业务管理系统设计

组织结构概况

某公司是一家颇具规模的软件公司，它是集开发、销售、售后技术支持于一体的高新科技民营企业。某公司包括人事资源部、开发部、产品部、销售部、售后技术支持、财务部等部门。

项目开发背景

某公司的软件产品开发主要围绕检察业务展开的。目前，某公司的检察业务软件产品已在好些省市的检察院使用。产品的使用状况相当不错，已获得了各检察院客户的一致好评。全国有3千多家检察院，这是一个相当大的市场。这么大的市场自然需要相当数量的销售员来进行业务推广、客户联系、产品介绍、安装试用等。对于某公司日渐庞大的销售团体，如何来管理他们的销售状况，就成为销售部门需要提到日程上来解决的问题。作为一个软件开发某公司，开发一套销售业务管理系统自是成为不可避免的解决方案之一。

•3信息系统目标

按照管理系统的原理和方法，采用新的信息技术和手段，支持某公司销售管理工作的信息化，提高某公司是管理工作的现代化水平。

销售业务管理系统的主要达到的目标是：

•使销售员能够迅速了解某公司现有哪些产品，这些产品的报价资料等等。

•使销售经理和某公司高层管理人员能够及时了解某公司销售员每天的工作内容，拜访客户情况，了解用户对某公司现有产品的评价，知道每个销售员的销售状况，对销售员的跟单过程可以进行指导和其他帮助，了解客户的潜在需求，从而可以更好地制定、调整某公司的销售计划，并且对某公司现有产品可以有依据的书面的提出需要改进的地方。

•可以对某公司销售员的销售业绩，阶段性地进行评比，从而达到鼓励员工积极进取的目的。

•可以让某公司高层及时了解某公司产品的整体销售情况和经营状况，从而为某公司的产品策略和销售策略的制定提供依据。

信息系统范围

某公司销售业务管理系统主要是为某公司的销售部门的管理活动提供信息服务。系统能够对某公司的产品资料进行管理、销售员可以录入每天的工作内容，而销售经理和某公司高层可以随时准确查询、跟踪销售员的工作内容，可以对所签合同进行录入、修改、处理、查询、统计。可进行各种综合统计报表的汇总、查询和打印等功能。系统的数据来源主要是由销售部门的员工通过键盘录入。

项目开发方法概述

项目所采用的一些开发方法及其工具：

1．销售业务管理信息系统开发方式：因为系统规模较小，系统功能有比较明确的需求，基本可预见，因此采用的是系统开发生命周期法。其中，系统模块的划分采用自顶向下，逐层分解的方式。

2．软件的开发方法：采用的是面向对象的开发方法，包括OOA面向对象分析、OOD面向对象系统设计和OOP面向对象的程序设计。

3．软件开发过程中采用了计算机辅助软件工具:MicroSoft Word,Microsoft Visio,MicroSoft Excel.

项目开发计划

销售业务管理系统开发任务清单

系统需求分析

现行业务系统描述

2.1.1组织结构图

【图2-1】

2.1.2业务流程图

【图2-2】

2.1.2业务流分析

开发部开发各种产品，并提供给销售部这些产品的所有相关功能信息，销售部在充分了解这些产品的实现功能和某公司报价的基础上，向各地方检察院开展销售

工作。

对于某公司没有档案记录的检察院客户，销售员应及时地向某公司提交客户资料，由商务助理汇总统计客户资料，形成客户联系表，以便让所有人及时的了解所有客户的资料，并便于某公司制订销售计划，展开销售活动。

对于销售员每天的工作内容，包括拜访客户的详细情况，销售员都应该以某公司打印的固定格式的工作日志表格记录下来，并且提交上级主管或销售经理审核，以便上级了解业务工作的进展，并且提供销售员需要的帮助。同时这种填写工作日志的方式也是销售员自我记录，以便工作回顾和自我调节和安排工作的必要方

式。

当销售员与客户的沟通到一定阶段，客户对需要的产品亦了解到一定程度，并且愿意购买某公司产品，就会与某公司签订销售产品合同。合同签订了后，等合同款项一到帐，销售经理就可以根据某公司的提成算法，计算签单销售人员的提成，并形成报告提交总经理，得到审批后，销售员就可以到某公司财务领取销售提成了。与客户所签的合同必须交付财务处保管留底。

注：这里需要说明的是，有的时候合同的签订并不是一个人能完成的，也许是2个人甚至更多的人一起来合作完成的签单。这种情况下，就存在签单过程中，谁付出的多，谁的功劳大，谁拿取的提成奖金就多，这就必须量化这种签单权重。

销售经理每过一段时间都必须向总经理和某公司董事会提交各种报告，包括销售进展情况，合同签订情况等。由某公司高层根据这些销售报告，来制订未来的销售策略和销售计划。同时根据销售员的工作业绩报告以及表现，予以嘉奖，激励员工，以达到某公司与员工双赢的最佳状态。

现行系统存在的主要问题分析

1．目前，某公司销售部门对销售人员工作的管理方式，还是采用传统的管理方式，销售员对于每天所做的事情，包括对业务的熟悉、计划的制定、客户拜访、出差、培训等，必须填写工作日志，销售经理为了了解销售员的业务工作展开情况，每天得催促并收集这些纸质的工作日志，而且经常因为看不清手写的潦草的工作日志而烦恼。随着销售队伍的扩大，这种工作渐渐变得让人无所适从，给某公司的销售管理工作带来极大的不便。因此，原有的管理工作缺乏规范性，随意性很大。

2. 随着某公司市场的扩大，已有的客户和潜在的客户逐渐增多，仅仅将所有的客户资料输入Office文件，已经远不能满足大家的需求，不能迅速的准确的查询客户资料，不能及时共享所有的客户资料，不能做到信息的一致性。

3．某公司的合同收款，一向以合同的签订为准，合同一签订好，用户所付款项到某公司帐后，这份合同的相关财务信息由某公司财务整理并入某公司的财务管理信息系统，可是某公司的财务系统是笼统的一个财务管理信息系统，它包括了某公司一切的收入、支出和其他内容。却无法得出某公司高层所需要的各种销售业务统计报表，销售员的销售业绩情况表等。

4．所有有关合同的详细信息都只是在那张某公司财务保险柜中保留的那张合同上记录着。一旦某公司需要去查询以往的合同订单信息，非常地麻烦，需要从一大叠的合同中搜寻出来。无法根据需要迅速地、准确地查询和统计这些合同信息。

提出可能的解决方案

上述的这些问题困扰着某公司的管理者，为了解决这些问题，最好的方法就是开发一套销售业务管理系统。开发的这套销售业务管理系统，可以解决上面提到的问题。