浅谈档案管理电子化服务的建设

浅谈档案管理电子化服务的建设

作者：汤惠玲

来源：《办公室业务（上半月）》 2016年第7期

文/广州市商贸职业学校汤惠玲

【摘要】随着现代信息技术和计算机的发展与应用，电子档案越来越多，电子档案成了档

案管理的重要形式。档案管理电子化是档案管理工作发展的必然趋势，是档案管理中的一种新

型模式。保存电子档案的目的是使电子档案能够处于准确、完整、可靠地提供利用状态，起到

凭证和查考作用。电子档案如何管理和利用，这是档案管理现代化面临的一个重要问题，推进

档案电子化管理成为必然趋势。

【关键词】档案管理；电子化服务；建设

档案电子化服务是计算机发展的形势下发展起来的一种新型存档方式，原来以纸质格式承

载的各类文件及其他文字、数据资料逐步被以计算机为依托的电子格式所替代，由此产生了大

量的电子档案。档案电子化服务是指档案部门利用电子化办公设备和现代通信技术，向利用者

提供非纸质载体的数字化档案。它是现代网络办公和办公自动环境下的趋势和要求。

一、充分发挥电子档案的优势，为社会提供全方位的电子化便捷服务

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、

签发、催办、归档等运作过程在计算机和通信线路中进行，实现档案信息资源的合理配置、科

学管理，为社会提供高效、优质的服务。

首先其优点很多：可提供多媒体信息；可将文字、声音、图像结合起来；使利用工作更高

效方便，可通过多媒体的超文本技术，将计算机存储、表现信息的能力与人脑筛选信息的能力

结合提高检索效率，能够提供超时空、全方位的信息服务。

其次，电子化服务过程本身就是一个信息服务过程，机关档案开放是其信息服务内容之一，文档人员更重要的责任是及时收藏电子文件。电子化服务的核心是大量频繁的行政管理和日常

事务都通过设定好的程序在网上实施。电子档案的利用方式与纸质档案不同，很多情况下是通

过网络满足异地利用的需要，而不是集中在档案阅览利用。而且与纸质档案利用相比，电子档

案利用更快捷、更方便，也正是这一优点使得电子档案的利用服务被逐渐推广，不过前提是需

要一定的技术支持和相应措施才可实现，档案电子化服务是档案利用工作发展的必然趋势。

二、合理利用档案部门存储和应用的技术条件和环境，真正实现文档管理一体化

电子档案最典型的特征就是非人工直接识读性，因而提供利用前要进行电子档案基础数据

的准备和识别文件的建立。电子档案的基础数据包括两部分：一是背景信息，即电子档案形成

背景，包括形成的目的，形成时的结构，形成和使用阶段功能与活动以及影响文件的环境；二

是元数据，即电子档案的技术数据，如描述电子文件的编排与内部结构的数据。这些都是在电

子文件形成阶段就得到完整收集的。

识别文件是记录在每份电子档案载体上的特殊文档，用于描述存储在载体上电子文件之间

的关系。不管是电子档案基础数据还是识别文件的建立，都应根据档案保管部门存储和应用等

技术条件和环境来确定其要求，一般是在电子文件的设计阶段就纳入系统设计，使它能自动产

生元数据与背景信息。现在随着档案信息化的发展，很多企事业单位的档案管理系统逐渐纳入

电子文件管理系统，真正实现了文档管理一体化。

三、扩展网络技术的优势和发展空间，确保档案信息网络使用的规范性、安全性和关联性

基于互联网技术和应用的快速发展，无论是政府还是企业的信息化，都受到战略管理和服

务客户的强烈驱动，不断地扩展信息化的应用领域和内容。而档案部门将档案信息连接在专门

的档案网站和网页上，利用者根据自己的需要随时进行异地查阅。优点是超越了时空的限制，

效果好。缺点是电子信息容易失控，更新较慢。不过网络上的档案信息服务对利用者的身份和

使用权限有一定的限制，对利用系统的管理非常重要，毕竟档案不是一般的信息资源。比如从

信息安全的角度考虑，主要是对用户及提供利用者的管理，对利用者身份的认定、利用中采取

有效的安全保密措施等。网络技术的发展极大地促进了业务系统的连续性、关联性，如果不在

制度上和文件管理要素上对业务系统提出要求，比如提出元数据要求，就可能使业务系统自然

生成的电子文件无法长久保存。所以，文件连续体理论提出的整体系统思想是非常值得借鉴的。我国的电子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是对这种理论的合理诠释。但是，

档案有档案的价值取向，对电子文件管理要素的控制，不能取代对档案价值的判断和对文件的

取舍。特别是在信息膨胀的时代，这一点尤为重要。随着档案馆（室）内部局域网的建立，档

案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理

服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。

四、进一步加强档案网站的建设与管理，不断提高网络档案人员的综合素质

目前，以档案馆、档案局或档案信息网等名称建立的国家级、省市级各类档案网站数量繁多。但是国内许多单位档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为社会和单位提供档案

利用服务的一种重要形式。我国档案网站总体建设比较好，但还存在一些令人不太满意的地方。如网站流于形式、信息量少、更新慢，还是目录级检索，没有实现全文阅览。这些现象已严重

影响了档案远程网络服务的质量。

究其原因，主要是长期以来我国的档案网站存在着“重宣传，轻内容”的现象。根据中国

互联网信息中心（CNNID）发布《第23次中国互联网络发展状况统计报告》显示；截到2008年底，中国网民数量达2.98亿，与该数字相比多数档案网站访问量简直少得可怜，完全没有起到宣传与提供利用的作用。其根本原因就在于档案网站内容过于单调，吸引不了网民的眼球。档

案网站是档案电子化服务的重要窗口和平台，是提供档案电子化服务的核心方式，有着极其重

要的作用和意义。因此，档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库存建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资

源数字化、数据库化、档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化，只有提供大量高质量的档案信息才能真正发挥档案网站的作用。

电子化档案信息服务必须通过其依赖的技术和利用系统才能完成，因此在利用过程中包含

着相关利用系统的各种功能的使用，其中涉及人员较多，有电子档案载体保管者、信息系统的

管理者，利用和维护系统的操作人员以及利用者等。因此，在提供利用服务时要对他们的使用

权限进行严格的审核。审核一般由利用工作的决策者来执行，根据各种人员的级别、层次进行

使用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。比如：企业对内提供利用电子档案时应采取二

级签字；借用绝密企业电子档案时，则实行三级签字，即需经项目管理部、技术管理部、总经

理审批后方可利用。

综上所述，对于电子档案的收集、提供利用档案工作者必须按照国家档案局发布的《电子

文件归档与电子档案管理规范》，制定一些适合本单位或公司的策略、政策和标准，并在具体

实施过程中逐步加以完善，使该项工作更易于操作和规范化，以保证电子档案更好地服务于公

共管理。