财务单据管理规范

财务单据管理规范

1. 目的

为规范常用财务单据的接收、整理、填制、传递，加强财务单据的管理和财务监督，保障公司经

济往来行为符合财务基础管理工作规范和税收征管法律法规的要求，制定本规范。

2. 适用范围

各部门通常使用的财务类单据包括：1、法定格式单据。如税务监制票据（发票）、国家规定特殊行

业票据（银行、邮电等）、财政监制收据（行政事业收据）、财政监制收据（资金往来收据）；2、非法定格式单据。是为适应不同单位的管理需要，单据格式可以自由设计选定，国家不作统一规范和约束的单据。如财务部门内部自制或从外部购买的费用报销单、差旅费报销单、付款通知书、借款单、发票清单、对账单、普通收款收据等。其它部门业务流转单据，财务部门专用表单、银行支票、汇票等不在本制度规范。

3. 部门职责

3.1. M务部：负责制定常用财务单据管理的流程及制度，按要求开具财务单据，并负责对各部门

提交的财务单据进行审核；

3.2. 业务部门：包括各职能部门，从外单位第一手接到的发票、收据时应进行初审，必要时

在取得单据前和财务部门沟通，并按照规范向财务部门填报传递财务单据。

4. 主要单据用途

4.1. 外部来源财务单据

5. 单据总体规范

5.1•单据的内容

5.1.1. 主要包括：单据名称；填制单据的日期；填制单据单位的名称或填制人的姓名；经办人的签名或盖单；接受单据的单位名称；经济业务的内容；数量、单价和金额。

5.1.2. 发票必须符合《发票管理办法》和实施细则的规定。

5.2. 单据的填制

5.2.1. 内容必须填写完整，字迹清晰、工整，手写不得连笔，无涂改、污染，印章清晰可辨。

5.2.2. 阿拉伯数字

5.2.2.1. 阿拉伯金额数字前面应当书写币种符号或者货币名称简写。币种符号与阿拉伯金额

数字之间不得留有空白。如金额为952元，则在阿拉伯数字填写栏内填写Y 952元。

5.2.2.2. 所有以元为单位（其他货币种类为货币基本单位，下同）的阿拉伯数字，除表示单

价等情况外，一律填写到角分；无角分的，角位和分位可写“00”，或者符号“一”；有角无分的, 分位应当写“0”，不得用符号“一”代替。

5.2.3. 汉字大写数字

5.2.3.1. 大写数字标准写法为：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、

万等，一律用正楷或者行书体书写，不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等代替，

不得使用异体字和简化字。

5232 已印刷有大写填写栏：应按规范汉字在已经印刷好的相应位数内填写数字大写，并

在大写汉字前的每一空位上画“X”并用圆圈圈住，在数字是0的位置填写汉字“零”。如金额为¥ 2034.50元，则大写数字栏内填写：X拾X万贰仟零佰叁拾肆元伍角零分。

523.3. 未印刷大写填写栏：大写金额数字前未标明货币名称的，应当加填货币名称，货币

名称与金额数字之间不得留有空白。阿拉伯金额数字中间有“0'时，汉字大写金额要写零”字；阿拉伯金额数字中间连续有几个“0'时，汉字大写金额中可以只写一个零”字；阿拉伯金额数字元位

是“ 0”或者数字中间连续有几个“ 0”元位也是“ 0'但角位不是“ 0'时，汉字大写金额可以只写一

个零”字，也可以不写零”字。大写金额数字到元或者角为止的，在元”或者角”字之后应当写整”字或者正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写整”或者正”字。

5.2.4. 凡填有大写和小写金额的原始单据，大写与小写金额必须相符。

5.2.5. 凡单据内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者，应予退回或重新补正。

5.2.

6. 单据不得涂改、挖补。发现原始单据有错误的，除法定单据外，应当由开出单位重开或

者更正，更正处应当加盖开出单位的公章和个人签章。

6. 外部来源单据

6.1.1. 从外单位取得的发票、收据必须有填制单位盖章；从个人取得的发票、收据，必须有填制人员的签名或盖单；

6.1.2. 发票上未列清详细品名、数量、单价的（如办公用品一批XXX元）以及各种购买物品的

定额发票，无论金额大小，均必须附有加盖印章的购货清单或小票。定额发票要用黑笔写上单位抬

头，开具日期等信息，不得空白。

6.1.3. 采购物料、固定资产的发票、收据、清单、对账单，须有齐全的内部表单为佐证方能结

算，另在《采购付款管理制度》《固定资产管理制度》规范。

6.1.4. 对外支付现金，必须有付款的合法依据，即取得收款单位或个人的收款证明以及签字。

6.1.5. 预付性汇款，由经办人填制付款申请单，作为原始单据，不得以汇款回单代替。

6.1.6. 从外单位取得的发票、收据如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来票据的号码、金额和内容等，由本单位财务部负责人和领导批准后，才能代作原始单据。如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由本单位财务部负责

人和领导批准后，代作原始单据，否则按业务发生日期网上查询价格金额的50%报销。

6.1.

7. 单据报账：报账人第一手接到发票、收据时，首先应该按上述要求进行自审，所提供的报账票据必须符合单据的真实性、准确性、及时性。

6.1.8. 所有经济业务均应提供实际的合法票据，原则上只报销符合实际的合法发票、收据（税

法规定：除印有财政监制章的财政收据外，其余收据税前不得扣除）。无法取得实际合法票据，以其他合法票据充抵时，需要事先向财务部说明情况，报账时注明。

6.1.9. 如果实际情况确实连其它合法票据充抵也无法取得。取得非正规收据、白条，必须加盖收款单位公章或收款人签字及电话号码。特殊情况下报账人无法取得任何单据（如在路摊上购买物

品或坐三轮车或摩的等无法取得发票），需填写申请单，经直属主管或经理签字，总经理特批后办理。

6.1.10. 不符合上述规定的单据，出纳一律拒以报账。

7. 内部来源单据

7.1.1. 对外开出的发票，必须加盖单位公章或发票专用章，其中办理收款业务的要加盖本单位财务专用章。

7.1.2. 销售产品的发票、清单、对账单，须有相应的内部表单为佐证方能开具，另在《销售管

理制度》规范。

7.1.3. 自制表单应设计科学、格式规范、计算清楚。

7.1.4. 外部印制的整本编号表单，填写作废时应当加盖作废”戳记，连同存根一起保存，不得

随意撕毁。

7.1.5. 职工因公出差等借款借据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款借据。

7.1.6. 属于现金发放性质的原始单据，原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的，由代领

人签名；由一人代领多人的，须逐个签章，不得通栏划大括号签一个章。

7.1.7. 经上级批准的经济业务，必要时，应当将取得的批准文件、合同作为财务单据附件。

8. 费用报销单据操作指引

8.1. 票据分类整理和粘贴