5、Excel数据排序和汇总

5．应用自定义排序顺序 在Excel中，可以利用“自定义序列”作为排序依据，操作步骤 如下。 （1）选择数据清单中的任一单元格。 （2）单击“数据”→“排序” 菜单命令，调出“排序” 对话框，如右图所示。
（3）单击“排序”对话框中的“选项”按 钮调出“排序选项”对话框，如右图所示。 （4）用鼠标单击“自定义排序次序”下拉 列表框，如右下图所示，从中选择任一序 列作为排序依据。 （5）单击“确定”按钮返回到“排序”对 话框中，再次单击“确定”按钮则按指定 的排序方式进行排序。
图8-1-18 ຫໍສະໝຸດ Baidu分类汇总”对
图8-1-19 “分类汇总”的结果
2．分类汇总的嵌套 有时要对多项指标汇总，例如在对“金额”进行汇总后，还可 以对“单价”进行汇总，操作步骤如下。 （1）对“金额”进行分类汇总。然后，单击“数据”→“分类 汇总”菜单命令，弹出“分类汇总”对话框。 （2）汇总方式选“求和”，在“选定汇总项”列表中选择“单 价”复选框，取消选取“替换当前分类汇总”复选框，单击 “确定”按钮，得到有两层的分类汇总表，如下图所示。
Excel数据排序和汇总
• 在Excel 2003中可以对数据进行排序和分类汇总等操作，这 部分内容是Excel的重点知识。
• 教学目标
• 掌握对数据进行快速排序 • 掌握对数据进行多关键字排序 • 掌握数据的分类汇总
排序
排序是根据一定的规则，将数据重新排列的过程。 1．Excel的默认顺序 Excel是根据排序关键字所在列数据的值来进行排序，而不是根 据其格式来排序。在升序排序中，它默认的排序顺序如下所述。 （1）数值：数字是从最小负数到最大正数。日期和时间则是根 据它们所对应的序数值排序。 （2）文字：文字和包括数字的文字排序次序如下。 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9（空格）!”# $%&´（）* + ， − ．／： ； < ：> ?@“ ＼ ”^— ‘ { → } ~ A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z （3）逻辑值：逻辑值FALSE在TRUE之前。 （4）错误值：Error Values所有的错误值都是相等的。 （5）空格：Blanks总是排在最后。 降序排序中，除了总是排在最后的空白单元格之外，Excel将顺 序反过来。
2．排序原则 当对数据排序时，Excel 2003会遵循以下的原则。 （1）如果对某一列排序，那么在该列上有完全相同项的行将保持它 们的原始次序。 （2）隐藏行不会被移动，除非它们是分级显示的一部分。 （3）如果按一列以上进行排序，主要列中有完全相同项的行会根据 用户指定的第二列进行排序。第二列中有完全相同项的行会根据用户 指定的第三列进行排序。 3．简单排序 在“常用”工具栏中提供了两个排序按钮：“升序排序”（从小到大 排序）和“降序排序”（从大到小排序）。具体步骤如下。 （1）在数据清单中单击某一字段名。 （2）根据需要，可以单击“常用”工具栏中的“升序排序”或“降 序排序”按钮。 4．多列排序 利用“常用”工具栏中的排序按钮，仅能对一列数据进行简单的排序， 如果要对几项内容进行排序时，就需要利用菜单中的“排序”命令来 进行排序。
建立分类汇总
一般建立工作表是为了将其作为信息提供给他人。报表是用户 最常用的形式，通过概括与摘录的方法可以得到清楚与有条理 的报告。借助Excel提供的数据“分类汇总”功能可以完成这些 操作。 1．建立分类汇总的方法 （1）将数据清单，按要进行分类汇总的列进行排序，单击数据 清单中的某一数据。 （2）单击“数据”→“分类汇总”菜单命令，弹出“分类汇总” 对话框，如图8-1-18所示。在“分类字段”下拉列表框中选择 某一分类的关键字段。 （3）在“汇总方式”下拉列表框中选择汇总方式。 （4）在“选定汇总项”列表中选择汇总项，可指定对其中哪些 字段进行汇总。 （5）可根据标出的功能选用对话框底部的3个可选项。 （6）设定后单击“确定”按钮，效果如图8-1-19所示。
3．删除分类汇总 对已经进行分类汇总的工作表，单击“表格”→“分类汇总” 菜单命令，弹出“分类汇总”对话框，选择“全部删除”按 钮，就可以将当前的全部分类汇总删除。