文件管理通知

关于以安装人员差旅费报销为例

进一步搞好管理的意见

各部、车间：

3月份以来，安装人员抱怨差旅费问题已经有多起，但没引起我们管理人员的足够重视，导致问题越来越多，怨气越来越大。日前，两同事出差到同一地点，回厂后报销差旅费颇费周折，个别同事说出了明年不出发这样的牢骚话。这一问题，暴露出我们的管理还存在很多脱节的地方，折射出很多问题，是一个非常典型、生动的例子，对我们今后搞好管理是一个很好的案例，有很强的启发意义。经总经理同意，现就以安装人员差旅费报销为例进一步搞好管理提出以下意见。

一、明确安装人员报销差旅费的几个细节，进一步方便安装人员。1、安装质量高低直接影响客户满意度。厂里对广大安装人员寄予厚望，并将进一步充实加强安装队伍。报销安装差旅费，要本着严格管理、给予方便的原则办理。没有规矩，则无法管理；没有灵活性，则将影响安装人员的积极性。最近安装人员的牢骚主要源于报销过程繁琐、周期长。繁琐是必要的，与以往相比是有些复杂，但与正规的企业管理相比并不复杂。各位安装人员都要正确认识这个问题。个别管理人员不能一听抱怨就随声附和，不是去引导同事正确对待制度，而是归责于制度本身。报销周期长的问题可以灵活解决。安装人员如果回来后还要继续出发的，请先行出发后报

销，如有有时间的，应粘贴好票据交给出纳，由出纳代为办理报销手续。先行出发后报销的，可在出发期间分门别类粘贴好。以前有关的文件未明确规定，这里明确下：两个人或多人到同一客户处工作，可合并在一起报销差旅费，票据放一起粘贴报销是可以的。今后如有问题，厂里欢迎安装人员随时可以提出来，有关部门要认真对待。动辄抱怨制度甚至攻击制度是不正确的也不允许的。

二、进一步加强对安装人员的管理，不允许出现不服从管理的人员。1、现在安装人员属于市场和生产两部门共同管理，要防止出现两不管的情况。今后明确由市场部负责安装人员的培训、教育及外出期间的管理和日常的考核及薪资调整意见。2、市场部要想方设法提高安装队伍素质，不断优化组合，决不能因为安装人员短缺就放松要求甚至不敢要求。安装人员如有不愿出发的，请提前一个月写出书面申请交市场部。3、请市场部今后传达好文件，组织安装人员认真学习，应做到人手一份有关的文件。以后涉及文件变化的由市场部组织学习传达。涉及文件的解释的由财务部负责。请市场部进一步加强管理，定期召开会议统一思想。请市场部本周给每个安装人员发一个信息：告诉这些同事厂里对报销费用问题的态度——比如可合并报销，如连续出发可将单据放出纳处由出纳代为办理等等。

三、今后文件征求意见务必充分、彻底、全面、深入。1、文件征求意见本身就是集思广益，发扬民主的过程，有利于把问题考虑到头里，增强员工的满意度。现在有的部门对征求意见重视不够，

不会行使参与决策的权力，甚至个别管理人员觉得征求意见是走形式，因此对征求意见非常冷漠。这些错误的观念必须得到纠正。今后凡是涉及广大同事切身利益的文件征求意见稿一律用书面稿。被征求意见的人有无意见均需要签字。文件征求意见稿送到各部门后，各部门负责人不仅自己要发表意见，也应根据具体情况组织有关的同事一起研讨，签署大家的集体意见。严禁部门负责人用一人意见代表全体的意见。例如《资金收支管理办法》这类文件，涉及面非常广，与安装人员密切相关，车间和部门不仅负责人要发表意见，从事安装工作的普通职工也应发表意见。今后文件征求意见不得少于两个工作日，两个工作日内无回复的视为同意文件内容，但仍需要签字送回征求意见稿。2、今后文件印发后，如果引起员工抱怨或思想波动甚至引发重大问题的，一律追究文件起草者、传阅者、会签者的责任。凡是应征求意见未征求意见的，处罚文件起草者500元以上或者给予降级、免职；部门负责人已经签字表示对征求意见稿无意见但事后又肆意诋毁文件或部门内下属又对文件有异议的，一律给予罚款100元以上或者给予降级、免职。

四、文件传达、学习和贯彻执行务必实现全覆盖，丝毫不打折扣。各部门收到文件后或参加厂里的会议后，必须在一个工作日内组织传达学习文件或会议精神（需要保密不需要传达的除外）。传达后要当天之内张贴、悬挂在本部门、车间显著处。满一周后方可收起存档。文件规定的办理事项，除紧急的需要立即办理之外，各部门必须在一个工作日内进行传达、分解和落实，按照文件要求

及时回复报告有关的部门。未在一个工作日内组织传达学习文件或会议精神（需要保密不需要传达的除外）的，罚款50元以上；传达后未在当天之内张贴、悬挂在本部门、车间显著处的，罚款100元以上。未满一周就收起存档的，罚款200元以上。文件未按顺序完整的保管存档的，罚款300元以上。未按照文件规定的办理时限办理或者办理完毕未回复报告的，由发文主办部门酌情给予200元以上的罚款。

五、各级管理人员对工作中出现的任何问题要快速反应，不得麻痹大意。1、各部门对问题不能不温不火，不疼不痒，都要加快反应速度，各部门负责人对职权范围内的事情一定要早发现、早解决，要及时将一些问题消灭在萌芽状态中。小问题积攒成大问题了再去救火有百害无一利。2、遇到文件、制度未明确的问题，或者执行起来出现的新情况，各个部门都有义务有责任在第一时间提出来，决不能推卸责任，或者生硬的执行文件、制度。有关的职能部门必须抓紧进行研究、请示解决。3、解释权要按照文件执行或者交给主管部门办理，各部门不得擅自解释。今后涉及某一方面的问题就由有关的职能主管部门负责答复、解释，其他部门不得随意表态或签字。这次安装人员的抱怨，由财务部承担责任。印发的文件已经明确规定：财务部负责解释。但财务部没及时解释好。今后如有问题未界定清楚由哪一个部门负责解释的，可向总经理办公室反映，由总经理办公室协调解决。4、执行过程中不能死搬硬套，要结合实际创造性的开展工作。严禁以“这是上级安排的”为借口

死板的执行上级指示。5、对于职责未界定清楚的，各部门、岗位必须积极主动的承担职责，严禁说“这不属于我管，别找我”。6、职工对厂里的文件、制度、政策如有建议和意见请向主管这项业务的职能部门反映，对职能部门的答复不满意的请向总经理办公室投诉、沟通，对总经理办公室的解答不满意的可向总经理反映。严禁任何职工私下里四处发牢骚。各部门不得随意倾听、受理员工发牢骚，遇到同事发牢骚，应建议其去有关的部门反映，更不得与发牢骚的同事搭话甚至添油加醋，一起攻击厂里的文件、制度。违反本款者，给予发牢骚的责任人员罚款200元以上；不应倾听发牢骚但倾听或者附和的，例如安装人员对报销费用程序有牢骚，未到财务部去反映，而是到其他部门发牢骚的，则对其他部门倾听者予以罚款100元以上或降低薪资标准。

上述意见，请各部门遵照执行。执行中如有问题，请咨询总经理办公室负责人。各部内勤要全力协助部长做好内务工作、案头工作。自5月1日起，各部内勤加发津贴100元。工作不力的，总经理办公室可通知财务部取消当月津贴。

总经理办公室

2012-5-1