会务标准化流程及参会人员排位示意图
完整标准会议组织流程图
完整标准会议组织流程图一、公司级会议得组织工作会议分为:大、中、小大型会议一般较少,以年终总结会议为代表中型会议以竞岗、办公会议等为主小型会议最多,以领导班子会议为代表如何组织大型得会议呢？绝大多数就是在会前得工作:会议得前期,参加会议得人都会关注会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等,所以,会议前要做很多得工作。
1、前期得筹备:1、1 会前通知:有2大工作:一就是通知,二就是反馈1、1、2 先说通知,方式有:书面:一般就是大得、时间长、参加人员多得会议;口头:小型得、小范围得会议。
内容:时间、地点、参加人员、会议内容、要求(笔记等)•••注意:通知时要:通知、再落实(跟踪到底)如果通知作不好,哪就就是公司得大事了(哦,就是某某部门没有通知到呀！))所以,下通知一定要下到人！这要切记！另外,下通知必须设立记录本,及时记录、查阅。
“好脑子不如个烂笔头！”1、1、3 准备会议需要得资料:设立接待处,一般在进场入门处,讲演稿(不做保密得可以为与会代表每人一份)会议日程安排表铅笔与纸(或就是其她本笔,这些可以与礼物等一同给与会代表)签到表,一般小型得技术性会议,如果就是社会性大会议,可以不用。
横幅(会议得题目,大约提前3-5天制作)1、2 会议得日程:中型以上会议:1、主持人2、讲话人3、发言人就是谁？4、发奖人就是谁？一定要书面得第一、第二、三、四……时间……某某作什么…某某做什么……如对主持人有特别得要求(如公司领导得特殊要求),也可以委托讲话人:总经理或其她分管领导主持。
另外,要对演讲稿进行审核,特别就是各类代表得。
讲话稿要起草、上报、修改、上报……一直到最后得确认,必须我们什么,特别就是大会、年会等。
如有发言人必须要挑选、就是门店得必须与店长或其上级主管沟通、推荐后,我们再排查！排查内容:1、发言稿件2、仪容要求3、声音4、就是否能行选好后再安排召集所有发言人开会,提出要求、干什么、什么事、代表谁发言、发言从那些角度写、应该写什么、什么时间稿子上报审核——稿件必须要审核！1、3 会场得布置1、3、1 会(徽)标:(必须要体现出本次会议得内容)、1、3、2 主席台得安排:谁？、几个人？、怎样安排？就是否需要铭牌？位置如何安排、会场得卫生、椅子、凳子、就是否购用？怎样安排？就是多个分店(部门)得来得,除主管与中层外,其她要分区坐(座),一个团队一个区域。
会务管理工作指南流程图(版)
最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部 汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。
✓先要考虑主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。在领导出差返回 的当天尽量不安排重要会议。
✓有外部人员参加的会议，要考虑邀请的有关上级领导和嘉宾能否到会。
多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。
如果有选举、表决、表彰的议程，还需准备好投票箱、计数设备和奖励用品。
会期较长的会议，要安排好茶水、饮料，并指定专人效劳。
如果是 、播送会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。
上述工作完成后，须提前半天至一天进行一次全面检查，以便及时发现问题， 进行整改。
会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组
✓还要考虑本单位或本公司工作或生产经营的规律，尽量防止在工作或 生产销售的旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。
✓此外要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。
➢据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过 45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。 因此，每次 会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休 息。
✓会议伙食补贴：通常由主办单位对会议伙食补贴一局部，由与会者承 担一局部。
✓会议交通费：即参会人员交通往返的费用，如果由会议主办单位承担， 那么应列入预算；会议期间的各项活动如需使用车辆等交通工具，其费 用也应列入预算。
✓其他开支：包括各种不可预见的临时性开支。
要让起草人员将局部费用的细目表一并承上。如计算设备租用费时，应 了解：都租用了哪些设备?设备租用的行情是怎样的?不同型号、功能 的费用差距有多大?主审秘书对这些都需了然于胸。
各类会议及宴请座位安排
各类会议及宴请座位安排一、主席台座位安排示意图二、宾主双方座谈的座位安排三、宴请的座位安排备注：1.图中的数字均代表宾客；2.左图是常规的情况，右图是比较特殊的情况，一般是下属宴请上司或学生宴请师长的时候可以这样排位；3.若主宾之间的人数相当，主人一方可间隔插入宾客一方就座，以方便为客人服务及交流。
备注：1.图中的数字均代表宾客；关于接待工作和会务工作的礼仪及规范（附图）•一、关于接待工作1、如何迎接客人？一是确定迎送规格。
通常遵循身份相当的原则，即主要迎送人与主宾身份相当，当不可能完全对等时，可灵活变通，由职位相当的人或由副职出面。
其他迎送人员不宜过多。
二是掌握到达和离开的时间。
准确掌握来宾到达和离开的时间，及早通知全体迎送人员和有关单位。
如有变化，应及时通知有关人员。
迎接人员应提前到达迎接地点，不能太早，更不能太迟，甚至迟到。
送行人员则应在客人离开之前到达送行地点。
三是适时献上鲜花。
迎接普通来宾，一般不需要献花。
迎接十分重要的来宾，可以献花。
所献之花要用鲜花，并保持花束整洁、鲜艳。
忌用菊花、杜鹃花、石竹花、黄色花朵。
献花的时间，通常由儿童或女青年在参加迎送的主要领导与主宾握手之后将花献上。
可以只献给主宾，也可向所有来宾分别献花。
四是不同的客人按不同的方式迎接。
对大批客人的迎接，可事先准备特定的标志，让客人从远处即可看清；对首次前来，又不认识的客人，应主动打听，并自我介绍；而对比较熟悉的客人，则不必介绍，仅向前握手，互致问候即可。
五是留下一定时间。
客人抵达住处后，不要马上安排活动，要给对方留下一定的时间，然后再安排活动。
2、如何称呼、介绍和握手？关于称呼。
国际上,对男子通常称先生，对女子通常称夫人、女士、小姐。
其中对已婚女子称夫人，对未婚女子称小姐；而对不了解婚姻状况的女子可称小姐，年纪稍大的可称女士。
对地位高的官方人士，还可直接称其职务、阁下。
迎接一批客人，如何介绍呢？是先介绍客人，还是先介绍主人？通常由礼宾工作人员或欢迎人员中身份最高者，先将前来欢迎的人员按其身份从高到低依次介绍给来宾。
会务服务流程及标准
会场服务操作流程1．铺台服务1.1物品准备1.1.1会议桌1.1.2会议椅1.1.3台布1.1.4台裙1.1.5台裙夹1.1.6大头针1.2操作流程1.2.1检查会议桌是否有晃动现象，若有需及时更换1.2.2将会议桌推行至指定位置摆放并固定1.2.3服务人员位于会议桌后方，将台布铺于会议桌桌面1.2.4用台裙夹按先左后右、先外后内的顺序将台布固定于会议桌面1.2.5如若台布垂边过长，将垂边向内折叠并放置于会议桌下层物品架上1.2.6将台裙按顺时针或逆时针方向围于会议桌四周，接口位于会议桌左侧或右侧桌沿正中1.2.7用大头针按顺时针或逆时针方向将台裙固定1.2.8整理台裙台布1.2.9将会议椅按先左后右顺序横向排开，摆放于会议桌后方1.2.10检查台裙、台布铺置情况，若有不妥及时调整1.3详细要求1.3.1推会议桌时服务人员位于桌子一侧，小心推行；注意避让过往人员，并避免与其他物体碰撞。
1.3.2铺台布时台布正面朝上，熨烫痕迹居于会议桌正中，四周垂边宽度相等1.3.3台裙夹之间距离为每两枚相距30厘米；左右桌沿、前后桌沿所夹台裙夹相互对称1.3.4台布保持平整、无褶皱，表面无污迹1.3.5台裙上沿与桌面保持平齐1.3.6使用大头针固定时每两枚台裙夹之间使用两枚大头针，相互间距为10厘米；大头针顶端不外露；针体不外露1.3.7台布垂边不得超出台裙下沿1.3.8台裙褶皱自然，保持平整1.3.9摆放会议椅时服务人员位于座椅后方，双手持椅背移动至相应位置摆放并定位1.3.10移动会议椅时座椅底部距地面5－10厘米，轻拿轻放1.3.11座椅前端与桌沿间距约为20厘米，两座椅之间相距约为30厘米（一张会议桌放置两张会议椅）1.4注意事项1.4.1推会议桌时不得阻碍过往人员，不得与其他物体发生碰撞1.4.2台布正面必须朝上，四周垂边宽度需大致相等1.4.3铺台完成后台布表面需平整；台裙上沿不得高低错落；台布垂边不得外露（超出台裙下沿）；台裙自然下垂，无不平整现象1.4.4移动会议椅不得在地面拖动，需轻拿轻放1.4.5会议椅摆放完毕后所有座椅椅背保持一条直线，并与桌沿保持平行2．物品摆放2.1 物品准备2.1.1 信笺纸（或A4纸）2.1.2 铅笔（或水笔）2.1.3 杯垫2.1.4 盖杯2.1.5 茶叶2.1.6 席卡2.2 操作流程2.2.1 服务人员位于会议桌后方，将信笺纸每两张一份自左至右放置于桌面2.2.2 将铅笔（水笔）自左至右放置于信笺纸正中2.2.3 用托盘将内有茶叶的盖杯及杯垫托至会场2.2.4 将杯垫放置于信笺纸右前方桌面2.2.5 将盖杯放置于杯垫正中2.2.6 席卡放置于信笺纸正前方桌面2.2.7 检查物品放置情况，若有不妥及时调整2.3 详细要求2.3.1 信笺纸表面无污迹、保持整洁；放置位置为正对会议椅中轴线的桌面；Logo正对会议椅，纸张下沿距会议椅一侧桌沿1厘米，并与桌沿平行；叠放整齐2.3.2 铅笔（水笔）笔尖朝向正前方，放置于信笺纸正中；笔杆Logo朝上2.3.3 杯垫表面无污迹、无明显印迹；正面朝上，摆放于信笺纸右前方桌面，距信笺纸上沿及右沿各5厘米；Logo正置2.3.4 盖杯内放置茶叶（放置量：茶叶铺满杯底），置于杯垫正中；盖杯柄朝向会议椅一侧桌沿，并与桌沿保持垂直2.3.5 放置席卡时服务人员位于会议桌前方摆放；每张席卡居中放置于正对信笺纸中轴线前方的桌面上；席卡前沿距会议桌前沿1厘米，并与桌沿保持平行2.3.6 若会议桌面放置鲜花，可以将鲜花位置适当调整，避免将席卡遮掩2.4 注意事项2.4.1 信笺纸表面需整洁、无折叠痕迹或破损现象，叠放整齐；Logo需正置；摆放完毕后信笺纸下沿需位于同一横向直线上2.4.2 铅笔需削好；笔杆Logo需朝上摆放2.4.3 杯垫表面需整洁、无污迹及明显印迹；摆放时需正面朝上正置2.4.4 盖杯表面及内部不得有污迹及水迹；放置完毕后所有盖杯中心点保持一直线并与桌沿保持平行2.4.5 席卡表面无污迹及破损；鲜花或其他用品不得遮盖席卡；放置完毕后所有席卡保持一直线并与桌沿保持平行3．迎宾领位3.1 操作流程3.1.1 迎宾3.1.1.1 服务人员按要求站立于会议室门口等候客人到来3.1.1.2 有客人到来时面带微笑，主动与客人打招呼3.1.1.3 向会场微微侧身，伸手指引，请客人进入会场3.1.1.4 待客人进入会场后，恢复初始站立姿势3.1.2 领位3.1.2.1 主动与客人打招呼后，服务人员于客人左（右）前方一米左右领路，并运用肢体语言及话语提醒客人行走方向，将客人领至指定坐席3.1.2.2 服务人员位于会议椅后方，双手扶住椅背两侧，轻轻将会议椅向后挪动10厘米左右（方便客人入座）并请客人入座3.1.2.3 待客人坐好后，退至距客人1米处，转身离开3.2 详细要求3.2.1 服务人员身着工作服，服装保持整洁，身份标识佩戴正确；身体与口腔无异味3.2.2 站立时需做到：头正；肩平；腰挺；脚直；脚跟并拢，脚尖分开呈45度；男员工双手自然交叉相握，放于身后；女员工双手自然交叉相握，放于身前3.2.3 面对客人时，面带微笑，笑容亲切自然；目光与客人接触3.2.4 打招呼时距客人1米左右；吐字清晰、声音柔和、音量适中；言语得当3.2.5 指引时前伸手臂抬起适中，手指并拢伸直，掌心摊开3.2.6 领位过程中脚步轻盈、手势恰当3.2.7 退行时注意避让会场内其他人员3.3 注意事项3.3.1 站立时需精神饱满；不得倚靠物体；身体不得歪斜；不得东张西望；不得与他人闲聊3.3.2 面对客人时需面带微笑；不得心不在焉3.3.3 打招呼时吐字清晰，不得含混不清3.3.4 指引时不得使用手指指点3.3.5 移动会议椅时不得在地面拖动；需轻拿轻放4．茶水服务4.1 物品准备4.1.1 热水瓶4.2 操作流程4.2.1 服务人员将热水瓶瓶盖取下，放置于会场外的物品台上4.2.2 双手持瓶进入会场，站立于座位后方，按“主宾——主人——副主宾——副主人——其他人员”的顺序依次添加4.2.3 添加完毕后，双手持瓶，后退两步转身离开4.3 详细要求4.3.1 热水瓶表面无污迹、无水迹，保持光亮4.3.2 手持热水瓶时，一手持瓶把，一手扶住瓶底4.3.3 进入会场时开门要轻；进入后将门虚掩4.3.4 加水时服务人员站于座椅右后侧，左脚向前一步，放于两座椅之间，身体自然向右侧转，右手持瓶放置于身体右侧，手臂向右下方伸直，左手手背向下，运用无名指及小指夹住杯帽轻轻提起，将杯盖稍稍倾斜，略微抖动，待盖内水珠滴落杯中，用食指及拇指持杯柄将盖杯拿起，左脚退出，于客人座位侧后方注入茶水至八分满；左脚跨前，将盖杯放置于原处，杯盖轻轻盖上，杯柄恢复原状4.3.5 依次加水完毕后，双手持瓶后退并离开；后退时注意避让会场内其他人员或物体4.4 注意事项4.4.1 手持热水瓶时，不得单手持瓶；瓶身保持直立4.4.2 进入会场后需将门虚掩，不得敞开或关闭；开门或关门时速度不宜过快，避免发出声响4.4.3 左脚跨前时重心平稳，膝盖不得弯曲，身体保持正直，不得碰到座椅或客人身体4.4.4 杯盖需轻拿轻放，尽量避免发出噪音4.4.5 加水时杯盖内水珠或热水瓶口水珠不得滴落于杯外，将杯盖倾斜时抖动幅度宜小不宜大、次数宜少不宜多4.4.7 注水时需在客人座椅后侧进行，瓶口不得紧贴杯口或距杯口过远4.4.8 加水过程中服务人员操作需轻柔；杯盖与杯身不得发生碰撞4.4.9 服务人员离开时需将会场门轻轻关闭，不得遗忘4.4.10 服务人员在服务过程中，要求脚步轻盈、始终面带微笑. .。
会务工作流程(PPT30页)
提出清退文件资料建议。 （2）待主席团或主持人批准后，下发收退文
件资料目录，并做好必要的解释工作。 （3）会议结束后进行清退，清退要逐份清点、
登记，发现丢失应查明原因，及时向领导 汇报。
• 文件清退的方法：
1、小型会议
• 由会议主持人宣布会议结束的同时，请与会人员 将文件放在桌上，由秘书统一收集。
误会。 • 4、清退文件，需要填写“文件清退登记表”，交
接双方清点无误并签字后留存。 • 5、文件清退、归档后，剩余的文件资料，经鉴别
没有保存价值的进行登记，经批准后，由2人以上 送到指定地点销毁。
三、整理会场、会议室
• 1、清点、检查物品 • 2、归还会议所借物品 • 3、揭去会场标示物、拿走指示牌 • 4、如有与会者遗留物品，应代为保管 • 5、与会议室（会场）管理人员交接
• 在签到表上签名。（签到表应事前制作， 其内容应包括姓名、单位、职务、到会时 间、签名栏）
• 小型会议或公司内部会议，秘书可自行在 名单上批划。
• 有条件的重要大型会议可采用电子签到卡。
• 注意：秘书应根据签到名单及时统计到会 人数，发现未到会的及时电话联系。
3、做好借用物品和代保管物品的登 记工作
四、及时做好会议总结，吸取本次会议的经 验和教训（复习指导P115操作题第二小题）
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• 由秘书在会议室门口收集
• 由秘书单独向个别已领取文件而未到会的人员收 集。
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会务工作千头万绪、环节众多，稍有不慎就可能发生疏漏和失误。
我们在工作中摸索出制作会务工作流程图（见下图）的方法，简明扼要标出会务流程和环节，按图索骥，可使繁杂的会务工作简洁、明了、高效。
一、突出一个“谋“字，做好会前准备会前准备是做好会务工作的基础和前提，应精细地统筹好会议的整个进程和每一个环节，对可能发生的问题超前谋划。
（一）制订方案会议方案是组织会议的总安排，主要包括会议名称、目的、时间、地点、参会人员、主要}义程、会务工作任务及职责分工等内容。
会议方案要简洁明了、具体清晰、可操作性强，并须报经相关领导审定。
会议方案确定后，主办部门要召集各有关部门召开会务工作协调会，协调各部门按照方案要求落实各自职责。
（二）明确任务在会议筹备阶段，主要有以下任务：1．起草会议通知。
会议通知的要素主要包括会议名称、主要内容、报到时间和地点、参会单位、报名要求、联系人姓名和电话等。
会议通知要求表达准确、条理清楚、言简意赅，尤其是时间、地点要明确，时间一般要注明年月日，不能用“明天”“后天”等容易产生混淆的词汇：会议地点要准确到具体楼层、门牌号，如：××办公楼六楼第三会议室。
2．下发会议通知。
会设通知有电话、短（微）信、书面及内网邮件等多种方式，可视情况选用一种或同时使用多种。
下发通知一定要注意：一是保密，涉密会议不能通过短信、微信发布。
二是负责，必须确保会议通知及时送达参会者。
对于书面通知，要制作签收登记表，对每一份通知的发出都要签字确认。
通过电子邮件发送，要采取保留回执发送方式。
会议服务标准流程会议服务流程及标准
会议服务标准流程会议服务流程及标准会议室工作流程及标准一、上班时间：会议室的上班时间是根据会议的时间，提前一个小时到岗。
二、换好工装，化好淡妆，整理好仪容仪表，认真听取上级安排的工作内容并及时完成。
三、会前准备：客桌式、u字型、回字型（1）：会场检查（检查室内空气温度是否宜人20℃-22℃）；检查地面、台面卫生，检查灯光、检查音响；检查台面是否整齐统一；检查指示牌、横幅、席巾卡是否有错别字；检查会议室内其它物品的摆放。
（2）茶水服务：提前15分钟倒茶水，每隔十分钟进行对开一次，左手拿对开壶，站在客人后面，右脚叉在客人右边，做手势，轻声说“打扰一下，给你对水”，右手小指和无名指夹起杯盖拿好，用大拇指、食指、中指拿起杯子，收右臂侧身，将杯子拿到客人的身后对水，8分满，将茶杯从原路放回桌上盖好杯盖，杯盖上印花对准客人，杯柄对着右边，做“请”的手势。
（3）手巾服务：提前5分钟把毛巾摆好，在客人的右方更换毛巾。
（4）会场音响的服务：提前准备相应的音响，设施设备并调试好，控制会议中话筒的音量用音质；提供不同的背景音乐；及时为客人递送话筒。
（5）烟灰盅的服务。
当服务人员看到烟灰盅2-3个烟头时，及时更换烟灰盅。
（6）会后收场：当组织人说散会时，及时将正门打开，引导疏散客人：站在门中送客，提醒客人带好随身物品；及时检查客人是否有遗留物品，检查会场物品是否有损坏或遗失：关闭空调、话筒、主灯；对好桌椅，后收台。
及时清洗会议所用的各类物品。
剧院式：（1）茶水台服务：准备好充足的杯具，按1:1摆放，服务员站在茶水台及时为客人倒茶水；及时整理台面，收好脏的茶具并及时清洗。
会议接待服务工作标准一、会前服务1.根据会议主办单位的要求，明确会议服务要求，并提前落实会议场所及会议主席台、发言席、话筒、签到席、横幅（会标）、背景音乐、鲜花、水果、香烟摆放等，并提前检查音响、话筒等设备及会议各项要求的落实情况。
2.做好会场卫生工作，整理打扫桌面、抽屉、座椅、地面、门窗等，检查会议用品等物品的配备情况。
会议会见宴请的座次安排PPT课件
会前3小时将投影幕投影仪安装到位，投影不歪斜，对正投影幕；悬挂式 投影仪提 前放下。大型会议提前1天调试完毕，中小型会议至少提前1小
时调试完毕。（多功能厅A厅有会议时必须同时使用两侧投影幕） 会议主题或欢迎词：
根据主办方要求，可由音响师在投影幕上打上会议主题或欢迎词，要求： 色泽 醒目，字体大小适当，字型美观，间距合适，烘托气氛。
25
会议中间休息
1）当演讲人宣布休息时，将会场的门打开，通知音响 师播放轻柔、欢快的音乐，音量适中。
2）应礼貌提醒客人随身携带贵重物品。尽快整理补充 和更换各种用品，保持台面整洁，注意及时锁门防盗。
3) 为客人指示洗手间和吸烟区的方向。
4）会议开始前1分钟通知音响师停播音乐。参会人员进 场后将门关闭。
16
椅子的摆放
课桌式会场椅子在IBM桌后面摆成一条直线，椅子前端 与台呢下垂部分相切，间距相等前后成直线，椅套平整 干净无皱。
剧场式会场：每排椅子前后间距合适。
17
台呢
每张IBM桌用台呢套套好，台呢套平挺无皱， 台面无物。
18
音响及电线
电线应顺墙布线，不打卷多余电线应放置 于不明显处，并用布草适当遮挡， 在通道 处布线必须用压线板压住。
21
打开相关设备设施
会场主要灯光要在会议开始前半小时打开， 主席台上方会议灯开启保持灯光明亮。话 筒应在会议开始前5分钟打开。
会前半小时开始播放轻柔、欢快的轻音乐， 会议开始前1分钟通知音响师停播。并检查 各项设备设施是否正常。
22
会议开始
前15分钟，服务员分发香巾完毕。分发香巾 应在客人左侧进行，必须使用干净的香巾 夹，香巾篮。
时归还，不能及时归还的要及时上报上交。 3、关闭部分灯光和空调，作好节能工作。 4、清扫卫生，回收可利用物品，桌椅归位。撤下会议所用设备设施用品， 分类归位。 5、清洗会议用杯，分类码放整齐。 6、查看未来几日有无预定，若有，根据会议通知单做好相应摆台工作。 7、通知PA清洁卫生。 8、检查安全隐患，清理工作间卫生，确保无误后关闭所有灯光，撤出锁门。
会议室座位安排及奉茶礼仪 PPT
5、当以咖啡或红茶待客时，杯 耳和茶匙的握柄要朝着客人 的右边，此外要替每位客人 准备一包砂糖和奶精，将其 放在杯子旁（碟子上），方 便客人取用。
C
C
C
C
空
A
位
C
C
C
B（助理）
注：A为会议主席，C均为参会者，B为助理，靠近会议主席以方便帮
正
助主席分发有关材料，接受指示，会议记录或完成主席在会议中需要
门
做的事情。
6、普通会议室实图例（1）----公司内部召开之大、小型会议
听者 听者
会议主席
听者
助理
听者
听者
7、普通会议室（2）-----公司领导与客人在普通会议室会谈
1、106会议室（1）----公司高阶主管与外来贵宾洽谈会
A5
A3
A1
领导为单数
A2
A4
长条会议桌
A6
B7
A7
B6
长条会议桌
B4
B2
B1
B3
B5
注：A为客方，B为主方，当领导为单数时，1号领导居中，2号领导在1
号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置
正门
106会议室（2 ）---公司高阶主管与外来贵宾洽谈会
A1
A2
A4 B6
B5
注：以偶数为例，A为客方，B为主方。
3、贵宾室---公司高阶领导与外来贵宾座谈会
主方 B1
客方 A1
B2
A2
B3
A3
B4
A4
B5
A5
正门
4、贵宾室实图例----公司高阶领导与外来贵宾座谈会
B2
B1
A1
B3
B4
会议服务流程PPT
1 会议服务工作流程 2 会议座次安排
第一章
1
会议服务工作流程
第一章 会前准备
了解会议基本情况 Content 01 物品的准备 Content 02
Content 03 Content 04
场地布置 人员安排
第一章 会前准备
人数 名称
时间 规模
第一章 会前准备
物品的准备 准备会议需用物品， 按规定摆放，并留 出用量的10%作为 备量。
实际上叶青羽也懒得和这个丫头片子计较，不过身后越来越近的元力气息，让叶青羽突然意识到，自己或许真的不该跟下去，而 是要想办法引开这些闻讯而来的人……
仙儿扶着宋小君，往旁边街道拐角处的一条小巷子里面走去。 “那个……叶……叶青羽，谢谢你。” 就在身形快要消失在拐角处的时候，宋小君突然鬼使神差地回过头来说了这么一句，说话的时候，她的角嘴微微勾起，冷清的眼 中竟然涌上了淡淡的生动色彩。 “诶？” 叶青羽呆住了。 这是……在笑吗？ 这是在再度相逢之后，第一次看到冰冷淡漠的宋小君脸上，露出一种近似于微笑的表情。 这一抹表情，对于叶青羽来说，不啻于在漫漫黑夜之中，看到了一丝光明。 他知道，自己这些日子的努力，成功了。 下一瞬间，宋小君就被惊恐万状如同见了鬼一样的仙儿给拉走了，拐角处的小时间较长或中途安排休息应摆放茶歇，茶歇位置设在会议室就近处。
季度
水果
春天
草莓、油桃、香蕉、桂圆、 哈蜜瓜等
干果
点心
饮料
夏天 秋天
西瓜、樱桃、桃、荔枝、 白兰瓜等
香蕉、葡萄、橙子、苹果、 桂圆、提子等
巧克派、慕斯、
开心果、腰果、 沙琪玛、小饼干、
第一章 会前准备
使用矿泉水的会议摆台 会议皮夹处于椅子正前方，铅笔摆在信签纸右侧，
简单实用的会务工作流程图
简单实用的会务工作流程图2018—04-06 会务工作千头万绪、环节众多，稍有不慎就可能发生疏漏和失误。
我们在工作中摸索出制作会务工作流程图（见下图）的方法，简明扼要标出会务流程和环节，按图索骥，可使繁杂的会务工作简洁、明了、高效。
一、突出一个“谋“字，做好会前准备会前准备是做好会务工作的基础和前提，应精细地统筹好会议的整个进程和每一个环节，对可能发生的问题超前谋划。
（一）制订方案会议方案是组织会议的总安排，主要包括会议名称、目的、时间、地点、参会人员、主要}义程、会务工作任务及职责分工等内容.会议方案要简洁明了、具体清晰、可操作性强,并须报经相关领导审定。
会议方案确定后,主办部门要召集各有关部门召开会务工作协调会，协调各部门按照方案要求落实各自职责. （二）明确任务在会议筹备阶段，主要有以下任务：1．起草会议通知.会议通知的要素主要包括会议名称、主要内容、报到时间和地点、参会单位、报名要求、联系人姓名和电话等.会议通知要求表达准确、条理清楚、言简意赅，尤其是时间、地点要明确，时间一般要注明年月日，不能用“明天”“后天”等容易产生混淆的词汇：会议地点要准确到具体楼层、门牌号，如:××办公楼六楼第三会议室. 2．下发会议通知.会设通知有电话、短(微）信、书面及内网邮件等多种方式，可视情况选用一种或同时使用多种。
下发通知一定要注意：一是保密,涉密会议不能通过短信、微信发布。
二是负责,必须确保会议通知及时送达参会者。
对于书面通知，要制作签收登记表,对每一份通知的发出都要签字确认。
通过电子邮件发送,要采取保留回执发送方式。
采用短信、微信方式发送，应要求接收者及时回复。
采用电话方式要录音。
3．落实参会人员。
统计汇总会议请假人员名单，必要时对请假情况进行核实.对参会人员名单要仔细核对,确保没有出入，并打印纸质请假人员名单及时向参会领导或会议主持人报告。
4．协调出席领导。
根据会议要求,以当面报告、电话、短信、微信等多种方式,提请领导出席会议。
会务部标准化工作流程
会务部标准化工作流程《会务部标准化工作流程那些事儿》嘿，大家好呀！今天咱来唠唠会务部标准化工作流程。
这可真不是一件能随便糊弄的事儿呢，它就像是一场精心编排的大戏，每一个环节都得丝丝入扣，不然可就得出岔子啦！咱们先从会前准备说起。
这就像是打仗前的弹药准备，马虎不得。
首先呢，得把会议的时间、地点、主题啥的都搞清楚，不能出半点岔子，不然参会人员找不到地儿，那不就尴尬了嘛。
然后就是物资准备啦，什么椅子啦、桌子啦、水啦，可都得备齐了，不然大家连个坐的地儿都没有，还谈什么开会呀。
这时候就感觉自己像个小管家，啥都得操心。
接着就是会议中的环节啦。
就好像是演员们上台表演，每一个动作、每一句话都得恰到好处。
主持人得把控好节奏，不能让会议冷场，也不能让大家抢着说话。
参会人员呢，也得遵守纪律，不能交头接耳，不然这场“大戏”可就演砸了。
最有趣的要数会议记录啦，那可得眼观六路、耳听八方，把每一个重要的点都记录下来。
有时候感觉自己就像个速记员，手都快写断了。
不过这也是很重要的哦，因为这些记录就是以后的“证据”呢。
会议结束后也不能马虎。
整理场地、收拾物资，这些都得一一做好。
感觉自己就像个勤劳的小蜜蜂，忙前忙后。
而且还得把会议记录整理好，分发下去，让大家都能知道会议的重要内容。
总之呢，会务部的标准化工作流程就像是一场精彩的演出，每一个环节都至关重要。
我们这些会务人员就是这场演出的幕后工作人员，虽然不显眼，但是没有我们可不行哦。
有时候会很累，但是看到一场会议圆满结束，大家都满意的样子，就觉得一切都值得啦。
虽然这工作有时候会有些繁琐，但是也有很多乐趣呀。
比如说看到参会人员因为我们的精心安排而感到舒适自在，那种成就感简直无与伦比。
而且在这个过程中，还能学到很多东西呢，比如沟通技巧、组织能力、应变能力等等。
所以呀，咱会务部的工作虽然辛苦，但是也很有意义。
每次完成一场会议，都感觉自己像打了一场胜仗一样，满满的都是成就感。
希望以后的每一场“大戏”都能顺顺利利地演下去，让我们会务部的小伙伴们继续在幕后发光发热！嘿嘿，这就是我对会务部标准化工作流程的真实感受和见解啦，你们是不是也感同身受呢？。
完整标准会议组织流程图
完整标准会议组织流程图一、公司级会议得组织工作会议分为:大、中、小大型会议一般较少,以年终总结会议为代表中型会议以竞岗、办公会议等为主小型会议最多,以领导班子会议为代表如何组织大型得会议呢？绝大多数就是在会前得工作:会议得前期,参加会议得人都会关注会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等,所以,会议前要做很多得工作。
1、前期得筹备:1、1 会前通知:有2大工作:一就是通知,二就是反馈1、1、2 先说通知,方式有:书面:一般就是大得、时间长、参加人员多得会议;口头:小型得、小范围得会议。
内容:时间、地点、参加人员、会议内容、要求(笔记等)•••注意:通知时要:通知、再落实(跟踪到底)如果通知作不好,哪就就是公司得大事了(哦,就是某某部门没有通知到呀！))所以,下通知一定要下到人！这要切记！另外,下通知必须设立记录本,及时记录、查阅。
“好脑子不如个烂笔头！”1、1、3 准备会议需要得资料:设立接待处,一般在进场入门处,讲演稿(不做保密得可以为与会代表每人一份)会议日程安排表铅笔与纸(或就是其她本笔,这些可以与礼物等一同给与会代表)签到表,一般小型得技术性会议,如果就是社会性大会议,可以不用。
横幅(会议得题目,大约提前3-5天制作)1、2 会议得日程:中型以上会议:1、主持人2、讲话人3、发言人就是谁？4、发奖人就是谁？一定要书面得第一、第二、三、四……时间……某某作什么…某某做什么……如对主持人有特别得要求(如公司领导得特殊要求),也可以委托讲话人:总经理或其她分管领导主持。
另外,要对演讲稿进行审核,特别就是各类代表得。
讲话稿要起草、上报、修改、上报……一直到最后得确认,必须我们什么,特别就是大会、年会等。
如有发言人必须要挑选、就是门店得必须与店长或其上级主管沟通、推荐后,我们再排查！排查内容:1、发言稿件2、仪容要求3、声音4、就是否能行选好后再安排召集所有发言人开会,提出要求、干什么、什么事、代表谁发言、发言从那些角度写、应该写什么、什么时间稿子上报审核——稿件必须要审核！1、3 会场得布置1、3、1 会(徽)标:(必须要体现出本次会议得内容)、1、3、2 主席台得安排:谁？、几个人？、怎样安排？就是否需要铭牌？位置如何安排、会场得卫生、椅子、凳子、就是否购用？怎样安排？就是多个分店(部门)得来得,除主管与中层外,其她要分区坐(座),一个团队一个区域。
会议服务流程及注意事项ppt课件
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会场服务
斟倒茶水注意事项： 服务人员左手持暖瓶，侧身站于客人身后 右侧，两脚称“丁”字形站立。右手拿杯 盖，小指和无名指自然弯曲夹住杯盖，食 指和拇指握住杯把，将杯子放于腰际，上 身挺直，将水倒至八分满，然后将杯子放 于杯碟上，要求动作轻盈敏捷并避免将茶 水溅于桌面上或客人身上。
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3、保持信纸干净、整洁无褶皱，铅笔提前 磨好放于信纸中央，笔头向左倾斜45度， 两端同信纸左上角右下角成一条直线，信 纸边缘同桌边距离适中，统一。 4、必要时每两个人配备一个烟缸，放于中 上部，烟头不得超过两个。 5、席签和香巾摆放于客人座位正前方，香 巾朝向统一，干净无异味，与茶杯成一天 直线。
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会场服务
６、服务过程中，严禁涉入客人谈话，随 便发表个人意见，领导摄影期间尽量减少 倒水次数，远离镜头，根据会议性质服务 员可作适当回避。注意，按规定位置站于 会议室门外，要求不倚靠墙壁，不嬉戏打 闹，禁止大声喧哗，并及时关注会场内是 否需要续水服务。
７、会议结束，协助客人退场，做好收尾 工作并检查是否有客人遗留物品。
２、熟知出席领导 确认报道时间及离店时 间 参会人员及人数 了解会议地点。
３、了解会议组织者 接待单位 负责人姓 名 电话 职位。
４、了解会议场地 使用时间 次数 预计 人数 台型 收费标准
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会场要求
１、摆放茶水还是矿泉水，是否需要上香巾，准 备纸笔。 ２、是否需要工程人员进行设备调试（如投影仪、 幕布、麦克、磁带等） ３、是否需要挂条幅、摆放席签、鲜花等．确定 出席人数，是否需要立式讲台、签到处、舞台板 等。 ４、如有茶歇，了解收费标准，人数及必备的食 品、餐具等（咖啡、红茶、水果、西点、牛奶、 糖、水果叉、餐巾纸、餐夹）
人民医院院长办公会议会务工作流程
人民医院院长办公会议会务工作流程（一）流程图
（二）流程图说明
1、通知与会人员。
办公室根据院长批示，通知参加院长办公会的有关领导和列席人员开会的时间、地点，并通报有关议题内容。
2、会场布置。
提前预定会议室，检查会议室的音像、照明设备，做好会议服务工作。
3、召开院长办公会。
由院长主持召开院长办公会。
办公室负责整理分发、收回会议材料。
4、会议记录。
会议由办公室主任记录。
会议记录应做到完整、准确、真实。
主要包括：会议报告或要研究的主题内容汇报；与会人员的发言；会议的决定、决议和会议主持。
完整标准会议组织流程图
完整标准会议组织流程图一、公司级会议得组织工作会议分为:大、中、小大型会议一般较少,以年终总结会议为代表中型会议以竞岗、办公会议等为主小型会议最多,以领导班子会议为代表如何组织大型得会议呢？绝大多数就是在会前得工作:会议得前期,参加会议得人都会关注会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等,所以,会议前要做很多得工作。
1、前期得筹备:1、1 会前通知:有2大工作:一就是通知,二就是反馈1、1、2 先说通知,方式有:书面:一般就是大得、时间长、参加人员多得会议;口头:小型得、小范围得会议。
内容:时间、地点、参加人员、会议内容、要求(笔记等)•••注意:通知时要:通知、再落实(跟踪到底)如果通知作不好,哪就就是公司得大事了(哦,就是某某部门没有通知到呀！))所以,下通知一定要下到人！这要切记！另外,下通知必须设立记录本,及时记录、查阅。
“好脑子不如个烂笔头！”1、1、3 准备会议需要得资料:设立接待处,一般在进场入门处,讲演稿(不做保密得可以为与会代表每人一份)会议日程安排表铅笔与纸(或就是其她本笔,这些可以与礼物等一同给与会代表)签到表,一般小型得技术性会议,如果就是社会性大会议,可以不用。
横幅(会议得题目,大约提前3-5天制作)1、2 会议得日程:中型以上会议:1、主持人2、讲话人3、发言人就是谁？4、发奖人就是谁？一定要书面得第一、第二、三、四……时间……某某作什么…某某做什么……如对主持人有特别得要求(如公司领导得特殊要求),也可以委托讲话人:总经理或其她分管领导主持。
另外,要对演讲稿进行审核,特别就是各类代表得。
讲话稿要起草、上报、修改、上报……一直到最后得确认,必须我们什么,特别就是大会、年会等。
如有发言人必须要挑选、就是门店得必须与店长或其上级主管沟通、推荐后,我们再排查！排查内容:1、发言稿件2、仪容要求3、声音4、就是否能行选好后再安排召集所有发言人开会,提出要求、干什么、什么事、代表谁发言、发言从那些角度写、应该写什么、什么时间稿子上报审核——稿件必须要审核！1、3 会场得布置1、3、1 会(徽)标:(必须要体现出本次会议得内容)、1、3、2 主席台得安排:谁？、几个人？、怎样安排？就是否需要铭牌？位置如何安排、会场得卫生、椅子、凳子、就是否购用？怎样安排？就是多个分店(部门)得来得,除主管与中层外,其她要分区坐(座),一个团队一个区域。
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会务工作标准化流程
一、会前准备工作
（一）确定会议名称
1、会议性质（例会、安全生产会、理论学习会、现场会、启动会、研讨会、座谈会、汇报会等）；
2、会议内容；
3、会议范围。
（二）拟定会议步骤
1、会议日程；
2、会议议程；
3、会议程序。
（三）草拟会议通知
内容包括：会议名称、目的、主要内容、与会人员范围、地点、会期等。
（四）下发会议通知
将会议通知传达到每名拟定与会人员，确定每名与会人员是否能如期参会，并及时反馈。
同时，如接到上级会议通知，应以纸质文字形式，注明会议时间、地点、着装及特殊要求，送至每位与会领导手中。
（五）准备会议材料
1、会议文件；
2、讲话发言材料；
3、会议主持词。
（六）布置会场
1、打扫会场卫生，摆放桌椅；
2、会场电脑、投影仪、话筒、音响等设备调试；
3、水杯、矿泉水摆放；
4、名牌（台卡）摆放；
5、材料摆放；
6、会议条幅；
7、座位图。
（七）会前检查
1、听取会议所有筹备人员的口头汇报；
2、到现场实地检查，包括会议材料的准备情况和会场的布置工作；
3、针对可能出现遗漏的问题，进一步采取补救措施。
二、会中工作
（一）签到工作
及时完成会议签到工作，并确定未来人员是否请假，与谁请假，并督促人员尽快入座。
（二）主席台热水填补
每20-40分钟对主席台水杯进行补水，如遇特殊情况，可根据现场情况调整补水时间。
（三）会议记录
随身携带录音笔，及时记录领导发言。
（四）会议拍照
随身携带照相机、摄像机，及时拍摄记录会场情况。
（五）突发情况
面对会议中出现的分会场网络中断、话筒失音、音响失灵等突发情况，与会务负责人员要及时救场，妥善处理。
三、会后工作
（一）清理工作
1、回收领导名牌；
2、清理会议室卫生；
（二）录音整理工作
会议结束后24小时内，完成录音整理工作，如遇涉密录音，由专责人员整理。
（三）会议纪要
会议结束后48小时之内，完成会议纪要相关工作，及时发放。
（四）会议宣传工作
会议结束后48小时之内，完成会议新闻稿件的刊登，及时报道宣传会议的相关情况。
参会人员排位示意图
一、大会议室的位置安排
座位摆放总原则，第三小点的排法只在座位无法移动时使用。
场
景
一：
汇
报会、演出、讲座、视频学习会
场景二：职代会、安全生产会、动员会
实例：
二、小会议室位置安排
场景三：支部学习会、党委会、班子会、董事会
场景四：考察座谈会、调研会、汇报会、交流会
（A为上级领导或者来访客人，B为本方领导）
三、领导站位安排（与会议站位安排原则相同）
场景五：领导合影留念。