会议服务清单
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会务服务工作流程清单
环节 工作模块 工作任务 会议名称 会议时间 会议地点 会议室预订 会议确认 会议事由确定 与会人员 会议议程 确定酒店 准备会议 资料 会议通知 回执收集 根据会议形式及人数预订会议室 确定与会人员类别及邮件发送地址 明确列明会议各项议题及时间、形式 、主讲人等 根据与会人员的类别确定房间预订的 类型，提前致电酒店人员做好准备 电子版资料，包括会议议程、会议指 引（外部）、回执、会议使用文档初 稿（Word/Excel/PPT等） 附：资料（参见上一行） 具体内容 是否完成
明确人员分工 将具体人员分工填入此表 准备与收集 撰写通知
确定参会人员 确定与会人数、姓名、性别、职务、 信息 联络方式 整理通讯录 准备与收集 （内容同上） 电子版资料，包括会议使用文档正式 版、会务指引（内部）、通讯录、签 到表 确定会议用电脑，将所有需要展示的 资料储存到一定的文件夹，并告知相 关人员 联系印刷厂，确定价格、印刷完成及 送货时间 列出打印清单及打印份数 将文件整理装入资料袋 发送邮件 联系酒店，确定房间类型及个数，询 问酒店是否包括早餐 确定接机人员名单、联络方式及航班 到达时间 预订车辆 公司食堂：填写客餐申请单并交食堂 人员 就餐形式、地 外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩 点、点菜、车辆预订、酒水准备 点确定 茶点：填写客餐申请单并交食堂人 员，通知物业人员安排茶点摆放处
会场 会场布置 摄影 回程安排 礼品 会后活动安排 人员报到 摄影联系
自备数码相机 会议现场抓拍用 回程机票预订 会议礼品预订
活动地点及人 联系活动场所，车辆预订 数 人员报到 资料发放 直接前往酒店报到 包括会议材料、代表证等
会务服务工作流程清单
环节 工作模块 设备 会场 专家会议指引 工作任务 设备就绪 具体内容 是否完成 检查会议使用电脑、投影设备、音响 设备、网线等是否就绪 桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬 检查会场情况 挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水 、礼品是否到位 会议地点指引 指引与会人员到会议地点参加会议 查看会场中携带笔记本人数，是否需 笔记本电脑使 要充电器，网线等,通知物业管理处接 用协助 待人员协助 茶水供给到位 接待人员负责现场倒茶或饮水机到位 摄影把关 现场抓拍 会议第一 天工作 【11月11 日】 专家会议 麦克风 会场收拾 会议记录 麦克风传递 清洁整理会场 与总办专业摄影人员沟通场景拍摄， 照片效果把关 用自备数码相机抓拍会场情况 录音笔录音，人员现场记录 若台下代表需发言，明确麦克风传递 负责人 恢复会场卫生、设备设施维护、是否 有物品遗漏 带领与会人员到紫荆花酒店就餐 设备复查，会场布置 指引与会人员到逸夫楼516参加会议 同上午会议过程
储存 资料 印刷 打印 装订 发放 住宿 接机 酒店预订 接机
会议前期 准备
餐饮
文具
准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白 文具准备及领 板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代 取 表证 会议室预订 投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌 、指引牌、座位牌、茶水 桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢 迎牌、指引牌、座位牌是否到位 与总办专业人员联系摄影事宜 回程人员姓名、航班；联系前台确认 出票 若有需要，提前确定赠送礼品样式及 数量，联系总办叶穗芬协助
观看二人转表演 观看表演
组织入座、紧急情况处理、组织出场
组织人员返程 车辆、人员到齐，安全送达酒店 组织人员上车 联系车辆到位，负责人带领人员上车 参观一汽 参观一汽生产 与一汽本次活动负责人合作组织参观 车间及园区 带领与会人员到华天大酒店中餐厅就 就餐地点指引 餐 组织人员上车 联系车辆到位，负责人带领人员上车 会议第二 天工作 【11月12 日】 参观伪满皇宫 参观一汽生产 与一汽本次活动负责人合作组织参观 车间及园区 组织人员结束参观、安全送达逸夫楼 组织返程 会场 布置闭幕会场 设备、条幅、桌椅设施座位牌等 会议闭幕活动 摄影、照相、 人员仍按第一天安排 茶水、会议记 恢复会场卫生、设备设施维护、是否 清洁整理会场 有物品遗漏 就餐地点指引 带领与会人员到紫荆花酒店就餐 宣传资料准备 稿件撰写及照片整理 宣传报道 宣传报道发布 会议纪要 纪要整理 邮件发布 将稿件及照片发送至总裁办企业文化 组，进行宣传报道 会议后尽早整理会议纪要 经领导审阅后通过邮件发布
午餐
会场收拾 闭幕晚宴 会议后期 工作
会务费用结账 对会务期间发生的费用进行结账报销 报销 后续工作跟进
Hale Waihona Puke Baidu
会务服务工作流程清单
环节 工作模块 后续工作跟进 工作任务 会务工作总结 具体内容 组织相关会务人员进行工作总结，梳 理工作流程中出色之处及不足之处 是否完成
工作任务跟踪 针对会上确定的各项工作任务进行跟 管理 踪管理
电脑与网络 茶水 摄影
午餐 就餐地点指引 会场、设备准备 设备就绪、会 场状况 经理会议指引 会议地点指引 电脑与网络、茶 水、摄影、会议 会议过程开展 记录、麦克风 会场收拾 招待宴会
清洁整理会场 恢复会场卫生、设备设施维护、是否 有物品遗漏 就餐地点指引 带领与会人员到紫荆花酒店就餐 组织人员上车 联系车辆到位，负责人带领人员上车
环节 工作模块 工作任务 会议名称 会议时间 会议地点 会议室预订 会议确认 会议事由确定 与会人员 会议议程 确定酒店 准备会议 资料 会议通知 回执收集 根据会议形式及人数预订会议室 确定与会人员类别及邮件发送地址 明确列明会议各项议题及时间、形式 、主讲人等 根据与会人员的类别确定房间预订的 类型，提前致电酒店人员做好准备 电子版资料，包括会议议程、会议指 引（外部）、回执、会议使用文档初 稿（Word/Excel/PPT等） 附：资料（参见上一行） 具体内容 是否完成
明确人员分工 将具体人员分工填入此表 准备与收集 撰写通知
确定参会人员 确定与会人数、姓名、性别、职务、 信息 联络方式 整理通讯录 准备与收集 （内容同上） 电子版资料，包括会议使用文档正式 版、会务指引（内部）、通讯录、签 到表 确定会议用电脑，将所有需要展示的 资料储存到一定的文件夹，并告知相 关人员 联系印刷厂，确定价格、印刷完成及 送货时间 列出打印清单及打印份数 将文件整理装入资料袋 发送邮件 联系酒店，确定房间类型及个数，询 问酒店是否包括早餐 确定接机人员名单、联络方式及航班 到达时间 预订车辆 公司食堂：填写客餐申请单并交食堂 人员 就餐形式、地 外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩 点、点菜、车辆预订、酒水准备 点确定 茶点：填写客餐申请单并交食堂人 员，通知物业人员安排茶点摆放处
会场 会场布置 摄影 回程安排 礼品 会后活动安排 人员报到 摄影联系
自备数码相机 会议现场抓拍用 回程机票预订 会议礼品预订
活动地点及人 联系活动场所，车辆预订 数 人员报到 资料发放 直接前往酒店报到 包括会议材料、代表证等
会务服务工作流程清单
环节 工作模块 设备 会场 专家会议指引 工作任务 设备就绪 具体内容 是否完成 检查会议使用电脑、投影设备、音响 设备、网线等是否就绪 桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬 检查会场情况 挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水 、礼品是否到位 会议地点指引 指引与会人员到会议地点参加会议 查看会场中携带笔记本人数，是否需 笔记本电脑使 要充电器，网线等,通知物业管理处接 用协助 待人员协助 茶水供给到位 接待人员负责现场倒茶或饮水机到位 摄影把关 现场抓拍 会议第一 天工作 【11月11 日】 专家会议 麦克风 会场收拾 会议记录 麦克风传递 清洁整理会场 与总办专业摄影人员沟通场景拍摄， 照片效果把关 用自备数码相机抓拍会场情况 录音笔录音，人员现场记录 若台下代表需发言，明确麦克风传递 负责人 恢复会场卫生、设备设施维护、是否 有物品遗漏 带领与会人员到紫荆花酒店就餐 设备复查，会场布置 指引与会人员到逸夫楼516参加会议 同上午会议过程
储存 资料 印刷 打印 装订 发放 住宿 接机 酒店预订 接机
会议前期 准备
餐饮
文具
准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白 文具准备及领 板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代 取 表证 会议室预订 投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌 、指引牌、座位牌、茶水 桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢 迎牌、指引牌、座位牌是否到位 与总办专业人员联系摄影事宜 回程人员姓名、航班；联系前台确认 出票 若有需要，提前确定赠送礼品样式及 数量，联系总办叶穗芬协助
观看二人转表演 观看表演
组织入座、紧急情况处理、组织出场
组织人员返程 车辆、人员到齐，安全送达酒店 组织人员上车 联系车辆到位，负责人带领人员上车 参观一汽 参观一汽生产 与一汽本次活动负责人合作组织参观 车间及园区 带领与会人员到华天大酒店中餐厅就 就餐地点指引 餐 组织人员上车 联系车辆到位，负责人带领人员上车 会议第二 天工作 【11月12 日】 参观伪满皇宫 参观一汽生产 与一汽本次活动负责人合作组织参观 车间及园区 组织人员结束参观、安全送达逸夫楼 组织返程 会场 布置闭幕会场 设备、条幅、桌椅设施座位牌等 会议闭幕活动 摄影、照相、 人员仍按第一天安排 茶水、会议记 恢复会场卫生、设备设施维护、是否 清洁整理会场 有物品遗漏 就餐地点指引 带领与会人员到紫荆花酒店就餐 宣传资料准备 稿件撰写及照片整理 宣传报道 宣传报道发布 会议纪要 纪要整理 邮件发布 将稿件及照片发送至总裁办企业文化 组，进行宣传报道 会议后尽早整理会议纪要 经领导审阅后通过邮件发布
午餐
会场收拾 闭幕晚宴 会议后期 工作
会务费用结账 对会务期间发生的费用进行结账报销 报销 后续工作跟进
Hale Waihona Puke Baidu
会务服务工作流程清单
环节 工作模块 后续工作跟进 工作任务 会务工作总结 具体内容 组织相关会务人员进行工作总结，梳 理工作流程中出色之处及不足之处 是否完成
工作任务跟踪 针对会上确定的各项工作任务进行跟 管理 踪管理
电脑与网络 茶水 摄影
午餐 就餐地点指引 会场、设备准备 设备就绪、会 场状况 经理会议指引 会议地点指引 电脑与网络、茶 水、摄影、会议 会议过程开展 记录、麦克风 会场收拾 招待宴会
清洁整理会场 恢复会场卫生、设备设施维护、是否 有物品遗漏 就餐地点指引 带领与会人员到紫荆花酒店就餐 组织人员上车 联系车辆到位，负责人带领人员上车