还和处置的控制要求。
2.范围为证明产品、生产过程符合质量要求和质量管理体系有效运行的记录3.定义记录：阐明取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
4.职责4.1.各部门负责本部门所需记录的编制、审核和批准，记录的准确性、真实性、完整性和可追溯性。
4.2.记录的保管部门，应对记录的完整和安全等进行管理。
4.3.质量部人员和各部门负责人或指定人员负责监督记录管理的执行情况。
5.程序5.1.记录的标识5.1.1.记录模板的编制、审核、批准5.1.1.1.记录模板的新建或修订过程的要求应执行《文件控制程序》中文件的编制、审核、批准内容。
5.1.2.记录模板的编号和版本号具体执行《文件编制管理制度》中文件编号和文件编制规定内容。
5.1.3.日常记录原则上应使用受控版记录模板进行记录。
如编制备忘录或情况说明等特殊型式的记录，可以使用自行设计的记录格式。
但需要有编制人、审核人进行签字确认。
5.1.4.如果使用电子办公软件如word\excel进行记录时，需要使用与受控版一致的电子版文件进行编写。
记录完成后需要打印为纸质版，并由编制人、审核人、批准人（如涉及）签署姓名及日期。
5.1.5.记录的受控5.1.5.1.记录的受控随相应文件生效受控。
具体执行《文件控制程序》中文件受控内容。
5.1.6.记录的分类5.1.6.1.质量体系运行产生的记录、报告、生产、检验和验证数据等，均属记录的范围。
均需要进行控制。
5.1.6.2.按照质量体系产生的记录，可分为下列三种类型：1）质量记录：与质量管理体系运行有关的记录，主要有：质量管理体系审核、管理评审、合同评审、合格供应商评定、纠正与预防措施、培训及考核等记录。
2）产品记录：与产品有关的记录。
主要有：生产过程记录、检验过程、销售记录、售后服务记录、不良事件记录、不合格处置记录、服务协议、质控图、外部或内部的检测报告或校准证书，客户信函等记录。
记录书写规范
生产记录填写规范要求
二、记录填写规范要求： 1)书写时应注意按区域填写，不许错格填写或越出对应的区
域； 2)数据与数据之间应留有适当的空隙，小数点标识清晰，单
位、符号等使用准确； 3)文字类需字迹工整、清晰、他人可辨，不得填写草书、艺
术字； 4)统一使用黑色中性笔填写，不得使用其他笔填写； 5)如遇相同内容时，需重复填写，不得填写为其他任意文字
盲：记录的设置、设计目的、功能不明，不是为管理、改 进所用，而是为了应付检查。
乱：记录的设置、设计随意性强，缺乏体系考虑，记录的 填写，保管收集混乱，责任不清
散：保存、管理分散，未作统一的规定。 松：记录填写、传递、保管不严，日常疏于检查，达不到
要求，无人考核，且丢失和涂改现象严重 空：该填不填，空格很多，缺乏严肃性，法定性 错：写错别字，语言表达不清，填写错误。（例如：豉油
修改后原来的数据或文字应清晰可见
空白栏目、纵向有几行均无内容填写方法
人员 A B C
产量（片） 箱号
3300
02、11
3200 3150
05、08 14、16
折纸时间 员工确认
10.5
A
10.5
B
10.5
C
复核人 D F G
产量总计 9650片 时间总计 31.5h
—
—
记录书写签名标准
操作人和复核人的签名不得由同一个人签 字，不准简写姓或名。
“豉”字写成了“鼓”字〈错别字〉。）
生产记录填写规范要求
一、记录填写原则：及时、准确、清晰、完整 1)及时：数据产生及时记录，尽量不要回忆性记录，以免
数据可信度不高对后期质量分析造成误导； 2)准确：数据产生按实记录，不得随意估量或编写数据，
信息安全管理体系文件及记录管理规范
编号ISMS-2-GP-01版本号V2.0受控状态受控信息级别一般信息安全管理体系文件及记录管理规范版本记录目录第一章总则 (4)第二章职责 (5)第三章体系文件阶层及编码 (6)第四章文件要求 (8)第一章总则一、本文件定义了信息安全管理体系文件和记录的编写、审批、保存、发放、变更等过程的管理要求，以确保对公司信息安全管理体系文件版本进行有效控制，保障公司各部门所使用的文件为最新有效版本。
二、本文件适用于公司各部门, 以及信息安全管理体系范围内的所有形式的文件及记录。
三、管理体系文件由信息安全管理手册、管理规范、操作指南和记录表单等文件组成，包括：一级文件：信息安全管理体系的纲领性文件（《信息安全管理体系手册》）；二级文件：信息安全管理体系各控制域的管理规范；三级文件：信息安全管理体系各控制域的操作指南；四级文件：信息安全管理体系执行过程中产生的记录和报告模板。
四、信息安全管理手册定义信息安全管理体系方针、信息安全目标，是体系文件的一级文件。
公司信息安全管理手册是信息安全管理体系二、三与四级文件制定的重要依据。
五、管理规范是文件化的各控制域的管理要求程序，是实现各控制目标所规定的方法和要求，此处特指体系文件中二级文件。
公司信息安全管理规范文件（二级文件）是需要公司各部门在日常工作中严格执行的。
六、操作指南文件是为了保证具体作业活动符合要求而制订的操作标准，是体系文件中三级文件。
公司信息安全实施指南文件是公司信息安全控制措施执行的操作依据。
七、记录是为完成活动或达到的结果提供客观证据的文件，记录模板是体系中的四级文件。
公司信息安全管理体系提供了体系运行所需的记录模板文件，供公司各部门在工作中参考和使用，如在公司项目中客户有要求可采用客户方的记录模板。
八、文件变更指新增文件和对已发布文件执行修订。
第二章职责一、文件编写人员的职责1. 按ISO/IEC27001：2013规定的要求拟定管理体系要求的文件；2. 文件目的和使用范围要明确清晰；3. 文件内容中的术语和定义要准确，内容要完整，同时并具有可操作性；4. 文件中规定的职责和权限要明确；5. 文件中的文字要保持简洁，用词规范。
GJB9001C规范文件编制与管理程序(含完整表单)
GJB9001C规范文件编制与管理程序(含完整表单)1. 引言本文档旨在制定GJB9001C规范文件的编制与管理程序，以确保规范文件的准确性和可靠性。
2. 规范文件编制程序2.1 制定规范文件的需求分析在制定新的规范文件之前，需要进行需求分析，明确制定规范文件的目的、范围和内容，以满足相关部门和人员的需求。
2.2 规范文件的编制根据需求分析的结果，制定规范文件的编制计划，并分配相应的责任人和工作时间。
编制规范文件时，应遵循以下步骤：1. 收集相关资料和法规，对规范文件的内容进行调研和整理。
2. 制定规范文件的结构和格式，确保规范文件的逻辑性和易读性。
3. 明确规范文件的内容，包括定义、要求、程序等。
4. 编写规范文件的各个部分，确保准确无误。
5. 审核规范文件的内容，确保规范文件与需求一致。
6. 最终修订和编辑规范文件，确保文档的完整性和一致性。
2.3 规范文件的审查与批准编制完成后的规范文件需要进行审查和批准，确保规范文件的准确性和可靠性。
审查和批准程序如下：1. 由相关部门进行内部审查，对规范文件的内容进行检查和修改。
2. 经过内部审查后，由主管部门进行最终审查和批准。
2.4 规范文件的发布与管理经过批准的规范文件需要进行发布和管理，以确保规范文件的有效性和使用。
1. 将规范文件发布给相关部门和人员，确保其能够及时获取和使用。
2. 根据需要，定期对规范文件进行评估和修订，确保其与实际情况的一致性。
3. 对规范文件的使用情况进行监控和管理，发现问题及时进行整改和更新。
3. 规范文件管理程序3.1 规范文件的收集与整理收集和整理企业内部所有的规范文件，包括已制定的规范文件和引用的外部规范文件。
3.2 规范文件的分类与编号对收集到的规范文件进行分类和编号，以方便管理和使用。
3.3 规范文件的存储与检索将规范文件进行存储，建立完善的规范文件管理系统，确保规范文件的安全性和可检索性。
3.4 规范文件的更新与废止定期对规范文件进行更新和废止，确保规范文件与实际情况的一致性。
文件编写标准化规范
文件编写标准化规范1 正文层次表格1 文件正文层次结构表2 字体和字号表格2文件字体字号一览表3 文件版式文件资料版式一般采用国际标准A4型（210㎜×297㎜），左侧装订。
页边距设置要求：上边距37mm，下边距35mm，左边距28mm，右边距26mm。
“行距”设置成“单倍行距”或“固定值在12-30磅之间”。
纸张页面方向的设置要求，正文需设置为“纵向”排版,图表和附件可根据实际需求而设置排版方向。
文件需在页脚居中的位置插入页码，但注意首页不显示页码。
4文件编号规定4.1 管理性文件编号各文件归口单位负责对各类文件进行统一编号。
编号构成元素包括：单位代码、类别代码、部门代码、顺序号、年份号、版本号，各代码之间用“-”隔开。
方式如下：文件编号：单位代码\部门代码-文件类别号-文件顺序号-年份号-版本号具体要素及代码构成如下：（1）单位代码规则单位代码用单位简称的首写字母大写表示，中朵远大用“ZDYD”表示。
（2）部门代码规则各部门使用代表部门工作性质的首写字母表示，各部门代码规定见表4，各中心事业部下属的二级、三级单位代码由各中心事业部负责制定。
表4：各单位代码表公司级制度不体现部门代码，部门内部文件需体现部门代码。
（3）文件类别号代码规则目前以下文件类别是根据各体系和企业自身发展需要所制订的7个类别，并采用汉字首字母制订代码规则，具体如下：表格3 文件类别代码表（4）汇编文件编号规则如果文件是汇编本，需在文件类别号后加汇编的首个字母缩写（HB），不体现版本号。
（5）文件顺序号规则：是指该系列文件的顺序号，以阿拉伯数字（01、02、03……）表示，已废止的文件顺序号继续保留，不得替换使用。
（6）年份号：指的是本文件下发的年份。
（7）版本号：指本年度内文件下发的版次，首次下发为A0，二次下发为A1，以此类推。
注：公司级文件，无部门代码。
文件修订换版时文件需将编号中的“年份号”和“版本号”变更调整，如原文件编号为：ZDYD-ZD-1-2017-A117年换版编号为：ZDYD-ZD-1-2017-A1。
文件与记录编写规范
文件与记录编写规范首先，文件与记录应该在格式上要求统一、包括字体、字号、标题、日期、页眉等等，都应该保持一致，这样便于读者阅读和查找信息，也可以展示组织的形象。
其次，文件与记录的语言要简洁明了。
使用简明扼要的语言表达要点，避免冗长和啰嗦。
句子结构要清晰，语法要准确，词汇要恰当。
对于使用术语或缩写的地方，应给予解释或注释，以便读者理解。
第三，文件与记录的内容要准确完整。
确保所写的内容准确无误，不要出现漏洞或错误。
包括日期、时间、地点等关键信息都应该明确写出，确保信息的真实性。
对于事实性的陈述，应该提供充分的依据或证据。
对于意见、建议或建议性的内容，应该给予合理的解释和论证。
第四，文件与记录应该有清晰的结构和层次。
通过合理的段落划分和适当的标题，使得文件与记录具有清晰的结构和逻辑。
同时，合理使用标点符号，如句号、逗号等，以及编号、项目符号等，帮助读者理解和记忆。
第五，文件与记录应该具有正确的格式。
根据不同类型的文件和记录，采用相应的格式进行编写。
如报告、备忘录、会议记录等等，都有自己的特定格式要求。
在编写文件时，应该注意格式的正确性，以及段落、标题、序号等的用法和规范。
第六，文件与记录应该注意保密性。
对于涉及机密信息或敏感信息的文件或记录，在编写时要格外小心，确保信息的保密性和安全性。
在必要的情况下，可以添加密码或加密措施，以防止信息泄露。
最后，文件与记录应该经常进行审阅和修改。
在完成文件与记录后，应该及时进行审阅和修改，以确保内容的准确性和规范性。
在修改过程中，可以借助他人的意见和建议，对文件和记录进行进一步的提升和改善。
综上所述，文件与记录编写规范对于工作的顺利进行和信息的传递至关重要。
通过统一的格式、简洁明了的语言、准确完整的内容、清晰的结构和层次、正确的格式、保密性以及审阅和修改的过程，可以确保文件与记录的质量和效果，提高工作效率和效果。
因此，我们应该养成良好的文件与记录编写习惯，不断提升自己的写作和表达能力。
程序文件,作业指导书,记录的编制
程序文件，作业指导书，记录的编制1.程序文件的编写1.1程序文件的概念程序：为进行某项活动或过程所规定的途径。
如果把进行某项活动或过程所规定的途径形成文件，这些文件就称为程序文件。
程序文件是管理手册的支持性文件，是管理手册原则性要求的进一步展开和落实。
编制程序文件必须以管理手册为依据。
1.2程序文件的结构与内容1.3主要程序文件目录2.作业指导书的概念与分类2.1作业指导书的概念作业指导书是规定基层活动途径的操作性文件，是程序文件的细化。
作业指导书属于程序性文件范畴，只是层次较低，内容更具体而已。
并非每份程序文件都要细化为若干指导书，只有在程序文件不能满足某些活动的特定要求时，才有必要编制作业指导书。
特定的要求是由于产品，过程，部门，岗位的不同而产生的。
2.2作业指导书的内容（1）管理性作业指导书的内容管理性作业指导书，一般称作为管理规定，其内容类似于程序文件。
（2）技术性作业指导书的内容技术性作业指导书的内容一般包括：①作业条件（设备，工具，环境等）；②操作步骤；③作业要求；④所选择的作业（工艺）参数；⑤安全，环保事项；⑥注意要点；⑦必要的简图等。
2.3常用作业指导书的格式作业指导书没有固定的格式。
用文字表达的指导书可套用程序文件格式。
作业指导书较多采用表格或流程图形式，也可采用图文并茂的形式。
3.记录的编制3.1记录编制要求（1）规范性和有效性。
（2）完整性和准确性。
（3）针对性和充分性。
（4）可追溯性。
（5）可检索性。
3.2记录的类型（1）原始记录（2）统计报表（3）分析报告，如：内部审核报告等（4）信息传递，如：信息联络单等第1页共1页。
会议纪要编写的要点和规范
会议纪要是指在会议过程中，由会议秘书人员对会议的重要内容、决策和议程等进行记录和整理，以书面形式呈现的一种记录性文件。
会议纪要不仅是会议的记录，更是对会议精神的传达和传承。
因此，在编写会议纪要时，需要注意以下几点要点和规范：一、会议纪要的内容会议纪要的内容应包括会议的主题、时间、地点、参加人员、主持人、记录人等基本信息。
此外，会议纪要应记录会议的主要讨论内容、决策结果、议程安排等重要内容。
在记录过程中，应注意保持内容的客观性和准确性，避免主观臆断或歪曲事实。
二、会议纪要的格式会议纪要一般采用标题、正文、落款和成文日期的格式。
标题应简明扼要地概括会议的主要内容，如“关于XXX会议的纪要”。
正文应按照会议的主要内容进行分段，逻辑清晰，语言简练。
落款应包括会议组织单位和日期。
成文日期应使用阿拉伯数字，标注具体的公元年份和月份。
三、会议纪要的规范用语在编写会议纪要时，应使用规范化的书面语言，避免口语化和网络语言。
纪要的文字应准确、简练，避免冗长和重复。
对于会议中涉及的专有名词和术语，应使用统一的定义和缩略语。
此外，纪要中应使用正式的称呼和敬语，以体现纪要的正式性和严肃性。
四、会议纪要的重点突出在编写会议纪要时，应突出重点，避免内容过于繁杂。
对于会议中涉及的重要决策、议程安排和决定的事项，应重点突出，以强调其重要性和影响力。
同时，应注意保留与会人员的发言记录，以便后续查阅和使用。
五、会议纪要的审核与修改在编写完会议纪要后，应对纪要进行审核和修改。
审核主要是检查纪要的内容是否完整、准确，格式是否规范。
修改主要是根据审核结果进行必要的调整和完善，以确保纪要的准确性和规范性。
在审核和修改过程中，应注意保留修改痕迹和相关记录，以便后续查阅和使用。
六、会议纪要的发放与存档审核和修改后的会议纪要在经过相关负责人签字确认后，应根据需要将其发放给与会人员和其他相关人员。
对于重要的会议纪要，应将其存档以备后续查阅和使用。
在发放和存档过程中，应注意遵守公司的保密规定和信息安全要求。
护理文书书写规范及要求
护理文书书写的基本要求1 、护理文件记录应当客观、真实、准确、及时、完整、签全名。
白班用蓝墨水、晚夜班用红墨水书写(具体见各单要求)。
2、护理文书书写时应当使用医学术语，通用的外文缩写和无正式中文译名的症状、体征、疾病名称等可使用外文。
3 、护理文书书写应当文字工整，字迹清晰，表达准确，语句通顺，标点正确。
当班护士书写过程中浮现错字时，应当在错字上用同色笔划双线，在划线错字上方用同色笔更正。
不得采用刮、粘、涂等方法掩盖或者去除原来的字迹，每页修改不得超过2 处，任何数字错误不得进行上述方法修改。
4、护理文书记录按照规定内容书写，由注册护士签字；实习护士、试用期护士书写的内容，应经过本医疗机构合法执业护士审阅、修改并签名；进修护士经护理部、科室考核合格报护理部备案后可独立书写护理病历，考核不合格者应当经过在本医疗机构合法执业的带教护士审阅、修改并签名。
5、上级护理人员有审查修改下级护理人员书写护理记录的责任。
修改时用红色笔划双线，在划线错字或者错句上方用红色笔更正并签全名及时间，修改时限在72 小时以内。
保持原记录清晰可辨。
6、因抢救急危重患者，未能及时书写护理记录的，应在抢救结束后6 小时内据实及时补记，并加以注明。
7、文书记录时间用北京时间24 小时制记录。
使用的计量单位一律采用中华人民共和国法定计量单位。
8、为保持医疗护理记录的一致性，护士记录时应与医生多沟通和交流，避免引起不必要的误会和纠纷。
9、归档护理文书的名称及罗列先后顺序：手术患者护理交接单、长期(暂时)医嘱记录单、体温单、入院护理评估单、护理措施知情允许书、危重护理计划单、普通护理记录单、危重症护理记录单( 普通、危重护理记录单，按日期先后顺序分类排列 )、其他专科护理记录单( 如：脑外科观察记录单) 、住院健康教育评价单，上述各单随病案长期保存。
医嘱本、交班报告本，由科室自行保存三年。
10、住院、归档病历排序及页码标注符合要求。
文件与记录管理制度
文件与记录管理制度第一章总则第一条为了规范文件与记录的管理，确保信息的安全、完整和准确，保证工作的顺利进行，制定本管理制度。
第二条本管理制度适用于本单位所有文件与记录的管理工作。
第三条文件与记录是本单位工作中产生的各种书面资料和电子信息，包括但不限于文件、会议记录、报告、资料、电子邮件等。
第四条文件与记录管理应符合法律法规的规定，遵循信息化建设的要求，做到安全、合规、便捷。
第五条文件与记录管理工作应当遵循科学、系统和规范的原则，建立健全的管理制度和工作流程。
第二章文件与记录的分类与保管第六条文件与记录应当根据内容和用途进行分类，并建立详细的档案目录和档案索引。
第七条文件与记录的保管应当严格按照保密、保存期限、利用和销毁的要求进行，确保信息的完整和安全。
第八条本单位应当建立健全文件与记录的归档、借阅和管理制度，严格控制文件与记录的流转和使用，防止信息外泄。
第九条电子信息应当建立电子文档管理系统，确保电子文件的存储、检索和安全性，做好电子数据的备份和恢复工作。
第十条本单位应当合理利用信息化技术，加强对文件与记录的管理和利用，提高工作效率和服务质量。
第三章文件与记录的编写和管理第十一条文件与记录的编写应当符合规范和标准，准确传达信息，清晰表达意思，避免文字模糊、内容不明确。
第十二条文件与记录的管理应当建立审查和审核制度，确保文件的真实性和合法性，防止虚假信息的传播和误导。
第十三条文件与记录的传阅和签发应当严格按照规定的程序和权限进行，保证文件的安全和完整。
第十四条文件与记录的备案和归档应当及时、全面地完成，做好文件的保存和管理工作。
第十五条在文件与记录的管理中，应当加强对保密信息的保护，严防信息泄露和滥用。
第四章文件与记录的销毁与归档第十六条文件与记录的销毁应当严格按照法律法规和规定程序进行，确保销毁工作的合法性和安全性。
第十七条文件与记录的归档应当按照相关规定进行，保证归档工作的及时性和完整性。
第十八条文件与记录的保存期限到期后应当及时进行销毁或归档，做好档案的整理和管理工作。
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条是节的有序编号的细分单元，第一层次的条可以进一步再细分为第二层次的有编号的条。
4.4.2.4 附录
附录是该文件所提及到的图、表、说明等，附录的标号应采用大写的英文字母来表示。
4.4.2.5 编排要求
⑴公司内部文件的内容层次编号采用阿拉伯数字，每两个层次之间加下脚点，章节条层次的编号
⑶页码不加任何括号如( )、｛｝、［］等；
4.3.2正文要素
4.3.2.1文件名称
文件名称的措词应特别审慎，力求简练，突出文件的主题，使之与其他文件区别开来。
4.3.2.2文件修改记录
绘制出修改记录表
4.3.2.3目的
扼要叙述文件编制的目的。
4.3.2.4适用范围
依据文件的基本内容，明确该文件的适用范围。
就在+、－等符号处回行。公式中如有字符需解释，应注明“式中：”二字另行左起顶格排，所要注释的符号按先左后右，先上后下顺序紧接排在冒号后面，用双连接线与注释连接，双连线取齐。注释回行时与双连线后面的文字对齐。
4.5表式和附录的编排要求
4.5.1 表头及表格画法
4.5.1.1 文件或记录表格中如果所有单位相同时，则应将单位放在表的右上角。
4—产品出厂检验规程
b: 顺序号（如：0000）；
c：版本(00-99)
g)管理规范类文件编码规则
HM/QP-MXX
顺序号
管理英文开头大写字母
华脉拼音开头大写字母/质量程序英文开头大写字母
i)国家法律、法规编号表达形式
HM/WFXXX—XXXX
批准年代号，用四位阿拉伯数字表示
顺序号，用三位阿拉伯数字表示
附录
附录A、附录B等进行编号
4.4.2 层次的编排
4.4.2.1 章
⑴文件的章，应该从“目的”开始编写，用阿拉伯数字编号，编号连续下支，直到附录，但附录
不编阿拉伯数字。
⑵每一章应有一个标题，放在其编号之后，并单独成一行，与后面的正文分开。
4.4.2.2 节
节是章的有编号的细分单元，每一节应用一个标题，放在其编号之后，并单独成一行。
情况选定。
4.5.2.2 符号及单位应符合相关规定要求，均采用国家标准进行编写。
4.5.3 附录
通常每一个附录应另起一页书写。“附录”二字写在左起顶格位置。如有多个附录较短时，可同一页编排多个附录。
4.6文件编号规则
a）质量手册编码规则
b） HM/QMXXXX-XX
版本(A-Z)
手册发布年份
华脉拼音开头大写字母/质量手册英文开头大写字母
4.2文件的结构
4.2.1文件封面格式
4.2.1.1质量管理手册封面(见附录A)。
4.2.1.2程序文件不设封面，其正文首页为封面(见附录B)
4.2.1.3管理规范(三级文件)不设封面，其正文首页为封面(见附录B)
4.2.2 文件页面格式
4.2.2.1文件页面(见附录C)
4.2.2.4程序文件和管理规范文件修改在正文最后条款，见附录D。
Revision history 修订记录
版本/修改
修订日期（年-月-日）
修订人
修订简述
过程绩效
项次
测量指标
测量方法
监视周期
目标值
编制
日期
审核
日期
批准
日期
1 目的
统一公司管理体系文件的编写格式。
2 适用范围
适用于公司内部管理体系文件的编写。
3 职责
3.1 质保部负责本规范的编制，指导检查各部门按此要求编制文件。
以文件页面横向布局三分之一长的横线表示结束。
4.3.2.11标明文件的编制、审核、批准
文件的编写、审核、批准人签名(以电子文档形式签名)
4.4 层次划分
4.4.1 层次的名称
层次的名称及示例见下表：名称源自编号示例章1节
1.1
条
1.1.1
条
1.1.1.1
段
无编号或须列项说明的文件条文用⑴、⑵、⑶编号
或a)、b)、c)
b）程序文件编码规则
HM/QPX.X-XX
顺序号
标准章节号 如4.2文件控制
华脉拼音开头大写字母/质量程序英文开头大写字母
c） 模具图纸（技术文件）编码规则
HM/MDXXXXX-xx
备用模顺序号
模具号（顺序号）
华脉拼音开头大写字母/模具图纸英文开头大写字母
d) 作业指导书（作业指示文件）编码规则
HM/QDXXXXX-XX
3.2各部门管理体系文件编写按照本规则要求进行，并报质保部备案。
4 编写要求
4.1 文件总要求
4.1.1 文件的编制应尽可能简单、明了，易于理解，并在结构、表述、术语等方面保持一致。
4.1.2 各类文件之间的表述应保持一致。
4.1.3技术与作业指示文件的编写按照《技术与作业指示文件编写规范》规定执行。
均顶格起排，编号与文字之间空一个字的距离，条文应与章节条的标题对齐，回行时顶格起排。
⑵ 无编号列项说明的文件条文，每一项前均加带半个圆括号的英文小写字母，字母编号与文字对
齐，字母编号与文字之间空半个字的距离，回行时顶格起排齐。
⑶文件中公式应另行排在版心左右居中位置，很长的公式尽可能在等号处回行，如果做不到这点，
项目开始年份/月份
华脉拼音开头大写字母/项目英文开头大写字母
l)记录编号
QRXXXXX-X
顺序号
该标准代号
质量记录英文开头大写字母
5.2.9 企业标准编号由质保部标准化员统一编号，其它部门不得自行编号。
5.2.10 需要修订后使用的文件，如作业指导书、检验指导书等，在修订时进行编号更改，执行本指导书第5.2条款的要求。
4.3.2.5引用文件
列出文件所涉及到的引用文件。
4.3.2.6定义
明确文件中特殊术语的定义。
4.3.2.7职责
明确相关部门、人员的职能分配。
4.3.2.8工作程序或内容
按要求具体阐述文件中所涉及到的内容，要力求层次清晰、文字精练内容简洁、清楚。
4.3.2.9相关记录
列出文件所涉及到的记录。
4.3.2.10文件结束标记
5.2.11 对于客户提供的图纸和文件，可以直接使用原编号。
5.2.12 标准经复审后需要修改时，其编号只修改年份，其余代号及编号不变，在原标准编号位置上写新编号，下边写被代替标准编号。
5.2.13 标准需要废止时，在标准明细表的备注栏内写明废止日期。
6 相关记录
无
7 附录
附录A：质量管理手册封面
附录B：程序文件、管理规范性文件首页
4.3 文件正文要素
4.3.1目录
4.3.1.1如果该文件编写目录后能使阅读人获得对文件有一个总体概念，而且利于查阅该文件各章节，
则该文件必须要有目录。如果此文件比较短小，则可不编写目录。
4.3.1.3文件的目录内容包括：目录号、文件的章节名称及所在页码或文件编号。
⑴编号与标题之间空一个字的距离；
⑵标题与页码之间用“……”连接；
c
b
a
华脉拼音开头大写字母/作业指导书
a : 0—设备作业指导书；1—产品作业指导书；2—返工作业指导书
b: 顺序号（如：0000）；
c: 版本号(00-99)
e) 检验指导书（作业指示文件）编码规则
HM/QCXXXXX-XX
c
b
a
华脉拼音开头大写字母/检验指导书
a : 1—进货检验规程；2—过程检验规程；3—成品检验规程；
附录C：文件页面
附录D：程序文件、管理规范性文件修改
附录E：字体和字号的规定
4.5.1.2 表格画法采用封闭式，即要边框线。
4.5.1.3 如果表的长度超过两页或两页以上，应有每页重复表的编号，并应在编号后用适当的文字外
加括号注明。
……“表1(续)”，在表未完的各页中。
……“表1(完)”，在表的未页。
4.5.2 字体、符号、单位
4.5.2.1 表头的字体应采用宋体加粗编排，表格内的字体用宋体编排，字体大小由编制人按表格大小
国家法律、法规代号，用大写拼音字母“F”表示
华脉拼音开头大写字母/外来拼音开头大写字母本公司所采用的国家标准、行业标准、地方标准，原编号继续有效，也可单独使用。根据标准所属类别，按本标准的要求，再赋予该标准一个体系序号。
j)产品编号
产品编号按顾客图纸规定。
k)项目编号
HM/P–XXXX-XXX
本年度项目顺序号