文件管理系统设计方案和对策

文件管理系统设计方案

传统的管理和保存文件的方式是人工生成和保管文件（包括：生成、传阅、审批、进入受控状态等），文件通常是保存在文件柜中的。

由于文件数量多，版本复杂，在实际使用中经常出现问题，例如：文件版本不一致、文件查找困难、文件管理处理历史记录报表工作量过大等。本方案旨在解决单位对大量工程和技术文件的管理，达到并确保工作人员手中文件版本的一致性、文件更改的可追溯性，同时以实现电子公告、电子通知、电子邮件、公文收发等功能来提高单位日常办公及管理的自动化。

一、文件管理系统的建设目标和意义

目标：

满足企业对文件信息进行集中管理、查询的需要

通过文件的集中管理，使企业实现资料共享，资料同步更新

企业重要文档的使用权限设置，一方面节约了资本，另一方面自动化管理，保证了资料的保密性和安全性

简化了员工查找和使用资料的工作步骤，使员工把时间放在其他更有价值的工作上，减少重复劳动，提高工作效率，为企业争取更多

利润

把无纸化办公和自动化办公结合起来，实现了无纸化和物理化文档管理的有机组合

把先进的数据库技术运用于文档管理，促进企业信息化管理的进步文件管理系统建设意义：

1、分类、管理企业文件

文件管理系统通过数据库管理，对企业纷杂的文件内容进行分门别类的管理，按照不同的介质（图片、影音、word、excel、ppt、pdf等）进行存放管理。

文件管理系统通过权限管理，对不同的员工开放不同级别的文件库，最大程

度保证企业的文件安全。

2、共享、学习企业文件

文件管理系统通过内部网络将文件资本进行共享，让更多的人分享到企业文件资本，拓宽部门和员工的知识范围。

3、应用、增值文件资本

文件管理平台构建面向企业业务流程的文件管理系统，使得工作过程中显形知识结构化，隐形知识显形化。

通过文件的不断重复应用，实现文件增值。有效的规避了人员升迁流动所造成了关键业务领域的损失，让业务运行不辍。

4、提升企业竞争力

创造企业新竞争价值，增加企业利润，降低企业成本，提高企业效率。建立企业新文化，鼓励思想自由，培育创新精神。

通过减少反应时间来提高为客户服务的水平，通过快速向市场提供产品和服务来增加收入。

二、文件管理系统的建设要求

首先是支持的文件内容要全面，从文件管理的内容角度，至少应该包括：

∙对信息的发布，比如直接发布各种内容

∙对文档的管理，如各类DOC、XLS、PPT等文件

∙对数据信息的管理，如各类报表等等

有利于充分利用文件：

∙对链接的处理：在内容中可以互相链接，它是有效利用文件的非常重要的环节

∙强有力的索引能力，特别是全文检索

∙对于动态数据的强有力查询能力，比如可以根据各种条件进行查询

灵活的可配置性：

∙对于文件目录、分类等的灵活配置

∙对于用户、权限的灵活配置

∙对于统计分析方法、报表格式的灵活配置

技术的先进性：

∙强有力的权限控制机制

∙先进的报表设计模型

∙可靠地处理大附件的能力

三、文件管理系统的设计思路

文件管理系统首先要建立起企业文件库。文件库可以将单位所有资料分门别类的存放，便于日后方便的查阅，不同的类别设置不同的目录，可以使成功案例、先进经验、技术方法、各种表单、文件资料等资源在这里共享，便于大家共同学习、使用，快速提高。可以由相关的人进行负责，由此人负责对这个目录赋予相关人一定的权限，允许其是否可以修改还是只读，这样就能保证单位的资料不被任何人进行修改。

文件管理，既可以按资料来源建不同的目录，也可以按部门来建不同的目录，同一部门的人只能进自己部门的目录来查询资料，这样也可以避免各部门之间材料的保密性。

文件管理最重要的特点就是能够通过设置权限来保护机密资料的安全性。

文件管理系统的实现手段

1. 统一管理文件

集中统一管理企业的全部智力资产，建立文件之间的联系，避免由于文件分散而导致的文件流失和管理混乱现象

2. 文件查询获取

提供方便的文件查询检索工具，让您轻松获取您需要的文件

3. 权限控制

提供多层次的文件访问权限控制，让您在文件的共享和文件的控制之间，

得到最好的平衡

4. 文件流程管理

管理受控文档的更改审批流程

四、文件管理平台架构

采用B/S结构，无需安装客户端，轻松实现全网共享。

系统主要由以下模块构成：

人员信息管理、权限管理、文件分类体系、文件采集发布、文件浏览下载、文件搜索引擎、文件版本管理、文件更新管理、文档存储管理。

五、文件管理系统的功能

文件管理是对与工作有关文件的收集、组织、以及管理，通过对文件管理系统的建设，让企业内各方面的文件得到充分共享，提高工作效率。文件管理系统具有以下功能：

1.文件收集

◇离线收集：可通过人工、内部网站、E-Mail等多种方式从相关部门获取各种业务资料，对业务资料进行采编、整理、分类、入库；

◇在线收集：可通过系统所提供的在线文件收集模块，由相关部门、人员在线提交。

2.文件采编

◇可对指定管理范围的文件进行管理，包括采编、审核、修改、添加、删除等功能；

◇支持对文件的分类管理，提高文件搜索的效率；

◇支持对文件内容的格式设置，包括：字体、字号、字色、样式等；

◇支持添加各种类型的附件，如：音频、视频、WORD等。

◇提供有效期设置，当文件过期后自动置为无效状态；

◇提供关键字及新消息标识设置；

◇提供各类文件的展现方式设置，包括：HTML、语音等；