会务策划方案

博道

总负责人:朱宏亮

内场负责人: 马新兰

外场负责人: 马海生

会议时间:2015年1月8日-1月9日

会议地点:长春路-长福宫酒店

参加人员:博道东方全体员工及董事会部分人员

会务执行总监

阿斯

内场负责人。酒店方面：会场、音响、话筒、投影仪、电源、水牌、果盘、饮用水 等； 内场负责人。讲师方面：讲师备忘录、食宿、讲师要求其他物质、讲师席卡、白板、 白

板笔、白板擦；

外场负责人。会务服务方面：签到处、茶歇处、咨询处、处等席卡，签到表， 茶点，学员

以及嘉宾听课证，会场服务人员工作证、课件、 课程调研问卷、学员及工作人员午餐预订或晚宴安排；

内场负责人。会场营销方面：近期项目介绍、报名表、现场报名

优惠政策、公司展业手册、项目报名表等；

外场负责人。组织布置会议室：确定室内各项设备到位情况，包括桌椅摆设、投影 仪、

会议电脑、麦克风、电源、白板、笔、白板擦、茶歇等

（2）签到人员：负责签到台以及签到台相关物质的摆放以及每天课前学员的

签到，以及用餐情况统计和餐费的收取

【参考话术】

签到：您好，请这边签一下到；

您好，请问您是学员还是来试听的嘉宾； 您好，请问您是哪位介绍的的客户；

您好，请您在这边您的名字后面打一个勾就可以了；

引位：X 总，您好，这是您的听课证和课件，请您佩戴好听课证，拿好您

的课件，里面请；

3）引座人员：负责在教室门口检查听课证和具体的引位

【参考话术】

员：负责准备总裁班所需相关物资，清单如下:

人 员 分 工

1后

勤保 障专

检查听课证：您好/X 总，听课证是您在课堂内身份的凭证，请您佩戴好之

后再进入课堂；

您好/X总，需要我帮您佩戴下么？/需要我帮您拿一下您的

东西么？

具体的引位：X总，这边请；

您好，请问您是学员还是来试听的嘉宾…您这边请；

4）音控专员：保证会务用电脑、话筒、音响、投影仪的正常使用；

准备好会务用相关音响资料，包括公司简介视频、讲师简介视

频、开场音乐、课休音乐、召集音乐、游戏用音乐或视频、散

场音乐及视频并适时正常播放；

5）助教专员：保证讲师的授课道具能正常使用（无线麦、白板、白板笔、白

板擦等）；

适时且及时帮讲师擦白板，换白板笔；跑脉；

每隔45 分钟为讲师添一次茶水；

6）咨询专员，

公司近期项目的介绍和推进；

7）摄影摄像专员：保证摄影机/摄像机的正常使用；

注意抓拍以下镜头：学员进场镜头、领导发言镜头、嘉宾

镜头、学员听课镜头、互动镜头、讲师授课镜头；注意要有全景也要有

特写；

8）会场财务专员：根据确定的会务流程，制定会务预算，申请专项会务费用；

负责会场财务管理，包括进账、消费情况的登记、零钱的准备等9）会务总监：负责监督和检查上述人员工作是否尽责以及工作人员之间的组

织和协调；

做好突发事件的相关处理工作；

说明：1）后勤保障专员和会场财务专员可由同一人担任；

2）引座人员与咨询人员可由相同人次担任；

3）在人员有限且与正常音控任务无冲突的情况下，音控专员可兼任摄像人员；

4）助教专员可由主持兼任。

岗位职责

一、大门口及停车场：

要求：

1、第一天早上在酒店附近的路上安排好同仁，为客户指引到达酒店的路线，防止客户找不到酒店

的具体位置。

2、每天早上礼貌热情引导学友停放好车辆；除第二天外每天的到岗时间为会务组统一到岗时间，

离岗时间为开课后30 分钟；

二、迎送宾区：

要求：

1、热情、微笑、点头、大声向每位学友问好；站姿大方即可、不需弯腰鞠躬；早上：早上

好！欢迎参会！下午：下午好！欢迎参会！

中午下课：谢谢参会！午餐愉快！

晚上下课：谢谢参会！晚餐愉快！

2、到岗时间按会务组统一规定时间到岗，送宾到岗时间为老师下课前五分钟；晚课前到场

时间为进场前40 分钟。

三、餐厅协调：

1、在学员下课用餐时需提前五分钟拿着纸巾到达餐厅。

2 提醒餐厅人员提前做好准备，保证学员能够准时有秩序的用餐。

四、水果区：

准备：水果区专组指示牌、果盘（向酒店借），水果，牙签，餐纸巾等要求：

1、下课前五分钟摆放好水果需备上牙签;

2、水果区工作人员需要配带手套

3、水果区要随时有人在场，保证水果的清洁安全；同时要及时清点水果数量，数量不足时

及时向物品区负责人报备进行购买。

4、课程第一天中午统计好各家公司需要的果盘数量，保证在课程结束后做完所有的果盘。

五、茶水区

要求：

1、保持区域桌面的干净，整洁：及时清理杂物，废物，避免脏乱；及时整理物品，使桌面

整齐有序；及时更换热水，保证热水的供应；每天晚上课程结束后要及时清洗用具，如

水壶、搅拌棒、勺子。

2、本区域人员在岗时要注意自身的洁净：衣服、头发、手等。

3、及时清点饮品和糕点数量，在物品量很少，但还能支撑一段时间的时候，就向物品区的

负责人报备，进行购买。

4、注意给学员倒水，应杯子从桌子上拿起来倒，并且手不要触碰杯口。

5、要明确：牛奶在早晨供应量较大，咖啡在中午吃完饭后的一段时间需求量大。

6、下课前10 分钟准备好所有饮用水；

7、每天晚上要把第二天早上的糕点准备好，并在上午课程结束后回收果篮（向会场服务人

员借果篮，并做好登记）。

8、上课时至少有一个人留守岗位，如果发现有学友走来，要及时站立起来，热情的问好：

“您好，有什么可以帮助您的吗？” 或者“您好，请问您想喝点什么？