某户外媒体广告公司合同管理系统解决方案

某户外媒体广告公司合同管理系统解决方案

一、需求来源

1、行业背景

合同管理是工程、项目以及商务等管理的核心，合同审批和管理是每个客户的重要工作之一，每个合同的签订都需要经过相关职能部门的审核，这个过程往往需要花费较长的时间，但是随着软件技术的不断发展和进步，通过工作流平台搭建的合同审批和管理系统，可以极大提高审批工作效率、降低时间和人力成本、同时增强顾客满意度。

2、管理现状

合同管理是一个系统性工程，完善的合同管理是公司健康运作的一个重要标志，但是往往在实际的操作过程中，即使调动了公司许多资源也达不到真正完善的合同管理，人为因素直接导致管理过程中的疏漏。

企业在日常的管理过程中，常常会碰到如下的合同管理瓶颈：

•合同执行周期长、涉及人员众多，管理者监督不够，致使许多合同在执行时力不从心

•财务部门针对合同的收付款工作难以开展或者是帐、款不符

•项目管理和合同管理难以实时融合，无法保证项目进度如期进行

•针对合同、项目缺乏交流平台，合同项目在执行期间常出现沟通不畅情况

•制定企业各式各样的报表费时费力，合同和项目数据采集难度大，数据准确性无法保障

•海量合同数据的归档查询占据了大量的时间和其他资源，耗费了大量的人力成本

•相关业务的决策工作缺乏有力的数据支撑，更多依赖于个人经验

•纸质合同文本、查阅和调用困难，分散管理的合同容易遗失

3、管理需求

针对目前企业中涉及到的合同管理的若干问题，我们认为对于以工作流系统搭建的合同审批管理系统，主要需求功能描述如下：

•合同的电子化审批

•合同基本信息管理

•合同收付款记录的跟踪

•合同的变更管理

•合同状态的跟踪

•合同的归档

二、解决方案

1、问题分析

合同管理的核心就是合同状态的跟踪和合同信息的有效保存。如果通过管理和信息化系统双重手段来规范合同管理中的每个环节，即可有效解决合同状态和信息保存两个核心问题。

整个合同管理可以细分成合同项目立项——合同预审——合同执行——合同归档四个阶段，其中：

合同项目立项和合同预审是整个合同管理的基础，会牵涉到多方资源，尤其是在整个审批过程中，不但会涉及到客户（或者供应商）、公司法务部（或合同管理部）和其他相关的部门领导以及公司高层，还会涉及到合同本身所关联的项目情况。其本身的信息量就比较多，所以控制和管理好此阶段就成了整个合同管理成败的关键所在。

合同执行是合同管理的中期过程，此阶段会出现合同变更，如取消、续订等情况，所以有效的解决合同信息的关联和合同状态的跟踪是本阶段的首要问题。根据不同合同的不同情况，在整个合同执行过程中，会牵涉到公司不同的

部门，尤其是财务部，因为合同在执行过程中，必定会涉及到付款或收款，一旦产生相关费用，对于财务部而言，就需要进行相关的账务处理。

由于合同一般都是跟着项目进行的，所以在整个合同执行过程中，也会涉及到合同关联项目的管理，如果项目进展不顺，必然会牵涉到合同执行阶段的管理，所以实际管理过程中，主要是以项目管理为中心，跟踪整个合同项目的进展和成果。一定意义上项目管理成功即是合同执行阶段的管理成功的标志。

合同归档是合同管理的最后阶段，由于传统的手工纸质合同需要有专门的合同专柜进行保存，造成查询和统计困难，并且随着时间的推移，容易遗失和损坏；而如果采用信息化的手段来保存这些合同资料，就可以完全避免上述不利因素。

2、方案概述

此解决方案建立在一个基于Web体系和工作流管理平台之上的企业合同管理系统解决方案。通过这个先进的解决方案，可以将企业的合同进行系统化、流程化的管理，从而根本上实现提高工作效率、优化合同审批环节和加强合同项目管理等目标。

（1）应用范围：公司所有的合同管理

✓采购合同

✓销售合同

✓工程合同

✓服务合同

✓。。。

（3）可能涉及部门

采购部、销售部、合同管理部（法务部）、财务部。。。

3、实例展示

以某家户外媒体广告公司合同管理为例，说明整个电子化合同管理的过程：

（1）业务模型

总体过程：项目立项--合同预审--项目执行（即合同执行）--收付款--合同归档。

当整个项目立项同意，就需要进入销售合同审批的阶段，对于审批的流程和表单信息每家公司都不同，上图是某家广告公司销售合同的表单和流程，对于涉及到合同基本信息资料在系统上线前都已经初始化完成，包括固定的客户和供应商的所有基本信息。

当整个项目立项同意，根据项目具体情况，如果需要对外进行采购的，则需要形成相应的采购合同，其中项目立项和销售合同、购买合同是一对多的关系，也就是说一个项目立项有可能会涉及多个购买合同和销售合同。上图是采购合同的流程审批和对应的表单信息。

（3）合同变更（补充合同）

对于合同变更，有的时候需要根据项目的情况，对原先的销售合同进行合理补充，作为整个合同跟踪需要的必备因素。上图是销售合同的补充合同的流程审批和表单信息。

（4）合同变更（采购合同）

（4）合同执行（合同付款---采购合同）

针对采购合同，根据合同相应条款，需要进行合同付款审批流程。

合同付款会根据前期签订的合同详细条款进行，和项目进展有直接关联。根据一定的付款时间和付款比例进行付款审批流程。

（5）合同状态跟踪

销售合同

对于合同状态跟踪，可以根据合同的不同因素进行组合查询，得到合同状态。

采购合同

同样，根据采购合同的不同合同信息的组合查询，可以得到所有采购合同的详细执行状态。

（6）合同归档

所有的销售合同（含补充合同）和采购合同（含补充合同）审批完成并执行结束后，系统会自动归档到指定的文档服务器，分门别类的进行合理归档，同时进行文档服务器的安全设置，以避免合同被修改。

系统可以自动根据所归档的类别，在客户查询和统计时，自动获取相应的合同统计信息，非常方便和灵活。

4、项目成果

整个电子化合同管理系统在企业应用后，对于采购部和销售部的合同管理带来了极大的便利，在缩短合同流程审批时间的同时，也提高了两个核心部门员工的工作效率；而不管是普通员工，还是企业高层，对于整个合同管理的审批和查询统计都一目了然。

系统成功实施后，对于每个实施部门的相关人员，节约了以前花费在这些流程上大量的工作时间，提高了工作效率；降低了整个采购部和销售部人员的额外人力资源支出，在方便合同审批、查询、跟踪和统计的同时，更提高了企业对于合同管理方面的信息化意识。