会务标准化流程及参会人员排位示意图

会务工作标准化流程

一、会前准备工作

（一）确定会议名称

1、会议性质（例会、安全生产会、理论学习会、现场会、启动会、研讨会、座谈会、汇报会等）；

2、会议内容；

3、会议范围。

（二）拟定会议步骤

1、会议日程；

2、会议议程；

3、会议程序。

（三）草拟会议通知

内容包括：会议名称、目的、主要内容、与会人员范围、地点、会期等。

（四）下发会议通知

将会议通知传达到每名拟定与会人员，确定每名与会人员是否能如期参会，并及时反馈。同时，如接到上级会议通知，应以纸质文字形式，注明会议时间、地点、着装及特殊要求，送至每位与会领导手中。

（五）准备会议材料

1、会议文件；

2、讲话发言材料；

3、会议主持词。

（六）布置会场

1、打扫会场卫生，摆放桌椅；

2、会场电脑、投影仪、话筒、音响等设备调试；

3、水杯、矿泉水摆放；

4、名牌（台卡）摆放；

5、材料摆放；

6、会议条幅；

7、座位图。

（七）会前检查

1、听取会议所有筹备人员的口头汇报；

2、到现场实地检查，包括会议材料的准备情况和会场的布置工作；

3、针对可能出现遗漏的问题，进一步采取补救措施。

二、会中工作

（一）签到工作

及时完成会议签到工作，并确定未来人员是否请假，与谁请假，并督促人员尽快入座。

（二）主席台热水填补

每20-40分钟对主席台水杯进行补水，如遇特殊情况，可根据现场情况调整补水时间。

（三）会议记录

随身携带录音笔，及时记录领导发言。

（四）会议拍照

随身携带照相机、摄像机，及时拍摄记录会场情况。

（五）突发情况

面对会议中出现的分会场网络中断、话筒失音、音响失灵等突发情况，与会务负责人员要及时救场，妥善处理。

三、会后工作

（一）清理工作

1、回收领导名牌；

2、清理会议室卫生；

（二）录音整理工作

会议结束后24小时内，完成录音整理工作，如遇涉密录音，由专责人员整理。

（三）会议纪要

会议结束后48小时之内，完成会议纪要相关工作，及时发放。

（四）会议宣传工作

会议结束后48小时之内，完成会议新闻稿件的刊登，及时报道宣传会议的相关情况。

参会人员排位示意图

一、大会议室的位置安排

座位摆放总原则，第三小点的排法只在座位无法移动时使用。

场

景

一：

汇

报会、演出、讲座、视频学习会

场景二：职代会、安全生产会、动员会

实例：

二、小会议室位置安排

场景三：支部学习会、党委会、班子会、董事会

场景四：考察座谈会、调研会、汇报会、交流会

（A为上级领导或者来访客人，B为本方领导）

三、领导站位安排（与会议站位安排原则相同）

场景五：领导合影留念