档案保护标准及其重要性

《国家标准》（GB／T39351—83）将“标准”定义为：“标准是对重复性事物和概念所做的统一规定，它以科学、技术和实践经验的综合为基础，经过有关方面协商一致，由主管机构批准，以特定的形式发布，作为共同遵守的准则和依据”。按照使用范围划分，标准有国际标准、区域标准、国家标准、专业标准、企业标准；按内容划分，标准可以分为基础标准、产品标准、辅助产品标准、原材料标准、方法标准；按成熟程度划分，标准则区分为法定标准、推荐标准、试行标准、标准草案。

1、档案文献遗产保护国际标准

关于档案文献遗产保护的国际标准较多，涉及到纸张、环境等等方面。兹将摄影术、图像材料和光盘材料的国际标准摘录如下，见表6—3。

2、档案文献遗产保护国内标准

因为标准的重要性，各国都在致力于颁发各种各样的标准，并形成了专业化的标准制定组织。

（1）我国档案文献遗产保护标准

在我国，档案行业标准及国家标准是档案文献遗产标准的主体。据统计，从1992年至今，与档案文献保护技术有关的标准共计50项，其中，国家标准25项，行业标准24项，部队标准1项，如表6—4。

此外，国家档案局于2007年初就行业标准《光盘技术要求和应用规范》征求意见。综观我国已有的档案文献遗产保护标准，基本涵盖了基础理论、调查、档案馆建筑与装具、字迹耐久性测试及缩微品质量的监测与控制、不同档案文献遗产载体材料的保管规范、修裱、专业人员资质等档案文献保护工作的主要领域，形成了我国档案文献保护的标准体系。

（2）我国档案文献遗产保护标准建设的问题与改进

和美国相比较，我国档案文献遗产保护标准不仅数量显得少，而且存在着问题。归纳起来，主要问题表现在：

①标准制定机构偏少，民间机构计划空缺

在标准的制定机构方面，我国档案工作领域的标准主要由国家档案局组织制定，文献古籍保护方面的标准主要由文化部组织国家图书馆等专业机构制定，没有非政府和私人机构参与标准的制定。国外的情况则与此不同。以美国为例，美国国家标准学会（ANSI）是主要的标准机构，它是一个非政府实体，协调着全国200多个制定标准的委员会和团体组织。与档案文献遗产保护相关的标准制定机构主要有：关于影像媒质外形特征和永久性的标准认可委员会（ASC IT9），有关摄影胶卷、底片、相纸的标准认可委员会（ASC PH1），摄影感光度测定术标准认可委员会（ASC PH2），有关摄影处理的标准认可委员会（ASC PH4），情报处理系统标准认可委员会（ASC X3）等等。此外，还有ANSI所认可的标准发展组织，包括记录业务管理者和行政管理者协会(ARMA)、情报和影像管理协会(AIIM )、美国测试和资料学会(ASTM )、电影和电视工程师学会(CSMPTE)、保险商实验室(UL)等等。这些机构致力于制定和推荐有关标准，所制定的标准枚不胜数。1

②档案文献保护的标准仍存在空白，标准体系不够完善

如果从1982年国家档案局首次在全国档案工作会议上正式提出制定档案管理标准方案算起，档案文献标准化工作已经走过了近三十年的历程。在此期间，有些档案文献遗产保护的标准仍然没有出台，例如，档案库内有害物质限量标准、档案裱糊用料质量标准、档案特藏室标准等。和发达国家相比，我国档案文献遗产保护的标准数量上偏少，覆盖范围不够宽泛。仍以美国为例，关于影像媒介（胶卷）的标准就达近60项，包括ANSI IT 9.1一1989、ANSI IT 9.2一1988、ANSI IT 9.5一1988、ANSI IT 9.7一1989、ANSI IT 9.8一1989、ANSI PH 1.13一1979(R1983)等等，其中绝大部分是20世纪80年代中后期制定的。此外，还有与档案文献遗产保护相关的记录材料、环境等多方面的标准，例如：永久性记录的薄纸特殊标准（ASTM D3208—1986）、耐久性记录的合同和分类帐纸张特殊标准（ASTM D3290—1986）、永久性记录存贮的文档文件夹特殊标准(ASTM D3301—1985)、来自办公室复印机的永久性记录复印件特殊标准（ASTM D3458—1985）、防火规则（ANSI/NFPA 1—1987）、喷雾系统安装（ANSI/NFPA13—1989）、人工喷雾系统检查、测试和维护（ANSI/NFPA 13A—1987）、记录保护（ANSI/NFPA 232—1986）、档案记录中心防火（ANSI/NFPA 232AM—1986）、图书馆和馆藏的保护（ANSI/NFPA910—1985）、博物馆和馆藏的保护（ANSI/NFPA 911—1985）、印刷型图书馆资料的纸张耐久性（ANSI Z39. 48—1984）、图书馆和档案纸张资料存贮的环境条件（239 SC R）、图书馆和档案资料展览的环境条件（239 SC MM）、图书馆和档案馆长期保存的印刷型论文的载体加工（239 SC QQ）、记录保护设备防火测试（ANSI/UL 72—1983）、地窖和文档室门户的防火测试（ANSI/UL155—1989）等等。

③有些档案文献遗产保护标准条文表述不够准确，难以起到指导的作用

现有某些标准中的规定与实际工作不适应。例如，国家行业标准《电子文件归档与管理规范》推荐按只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等的先后次序用作存档载体。光盘的层状结构非常复杂，各层结构成分并

不单一，例如，片基常用聚甲基丙烯酸甲酯、聚碳酸酯，金属层可能是金、银或铝，漆层多为白色、黄色，标签有蓝色、黑色和红色之分，一次写光盘的染料有酞菁染料、花菁染料和含氮染料等不同类型，由此看来，CD－ROM和CD－R的类型非常之多，再加之我国已经开发了新的光盘类型NVD，究竟哪种结构类型的光盘更适于存档？其格式如何？现有的标准尚无定论。

④档案文献遗产保护标准出台周期较长，也存在老化现象

国家档案局就行业标准《光盘技术要求和应用规范》从2007年3月开始征求意见，至今尚未正式下达。有些标准，如《文件用纸耐久性测试法》和《档案字迹材料耐久性测试法》都是针对传统纸质的档案文献遗产，针对新的档案文献如光盘、磁性载体等则缺乏相应的标准。例如，光盘或者磁性材料的质量或信息的检测标准等还没有编制，由此直接影响到了实际工作中光盘、磁性材料等新材料的保护和管理。与此同时，我国档案保护技术的平均标龄为8.19年。2尽管还在有效期内，但和档案文献遗产保护的实践相比，老化现象是比较明显的。《磁性载体档案管理与保护规范》中要求“归档的磁带(软磁盘)必须贴上标签”，由于软磁盘的脆弱性，“标签”也容易招致霉害、虫害和灰尘，给保护工作带来安全隐患，更为重要的是，由于软驱业已淘汰，软磁盘已经没有市场了，因此，该规范中关于软磁盘的规定需要更新。

⑤档案文献遗产保护标准存在不平衡的现象，部门间缺乏必要的沟通

档案文献遗产保护标准的不平衡既指标准所涉及的内容的不平衡性，也指档案文献遗产保护的不同机构之间制定的标准存在不平衡现象。目前，我国档案文献遗产保护的标准主要有文化部、国家档案局制定。统计已出台的档案文献遗产保护标准，国家档案局出台标准43项，占此期间档案文献遗产保护标准总量的86%；文化部制订的标准仅有6项，占此期间档案文献遗产保护标准总量的12%。国家文物保护管理部门已经制定了近百个法规、条例、规章、规范和标准，但各种标准大多是针对不可移动的文化遗产和馆藏文物而言的，很少专门提及到档案文献遗产的保护。这种现象的出现，固然与档案馆、图书馆、博物馆等不同文化事业机构收藏的档案文献遗产的数量和质量有关，但三者之间的互通性差也是一个客观事实。档案文献遗产保护标准在部门、行业间的隔阂，“各行其政”、互不引用的局面严重阻碍档案文献遗产保护标准建设的发展。因此，需要以文化部、国家档案局为主，统抓标准制定的组织、落实等各项工作，不仅需要及时弥补现行标准的空缺，而且需要结合各个档案文献遗产保护部门的实际，结合国际标准、国内相关行业标准，提高标准的兼容性，提升标准的可操作性，从而建立切实可行的完善档案文献遗产保护标准体系。

⑥档案文献遗产保护标准的采标率低，缺乏和国际标准和企业标准的接轨

档案部门出台的各项标准中，其“引用标准”或“规范性引用文件”对于国际标准或者国外先进标准、国内行业标准的引用不够，文化部则部分采用了ISO标准。总体看来，我国档案文献保护标准的国际标准采标率非常低。虽然标准的制定不一定要有引用外国文件，但这在客观上只能反映我们与国际标准的接轨不够。与此同时，上述标准对于国内的和国际的企业标准也缺乏引用。

档案保护标准的重要性

加强档案保护标准化建设的重要性主要体现在以下几个方面：

档案保护标准是实现档案保护工作科学管理的重要手段，具有规范档案保护工作行为的作用。

档案工作实现科学管理，要求档案工作有计划，管理方法科学，规范管理技术现代化。要达到这些要求，必须制定一系列标准，使档案保护工作的各项业务环节、管理方法与技术都按照标准的要求来进行，如：档案库房设计标准、档案防虫剂防虫效果设定标准、档案修表技术规范等。

制定和实施档案保护标准是提高档案工作质量、效率，节约人力和物力的有效措施。

通过制定、发布和实施档案保护标准，是档案保护工作领域内需要协调统一的重要性、重复性事物和概念达到